RESUMEN

En este trabajo se presenta la ficha de costo base para la prestación del servicio de transportación de la ruta Las Tunas – Habana, de la Empresa Ómnibus Astro Las Tunas, con el fin de que se constituya en una herramienta de trabajo para la dirección de la entidad, al poner al descubierto las insuficiencias que prevalecen y que están afectando el buen desempeño y cumplimiento eficaz para la toma de decisiones con mejores resultados de su gestión, aportando una ficha de costo base para la ruta Las Tunas-Habana, con la cual se podrán hacer posteriores análisis y comparaciones y al respecto tomar decisiones y aumentar la eficiencia de la entidad. Cuyo papel fundamental es alcanzar volúmenes de producciones deseados con el mínimo de gastos.

INTRODUCCIÓN

Para que una empresa cuente con una dirección eficiente es preciso conocer periódicamente los resultados obtenidos y determinar los factores que inciden sobre ello, con el fin de tomar decisiones, para esto se necesita un control adecuado de los recursos con que cuenta la entidad, un registro donde se asienten los hechos contables que permita conocer lo que cuesta prestar cada servicio. Esto lo facilita la confección de la ficha de costo base, la que representa la magnitud máxima de los gastos esperados en la producción de una unidad de producto o un servicio prestado teniendo en cuenta las variaciones existentes de calidad, medidas y precios de los materiales y calificación de la fuerza de trabajo, así como las características concretas de la entidad donde tenga lugar.

FICHA DE COSTO BASE PARA EL SERVICIO DE TRANSPORTACIÓN LAS TUNAS-HABANA

Para la realización de la ficha de costo base se tuvo en cuenta lo estipulado en la Resolución Conjunta No. 1/2005 del Ministerio de Finanzas y Precios (MFP) y Ministerio de Economía y Planificación (MEP), que establece una metodología para la elaboración de las fichas de costos unitarios y componentes en pesos convertibles.
En el caso de esta investigación solo se llega a determinar el costo total, pues en la entidad objeto de estudio el precio no se forma a partir de la ficha de costo, de todas formas esta no deja de ser un medio para el control de los costos y gastos y permitirá prestar servicios de manera más eficiente.
Se toma como referencia el servicio Las Tunas – Habana, el cual se compone de dos viajes: El viaje uno está concebido de Las Tunas-Habana y el viaje dos Habana – Las Tunas. El mismo se presta mediante ómnibus Yutong de nacionalidad china, los que disponen de una capacidad de 45 pasajeros, con sus dos tripulantes (choferes), este servicio se presta de 3 o 4 veces al día, con un tiempo de duración de 24 horas ida y regreso, recorriendo en total 1 425 kilómetros (Kms).
Para el servicio de transportación Las Tunas-Habana (un viaje) se incurre en una serie de gastos, que cuando para algunas actividades pudieran ser directos o indirectos, se hace necesario su clasificación de acuerdo a la actividad que se analiza. Entiéndase por gastos directos aquel que es imprescindible para la prestación del servicio.

A continuación se muestra el cálculo de cada uno de los elementos que conforman la ficha tanto en moneda nacional (MN) como en divisas (CUC). En el caso que el elemento no tenga un componente en divisa, el cálculo se hace en moneda nacional y coincide con la moneda total (MT).  El cálculo se realizará a través de coeficientes, pues al no estar establecidas por elementos las normas de consumo para un viaje se hace necesario la distribución de estos.

Encabezado

Nombre de la empresa: Empresa Ómnibus ASTRO Las Tunas.
Servicio: Transportación de pasajeros Las Tunas-Habana
Organismo: MINTRANS
Unidad de medida: Un viaje
Código: 151-0-11204

Cuerpo

Fila 01: Materia Prima y Materiales

Incluye las materias primas fundamentales, materiales básicos y auxiliares, además del combustible, el desglose de esta fila se corresponde con la tabla que a continuación se muestra. La última columna: Costo del viaje, no está prevista según la Resolución Conjunta 1/2005 del MFP, aún así fue necesario su inclusión para asignar los costos totales a un viaje, los cálculos para determinar la misma se muestran a continuación de la tabla.

Combustible: La dirección del Grupo Empresarial Nacional ASTRO, realizó un estudio y estableció como índice de consumo 3.5 Kms por un litro (Lt) de combustible diesel. En entrevistas realizadas (Anexo 2) a choferes con experiencia en esta ruta, se plantea que se dificulta en exceso recorrer esta distancia con el índice que se prevé, pues este tipo de ómnibus necesita un litro de combustible para recorrer 2.90 Kms. Por consiguiente la autora decide calcular el consumo en este elemento utilizando el índice de 2.90 Kms/Lt, por tanto el servicio de transporte Las Tunas-Habana consume 491.4 Lts de combustible (1 425 Kms / 2.90Kms/Lt) durante un viaje.

Baterías: Acumulador o conjunto de varios acumuladores de electricidad, cada ómnibus utiliza dos baterías las que como promedio deben tener un tiempo de duración de 24 meses, para determinar el consumo de las baterías para un viaje se hace necesario determinar el siguiente coeficiente.

Neumáticos: Un ómnibus Yutong utiliza siete neumáticos, (incluye uno de repuesto) la vida útil de cada uno de ellos es de 180 000 Kms. Para determinar el gasto de neumático por viaje se hace necesario el cálculo del coeficiente y multiplicarlo por los Kms a recorrer:

Fila 03: Otros gastos directos

Incluye los conceptos de gastos directos identificable con el servicio como: la depreciación, dietas, alimentación y mantenimientos.

Depreciación: El nivel de desgaste que sufre el ómnibus por su utilización, resulta ser el gasto de su depreciación. El método que utiliza la entidad para contabilizar este gasto es el de línea recta. Para distribuir este gasto entre los viajes que se realizan, se calcula el siguiente coeficiente.

Dietas: Este gasto es solo por concepto de hospedaje y desayuno, donde el importe total de la dieta, variará en dependencia del horario en que se realiza el viaje; si la salida es en horario de la mañana (8:00 am) hay dos pesos de diferencia con respecto  a las salidas nocturnas (9:00 pm y 11:00 pm). Para mostrar en esta ficha de costo base se toma las salidas en la noche, donde por concepto de hospedaje se incurre en $ 12.25 y en el desayuno 4.00 para un total de $16.25 por cada chofer, lo que sería:
$16.25/chofer * 2 choferes = $32.50

Alimentación: Es excluido del elemento anterior por tener una forma de pago diferente, los choferes se alimentan en un Motel de la Cadena Isla Azul, el cual una vez terminado el mes pasa una factura a la Empresa Ómnibus ASTRO Las Tunas como un servicio prestado, como promedio este gasto asciende a $3240.00. Para determinar cuánto le corresponde a cada viaje, se calcula el siguiente coeficiente.

Mantenimientos: A cada ómnibus se realizan tres tipos de mantenimiento, los cuales están en dependencia de los kilómetros recorridos. De no realizarse los mantenimientos se interrumpe la prestación del servicio.

Mantenimiento 1: Se realiza a los 10 000 Km recorridos y consiste en efectuar las operaciones de la revisión mecánica más el fregado y el engrase.

Mantenimiento 2: Se realiza a los 20 000 Km recorridos y consiste en efectuar las operaciones del mantenimiento 1 más el cambio de aceite del motor y los filtros de petróleo del aceite.

Mantenimiento 3: Se realiza a los 60 000 Km recorridos y consiste en efectuar las operaciones del mantenimiento 2 más el cambio de aceite del diferencial y la caja filtro de aire, cambio de pieles y revisión de todos los sistemas.

Para conocer cuánto de estos importes, le corresponde a cada viaje, primeramente se calculará un coeficiente de distribución para cada tipo de mantenimiento, dividiendo el gasto del mantenimiento según corresponda entre los kilómetros recorridos,  luego este resultado se multiplica por los kilómetros necesarios a recorrer en un viaje a la Habana.
 
Fila 04: Gastos de fuerza de trabajo

Es la suma de las filas: salarios (05),  Vacaciones  (06), Contribución a la Seguridad Social (07)  e Impuestos por la Utilización de Fuerza de Trabajo (08).

Salario: La tripulación de un viaje a La Habana está compuesta por dos choferes. Su desglose su muestra en la tabla  que se presenta en la siguiente página:

Vacaciones: Se determina al calcular el 9.09% al salario básico, sería $ 96.93x 9.09%, dando como resultado $8.81

Impuesto por la utilización de fuerza de trabajo: Se obtiene aplicando el 25% (es lo aprobado en la entidad) a la sumatoria del salario básico y las vacaciones, sería $26.44

Contribución a la seguridad social: Se calcula a partir de sumar, los dos conceptos anteriores y aplicarle el 12,5%, lo que arroja un resultado de $13.22

Fila 05: Gastos indirectos de producción: Son aquellos que pueden identificarse con el servicio y que se relacionan con él de forma indirecta calculado mediante coeficientes. En este caso se encuentran los materiales de limpieza, los que serán desglosados a continuación:

En el caso del ambientador, las escobas, desincrustante,  frazadas de piso, clorín lavasuelos,  lavavajillas y el gel de mano, son productos que se entregan a cada guagua de manera mensual; por lo que para imputar el costo de estos a cada viaje se hace necesario calcular un coeficiente para cada uno de ellos, el mismo se determina:

Sería válido también sumar el costo de cada uno de ellos y dividirlo entre la cantidad de viajes en el mes, solo que a juicio de la autora dejaría de verse el gasto por elemento incidiendo esto en el control de los mismos.

Papel higiénico: Se entrega un rollo de papel por viaje. El mismo tiene un costo de         $0.26 CUC.

Detergente: Producto que se entrega a un obrero que se dedica a lavar los forros de los asientos y las cortinas de los ómnibus. Para esta labor se utilizan 460 g diarios de detergente, aproximadamente cada día se realizan 10 viajes hacia cualquier destino. Para determinar el gasto de detergente por viajes se aplica el siguiente coeficiente:

Depreciación: Se refiere al nivel de desgaste que sufren todos aquellos activos fijos tangibles que están vinculados al proceso de la prestación del servicio de transportación, dígase ponchera, planta de fregado y de soldar, compresor, mesa de prueba de alternadores, entre otros.
Se tomó el gasto de un mes y se dividió entre el número de salidas (independientemente del destino), tal como se muestra a continuación:

Fila 06: Gastos generales y de administración

Incluye el importe de los gastos en que se incurre en las actividades de administración de la entidad como el salario de los trabajadores de la administración, combustibles, materiales y alimentos. Incluye además el impuesto sobre transporte terrestre, el seguro de transporte.
Para el cálculo de esta fila se realiza un promedio de los gastos generales y de administración de los últimos 6 meses, así como del salario de los trabajadores directos (choferes) dando como resultado lo siguiente:
El resultado obtenido se multiplicará por el importe del salario básico determinado en la fila 4.1, esto sería:

En el caso del combustible, la energía, la depreciación, alimentos y otros, se tomó el promedio de su gasto en seis meses y se dividió entre el salario básico, el resultado se multiplicó por la fila 4.1 (salario básico).

Fila 07: Gastos de Distribución y Ventas

La Resolución conjunta No. 1/2005 del MFP y MEP establece que: Se registran los gastos en que se incurra relacionados con las actividades posteriores a la terminación del proceso productivo para garantizar el almacenamiento, entrega y distribución de la producción terminada. En este caso la entidad no cuenta con esta partida, sino que la denomina Devolución en venta-producción,  en esta cuenta se recoge el gasto por boletines reintegrados y trasbordos. Al igual que en el caso anterior se usa un promedio de los últimos 6 meses.

Fila 8: Gastos en rebaja y/o bonificaciones en ventas

Esta partida no está contenida en la hoja de costo que establece la Resolución Conjunta No. 1/2005 del MEP y MFP, sin embargo la autora decidió incluir en la ficha por ser un gasto de la entidad, con el objetivo  de mostrar un costo total más exacto. La misma recoge los importes por  descuento o bonificaciones hechas a los asociados a la Asociación Cubana de Limitados Físicos Motores (ACLIFIM).
Su cálculo se realiza a partir de obtener un promedio del comportamiento de esta cuenta (su importe es solo en moneda nacional) en seis meses, una vez determinado este importe se calcula el siguiente coeficiente:

Fila 9: Gastos bancarios

En esta partida se recogen el gasto de las tarjetas magnéticas, el gasto por comisiones, así como las multas y los recargos. Al igual que en casos anteriores para determinar el coeficiente se tomó un promedio de su importe en los últimos seis meses y se dividió entre el salario básico y su resultado se multiplica por la fila 4.1 (salario básico) para obtener el gasto unitario de gastos bancarios para un viaje Las Tunas-Habana. Su cálculo se muestra a continuación:

Fila 10: Gastos totales o Costo de producción

Es el resultado de sumar las filas (1+3+4+5+6+7+8+9)

Una vez determinada cada partida que conforma la ficha de costo base, se muestra esta:

Como puede observarse el costo base para un viaje de Las Tunas-Habana es de $1 113.56  en moneda total, de ellos $410.78 en divisas.
Si se determinaran los ingresos que aporta un viaje  sería de $ 11 880.00 moneda nacional ($132.00 * 90 viajeros), parecería irrisorio la comparación  debido a la diferencia entre ingresos y costos, vale aclarar que este costo lleva implícito un componente en divisas, que aunque el país lo valora al 1 por 1, no es lo que le cuesta en el mercado internacional la compra de algunos medios necesarios para ofrecer el servicio, donde no se valora de la misma manera.
De todas formas esta no puede ser la causa para que la entidad no realice fichas de costos, ya sean de base, planificada y reales, pues deja de utilizar una herramienta valiosa para la gestión de los costos y la medición de la eficiencia económica con que trabaja; pudiendo elevar esta a través del constante análisis de los costos y gastos incurridos en un viaje, como el ya determinado.

CONCLUSIONES

La ficha de costo base es un valioso instrumento  para la predeterminación del costo de una producción o servicio, expresando la magnitud  máxima de los gastos esperados. La confección de la ficha de costo base para la prestación del servicio de transportación de la ruta Las Tunas- Habana le permite a la Empresa ómnibus ASTRO Las Tunas contar con una herramienta para el control de sus gastos, permitiéndole así elevar los niveles de eficiencia con los que opera.
El costo del servicio de transportación de la ruta Las Tunas- Habana asciende a $1 113.56 en moneda nacional de ellos $ 410.78 en divisas.

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