INTRODUCCION

Si realmente aspiramos a una economía más competitiva y eficiente, se hace necesario dar una rápida solución a los problemas de la Contabilidad y el Control que aun subsisten en el sistema empresarial cubano.

En la medida en que nos desarrollemos y perfeccionemos, se hará cada vez más imprescindible el establecimiento y cumplimiento de estos dos sistemas de una forma efectiva e integral. Lo que pretendemos es hacer un análisis o balance de aquellos aspectos esenciales en que deben basarse un buen sistema de Control Interno (SCI) de manera que estos contribuyan a la eficiencia y eficacia empresariales.

El deficiente control que todavía se manifiesta en los inventarios, en los activos fijos tangibles, la ineficiente gestión en las cuentas por cobrar y pagar, lo que genera elevados ciclos de cobros y pagos, son una muestra clara de las dificultades por las que aún atravesamos y que los mecanismos establecidos de control interno no han podido eliminar. Otros problemas de control interno están relacionados con el factor humano, las personas son las encargadas de hacer que este funcione, bien o mal.

Si bien es cierto que en materia de Contabilidad y Control se ha escrito mucho, no es menos cierto que en muchísimas ocasiones, y ejemplos sobran, se violan los procedimientos establecidos, aún considerando que en el caso particular del Control Interno, éste se basa en principios, los cuales, como su nombre lo indica, son de obligatorio cumplimiento, si tenemos en cuenta que un principio, es una verdad o un postulado básico, base o fundamento en el cual se apoya algo, por lo tanto estos deben cumplirse y no violarse.

La solidez económica del país demanda de la creación de una cultura de la protección en sus trabajadores y dirigentes y no solo de crear los instrumentos necesarios para llevar a cabo esta protección. Millones de pesos se pierden por el deterioro de las materias primas, o por el robo, desvío de recursos, etc., elementos aparentemente incontrolables.

DESARROLLO

Con frecuencia se escuchan los términos de disciplina estatal o administrativa, económica o financiera, social, militar u otras, pero cualquiera que sea su tipo, ella posee un alto componente de obligatoriedad jurídica, exigencia, conciencia y compulsión moral y resulta básica en la organización de cualquier actividad de la vida social. ¿Por qué no sucede igual con relación al tema de que estamos hablando?

La mayoría de las organizaciones que realizan operaciones financieras llevan algún tipo de control y están sujetas a esta disciplina. Por ejemplo, las instituciones religiosas y de beneficencias que aceptan donativos en dinero del público, hacen que más de una persona cuente los fondos y a menudo usan cajas cerradas para realizar la colecta.

El control constituye parte integrante de las funciones generales de la dirección, y mediante el se puede comprobar el estado actual de un sistema y lograrse el proceso de retroalimentación del subsistema rector. En ocasiones cuando se habla de control, se asocia esta palabra a algún aspecto negativo; pues se interpreta como restricción, coerción, delimitación o inhibición. Sin embargo, el objetivo principal del control es asegurar que los resultados se ajustan, tanto como sea posible, a los objetivos previstos. Esta premisa está presente en las más actuales filosofías, políticas, estrategias y herramientas empresariales. La creación de nuevas estructuras de dirección cada vez más flexibles y descentralizadas, sistemas de calidad total, las nuevas formas de organización de la producción, entre otras, refuerzan el control como actividad de gestión, es decir, el control de todas las funciones o procesos empresariales.

El control se debe analizar no como una medida extraordinaria que debe aplicarse cuando surjan problemas o cuando se quiere garantizar algo, sino, como parte integrante del trabajo cotidiano de todo el sistema de dirección. Pero, ¿qué sucede con el control en nuestras entidades?, ¿por qué aún se siguen presentando deficiencias, violaciones, pérdidas, robos, con los recursos que el Estado pone en nuestras manos para bien de la sociedad?, ¿quién o quiénes son los responsables de esta situación?

Se hace necesario conocer determinados aspectos relacionados con el control.

Existen diferentes Tipos de Control Atendiendo a las medidas utilizadas para su realización el Control puede ser:

• Informativo General

• Contabilidad de Costos

• Contable

• Auditoria

Atendiendo a SU REALIZACIÓN EN EL TIEMPO puede ser:

• Control Previo

• Control Corriente

• Control Posterior

También para aplicar estos tipos de control existen diferentes técnicas y es importante saber aplicar correctamente cada una de ellas de acuerdo a la naturaleza de la actividad controlada:

Las Técnicas de Control más conocidas son:

1. Control por excepción

2. Control Selectivo

3. Control por área de responsabilidad

4. Control Interno

5. Control desde arriba y desde abajo

El CONTROL POR EXCEPCION se basa en la concentración de los esfuerzos de control sobre aquellas situaciones que presenten problemas y que requieren de una atención preferencial por el dirigente.

Este tipo de control presupone una norma que sirva de punto discriminatorio sobre que es importante controlar y que constituye desviación, ya que de no existir este punto, habrá que controlarlo todo, de manera que el dirigente tendrá que controlar todo aquello que no presente dificultades, con la consiguiente pérdida de tiempo.

El CONTROL SELECTIVO también llamado control de puntos críticos o control estratégico. Todo objeto de control tiene un número de causas que lo originan, pero cómo saber cuales de ellas inciden fundamentalmente en los resultados. Precisamente es en esta regla en la que se basa el control selectivo, o sea, en determinar las causas que con mayor incidencia influyen en los resultados y establecer sobre ellas la acción correctiva.

El CONTROL POR AREA DE RESPONSABILIDAD se basa en el principio de dirección de correspondencia entre la autoridad, los medios y la responsabilidad. Esta técnica de control está asociada a valorar la autoridad cargada a cada dirigente, medir los resultados derivados del uso de su autoridad para poder luego exigir la responsabilidad.

El CONTROL INTERNO presupone la aplicación de medidas organizativas tendentes a garantizar que el sistema de control lleve en si mismo la autoverificación de la operaciones, con vistas a reducir al mínimo posible los errores, omisiones, fraudes o despilfarros que puedan generarse.

Es por ello que este tipo de control, para poder cumplir sus objetivos, debe basarse en lo que conocemos como Principios de Control Interno, los cuales son de obligatorio cumplimiento, como dijimos al inicio.

El CONTROL DESDE ARRIBA Y DESDE ABAJO. El control desde arriba lo ejercen los organismos superiores y el control desde abajo lo efectúan los trabajadores a través de las asambleas de producción y servicios, a través de sus representantes, órganos políticos, etc.

El proceso de control se estructura a través de la interrelación de tres elementos componentes:

1. MECANISMO SENSOR: Es el encargado de la recepción, selección, organización e interpretación de la información acerca del estado del sistema en cuestión.

2. MECANISMO COMPARADOR: Es el encargado del análisis comparativo en cuanto a la correspondencia entre las variables, tanto cuantitativas como cualitativas, que caracterizan el funcionamiento actual del sistema y el sistema deseado, determinando las diferencias existentes.

3. MECANISMO ACTIVADOR: Emite las señales correctoras para la adecuación del sistema al estado deseado.

Los mecanismos de control NO pueden verse como elementos aislados de todo el sistema, los mismos son el producto de la aplicación consecuente de los principios, métodos, técnicas y procedimientos de dirección en todos los niveles dentro de la estructura organizativa de dirección.

El control tiene un carácter eminentemente selectivo, solamente se controla aquello que incide de forma determinante en el funcionamiento del sistema y por tanto en el cumplimento de sus objetivos finales. De ahí que deben estar claramente definidas las variables a controlar y los valores o magnitudes esperados para las mismas. A partir de esto es que se le concede gran importancia al control de los riesgos empresariales asociados a los procesos que se desarrollan en las entidades, partiendo de la idea de que el objetivo del control interno es gestionar los riesgos para minimizarlos o evitarlos de manera que se cumplan de la mejor manera posible los objetivos.

De ahí que debe diseñarse un sistema informativo donde se establezca claramente ¿qué deberá informarse? ¿Cuándo? ¿Cómo? ¿Dónde? y ¿Quiénes? responderán por ello? En la práctica se exige que la información suministrada sea concreta, rápida, oportuna y que facilite el análisis de las desviaciones y sus causas, así como es necesario tomar decisiones para modificar el curso de los acontecimientos ante las desviaciones detectadas. Es aquí donde se precisan los ajustes necesarios a realizar en las funciones básicas precedentes, incluyendo modificaciones en la planificación si es necesario. Todo plan de acción debe estar encaminado no solo a la eliminación de las desviaciones detectadas, sino a la erradicación de las causas que la generan, donde es imprescindible la retroalimentación para garantizar la aplicación de lo previsto y pasando así a un nuevo ciclo en el proceso de control.

Sin controles semejantes sería muy difícil que una entidad protegiera sus activos, confiara en sus registros y en general operara de forma eficiente, pero siempre debe tenerse en cuenta al momento de establecer o diseñar un SCI, la complejidad del proceso de registro, del costo y esfuerzo requerido para establecer estos controles y las posibles consecuencias de su omisión.

Partiendo de que el Sistema de Control Interno es “el conjunto de métodos y procedimientos que se establecen en una entidad con el objetivo de salvaguardar los activos y mantener la confiabilidad de los registros contables “, debemos entonces plantear que la aplicación de este SCI debe ser aplicado y verificado por todos y cada uno de los trabajadores de la organización, los cuales tienen el deber y la obligación de velar por los bienes y recursos que tienen a su disposición.

El sistema de control interno está constituido por todas las medidas para dar una idea de como funciona una entidad, o sea, predestina el funcionamiento de la misma, por lo tanto su propósito fundamental es el de PROMOVER LA OPERACIÓN EFICIENCIA Y EFICACIA ADMINISTRATIVAS cualquiera sea su tipo.

Aún en una entidad donde por lo general el S.C.I. funcione correctamente, no se puede asegurar que no existan errores y/o irregularidades debido a algunas limitaciones que posee cualquier sistema, sin embargo cuando analizamos muchos de estos, nos damos cuenta que pudieron haberse evitado o se habrían podido descubrir al inicio con solo haber aplicado las prácticas más simples de control interno.

Dentro de las limitaciones que posee un S.C.I. tenemos el factor humano, ya que al ser llevado a cabo el control por los hombres puede suceder que exista el descuido, la incomprensión de orientaciones, acuerdos entre personas, etc. teniendo en cuenta éstas y lo cuestionable de definir su intencionalidad. Todo ello debe lograr que las administraciones tomen el control interno como una tarea de primer orden.

El Sistema de Control Interno de una organización se divide en tres grandes e importantes categorías:

• Control Interno de Gestión.

• Control Interno Administrativo.

• Control Interno Contable

El Control Interno de Gestión se refiere a los planes, políticas y procedimientos a partir de la estructura institucional que permitan el cumplimiento de los objetivos de la Organización.

El Control Interno Administrativo se describe de modo general como un plan de organización, procedimientos y registros que se ocupa de los procesos de decisión administrativa que dan lugar a la autorización de las operaciones, por tanto constituye el punto de partida para el establecimiento del Control Interno Contable.

El Control Interno Administrativo fomenta la eficiencia administrativa y alienta la observancia de las políticas fijadas por la administración, constituyendo la base fundamental para la realización de las Auditorías Administrativas o de Gestión.

Es importante tener presente que antes de hablar de eficiencia administrativa, las entidades tienen que garantizar que no le puedan robar sus recursos, tiene que tenerlos controlados, contar con una buena contabilidad y hacer que funcione bien el sistema de Control Interno.

El Control Interno Contable está constituido por el plan de organización y los procedimientos y registros que salvaguardan el activo y la confiabilidad de los registros contables. Los controles físicos del activo, el control en tiempo y forma de los cobros y pagos, constituye ejemplos de controles internos contables.

A partir de los años 70 en el mundo se ha prestado una atención cada vez mayor a la necesidad de elevar la exigencia en los controles internos, a raíz del descubrimiento de muchos pagos ilegales, malversaciones, y otras practicas delictivas en los negocios, por lo que terceras personas desearon conocer por qué los controles internos de las entidades no habían prevenido a la administración de la ocurrencia de esas ilegalidades.

El Sistema de Control Interno debe cumplir determinados requisitos de importancia y que denominamos PRINCIPIOS. Sobre los Principios de Control Interno se ha escrito en muchos textos, en unos más que en otros, pero de forma general, todos se asemejan o coinciden en uno u otro aspecto.

Los textos de Contabilidad revisados plantean, de forma general, principios relacionados con el entrenamiento necesario del personal, adecuada separación de tareas, adecuados registros contables, fijación de responsabilidades, rotación del personal, etc.

En los textos de Auditoría, se plantean también principios tales como personal con competencia e integridad, no existencias de funciones incompatibles, adecuada contabilización y protección de activos, registro apropiado de las operaciones, debida autorización de las operaciones, tener adecuados documentos y registros, etc.

Estos principios actualmente se diluyen en lo que se ha dado en llamar la Resolución de Control Interno, conocida la 297, la cual se encuentra en proceso de perfeccionamiento en el país. Los componentes y normas que establece esta resolución incluyen los tres principios anteriores. Pero, de manera general, ¿qué significan estos principios?

En primer lugar, que la organización está en la obligación de salvaguardar sus activos contra posibles pérdidas, robos, fraudes, etc.

En segundo lugar, debe existir en la organización una buena información contable, garantizada por la existencia de un personal con calidad, entrenado en sus actividades, un sistema informativo suficiente y oportuno así como el establecimiento de adecuados sistemas de control de la información.

En tercer lugar, obtener la mayor eficiencia en todas las operaciones internas de la entidad en la prevención del fraude, en el descubrimiento del mismo y que facilite el buen procedimiento comercial. Las formas adoptadas por el fraude y los métodos de apropiación ilícita de recursos deben encontrar las barreras de un método de comprobación interna.

Esta necesidad de la existencia de un adecuado Sistema de Control Interno se hace en estos momentos más necesaria, si consideramos los enormes avances que se producen en el mundo, que se relacionan con el desarrollo de la computación lo que ha originado la necesidad de perfeccionar los sistemas contables y a la utilización de la informática en el procesamiento de la información.

El hecho de la introducción de la informática en los sistemas de control de las organizaciones y en el procesamiento de la información, no disminuye la necesidad de la aplicación de los principios de Control Interno, sino que por el contrario, hace más necesaria su aplicación, considerando que ahora en esta nueva vertiente los registros contables no son visibles, existen menos personas en el procesamiento de datos ya que se han concentrado las funciones, se almacenan grandes volúmenes de datos en soporte magnético y otros más que implican una mayor responsabilidad para las administraciones.

En todo negocio debe emplearse un sistema de comprobación interna que sea suficiente. Además, nuestra economía debe buscar generalizar la aplicación de un adecuado Sistema de Control Interno, como otra vía para lograr un mejor funcionamiento de nuestras entidades. La exigencia de certificación de Estados Financieros por auditores, práctica internacionalmente utilizada y su aplicación en nuestro país para algunas entidades, aunque no resuelve totalmente, si contribuye a palear los problemas que tenemos y evitar futuras dificultades.

Algo muy fundamental dentro de un eficiente sistema de Control Interno, es como mencionábamos en los Principios, la educación de los dirigentes y trabajadores, los cuales al sentirse controlados, no sentirán la tentación, ni encontrarán la oportunidad de apropiarse de lo que no les pertenece y menos emitirán el criterio de “ESO NO LO CONTROLA NADIE”.

En próximos trabajos abordaremos nuestra experiencia en relación con la aplicación del sistema de control interno aplicando la gestión por procesos, como forma de lograr un mejor funcionamiento de los sistemas empresariales.

CONCLUSIONES

Es indiscutible la existencia de un adecuado Sistema de Control Interno que cumpla con los principios en los cuales se basa, y a la vez que garantice a las administraciones la prevención de errores y fraudes, así como el eficiente funcionamiento de la organización, contribuyendo a la disciplina y orden que tanto requiere nuestra economía.

Pero para que este sistema pueda funcionar adecuadamente basado en sus principios, deben primeramente establecerse todos aquellos mecanismos que permitan posteriormente aplicar las diferentes técnicas de control que se señalan al inicio, además de abordar el control con un enfoque integral, o sea, no verlo simplemente como un proceso lineal, sino todo lo contrario, como un conjunto de acciones de dirección estrechamente interrelacionadas, lo que indicaría la factibilidad de combinar lógicamente las distintas técnicas y tipos de control existentes.

Es incuestionable que la responsabilidad fundamental en el control interno recae en el factor humano, de él depende la mayor o menor eficiencia del sistema. Si todos, trabajadores y dirigentes, percibe el control interno como parte integrante del trabajo y a la vez se comprende la responsabilidad indiscutible sobre lo que se hace, el control interno podrá ser efectivo y oportuno y convertirse en lo que todos deseamos, UN INSTRUMENTO QUE CONTRIBUYA A LA EFICIENCIA Y EFICACIA EMPRESARIAL.

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- Resolución 297 del 2003 de Control Interno, Ministerio de Finanzas y Precios, Cuba