"Contribuciones a la Economía" es una revista académica con el
Número Internacional Normalizado de Publicaciones Seriadas
ISSN 1696-8360

 

CONTROL CON ABC, UNA HERRAMIENTA DE GESTIÓN 

Idalberto Benjamín Matamoros Hernández (CV)
Frank García García
kdf@vcl.quimefa.cu

 

Resumen:

El artículo detalla una metodología para el diseño de un sistema de control cuyo fundamento teórico se remite a los estudios del estadista italiano Vilfredo Pareto (1848-1923).

El sistema conocido como análisis ABC contribuye a gestionar la política de control dosificando esfuerzos y recursos, es una herramienta de aplicación universal y probados resultados.

La mayor ventaja del método está en la capacidad para simplificar el control, su principal dificultad está en identificar el parámetro cuyo impacto represente mejor los objetivos esperados por la organización.

Este trabajo tiene la intensión de persuadir al lector sobre las ventajas del método, demostrando que la simplificación resultante del control no rivaliza con su fiabilidad.

Summary:

The article details a methodology for designing a control system, whose theoretical foundation is remitted to the Italian statesman's studies Vilfredo Pareto (1848-1923).

The well-known system analysis ABC contributes to negotiate the control policy, by dosing efforts and resources. It is a tool of universal application and proven results.

The greatest advantage in the method is its capacity to simplify the control. On the other hand, its main difficulty is when identifying the parameter whose impact represents better the objectives expected for the organization.

This research paper aims to persuade the reader on the advantages of the method, demonstrating that the resulting simplification of the control doesn't compete with its reliability.

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Matamoros Hernández y García García: "Control con ABC, una herramienta de gestión” en Contribuciones a la Economía, noviembre 2010, en http://www.eumed.net/ce/2010b/ 

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Análisis ABC:

Es frecuente, en el sistema empresarial, enfrentarse a la situación de tener que controlar grandes grupos de artículos para los cuales no se ha definido una política de control. Surge entonces la necesidad de encontrar una herramienta para diseñar un método que contribuya al cumplimiento de los objetivo la empresa.

El análisis ABC es la herramienta efectiva de diseño que nos permite establecer un sistema de control simple, confiable y eficiente.

La teoría de Pareto clasifica los productos en grupos definiendo como “pocos vitales” a la minoría que aporta los mayores dividendos y “muchos triviales” a la mayoría que generan pequeños resultados.

Con el análisis ABC se generan tres grupos de artículos según su impacto en los objetivos de la organización. La fundamenta teórica del método demuestra la validez de establecer un criterio de control diferenciado para cada fracción.

Código Articulo Demanda Anual (DA) Valor Unitario (VU) Aporte Anual (AA) Tabla 1: Pasos para desarrollar el Análisis ABC o de Pareto:

I. Obtener tabla de datos y estimados estadísticos:

• Código de Identificación del artículo. (Puede ser el nombre)

• Demanda Anual estimada.

• Valor unitario. ( precio, margen de utilidades, depende del objetivo)

II. Calcular el Aporte Anual estimado de cada artículo.

AA = DA x VU

III. Priorizarlos según su Aporte Anual, organizarlos de mayor a menor. (Z-A).

IV. Determinar la Suma Acumulativa (SA) del Aporte Anual:

Donde SA(0)=0, n=Cant. Art.

V. Determinar el porciento (%) que representa la Suma Acumulativa (SA) del Aporte Anual Total:

%SA(i) = SA(i) / AA(n)

VI. Cree los Grupos A, B y C:

• Grupo A: Los artículos que alcanzan el 80% de la Suma Acumulativa sobre el Aporte Anual.

• Grupo B: Los que se encuentran entre el 80 y el 95%.

• Grupo C: El resto.

La porciento máximo calculado que delimita al Grupo A es igual a la Suma Acumulativa del Aporte Anual dividido el Total del Aporte Anual y se observa en la curva como el punto donde la pendiente cambia bruscamente (ver Gráfico de Pareto).

La selección de porcientos mayores, como arreglo de simplificación del cálculo, contribuye a aumentar el Grupo A de mínimos vitales. Esta situación es recomendable en las situaciones de elevado riesgo.

¿Cuál es la diferencia entre las clases?

Productos del Grupo A

• Incluye pocos artículos con aportes o impactos muy altos.

• Requieren la mayor atención y revisión.

• A este grupo deben dedicarse los mayores esfuerzos y recursos.

Productos del Grupo B

• Agrupa artículos de impacto moderado (a veces muchos productos.)

• Generalmente son controlados de manera automatizada, excepcionalmente gestionados por la dirección.

• Pueden emplearse las reglas de A (frecuentemente con muchas excepciones)

Productos del Grupo C

• Son muchos artículos con aportes o impactos muy bajos.

• El sistema del control debe ser tan simple como sea posible.

• Reduzca el tiempo de gestión y atención.

• Debe agruparse en lugares comunes, proveedores, clientes finales.

Al principio de este trabajo planteamos que el éxito de este método se decide en la correcta selección del parámetro de clasificación, denominado en las tablas como Aporte Anual, comience por identificar el objetivo principal de la organización y escoger el valor adecuado.

La composición de cada grupo debe ser revisada y perfeccionada tomando en cuenta los factores objetivos o subjetivos que no se incluye en el criterio base, por ejemplo: ventas eventuales o excepcionales, productos nuevos o que desaparecen, problemas de calidad, análisis de riesgos, nuevos escenarios, etc.

Con la implantación de este método se logra:

• Simplificar la Gestión de Control de la organización.

• Disminuir las perdidas de oportunidad o por ruptura de stock.

• Asegurar el control en función de los objetivos y…

• Disminuir el tiempo que se le dedica a la gestión.

Como acción de mejora constante proponemos:

• Realizar maniobras de ajustes en caso de cambios bruscos del entorno y…

• Considerar la aplicación oportuna del criterio de expertos.

Para validar la efectividad del sistema de control ABC proponemos:

• Caracterizar la situación antes de la aplicación, “fotografiar” la situación actual, valore o fije los parámetros que espera supervisar,

• Mida el tiempo que le dedica a la actividad,

• Aplique el sistema de control y…

• Caracterice la situación final tal y como al inicio,

• Establezca una comparación entre la situación inicial y final.

Muchos sino todos los parámetros de comparación pueden expresarse con cifras (unidades monetarias), los ingresos, las ventas, las utilidades, el tiempo equivale al salario implicados en el control, las pérdidas de oportunidad por el valor de los productos que no fueron servidos en el momento en que fue solicitado por el cliente, etc.

El mejor sistema de control será el que genere los mayores aportes netos a la organización, cuando el método de control ABC no muestre los resultados esperados puede significar que el parámetro se criterio no se haya correctamente seleccionado, en este caso proponemos evaluar una modificación del criterio de clasificación y repetir ciclo de control.

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