Revista académica de economía
con el Número Internacional Normalizado de
Publicaciones Seriadas ISSN 1696-8352

ECONOMÍA DO BRASIL

DA ESCRITURAÇÃO AO SPED - SISTEMA PÚBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL: VANTAGENS E DESVANTAGENS DO SPED

Cristiane Krüger (CV)
cris.kruger@hotmail.com
Lucas Feksa Ramos (CV)
lucasfeksaramos@gmail.com

Resumo

A Contabilidade tem sofrido constantes mutações, tanto legais quanto na prática, esta evolução advém da necessidade do mercado em receber informações cada vez mais precisas para auxiliar na tomada de decisão. O Sistema Publico de Escrituração Digital (SPED), importante avanço tecnológico, aproxima as empresas do governo, por meio da transferência de informações contábeis, de acordo com a legislação, da empresa ao fisco, da mesma forma com que traz dificuldades e limitações em sua implementação e uso. O objetivo do trabalho é analisar os benefícios e dificuldades do SPED para os profissionais que utilizam de seu sistema; as limitações impostas; a qualidade e obrigatoriedade da informação transmitida; apontar as necessidades dos profissionais atuantes e a importância tecnológica da informação. A metodologia é classificada quanto aos fins e quanto aos meios. A população envolvida são os profissionais que lidam diariamente com o SPED e o instrumento de coleta de dados é a pesquisa bibliográfica juntamente com a pesquisa de campo. Os dados foram analisados, interpretados e relacionados com base no conceito do artigo, os resultados foram apresentados em forma de gráficos evidenciando o objetivo principal.

Palavras-chaves: SPED. Informação Contábil Digital. Vantagens e Desvantagens.

Abstract

Accounting has undergone constant change, both legal and practical, this evolution comes from the need of the market to receive increasingly accurate information to assist in decision making. The Public Digital Bookkeeping System (SPED), major technological advance companies approaching the government, through the transfer of financial information, according to law, business to tax in the same way that brings difficulties and limitations in their implementation and use. The objective is to analyze the benefits and difficulties of SPED for professionals who use your system; limitations imposed; quality requirement and the information transmitted; pinpoint the needs of working professionals and the importance of information technology. The methodology is classified as the ends and the means. The people involved are professionals who deal daily with the SPED and data collection instrument is the literature along with field research. Data were analyzed, interpreted and related based on the concept of the article, the results were presented in form of graphs showing the main goal.

Key-words: SPED. Accounting Information Digital. Advantages X Disadvantages.

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Para citar este artículo puede utilizar el siguiente formato:

Krüger, C. y Feksa Ramos, L.: "Da escrituração ao SPED - Sistema Público de Escrituração Digital: vantagens e desvantagens do SPED", en Observatorio de la Economía Latinoamericana, Número 187, 2013. Texto completo en http://www.eumed.net/cursecon/ecolat/br/13/contabilidade.html

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1. INTRODUÇÃO

Atualmente, presencia-se um mundo globalizado e informatizado, o que também se aplica a Contabilidade, como por exemplo, a evolução da “era do papel” para a “era digital”. Com a informatização da escrituração contábil, tornou-se necessário que houvesse maior integração do fisco, racionalização das obrigações para os contribuintes e maior facilidade para a identificação dos ilícitos tributários.
O Sistema Público de Escrituração Digital - SPED visa agilizar, padronizar e simplificar as relações entre o Fisco e o Contribuinte. Logo, quais as vantagens e desvantagens desta nova era digital para o Contador?
Trata-se de um tema recente e de grande importância para diversas partes da sociedade. Assim, deve-se observar os impactos e apontar as dificuldades dos profissionais e quais os benefícios oferecidos, desta que é mais uma página da história da Contabilidade.
A perspectiva deste estudo esta na possibilidade de analisar e demonstrar problemas e desvantagens impostos pelo novo sistema digital. Comparar a qualidade e obrigatoriedade das informações transmitidas, analisar a importância tecnológica da informação. Apontar as necessidades dos profissionais para com a utilização do atual sistema digital. Especular os impactos operacionais e profissionais da nova escrituração. Segundo Sá (1997), a Contabilidade é um dos mais importantes ramos do saber humano, sendo grande a necessidade de desenvolver o conhecimento da historia da Contabilidade, somente através deste é possível conhecer o progresso desta, bem como, ter base para melhor preparar o futuro.
Conforme Vergara (2000), no que diz respeito ao proceder metodológico, esta pesquisa é classificada quanto aos fins e quanto aos meios. Quanto aos fins é qualitativa, pois concentra-se em dados, fatos e teorias; e metodológica, por usar instrumento de captação da realidade, por meio de entrevista com questionário. Quanto aos meios a pesquisa é tida como bibliográfica, uma vez que utiliza o estudo sistematizado de dados teóricos, com material já publicado para explicar o problema proposto; e pesquisa de campo, realizada com a coleta de dados por meio de aplicação de questionários e entrevistas, aplicados às empresas que utilizam o SPED. Os dados foram analisados através de gráficos.

2. REVISÃO DA LITERATURA

1. CONTABILIDADE

A Contabilidade surgiu pela necessidade humana de classificar e registrar as variações sucessivas de determinadas grandezas, para que em qualquer momento pudesse saber sua dimensão (Paulo Nunes, 2006).
Para Sá (1997), a contabilidade nasceu com a civilização e jamais deixará de existir em decorrência dela; talvez, por isso, quase sempre seus progressos coincidiram com aqueles que caracterizam os da evolução do homem.
Existem vários conceitos e definições de Contabilidade, segundo Franco (2006):

A Contabilidade é a ciência (ou técnica, segundo alguns) que estuda, controla e interpreta os fatos ocorridos no patrimônio das entidades, mediante o registro, a demonstração expositiva e a revelação desses fatos com o fim de oferecer informações sobre a composição do patrimônio, suas variações e o resultado econômico decorrente da gestão da riqueza patrimonial.

Ribeiro (2002) afirma que a contabilidade é uma ciência que permite, através de suas técnicas, manter um controle permanente do Patrimônio da empresa.
Para Gouveia a Contabilidade é a arte de registrar todas as transações de uma companhia que possam ser expressas em termos monetários. E é também a arte de informar os reflexos destas transações na situação econômico-financeira desta companhia.

2. TÉCNICAS CONTÁBEIS

As técnicas contábeis são o conjunto de procedimentos que tem por finalidade registrar, controlar, evidenciar, examinar ou criticar o patrimônio de uma empresa específica.
De acordo com Ribeiro (2010) são inúmeras as técnicas utilizadas pela contabilidade, sendo as mais expressivas a Escrituração, que consiste no registro em livros próprios (Diário, Razão, Caixa e Contas Correntes), de todos os fatos administrativos, bem como dos atos administrativos relevantes que ocorrem no dia a dia das empresas. As Demonstrações contábeis, que são os relatórios técnicos que apresentam os dados extraídos dos registros contábeis da empresa. A Auditoria, verificação da exatidão dos dados contidos nas demonstrações contábeis, através do exame minucioso dos registros de contabilidade e dos documentos que deram origem a eles. Análise de balanços, que compreende o exame e a interpretação dos dados contidos nas demonstrações, a fim de transformar esses dados em informações úteis aos diversos usuários da contabilidade.

3. ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL

Ribeiro (2010) descreve a Escrituração como uma técnica contábil que consiste em registrar nos livros próprios todos os acontecimentos que ocorrem na empresa e que modifiquem ou possam vir a modificar a situação patrimonial. Estes acontecimentos são os fatos administrativos, objeto de contabilização por meio das contas patrimoniais ou das contas de resultado.
O artigo 1.179 do Código Civil Brasileiro (Lei 10.406/2002)1 estabelece que todas as empresas estão obrigadas a seguir um sistema de contabilidade, mecanizado ou não, com base na escrituração uniforme de seus livros, em correspondência com a documentação respectiva.
Todos os acontecimentos da empresa, responsáveis pela sua gestão, são registrados em livros próprios, onde fica configurada sua própria vida. São muitos livros utilizados, a quantidade e espécie variam em função do porte, da forma jurídica e do ramo de atividade de cada empresa. Dentre eles podemos destacar os principais: Livro Diário e Razão, utilizados para o registro de todos eventos do ia a dia da empresa. E os auxiliares: livro Caixa, Contas Correntes, Registro de Duplicatas, além de todos livros fiscais que podem servir de suporte para a escrituração do Diário e do Razão.
Franco (2006) frisa que diversas são as maneiras de escriturar os fatos contábeis, porém todos os métodos de escrituração existentes são as variantes de dois métodos fundamentais: o método das partidas simples e o método das partidas dobradas. O método das Partidas Simples que consiste no controle de um só elemento, sendo pois, deficiente e incompleto, porque não permite o controle total do patrimônio. E o método das Partidas Dobradas, de uso universal, apresentado pelo frade franciscano Luca Paccioli em 1494, permite o controle de todos os componentes patrimoniais bem como das variações do Patrimônio Líquido, resultando em lucro ou prejuízo. Baseado na ideia de que não há devedor sem que haja credor  correspondendo a cada débito um crédito de igual valor.
A escrituração é de responsabilidade de contabilista legalmente habilitado, salvo se nenhum houver na localidade (Art 1.182 do Código Civil/02)2 .
De acordo com o Código Civil estão dispensados da escrituração contábil somente o empresário rural e o pequeno empresário.
Segundo Franco (2006), quanto mais completo e transparente forem os registros da Contabilidade, mais eficientes serão os diagnósticos, as conclusões, as causas. Se os relatórios forem analisados corretamente, muito mais fácil será prescrever sintomas, avaliar medidas, receitar medicamentos.
         

4. SPED – SISTEMA PÚBLICO DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL

O SPED começou a ser desenvolvido no governo de Fernando Henrique Cardoso, com a edição da lei 9.989/00, Plano Plurianual que contemplava o Programa de modernização das administrações tributárias. Desde então uma série de leis, portarias e convênios vem sendo elaborados visando tornar as alterações necessárias para que o SPED passe a vigorar efetivamente.
Com o Decreto nº 6.022, de janeiro de 2007, que faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007 - 2010) o SPED foi instituído. Segundo o Portal de Contabilidade (2010), o SPED é uma revolução na modernização da informatização da relação entre o fisco e os contribuintes. Utiliza certificação digital para fins de assinatura dos documentos eletrônicos, garantindo veracidade jurídica na forma digital.

Projeto	Descrição
SPED Contábil (ECD)	É a obrigatoriedade de transmitir em versão digital os livros: I – Diário e Auxiliares quando houver; II – Razão e Auxiliares se houver; III – Balancetes diários, Balanço e fichas de lançamentos comprobatórios dos assentamentos neles transcritos.
SPED Fiscal (EFD)	É a escrituração fiscal digital, um arquivo que constitui-se de um conjunto de escriturações de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos fiscos das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal do Brasil; assim como os registros de apuração de impostos referente às apurações e prestações praticados pelo contribuinte via internet ao ambiente SPED.
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)	É um novo modelo de documento fiscal eletrônico, tem como finalidade documentar uma prestação de serviços de transportes, a veracidade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e a autorização de uso fornecida pela administração tributária.
NF-e	É o instituto de fiscalização tributária que substitui a nota fiscal impressa. Documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes.
FCONT	É a escrituração das contas patrimoniais e de resultado, em partidas dobradas, que considera os métodos e critérios contábeis vigentes em 31/12/2007.
NFS-e	Nota Fiscal de Serviço Eletrônica está sendo desenvolvida de forma integrada pela Receita Federal do Brasil e Associação Brasileira das Secretárias de Finanças das Capitais. É um documento de existência digital, gerado e armazenado eletronicamente, para documentar as operações de prestação de serviços.
EFD-PIS/COFINS	É o arquivo digital instituído no SPED, utilizado pelas pessoas jurídicas de direito privado na escrituração contábil para PIS/PASEP e do Cofins, nos regimes não-cumulativo e/ou cumulativo, com base no conjunto de documentos e operações representativos das receitas auferidas bem como dos custos, despesas, encargos e aquisições geradores de créditos da não-cumulatividade.

Quadro 1: Projetos SPED
Fonte: Adaptado de BRASIL, Receita Federal.2012

Tem como objetivo promover a integração dos fiscos, racionalizar e uniformizar as obrigações acessórias para os contribuintes e tornar mais notável a identificação dos ilícitos tributários.
Conforme apresentado no Quadro 1 o Sistema Público de Escrituração Contábil possui 7 (sete) projetos: Sped Contábil, Sped Fiscal, CT-e, NF-e, FCONT, NFS-e, EFD-Contribuições.

Na Figura 1 constam relacionados os projetos do SPED, que possibilitam substituir os livros de escrituração pelos seus equivalentes digitais, unificando as atividades de recepção, validação, armazenamento de livros e documentos que integram a escrituração das empresas.

3. METODOLOGIA

                     
Conforme Vergara (2000), no que diz respeito ao proceder metodológico, esta pesquisa é classificada quanto aos fins e quanto aos meios. Quanto aos fins é qualitativa, pois concentra-se em dados, fatos e teorias; e metodológica, por usar instrumento de captação da realidade, por meio de questionário. Quanto aos meios a pesquisa é tida como bibliográfica, uma vez que utilizou o estudo sistematizado de dados teóricos, com material já publicado para explicar o problema proposto; e pesquisa de campo, já que foi realizada coleta de dados por meio de entrevista aplicada às empresas. Os dados foram analisados através de gráficos.
O universo envolvido do estudo delimita-se aos profissionais que utilizam o SPED e a pesquisa bibliográfica específica sobre o assunto. As entrevistas com os questionários foram realizados com 16 (dezesseis) profissionais que atuam diretamente com o SPED.
Durante o período estipulado no mês novembro de 2012 aplicou-se as entrevistas com os profissionais em diversas empresas na cidade de Bagé, da mesma forma, a pesquisa bibliográfica teve continuidade desde a aprovação do Projeto de Pesquisa no mês de Julho de 2012, analisando conteúdos publicados sobre o SPED.
Na coleta de dados foi utilizada a pesquisa bibliográfica juntamente com a pesquisa de campo, pois a pesquisa bibliográfica propicia o fundamento teórico para a pesquisa de campo. Segundo Munhoz (1989), a pesquisa de campo tem por objetivo a coleta de elementos não disponíveis, que ordenados sistematicamente possibilitem o conhecimento de uma determinada situação, hipótese ou norma de procedimento.
Na pesquisa de campo os dados foram coletados utilizando os seguintes procedimentos técnicos: entrevista e questionário. A entrevista foi estruturada, a partir de um roteiro previamente estabelecido. O questionário foi elaborado na forma de perguntas abertas e fechadas, onde o informante responderá de acordo com a sua opinião.
A revisão bibliográfica teve enfoque em dados teóricos, com material já publicado para explicar o problema proposto.
Quanto à análise dos dados, conforme Vergara (2003): “a análise de conteúdo é considerada uma técnica para o tratamento de dados que visa identificar o que visa identificar o que está sendo dito a respeito de determinado tema”. Desta forma, dos dados extraídos das entrevistas com os questionários foram realizadas análises interpretativas e relacionadas com a base conceitual do artigo, afim de atingir os objetivo principal, detectar vantagens e desvantagens da implantação do SPED.
Os resultados das entrevistas e a comparação da percepção dos respondentes, foram analisadas em forma de gráficos, tendo por objetivo evidenciar as vantagens e desvantagens da utilização do SPED na opinião dos profissionais atuantes. A pesquisa bibliográfica utilizou do estudo de dados teóricos para fundamentar o problema proposto, juntamente com análise do resultado sobre as entrevistas realizadas, para obter e percepção do SPED de quem lida com seus projetos diariamente, buscando saber quais os benefícios e desafios destes profissionais.

4. ANÁLISE E APRESENTAÇÃO DOS RESULTADOS

A quantidade de entrevistas realizadas totalizou-se em 16 (dezesseis), tendo em vista o cálculo, para chegar ao número total de entrevistas necessárias para a pesquisa, não foi possível chegar a um valor concreto. Em visita a Receita Federal em Bagé, localizada a Rua Marcílio Dias, nº 800 e após atendimento com o funcionário responsável, não foi possível determinar qual a quantidade de empresas em Bagé que utilizam o SPED, a informação obtida foi de que somente as empresas de grande porte optantes de pelo Lucro Real estariam obrigadas, a Receita Federal ainda não possui sistema capaz de fornecer essas quantidades.
As entrevistas ocorreram em horário comercial, com os profissionais que utilizam do SPED no seu dia-a-dia. Dentre as empresas do Lucro Real também foram entrevistados profissionais da área contábil em escritórios respectivos, pois algumas empresas optam por terceirizar sua contabilidade.
Conforme demonstrado no Gráfico 1 a idade dos entrevistados se manteve, 50%, entre 40 e 65 anos. Segundo afirma Ruschel (2011) “a experiência profissional do contador é fator relevante quando se refere à confiabilidade do serviço prestado”. Ressaltam-se os jovens, onde 25% dos entrevistados que lidam com o SPED têm menos de 25 anos, o que representa metade dos profissionais com mais de 40 anos. Também se observa que, no Gráfico 2, 60% dos entrevistados possuem curso superior completo e/ou especialização e 33,3% dos entrevistados são estudantes de algum curso superior em andamento. Em virtude do crescimento e competitividade na área contábil, percebe-se que o trabalho do contador vem se destacando, afirmando com o alto percentual de entrevistados que possuem graduação completa e/ou em andamento e alguma especialização.
Quanto ao segmento das empresas entrevistadas, 60% são prestadoras de serviços contábeis, 40% do comércio e 13,3% do segmento de prestação de serviços.
Do tempo de utilização do SPED, notou-se que, aproximadamente 45% das empresas utilizam o SPED a menos de 1 ano, devido a recente exigência do Fisco que passou a ter vigência em 2012. Mais de 50% utilizam o SPED entre 2 e 4 anos.
A pesquisa demonstrou, conforme Gráfico 3, que, praticamente todos projetos do SPED são utilizados pelas empresas em Bagé, dando maior atenção para o SPED Contábil utilizado por 29% das empresas entrevistadas.
Quanto ao aumento da qualidade da informação transmitida, Gráfico 4, com a utilização do SPED, a pesquisa apontou com 87,5% que houve aumento na qualidade da informação transmitida, considerado assim, que a informação passou a ser mais segura. Observa-se a consideração de Oliveira (2012), “a intenção principal de qualquer projeto do SPED deveria ser a qualidade da informação transmitida, pois quando os dados enviados estão em desacordo com a legislação ou em desarmonia com a realidade da empresa, o investimento em recursos tecnológicos para o envio de informações acaba se tornando improfícuo”. Também, afirma Ruschel (2012), “os sistemas de informação tornaram-se imprescindíveis para o desenvolvimento e acompanhamento do controle das informações”.
A obrigatoriedade da transmissão das informações foi vista de forma positiva pela maioria dos entrevistados, como está obrigada de acordo com a legislação, cabe ao contribuinte se adaptar, não restando alternativa. Aproximadamente 30% dos entrevistados consideraram esta obrigatoriedade negativa, justificando que só é positiva para o fisco, para o contribuinte tem sido um elevado gasto para adaptação, multas elevadas no caso de algum descumprimento e, excessiva exposição fiscal.

5. Vantagens da utilização do SPED

Conforme Gráfico 5,  são demonstrados os resultados obtidos na entrevista referente às vantagens da utilização do SPED, concluí-se que 88% dos entrevistados concordam que a informatização na troca dos dados é um dos relevantes benefícios do SPED. Da mesma forma, 75% acreditam na segurança dos dados e na importância tecnológica da informação. Estas são as vantagens apontadas pelos entrevistados como sendo as mais relevantes.
As opiniões também se semelharam quanto à redução de ilícitos tributários por parte do governo, com a fiscalização. E quanto a possível redução de custos operacionais, ainda pouco ocorridas, destacando a Nota Fiscal Eletrônica que dispensa o uso do papel. Afirma Santos (2011), “ao lado dessas vantagens, o SPED coloca para as empresas desafios igualmente grandes”.

6. Desvantagens da utilização do SPED

Com relação às desvantagens, Gráfico 6, constatou-se que todos entrevistados consideram a utilização do SPED como respectivo aumento de trabalho para o responsável; apontaram com o mesmo índice de concordância nas afirmações sobre alto custo de implantação (88%) e falta de pessoas com conhecimento técnico (88%); e, acima de 50% destacam-se as dificuldades com: falta de estrutura, problemas de envio e validação das informações, mudança na cultura operacional da empresa e falta de conhecimento dos processos e tecnologias.
As empresas citaram a imposição forçada desse sistema, exposição fiscal e falta de software adequado, este último com alto custo, sem receber qualquer auxílio por parte do governo.
Destaca-se a falta de treinamento eficaz oferecido pelo governo, o que dificulta a utilização do SPED na empresa por falta de conhecimento. Mais importante do que possuir a tecnologia é necessário fazer bom uso dela, porém, é preciso aprender a utiliza-la, afirma Padoveze (2002),” quando se refere a um Sistema de Informação não é apenas um software e a tecnologia utilizada, mas também recursos humanos e financeiros”.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Devido à obrigatoriedade da implantação do SPED os profissionais responsáveis pelas informações tiveram que modificar suas rotinas, com relação à informação que a empresa gera e disponibiliza ao Fisco.
A contribuição científica caracteriza-se pela análise da influência do SPED sobre o comportamento dos profissionais, considerando o aumento de trabalho como desvantagem considerável, devido às exigências legais. O problema proposto neste artigo foi respondido, os objetivos alcançados, uma vez que foram evidenciadas as vantagens e desvantagens da utilização do SPED. Quanto às vantagens constatou-se a informatização na troca de dados; segurança nos dados; e, a importância tecnológica da informação.
Os principais problemas enfrentados pelas empresas para atender ao SPED dizem respeito a, mais trabalho para o responsável; alto custo de implantação; falta de pessoas com conhecimento técnico; falta de conhecimento dos processos e tecnologia; problemas de envio e validação; e, falta de estrutura e de software.
Conforme Duarte (2011), vivemos um momento de transição da Era Industrial para Era do Conhecimento, a revolução da informação. Mas, não basta ter informações é essencial saber utilizar destas para tomar as melhores decisões. Acrescenta-se a necessidade de constante atualização sobre o assunto, busca diária pelo aperfeiçoamento. Para finalizar destaca-se o SPED como fator essencial de competição diante das empresas que atuam na informalidade ou na fraude.

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