Situación problematica:

Los cambios ocurridos en la economía cubana contemporánea han incidido en la necesidad de que las Entidades se introduzcan en un proceso de perfeccionamiento y como respuesta a estos, se han desarrollado métodos que permiten tener una visión global y estratégica de las organizaciones y de su entorno como punto departida para el éxito en la gestión.

En La Empresa Productos Lácteos Escambray como en otras entidades del país se han realizado diversas verificaciones al Sistema de Control Interno en las que se han detectado deficiencias que violan normas y procedimientos en los diferentes subsistemas, Tomando como base auditoría Financiera realizada en el 2009 por el Departamento Territorial de Auditoría del MINAL radicado en Villa Clara, señalando en el informe: Incumplimiento en las resoluciones 245/08 del BCC Normas bancarias para los cobros y los pagos , 20/09 del MFP en lo que respecta a faltantes y sobrantes, 235/05 MFP y otras asociadas a las Normas Cubanas Información Financiera, 297/03 del MFP señalando esta última en todos los componentes.

En Análisis parcial de los resultados de Tesorería y Cuentas por Cobrar de Auditoría Financiera que dio inicio el 11 de enero del 2010 la Contraloría General de la República radicada en Cienfuegos señala: se viola la Resolución 294/05 MFP que establece Normas Generales de Contabilidad, la 297/03 del MFP Control Interno en los componente Actividad de control, Información y Comunicación, Supervisión y Monitoreo y la Resolución 20/09 MFP de faltantes y Sobrantes. Por lo que considero imprescindible una revisión y adecuación del mismo con vistas a detectar faltas y fallas que ponen en peligro el correcto funcionamiento de la Entidad.

Al tenerse en cuenta lo expuesto con anterioridad se plantea como Problema de la investigación La no adecuación de un Sistema de Control Interno integrador que le permita a la entidad contar con un proceso preventivo para la obtención de resultados y de esta forma la toma de decisiones oportunas.

De acuerdo con el problema científico se traza como Objetivo General del presente trabajo Evaluar el Sistema de Control Interno según la Resolución No. 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios en La Empresa Productos Lácteos Escambray.

DESARROLLO

1. El método Delphi.

Se hace necesaria la aplicación de métodos que estén estructurados a partir de la aceptación de la intuición como una comprensión sinóptica de la realidad, y basados en la experiencia y conocimientos de un grupo de personas considerados expertos en la materia a tratar. Estos métodos denominados subjetivos son conocidos también como métodos de consultas a expertos. Cualitativos o heurísticos.

La necesidad objetiva de la aplicación de un método de valoración pericial exige la determinación de los elementos que condicionan el inicio del proceso correspondiente. Se impone entonces la selección de un método de acceso a los criterios de expertos, de tal forma que se pueda garantizar la realización de cuestionamientos precisos sin la posibilidad de una doble interpretación, obtener respuestas susceptibles de ser cuantificadas, independientes las una de las otras o cuyas interdependencias pudieran mostrarse de manera clara al ser tratadas estadísticamente, respuestas que reflejen criterios personales lo más distante posible de la influencia directa de criterios oficialistas e intereses institucionales.

El método Delphy, considerado como uno de los métodos subjetivos de pronosticación más confiables, constituye un procedimiento para confeccionar un cuadro de la evolución de situaciones complejas, a través de la elaboración estadística de las opiniones de expertos en el tema tratado. El mismo permite rebasar el marco de las condicionantes actuales más señaladas de un fenómeno y alcanzar una imagen integral y más amplia de su posible evolución, reflejando las valoraciones individuales de los expertos, las cuales podrán estar fundamentadas, tanto en un análisis estrictamente lógico como en su experiencia intuitiva.

Al decir Durant R. “ es la utilización sistemática del juicio intuitivo de un grupo de expertos para obtener un consenso de opiniones informadas".

La esencia de este método consiste en la organización de un diálogo anónimo entre los expertos consultados individualmente, mediante cuestionarios, con vistas a obtener un consenso general o, al menos, los motivos de la discrepancia, la confrontación de las opiniones se lleva a cabo mediante una serie de interrogantes sucesivas, entre cada una de las cuales la información obtenida sufre un procesamiento estadístico - matemático.

Las tres principales características del método son las siguientes:

1- Anonimato: se expresa a través del no conocimiento de las respuestas, puesto que los miembros del grupo contestan las preguntas sin confrontarse incluso sin conocerse entre sí.

2- Retroalimentación controlada: después de cada ronda de preguntas se tabulan las respuestas y se procesan de forma tal, que antes de la siguiente ronda los participantes pueden evaluar los resultados de la ronda anterior, así como las razones dadas para cada respuesta y su dispersión del promedio.

Se tiene la opinión de que los encuestados están influidos en cierto grado después de analizar las respuestas de sus compañeros del grupo, aumentando el acuerdo al transcurrir varias iteraciones del proceso.

3- Respuesta estadística del grupo: entre cada ronda de preguntas, la información obtenida se procesa por medio de técnicas estadístico-matemáticas, como, por ejemplo, el diseño experimental no paramétrico, las que dotan al investigador de un instrumento objetivo y concreto en el cual pueden apoyarse para tomar una decisión final.

El procesamiento estadístico y matemático de la información quizás sea la característica mas importante del método que lo diferencia del resto de los métodos de pronosticación de base subjetiva, ya que la decisión final que toma el investigador es un criterio fuertemente avalado por la experiencia y conocimiento del colectivo consultado, así como por indicadores objetivos.

Por otra parte se considera muy poderoso el hecho de que las decisiones finales que tomen los investigadores estén avaladas por los resultados de las opiniones consensuadas de un grupo de personas consideradas como expertos en la materia que se trate.

Para la aplicación práctica del Método deben tenerse en cuenta los siguientes elementos metodológicos:

1. La elaboración del cuestionario

2. La selección del grupo de expertos que se va a encuestar.

La selección de los expertos debe hacerse con rigurosidad a partir de plantearse qué persona se considerará experto y para ello los mismos deben contar con las características esenciales siguientes:

• Competencia.

• Creatividad.

• Disposición a participar en la encuesta.

• Capacidad de análisis y de pensamiento.

• Espíritu colectivista y autocrítico.

En ocasiones la consideración de experto de una persona se realiza a partir de la autovaloración de la propia persona y de las opiniones y criterios que emitan otras personas sobre él.

La competencia de un experto puede medirse a partir de la obtención del coeficiente Kcomp.

mediante la siguiente fórmula:

Kcomp = ½ (Kc+ Ka)

Donde:

Kcomp: Coeficiente de competencia. Kc: Coeficiente de conocimiento que tiene el experto sobre la temática que se aborda, el cual se calcula mediante la autovaloración del propio experto en una escala del 0 al 10 y multiplicado por 0.1.Ka: Coeficiente de argumentación que constituye la suma de los valores del grado de influencia de cada una de las fuentes de argumentación. Luego de obtener mediante la autovaloración de cada experto el grado de conocimiento con que cuenta cada uno acerca del tema se obtuvieron los siguientes resultados:

Teniendo como datos los coeficientes de conocimientos Kc y de argumentación Ka, se calcula el coeficiente de competencia Kcomp para cada experto siguiendo los criterios siguientes:

Es la media

• onde Rij es el rango asociado a la evaluación del experto i a la pregunta j

• Tl es el resultado de los rangos iguales llamados ligaduras que ofreció el experto i para

las preguntas.

• donde l : número de grupos con rangos iguales para el experto i

• t : número de observaciones dentro de cada uno de los grupos para el experto i

Las hipótesis que se plantean con K son del tipo: (**)

Hipótesis Nula:

H0: No existe comunidad de intereses entre los expertos con relación a los criterios. Hipótesis Alternativa:

H1: Existe comunidad de intereses entre los expertos.

Cuestionario de Control Interno:

Los cuestionarios, como se ha mencionando anteriormente, son uno de los elementos metodológicos indispensables para la aplicación práctica del Método Delphi.

Para llevar a cabo la evaluación del Control Interno en La Empresa Productos Lácteos Escambray fue tomada como referencia el cuestionario presentado por la autora Elisa Nadal Sánchez en su Trabajo de Diploma, el mismo esta basado en los componentes del Control Interno y sus normas mencionados en la Resolución 297 del Ministerio de Finanzas y Precios:

Ambiente de control.

1. Integridad y valores éticos

2. Competencia profesional

3. Atmósfera y confianza mutua

4. Organigrama

5. Asignación de autoridad y responsabilidad

6. Política y práctica en personal

7. Comité de control

Evaluación de riesgos.

1. Identificación del riesgo

2. Determinación de los objetivos de control

3. Detección del cambio

4. Reorganización de la entidad

Actividades de control.

1. Separación de tareas y responsabilidades

2. Coordinación entre áreas

3. Documentación

4. Niveles definidos de autorización

5. Registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos

6. Acceso restringido a los recursos, activos y registros

7. Control de la tecnología de información

8. Indicadores de desempeño

Información y comunicación.

1. Contenido del flujo de la información

2. El sistema de información

3. Comunicación

Supervisión y monitoreo.

1. Supervisión permanente

El cuestionario aplicado cuenta con 5 categorías evaluativas (Ver Anexo 5) de forma tal que los expertos seleccionados ofrecen su criterio acerca de cada una de las etapas a través de las mismas:

5.- Muy adecuada (MA)

4.- Bastante adecuada (BA)

3.- Adecuada (A)

2.- Poco adecuada (PA)

1.- No adecuada (NA)

Evaluación del Sistema de Control Interno propuesto.

Para llevar a cabo la evaluación del Sistema de Control Interno en La Empresa Productos Lácteos Escambray, luego de realizar el estudio de competencia, se le aplicó el cuestionario a 10 expertos seleccionados entre los cuales se encuentran trabajadores y dirigentes cuyas respuestas se pueden encontrar en la tabla de resultados que se encuentra en el

Tras realizar el procesamiento estadístico de los datos y el análisis de las respuestas arrojadas por los expertos que se encuentra en el se puede apreciar el consenso de los mismos de acuerdo a las hipótesis antes establecidas (**).

Al emplear el paquete SPSS para procesar las encuestas tenemos que α=0.05 > Sig. asintót.=

0,002 por lo que se rechaza Ho y puede arribarse a la conclusión de que existe comunidad de intereses entre los expertos con relación a los criterios con un nivel de significación del 5 %. Luego se establecen los denominados puntos de corte (del C1 al C4) que sirven para determinar la categoría o grado de adecuación de cada etapa del procedimiento según la opinión de los expertos y se hacen corresponder con las 5 categorías evaluativas:

Muy adecuada (MA)
Bastante adecuada (BA)
Adecuada (A)
Poco adecuada (PA)
No adecuada (NA)

Se tienen n ( n ∈ N) categorías evaluativas entonces los Puntos de Corte van a ser n-1.

Después de tener los resultados de las encuestas aplicadas se llevan a cabo los siguientes pasos:

1er Paso. Construir una tabla de frecuencias acumuladas

2do. Paso. Construir una tabla de frecuencias relativas acumuladas

3er. Paso. Buscar la imagen de cada uno de los valores de las celdas de la tabla anterior, mediante la inversa de la curva normal.

Los puntos de corte son obtenidos al dividir la suma de los valores correspondientes a cada columna entre el número de los aspectos a evaluar.

N − P, se determina de la forma siguiente:

N, se obtiene de dividir la sumatoria de las sumas (747,237553) entre el producto del número de categorías (5) por el número de aspectos a evaluar (89).

N= (747,237553) / (5 * 89 ) P, son los promedios, por tanto N − P será como se muestra

N − P , es el valor promedio que le otorgan los expertos a cada aspecto a evaluar del procedimiento.

La ubicación de los valores N-P de cada alternativa en el rayo numérico de los puntos de corte nos dará el criterio que le otorgan los expertos a cada una de las alternativas.

De acuerdo a los resultados obtenidos según el procedimiento antes mencionado los componentes del Control Interno con cada una de sus normas fueron evaluados con las siguientes categorías:

Ambiente de control. Integridad y valores éticos

La fomentación de la cultura corporativa, que se materializa en

Acciones que permiten el conocimiento y aplicación del código de ética es:

Bastante Adecuada

Se desempeña por parte de la administración un papel rector en el cumplimiento y observancia de los valores éticos de la organización de forma: Bastante Adecuada

La receptividad, ante la crítica, de los trabajadores que se

encuentran en alguna situación indebida es:

Bastante Adecuada

Se aplica la acción correctiva a los trabajadores en forma: Bastante Adecuada

Se ejerce por parte de los directivos de la empresa, control

suficiente sobre sus trabajadores para lograr eficiencia en el cumplimiento de los objetivos de la organización de forma:

Bastante Adecuada

Se Implementan acciones que permiten el conocimiento del plan

de la defensa, plan contra incendios, seguridad y protección contra la corrupción y las ilegalidades de forma:

Muy adecuado

El trato con los clientes, proveedores y trabajadores diariamente

se hace de forma: Bastante Adecuada

Competencia profesional

El desarrollo al máximo de las habilidades y talentos de cada uno

los trabajadores se potencia de forma:

Bastante Adecuada

La orientación a los trabajadores respecto a la significación de su

trabajo y logros obtenidos es:

Bastante Adecuada

Se capacita prioritariamente al personal sin experiencia para

manejar el trabajo diario de manera:

Bastante Adecuada

La organización y desarrollo de equipos de trabajo bajo la dirección y control de los responsables por áreas es: Bastante Adecuada

Se realiza con carácter periódico la evaluación integral del desempeño de cada trabajador de manera: Muy Adecuado

Se propicia que la evaluación del desempeño permita determinar

las necesidades de desarrollo del personal de la empresa de

forma: Muy Adecuado

Atmósfera y confianza mutua

La atmósfera abierta de trabajo que posibilita una dirección

participativa y colegiada es: Bastante Adecuada

La participación de los trabajadores en las decisiones concernientes a las tareas asignadas es de forma: Bastante Adecuada

Las formas comunicativas por parte de la administración para aumentar la efectividad organizativa son: Bastante Adecuada

Organigrama

El organigrama funcional es Bastante Adecuada

La información suministrada para gestionar sus actividades Bastante Adecuada

La comunicación con los directivos de las responsabilidades y

expectativas respecto a las actividades de sus áreas es:

Bastante Adecuada

La asignación de cada puesto de trabajo, según la calificación del trabajador es Bastante Adecuada

El conocimiento por parte de los trabajadores de su puesto de

trabajo es Bastante Adecuada

Las medidas para la revisión periódica de la estructura

organizativa son Bastante Adecuada

Los métodos y procedimientos para enfrentarse a condiciones

cambiantes son Adecuado

Asignación de autoridad y responsabilidad

El conocimiento acerca del manual de organización y funciones, donde se hace referencia a los deberes y responsabilidades década miembro de la entidad es Bastante Adecuada

La documentación sobre la planeación estratégica es Bastante Adecuada

La evaluación del nivel de competencia y de responsabilidad de cada trabajador para desempeñar una nueva actividad se hace de forma:

Bastante Adecuada

Política y práctica en personal

El reclutamiento y el desarrollo profesional de los trabajadores es Bastante Adecuada

El adiestramiento al personal de nueva incorporación para el puesto de trabajo a cubrir es Bastante Adecuada

Comité de control

El conocimiento sobre el Comité de Control es: Bastante Adecuada

La incorporación de personal competente y el cumplimiento del objetivo general para el que fue creado es Bastante Adecuada

Evaluación de riesgos

Identificación del riesgo

El estudio de los riesgos de la entidad esta realizado de forma:

Bastante Adecuada

Están identificados los riesgos generales y particulares por

actividad de manera Muy Adecuada

Se realiza el análisis de los riesgos de forma:

Bastante Adecuada

La evaluación de la probabilidad de ocurrencia de los riesgos es:

Bastante Adecuada

Determinación de objetivos de control

Los objetivos generales de la entidad la dirección los ha

establecido de manera Bastante Adecuada

La comunicación de los objetivos generales es Bastante Adecuada

Las estrategias elaboradas apoyan a los objetivos generales de manera Bastante Adecuada

El apoyo de los directores al cumplimiento de los objetivo es Muy Adecuada

Detección del cambio

Para los cambios significativos en el personal la entidad esta

preparada de forma Muy Adecuada

Para los cambios significativos en el personal la entidad esta

preparada de forma: Bastante Adecuada

Se informa a la dirección las implicaciones de cambios legislativos

de manera: Bastante Adecuada

Se asegura la dirección de informar a los trabajadores de nuevo ingreso la cultura de la entidad de forma Bastante Adecuada

Se analizan si las actividades de control son apropiadas de

manera Bastante Adecuada

Reorganización de la entidad

La salvaguarda de los activos es: Bastante Adecuada

La evaluación constantemente al registro contable se realiza de

forma:

Bastante Adecuada

La verificación de los criterios de actuación definidos por la dirección referidos a: autorización de las transacciones aprobación de las transacciones, proceso de registro de operaciones, clasificación de las operaciones, evaluación del registro contable y salvaguarda física de los activos es: Bastante Adecuada

Actividades de Control

Las actividades de control que se ejecutan en todos los niveles

de la organización son Bastante Adecuada

La elaboración de las hojas de evaluación de riesgos y actividades de control por actividades es Bastante Adecuada

Como cree usted que sea el cumplimiento de las siguientes funciones abarcadoras de actividades de control en la entidad Análisis efectuado por la dirección

Bastante Adecuada

Seguimiento y revisión por parte de los responsables de las

actividades y funciones Adecuado

Comprobación de las transacciones en cuanto a: exactitud,

autorización, aprobación, cotejo, recálculo, análisis Bastante Adecuada

Controles físicos, arqueos, conciliaciones Bastante Adecuada

Dispositivo de seguridad, registro, accesos a los activos Bastante Adecuada

Segregación de funciones. Indicadores de rendimiento por

actividades y procesos

Bastante Adecuada

Separación de tareas y responsabilidades

Se realizan por diferentes personas las tareas y responsabilidades relativas al tratamiento, autorización, registro, y revisión de las transacciones y hechos de manera. Bastante Adecuada

Se realizan los conteos físicos, periódicos, de los activos y sus

conciliaciones con los registros contables de forma Bastante Adecuada

Coordinación entre áreas

Son coordinadas las decisiones y acciones de un área con otra

de forma: Bastante Adecuada

Los objetivos establecidos por la dirección son Bastante Adecuada

Documentación

La estructura del control interno está documentada de forma Bastante Adecuada

El registro de los hechos significativos, transacciones y resultados

de los controles es Bastante Adecuada

Niveles definidos de autorización

Son autorizados por dirigentes, funcionarios y demás

trabajadores que actúan dentro del ámbito de control los

actos y transacciones de forma Bastante Adecuada

Las autorizaciones se documentan explícitamente y se

comunican a las personas autorizadas de manera Bastante Adecuada

Se ejecutan las tareas asignadas sobre las autorizaciones

de acuerdo a las directrices y normas establecidas de

forma Bastante Adecuada

Registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos

Se registran inmediatamente que se conocen y se clasifican

las transacciones y hechos de forma Bastante Adecuada

Las transacciones son reflejadas en los informes de los estados financieros, facilitándoles a la dirección de la entidad la adopción de decisiones de manera Muy Adecuado

Acceso restringido a los recursos, activos y registros

Están restringido los accesos a los registros, comprobantes y

activos de manera

Muy Adecuada

Se confeccionan y firman las actas de responsabilidad por la custodia de estos medios y se rinde cuenta de su utilización de forma Bastante Adecuada

Control de la tecnología de la información

El sistema de información existente para garantizar el control

de los procesos y la toma de decisiones por la dirección es Bastante Adecuada

La seguridad existente para proteger la integridad confidencialidad y disponibilidad de datos y recursos de la tecnología de la información es Bastante Adecuada

Los Manuales y Procedimientos que garantizan la operación

continua y correcta del sistema de información son Bastante Adecuada

Indicadores de desempeño

Se evalúa y supervisa el trabajo por actividades a través de los indicadores de desempeño de forma

Bastante Adecuada

El control del cumplimiento de los objetivos se realiza de

manera:

Bastante Adecuada

Información y Comunicación. Contenido del flujo de la información

Circula la información en todos los sentidos de forma Muy Adecuada

Las necesidades y prioridades de las informaciones son determinadas por los directivos de manera

Bastante Adecuada

La información recibida de los dirigentes es Bastante Adecuada

El sistema de información.

El sistema de información está diseñado atendiendo a estrategias y programas de la entidad (misión, políticas y objetivos) de forma Bastante Adecuada

Se evidencia la atención a la importancia de los sistemas de

información por parte de los directivos de manera:

Bastante Adecuada

La información emitida en cuanto a los objetivos

operacionales, financieros y de cumplimiento es Bastante Adecuada

Comunicación

Se comunica a los trabajadores las tareas y

responsabilidades de forma:

Bastante Adecuada

Las vías formales e informales (reuniones, supervisión, etc.)

son: Bastante Adecuada

Conocen los trabajadores los objetivos de su actividad de manera:

Bastante Adecuada

Los canales de comunicación utilizados son: Bastante Adecuada

Las normas y expectativas de la entidad a la hora de tratar

con los proveedores, clientes y otros se ponen de manifiesto

de manera:

Bastante Adecuada

Están presentes en las relaciones diarias con terceros las

normas de la organización de forma Bastante Adecuada

Supervisión y Monitoreo. Supervisión permanente

Las supervisiones realizadas en todos los niveles de

dirección considera usted que son Bastante Adecuada

Las evaluaciones separadas de forma no rutinaria son Bastante Adecuada

El comité de control está constituido de acuerdo con la

Resolución 297/03 de forma: Bastante Adecuada

Sobre el cumplimiento de las normas aplicadas y otros

asuntos sobre el Control Interno los organismos de control

proporcionan una información Bastante Adecuada

La realización de los controles planificados y el análisis de

las deficiencias detectadas se utilizan como método para

prevenir desviaciones de forma:

Bastante Adecuada

Las recomendaciones de los auditores son llevadas a la

práctica por las personas con autoridad de manera Bastante Adecuada

CONCLUSIONES

Al analizar los resultados obtenidos luego de concluir la aplicación del Método Delphi asumo que el 90.211% de los aspectos evaluados resultaron Bastante Adecuados y el 9.79% restante estuvo compuesto por un 9.57% que resultó Muy Adecuado y un 0.22% Adecuado. Este último por cientos está relacionado con el componente Ambiente de Control, donde de un de un total de 30 aspectos a evaluar solo tres se encuentra ubicado en la categoría Muy Adecuada y uno en la categoría Adecuada. Los aspectos ubicados en esta última categoría están asociados con las normas: Integridad y valores éticos y Asignación de responsabilidad y autoridad y se deben a la poca receptividad ante la critica de los trabajadores que se encuentran en situaciones indebidas y el poco conocimiento de los trabajadores acerca del Manual de organización y funciones. En el resto de los componentes todos los aspectos se ubicaron en la categoría Bastante Adecuada.

El cuestionario utilizado permitió evaluar el Sistema de Control Interno rediseñado para la Empresa Productos Lácteos Escambray dando a conocer que de manera general todos sus componentes tienen un funcionamiento bastante adecuado aunque estos resultados muestran que a pesar de que el mayor por ciento de los aspectos a evaluar se encuentran en la categoría Bastante Adecuada, esta no es lo suficientemente óptima por lo que la entidad debe fortalecer su trabajo para que el Sistema de Control Interno se lleve a cabo de manera exitosa en todas las áreas de la organización.

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