DESARROLLO

Rediseño del Sistema de Control Interno.

Tras haber realizado el diagnóstico de la situación actual de la Empresa Productos Lácteos Escambray con el objetivo de detectar las fallas que presenta el Sistema de Control Interno de la misma se procede a realizar el rediseño de este sistema sobre la base de las deficiencias detectadas por componente se plantean una serie de medidas para su actualización.

Componente Ambiente de Control

Integridad y valores éticos

La Empresa de Productos Lácteos Escambray debe trazarse como meta que cada trabajador conozca los valores éticos y estos deben estar firmados como constancia de su análisis.

El reglamento disciplinario debe estar acorde con las exigencias actuales y las características de la entidad y puede ser actualizado siempre que sea necesario.

Para lograr que los trabajadores alcancen un total dominio de los aspectos más importantes del Reglamento Disciplinario la empresa deberá establecer cronogramas de capacitación para profundizar el conocimiento que tienen los mismos acerca de dicho Reglamento.

El Sistema de Control Interno de toda entidad debe ser analizado sistemáticamente en aras de mantenerlo actualizado, en La Empresa Productos Lácteos Escambray se deberá establecer éste análisis en el Consejo de Dirección dejando constancia de ello en sus actas.

Competencia Profesional.

Los dirigentes, funcionarios y demás trabajadores deben caracterizarse por poseer un nivel de competencia que les permita comprender la importancia del desarrollo, implementación y mantenimiento del control interno.

Para complementar lo antes expuesto, en la entidad es necesario rediseñar el Plan de

Capacitación individual por cada trabajador en base a la disponibilidad real del personal.

Se le debe dar prioridad a las acciones de capacitación que permitan la formación de entrenadores que posibiliten que el Plan de Capacitación responda a las necesidades de la empresa en correspondencia con el mecanismo de preparación del Control Interno.

Buscar en organismos externos personal competente para cumplir el Plan de Capacitación de ser necesario. Realizar la Evaluación de Desempeño a cada trabajador trimestralmente para lograr una mayor efectividad de la misma.

Atmósfera de confianza mutua.

Lograr que todos los trabajadores ejerzan control permanente de los puestos de trabajo para que conozcan los avances y logros obtenidos. Que alcancen conocimiento general y completo del sistema de control interno y de la importancia de su contribución al logro de los objetivos organizacionales.

Comité de Control.

En cada entidad el Comité de Control debe estar constituido con el objetivo de vigilar el adecuado funcionamiento del Sistema de Control Interno y su mejoramiento continuo, contribuyendo de esta forma positivamente al Ambiente de Control.

La empresa Productos Lácteos Escambray para alcanzar un desempeño efectivo de este Comité deberá diseñar un Plan de Acción donde se plasmen las comprobaciones, evaluaciones y verificaciones del Sistema de Control Interno tanto en las tareas relacionadas con las actividades continuas como puntuales en la entidad.

El Comité de Control deberá dejar evidencia documental de su funcionamiento mediante actas en las que se reflejen tanto el cumplimiento del cronograma de reuniones del comité como la constancia de las verificaciones realizadas para llevar a cabo el Plan de Acción.

Componente Evaluación de Riegos

Identificación y estimación del riesgo:

En toda entidad se deben identificar los riesgos relevantes que enfrenta la misma en el logro de sus objetivos, y para ello hay que llevar el Mapa de Riesgo el cual como herramienta metodológica permite hacer un inventario ordenada y sistemático de los riesgos, definiendo en primera instancia los riesgos, posteriormente presentando una descripción de cada uno de estos y finalmente definiendo las posibles consecuencias. Para ello se aplicaron dos grandes grupos de temáticas, uno con temáticas de actualidad tales como: estructura organizativa, métodos y estilos de dirección, recursos humanos, evaluación y control de riesgos, contratación económica, seguridad informática, información y comunicación, aspectos legales, acceso a la entidad, Y otro con temáticas tradicionales como efectivo en caja, efectivo en banco, ingresos, inventarios, activos fijos tangibles, nominas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, finanzas, costos y gastos, precios y tarifas. a todas las áreas que no se ha aplicado en su totalidad , en las aplicadas se puede determinar su origen ya sea interno, es decir; provocados por la empresa teniendo en cuenta la actividad específica o sus características internas en el funcionamiento, como externos que son los elementos fuera de la organización que afectan, en alguna medida, el cumplimiento de sus objetivos. Una vez identificados los riesgos, deberán ser estimadas la frecuencia con que se presentaran y la pérdida que los mismos pueden ocasionar. Para obtener una mejor evaluación de los riesgos y tomar todas las medidas necesarias en su prevención y de ocurrir minimizar su impacto.

Componente Actividades de Control

Para el análisis de este componente se tuvieron en cuenta los Elementos Claves al presentarse dificultades en algunos de ellos por lo que se deberá tener en cuenta las siguientes medidas en correspondencia con dichas dificultades.

Elemento Clave I- Gestión Financiera.

Cuentas por Cobrar y por Pagar

Las gestiones de cobro deberán efectuarse de forma personal y dejar evidencia mediante documento firmado y acuñado por el cliente como constancia de reconocimiento de la deuda y de su posible fecha de pago y a su vez los expedientes tienen que tener toda la documentación reglamentada y cuando una factura es cobrada tiene que constar el número de documento, fecha y la palabra cobrado. Las Suma de los documentos archivados en los mismos tienen que coincidir con el saldo del submayor y Mayor.

Separar las funciones de la persona que factura y la que rebaja el submayor, y a su vez ejercer la rotación del personal en puestos claves.

Inventarios

El personal que realiza los conteos del 10% y a finales de mes a los inventarios, queda probado que no se realizan con el rigor necesario, debe rotar el mismo y tomar medidas para erradicar dichas diferencias en los almacenes.

Activar las gestiones para la eliminación de los inventarios ociosos por exceso o por desuso y controlarlos separados.

Activos Fijos

Establecer el registro adecuado y oportuno de los hechos económicos, tomar todas las medidas necesarias para una correcta ubicación de los activos.

Mantener estricto control en el destino final de las bajas de los Activos Fijos Tangibles y en caso de Desmantelación establecer un personal designado para ello y dar evidencia del destino de las partes.

Combustibles

En los contratos de vehículos con otras empresas se deben tener en cuenta todas las cláusulas especificando en ellas la entidad que asignara el combustible existiendo la certificación del índice de consumo aprobado necesario para lograr un control de los portadores energéticos.

Los auxiliares de tráfico tienen que completar el primer renglón de la Hoja de Ruta, exigir y revisar momento de su recepción que todos los chips de Diesel y Gasolina cuenten con los datos la matricula del vehiculo utilizado y la firma del chofer.

Cuentas Por Cobrar

Las actas de conciliación de las facturas pendientes de cobro las realizan los gestores deben archivarse en el expediente del cliente que corresponda garantizando el respaldo documental en las ventas realizadas, para poder proceder correctamente en caso de incumplir el compromiso de pago de lo pactado.

Cuentas por Pagar

Los expedientes de pago deben estar confeccionados correctamente separando las facturas pagadas de las pendientes de pago plasmando la palabra pagado en cada una de ellas la fecha y el número del documento de pago. Las sumas de las facturas deben coincidir con el submayor específico que muestra a su vez la suma de los clientes y el cuadre con el mayor.

Análisis y Conciliaciones.

La empresa deberá dejar mensualmente documental del cuadre de los submayores de los sistemas de Nómina, Activo Fijo, Inventario así como de las cuentas que por su desglose poseen submayores con el Mayor General.

Elemento Clave IV-Tecnologías de la Información.

La Empresa Productos Lácteos Escambray debe trazarse un plan de medidas encaminado a darle cumplimiento a Resolución 127/07 del Ministerios de Informática y las Comunicaciones y a su vez solicitar la certificación del sistema computarizado utilizado para la confección de las nóminas, de no ser posible la certificación del mismo entonces deberá evaluar la posibilidad de utilizar otro sistema que cumpla con los requerimientos necesarios.

Componente Información y Comunicación.

Toda entidad debe disponer de una corriente fluida y oportuna de la información relativa a los acontecimientos internos y externos.

Además de una buena comunicación interna, es importante una eficaz comunicación externa que favorezca el flujo de de toda la información necesaria.

Componente Supervisión y Monitoreo

La dirección de la empresa y cualquier funcionario que tenga a su cargo un área de la misma debe evaluar periódicamente la eficacia de su Sistema de Control Interno y comunicar los resultados ante quien es responsable. Un análisis periódico de la forma en que ese sistema esta operando le proporcionará, al responsable, la tranquilidad de un adecuado funcionamiento o la oportunidad de su corrección y fortalecimiento.

Para lograr cumplir con exactitud lo antes expuesto, en la Empresa Productos Lácteos Escambray cada área de responsabilidad deberá emitir con la periodicidad que determine el Comité de Control, y esta no debe ser menos de una vez por semestre; un informe de la situación del Control Interno y del cumplimiento de las medidas contempladas en el Plan de Prevención. Dichas acciones de control proporcionan recomendaciones para fortalecer el sistema de Control Interno, brindarles información a los trabajadores acerca del funcionamiento del mismo, y las fallas que pudiera tener y de existir como resolverlas.

Tratamiento de las deficiencias detectadas:

La empresa tiene que dejar evidencia documental del análisis de los resultados de las acciones de control realizadas en el consejo de Dirección, y tomar estas como base para la actualización y adecuación del plan de prevención de la empresa a partir de los nuevos riesgos y deficiencias detectadas en acciones de control, vinculadas con indisciplinas, ilegalidades o manifestaciones de corrupción y Adoptar de inmediato las medidas necesarias ante cualquier desviación o irregularidades de la administración de los recursos o el incumplimiento de las disposiciones legales vigentes.

El Director General como máximo responsable debe chequear sistemáticamente el trabajo del Comité de Control procurando así que el mismo cumpla con su función adecuadamente.

El Plan de Acción debe hacer énfasis en el control del cumplimiento del Plan de Medidas elaborado como respuesta a las deficiencias señaladas por las distintas inspecciones realizadas a la entidad.

CONCLUSIONES

Partiendo de los resultados del diagnóstico que se había realizado y a las auditorías efectuadas en la Empresa de Productos Lácteos Escambray se realizó el Rediseño del Sistema de Control Interno de acuerdo a la Resolución 297/03 del Ministerio de Finanzas y Precios contribuyendo a elevar la calidad del mismo y de esta forma una conducción ordenada de las actividades de la organización.

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