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"Contribuciones a la Economía" es una revista
académica con el
Número Internacional Normalizado
de Publicaciones Seriadas
ISSN 1696-8360
Nancy Fernández González
nancy@ehtc.co.cu
En la actualidad el hombre no ha desistido de reunirse, intercambiar, comunicarse y buscar soluciones a disímiles problemas. En las organizaciones también ha ido aumentando el número de reuniones, actos, lanzamientos de productos, recibimiento de personalidades. La correcta organización de estas actividades repercute positivamente en la imagen de la empresa, lo cual ha motivado a muchos directivos a implementar reglas protocolares como un instrumento más dentro de la política de la comunicación corporativa.
Según un artículo publicado en el Boletín Digital eventoplus.com el protocolo es el conjunto de técnicas, normas y tradiciones que permite organizar con eficacia y rigor los eventos y ceremonias que la empresa promueve.
Para el venezolano especialista en protocolo Carlos Alarico Gómez, el Protocolo
es el orden lógico, jurídico-social para establecer la precedencia, el
tratamiento, la equivalencia y la etiqueta en las relaciones formales.
Fernández González, N.: "Algunas consideraciones sobre el protocolo en los eventos organizados por la empresa" en Contribuciones a la Economía, junio 2010, en http://www.eumed.net/ce/2010a/
Cuando hablamos de protocolo estamos hablando de normas y también de tradiciones, costumbres, urbanidad, conducta social, que se deben observar y cumplir. La empresa, entonces, debe estar muy a tono con su medio exterior para ganar, nunca perder y lograr con mayor calidad los objetivos que se propone.
Existen otros criterios y definiciones con relación al protocolo; pero sí es evidente que la comunicación con el entorno de la empresa y la propia competencia entre los diferentes mercados hacen que el protocolo deba ser planificado y tenido muy en cuenta en la estrategia empresarial. No debe ser una acción espontánea ni organizada por un personal inexperto; ya que esas relaciones formales que se establecen deben diseñarse con un fin determinado y es precisamente el de lograr objetivos trazados por la organización.
Resulta importante aprovechar la celebración de cualquier tipo de evento en la empresa para demostrar su sentido comercial, haciendo acciones con calidad, fidelidad al cliente, apoyo a la actividad comercial, consolidación de cuotas de mercado, entre otras. El profesional de la comunicación, evidentemente, está en la necesidad de organizar eventos especiales con una logística adecuada, invitaciones, entretenimiento, siempre pensando en la imagen de su empresa.
Algunas consideraciones a tener en cuenta cuando la empresa es la anfitriona del evento:
La presidencia estará ocupada por el máximo representante de la empresa.
En la presidencia el poder está en el centro, después la colocación se alterna derecha e izquierda según la precedencia, por lo que es muy importante establecerla con anterioridad.
El invitado de honor o primera autoridad deberá estar colocado a la derecha del máximo representante de la empresa.
Según la teoría moderna, si la presidencia cede su puesto a un invitado se colocará a su derecha.
Las presidencias deben confeccionarse alternando cargos de la empresa con autoridades o invitados especiales.
Si al presentar la presidencia faltara alguien de los previstos, se debe retirar la silla y guardarla para cuando llegue la persona y si llegara, colocarla de último, previa negociación con la dirección.
Las autoridades de la empresa deben colocarse en un lugar relevante del acto, puede ser en la presidencia, en un lateral de la misma, en las primeras filas de los invitados; pero siempre respetando el orden entre ellos.
En los actos propios no deben colocarse las banderas oficiales, sino las de la empresa. Si la autoridad invitada requiere de la utilización de la bandera oficial, se debe tratar de no colocarlas juntas en una misma posición de mástiles. Han de separarse.
Con relación a las intervenciones, el anfitrión pronunciará el primer discurso; cerrando el invitado de honor, si lo hubiera. Las intervenciones seguirán el orden lógico de menos a más desde el punto de vista protocolario. Si el anfitrión fuese el que cerrase el orden de las intervenciones, debe al inicio dar una breve bienvenida y ceder la palabra a algún representante de la empresa para que haga su discurso en primer lugar.
El maestro de ceremonia debe colocarse a la derecha de la presidencia, aunque no es fijo.
Es importante tener en cuenta y analizar el área de protocolo.
En el caso de comidas, el anfitrión ofrecerá el brindis y le corresponderá responderlo al invitado de honor, si lo hubiera.
En las comidas, si existieran varias mesas, se debe tratar de que en cada una de ellas haya un representante de la empresa, que asumirá el papel de anfitrión en ese entorno y tratar de utilizar el protocolo mixto en la ubicación de las personas en cada una de las mesas.
La puntualidad es un criterio protocolar.
Con relación a los tipos de mesas se aconseja las de tipo “U” para Talleres, las de tipo “Herraduras” para banquetes y reuniones, las de tipo “T” para reuniones de trabajo y banquetes.
La mesa ideal para lograr objetivos de trabajo en menos tiempo se sugiere para alrededor de 12 personas.
En las reuniones es aconsejable tener un coordinador, un relator, un asesor técnico, secretario y asistente, aunque normalmente existen sólo el coordinador, el relator y el secretario.
En estos eventos se prestará mucha atención a la lista de control; es decir, todo lo que es imprescindible para la realización del evento.
Todas las personas que atienden la actividad protocolar deben estar bien preparadas, informadas y motivadas.
Lo anteriormente expuesto no basta para tener éxito en el protocolo de la empresa. Sólo constituyen algunas consideraciones elementales que pudieran tenerse en cuenta cuando la empresa es la anfitriona del evento. Hablar de PROTOCOLO es mucho más que esto.