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"Contribuciones a la Economía" es una revista
académica con el
Número Internacional Normalizado
de Publicaciones Seriadas
ISSN 1696-8360
Arnel Cruz Aguilera (CV)
arnel@facii.uho.edu.cu
Nolberto Cruz Aguilera
enecruz@facii.uho.edu.cu
Resumen
El objetivo del presente trabajo investigativo es lograr conceptualizar el término de Auditoría al Sistema de transporte, dada la importancia que ha adquirido en la actualidad la realización de las mismas y el hecho de no existir un basamento teórico respecto al mismo.
Por ser el transporte una de las principales funciones de la Logística, se hace necesario partir del estudio de la definición de logística; después se da una breve caracterización de los Sistemas de Transporte, y se tratan los principales elementos que son necesarios entender al abordar el tema; luego se analisan un conjunto de conceptos dados por diferentes autores de lo que es una auditoría y por último se conceptualiza el término de Auditoría al Sistema de Transporte que los presentes autores asumen.
Palabras claves:
Logística, Sistema de Transporte, Auditoría, Auditoría Logística, Auditoría al Sistema de transporte
Summary
This research aims at conceptualizing the term Audit to the Transportation System, because of the current importance of the performance of these activities and the fact that there is no theoretical basis on the topic.
Since transportation is one of the main functions of Logistics, it is necessary to depart from the study of the definition of Logistics. Afterwards, a brief characterization of the transportation system is given, coping with the principal elements to be understood while dealing with the topic. Then a group of concepts given by different authors about audit are analyzed. At last, the term for Audit to the Transportation System is conceptualized by the assumptions of the present authors.
Key words:
Logistics, Transportation System, Audit, Logistics Audit, Audit to the Transportation System
Cruz Aguilera y Cruz Aguilera: "Auditoría al Sistema de Transporte ¿Algo nuevo?" en Contribuciones a la Economía, julio 2009 en http://www.eumed.net/ce/2009a/
El espacio y el tiempo separan a una empresa de sus clientes. Ambas consideraciones – espacio y tiempo – están claramente relacionadas. La gestión logística debe considerar los efectos de una decisión que afecte a una y que influya en la actuación de la otra. Sin una planificación efectiva o acertada y un sistema de control, la eficacia del negocio disminuye en su plenitud de potencial de desarrollo.
Ayala Bécquer (2001) plantea que para que un Sistema Logístico funcione armónicamente y en su máxima capacidad debe de existir un programa de control implementado en las operaciones que éste comprenda, así como una verificación que permita detectar cualquier desviación.
Los sistemas logísticos pueden tener diferentes comportamientos y una de las vías más seguras y efectivas para supervisar las operaciones y por ende comprobar si dichos sistemas se encuentran dentro de un marco de confiabilidad es a través de las Auditorias Logísticas (AL).
Es importante conocer que el concepto de auditoría procede del mundo económico y consistía en un proceso de investigación y evaluación independiente, para examinar los sistemas financieros y de control interno, así como también para dar fe sobre la conformidad de transacciones efectuadas e informes financieros.
Muchos son los autores que reconocen la necesidad de realizar auditorias logísticas y además plantean las áreas relacionadas con la logística que pueden ser objeto de este tipo de control. En el caso del Sistema de Transporte no se han definido los elementos que debe abarcar este tipo de auditoría lo que ha conllevado a que los controles se hagan de forma dispersa y no de forma integral, impidiendo en ocaciones que no se tomen las decisiones adecuadas. Lo que se pretende con este trabajo es crear la base para estudios futuros sobre este tema.
Logística. Definición
Para el esclarecimiento de lo que es la Logística los autores se auxiliaran del concepto dado por Martha Gómez y José A. Acevedo en el 2001. este no solo tiene en cuenta lo planteado por los autores que le precedieron, sino que le incluyen otros elementos como son: el factor humano presente en toda actividad empresarial, además abarcan un espectro más amplio pues consideran no solo la implementación de los “flujos” sino que incluye las actividades de diseño y dirección asociadas a los mismos, además se especifica cuales son los objetivos finales que debe perseguir todo sistema logístico, incluyéndole el aspecto medioambiental que haga de la logística una actividad sostenible. Para ellos la Logística es la acción del colectivo laboral dirigida a garantizar las actividades de diseño y dirección de los flujos materiales, informativo y financiero desde su fuente de origen hasta sus destinos finales, que deben ejecutarse de forma racional y coordinada con el objetivo de proveer al cliente los productos y servicios en la cantidad, calidad, plazos y lugar demandados, con elevada competitividad y garantizando la preservación del medio ambiente.
Entendida asi, la gestión logística se encarga de planificar, organizar, ejecutar y controlar todas las actividades relacionadas con el flujo completo a través de la empresa de materias primas, componentes, productos semielaborados y terminados, información y recursos financieros asociados, de una forma eficiente eficaz y sostenible.
Componentes del Sistema Logístico
Para poder entender adecuadamente cuales son los componentes de un Sistema Logístico es recomendable partir de la definición de lo que es un sistema. Según las Normas Internacionales ISO 9000 del 2000 y a criterio de los autores, un sistema es un conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactuan
Varios autores (Cespón Castro, 2003; Torres Gemeil, 2007) consideran al Sistema Logístico formado por cuatro subsistemas fundamentales, dentro de los cuales existen sus actividades claves y de soporte.
Estos subsistemas son: aprovisionamiento, producción, distribución y reutilización; concebidos de forma integral y enfocados hacia la satisfacción del cliente, con sus funciones bien detalladas y fundamentadas.
Todos estos subsistemas y actividades que integran el sistema logístico están soportados por la gestión de los recursos humanos, financieros y físicos, dentro de sus actividades.
Las actividades claves son aquellas que tienen como característica el hecho de estar presentes en todo sistema logístico. Estas son:
Servicio al cliente
Gestión de inventarios
Procesamiento de pedidos
Transporte
El transporte como actividad clave
Según Cespón Castro (2003) el transporte como actividad clave de la logística influye sobre dos aspectos esenciales: la utilidad de lugar y de tiempo, lo cual significa tener la mercancía en el lugar y el momento que se necesita. Atendiendo a estos criterios, se define el transporte como la actividad clave de la logística, que permite el traslado de materiales y mercancías hasta los puntos de consumo y cuya función es añadir valor de tiempo y lugar.
El Sistema de Transporte
Según Torres Gemeil (2007) el Sistema de Transporte (ST) es el conjunto de modos, medios e instalaciones o infraestructura, que sirven de base material para la ejecución, por el hombre, de las actividades de transportación, a través de las relaciones económicas y jurídicas establecidas en una organización social y un basamento geográfico determinados.
De la definición anterior, se extraen los elementos que componen el sistema, el cual puede clasificarse en dos grupos:
1. Base Material
2. Relaciones Económicas y Jurídicas
La Base material está compuesta por:
Los Modos
Los Medios
La Infraestructura de Transporte.
Se denomina Modo de transporte a la forma tecnológica de efectuar las transportaciones. Los principales modos de transporte son los siguientes: transporte acuático, transporte ferroviario, transporte automotor, transporte aéreo y transporte por tuberías.
Los Medios de transporte son los vehículos, que sirven de soporte material a la circulación de las cargas y pasajeros. Las características de los medios varían según los modos.
En el caso del transporte automotor los medios pueden ser ligeros o pesados. La tecnología de almacenamiento, es también un medio de transporte, pero interno en los almacenes, algunos de estos se mencionan a continuación:
Tractores industriales (arrastra cargas por remolques)
Carretillas (manuales, eléctricas)
Equipos especializados para manipular contenedores.
Montacargas
Grúas
Porta contenedores
Remolques Porta contenedores
Equipos de manipulación de recorrido fijo:
Grúas Puentes
Grúas Torres
Equipos de manipulación fijos o temporalmente fijos:
Transportadores
Grúas giratorias fijas
En la selección de un vehículo para transportar determinado tipo de carga se debe tener en cuenta el criterio de factibilidad técnica y el criterio de factibilidad económica.
Un vehículo es factible técnicamente cuando cumple todos los requisitos desde el punto de vista técnico para transportar determinado tipo de carga. El criterio económico se tiene en cuenta cuando existen dos o más tipo de vehículos o alternativas de transportación que son factibles técnicamente y por tanto se desea escoger aquel que resulte más económico (mayor rendimiento, menor costo, etc.)
Al seleccionar las necesidades de medios de transporte es necesario conocer la composición de los productos que se prevee transportar, pues estos determinan los requisitos exigidos por el tráfico y la clase de vehículos apropiados para efectuar el transporte de los mismos.
Los productos de alto peso específico y poco volumen deben transportarse en camiones que tengan mayor capacidad de carga en toneladas que volumétricas, mientras las transportaciones de productos de bajo peso específico, pero voluminosos se procede a la inversa.
La vinculación correcta equipo producto crea las condiciones para elevar al máximo el coeficiente de aprovechamiento estático de las capacidades existentes, el rendimiento de los medios a utilizar y por ende la mayor eficiencia de la explotación del tráfico.
La Infraestructura la componen las instalaciones fijas, para las operaciones de los medios de transporte y para su atención técnica y presentan características propias en cada modo de transporte, por ejemplo:
En el transporte ferroviario: vías férreas, estaciones, talleres ferroviarios, etc.
En el transporte automotor: autopistas y carreteras, bases de operación, talleres, etc.
En el transporte acuático: atraques, dársenas, talleres navales, etc.
En el transporte aéreo: aeropuertos, talleres, etc.
En el transporte por tuberías: estaciones de bombeo, etc.
Para el analisis adecuado de la infraestructura se hace necesario tener en cuenta entre otros elementos los siguientes:
Vías de comunicación (ancho de la vía, condiciones de la vía, curvas pronunciadas, elevaciones, zona rural o urbana).
Terminales de carga y descarga (equipamiento de manipulación, características constructivas de la terminal).
Talleres de apoyo (si no existen talleres de apoyo y son viajes largos deben utilizarse equipos que consuman combustible Diesel, deben escogerse los equipos que estén en mejor estado técnico).
Los factores que determinan la estructura del ST y que se interrelacionan entre sí, son los siguientes:
Histórico-políticos
Económicos
Geográficos
Científico-técnicos
Los elementos expuestos son de suma importancia para la elaboración del diagnóstico del ST de un país, región o empresa o de una actividad en particular,
Durante el proceso de análisis se deben definir las relaciones económicas y jurídicas y el medio geográfico en que el ST estudiado se desenvuelve.
Control del transporte. Necesidad
Según Ballaud (1991) los planes logísticos se pueden organizar e implementar, pero esto sólo no asegura la consecución de los objetivos marcados. Por ello, es necesario pensar en otra de las funciones primarias de la gestión: el control. La función de control sirve para ajustar o mantener la ejecución planificada de un proceso dentro de los márgenes previstos. El proceso de control consiste en comparar los resultados reales con los planificados, e iniciar una acción correctiva si es necesario aproximar más ambos resultados.
La construcción de indicadores se convierte en un factor de relevancia dentro de las organizaciones, ya que contribuye a desarrollar una cultura orientada a los resultados, proporcionar una visión sintética de la evolución de la gestión organizacional y orientar las decisiones al respecto.
Los principales Indicadores utilizados para evaluar el transporte son:
• Indicadores técnicos: son aquellos relacionados con las características técnicas de los medios de transporte, normas de consumo de estos, necesidades, cumplimiento y calidad de las reparaciones y mantenimiento, etc.
• Indicadores económicos: Esta relacionados con la planificación de la producción del transporte y sus resultados, destacando los gastos de recursos consumidos en la ejecución y el estado financiero de la actividad.
• Indicadores de explotación: Incluye los indicadores requeridos para organizar el proceso de transportación, en especifico, para los traslados o transportaciones de cargas, además es considerado un proceso básico por su alta incidencia en la eficiencia de las transportaciones.
Dentro de todas las actividades logisticas, el transporte constituye el coste individual más importante para la mayoría de las empresas, Según Norman [2000] (*), desde el punto de vista de los costos, este representa cerca del 60% de los gastos logísticos, de ahi la importancia de mantenerlo controlado. Para poder mantener al Sistema de Transporte funcionando dentro de los parámetros establecidos, se necesita una información precisa, relevante y oportuna; las principales fuentes de esta información son los diversos informes sobre su funcionamiento y las auditorias.
Auditoría. Términos y definiciones
Muchos son los autores que abordan este tema y han tratado de conceptualizar este término. El análisis de 33 conceptos dados por 19 autores (**) arrojó que las palabras más utilizadas en su conceptualización son:
Respondiendo al ¿qué es?:
Examen (48.48%)
Periódico (27.27%)
Entidad (27.27%)
Sistema (27.27%)
Independiente (15.15%)
Respondiendo al ¿para qué?:
Determinar (39.39%)
Evaluar (33.33 %)
Correspondencia (33.33%)
Resultados (18.18%)
Comprobar (18.18%)
Evidencias (18.18%)
Cumplimiento (18.18%)
Disposiciones legales (15.15%)
Políticas (15.15%)
Información (15.15%)
Recursos (15.15%)
Teniendo en cuenta lo antes planteado se puede concluir que una auditoría sin importar su clasificación, se puede definir como un examen integral, periódico e independiente de una entidad, sus sistemas u operaciones que permite: Evaluar evidencias relativas a informaciones generadas; comprobar la correspondencia entre los recursos utilizados y los resultados alcanzados y determinar el grado de cumplimiento de las políticas y disposiciones legales vigentes. Con vista a ofrecer oportunidades de mejora y comunicar los resultados a los entes interesados y responsables de darle solución a los problemas detectados.
La auditoría ha tenido una amplia evolución en los últimos años y debido al crecimiento sustancial de los conocimientos alcanzados en todos los campos que envuelven los diversos sectores de una organización, la aplicación de estas se ha extendido a varias áreas. Es así que se desarrollan no solo auditorias financieras, sino de calidad, administrativas, de gestión ambiental, de seguridad, de los recursos humanos, logísticas, entre otras.
En este caso solo nos referiremos a las auditorias logísticas por ser las que se vinculan con nuestro objeto de investigación. Para Ballaud (1991), las Auditorias Logísticas son un examen periódico de la situación de las actividades logísticas.
La información de las auditorías se utiliza para establecer nuevos puntos de referencia con los que se pueda generar los informes y para corregir errores que puedan tener lugar en la ejecución de ciertas actividades logísticas.
Auditoría al Sistema de Transporte
La Corporación Sudamericana de Logística (2009) enumera las áreas dónde pueden ser desarrolladas las auditorias logísticas:
Auditoría de Proveedores.
Auditoría de Distribución de los Productos.
Auditoría de Gestión en los puntos de venta.
Auditoría de Gestión en Almacenes y Depósitos.
Auditoría de selección de operadores logísticos.
Auditoría de servicio al cliente.
Auditoría de Transporte de materiales y productos.
Como se puede apreciar la auditoría en cuanto al transporte, según esta Corporación, solo se limita a la actividad de transportación y no tiene en cuenta al Sistema de Transporte de forma integral, que es el encargado de que dicha actividad se materialice.
La Bibliografía consultada no da una conceptualización de lo que es una Auditoría al Sistema de Transporte. Es por esta razón y teniendo en cuenta los elementos antes abordados, los autores consideran y asumen que:
Una auditoría al Sistema de transporte no es más que el examen integral, periódico e independiente del conjunto de modos, medios e infraestructura, que sirven de base material para la ejecución, por el hombre, de las actividades de transportación, para evaluar las evidencias relativas a informes generados durante su funcionamiento; comprobar la correspondencia entre los recursos humanos, financieros y técnicos utilizados y los resultados alcanzados, además de determinar el grado de cumplimiento de las políticas y disposiciones legales vigentes. Con vista a ofrecer oportunidades de mejora y comunicar los resultados a la alta dirección, responsable de darle solución a los problemas detectados.
Conclusiones:
En la actualidad el uso de las auditorias como herramienta de control ha ganado en popularidad y su campo de acción se ha ampliado desde su concepción inicial. Con la revisión bibliográfica realizada se pudo determinar que la concepción de las auditorias a los Sistemas de Transporte resulta ser algo novedoso, lo más cercano que se logró obtener fue el término de auditorias a la actividad de transporte de materiales y productos. Con la culminación del presente trabajo creemos haberle dado cumplimiento al objetivo trazado y como toda obra humano es imperfecta, no creemos tener toda la verdad en nuestras manos, por esto recomendamos al que se interecen por el tema, investigar y profundizar sobre el mismo, para que al final como dice Taladrid: Saque usted sus propias concluciones.
Nota: Cualquier recomendación comunicarse con los autores.
Bibliografía
1. American Quality Lab, S.A de C. V. Auditorías. Disponible en: http://www.plm-alimentario.com/src. Consulta: 17 de julio 2008.
2. Ayala Bécquer, Pedro. et al. Auditorías Logísticas. Un nuevo enfoque en el control. III Jornada Científica Nacional del CID-CI. Ciudad de la Habana, febrero 2001.
3. Ballaud, Ronald H. Logística Empresarial Control y Planificación. Ediciones Díaz de Santos S.A. España, 1991.
4. Cespón Castro, R. & Auxiliadora, María. Administración de la cadena de suministro. Manual para estudiantes de la especialidad de Ingeniería Industrial. Universidad Tecnológica Centroamericana de Honduras. UNITEC. Tegucigalpa, 2003.
5. Corporación Sudamericana de Logística. Sistema de Auditoría en Gestión Logística Integral. Disponible en: http://grupocsl.or/consultoría.htm. Consulta: 25 de marzo 2009.
6. Gómez, Marta & Acevedo, José A. La Logística Moderna y la Competitividad Empresarial. Ediciones Logespro. Ciudad Habana. Cuba, 2001.
7. Knudsen González, José A. Diseño y Gestión de la cadena de suministro de los residuos agroindustriales de la caña de azúcar. Aplicación a los residuos agrícolas cañeros, el bagazo y las mieles. Tesis en opción al grado científico de Doctor en Ciencias Técnicas. Santa Clara, 2005.
8. Norma Internacional ISO 9000: 2000. Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario.
9. Torres Gemeil, M. et al. Fundamentos Generales de la Logística. Editorial Universitaria. Universidad de Pinar del Río “Hermanos Saíz Montes de Oca”. Ciudad de la Habana, 2007.
10. Torres Gemeil, M. et al. Logística. Temas Seleccionados. Tomo II. Sociedad Cubana de Logística y Marketing. 2004.
Anexo 1: Autores consultados y términos utilizados al referirse al tema de auditoría.
1. Angulo, Jenny. Auditoría de Sistemas Disponible en http://www.monografias.com. Consultado en enero 2009
2. Parra Galvis, Andrés F. et al Auditoría de los Sistemas de Información. Disponible en: http://www.monografias.com. Consultado en enero 2009
3. Morgado, Gatsby. Auditoría fiscal y Auditoría general. Disponible en: http://www.monografias.com. Consultado en enero 2009
4. Peñaranda Quintero, Héctor R. Nociones generales acerca de la Auditoria Informática (Auditoría Informática). Disponible en: http://www.monografias.com. Consultado en enero 2009
5. Sierra Cortes, Carlos A. et al. Auditoria Internacional. Disponible en: http://www.monografias.com. Consultado en enero 2009
6. Castillo Ruiz, Román. Importancia de la Auditoría operativa aplicada al área de tráfico en una empresa de alimentos. Disponible en: http://www.monografias.com. Consultado en enero 2009 (auditoría, auditoría interna, auditoría externa, auditoría administrativa)
7. Velázquez, R. Auditoria de Recursos Humanos. (1996)
8. Meléndrez Quesada, Jorge R. Auditoría de Recursos Humanos. Disponible en: http://www.monografias.com. Consultado en enero 2009
9. Jiménez, Yolanda. Auditoria. Disponible en: http://www.monografias.com. Consultado en enero 2009. (Auditoría, auditoría administrativa)
10. Quiñónez, Javier. Auditoria de producto y toma de decisiones de marketing. Disponible en: http://www.monografias.com. Consultado en enero 2009
11. D’Sousa, Carmen. Auditoria de Sistemas. Disponible en: http://www.monografias.com. Consultado en enero 2009
12. Marin Calvo, Hugo A. Auditoria Financiera. Disponible en: http://www.monografias.com. Consultado en enero 2009. (Auditoría de cumplimiento, auditoría de gestión y resultado, auditoría administrativa, auditoría informática de sistema)
13. Franco Gómez, Juan M. Auditoría fiscal. Disponible en: http://www.monografias.com. Consultado en enero 2009 (auditoría, auditoría financiera)
14. Bautista, Ernesto. Auditoria integral. Disponible en: http://www.monografias.com. Consultado en enero 2009
15. Rivas de las Casas, Catalina. La Auditoría en el contexto actual. Disponible en: http://www.monografias.com. Consultado en enero 2009
16. Machín Ochoa, Marcos A. Diagnóstico de la Actividad de Transporte de la Filial de Holguín perteneciente a la Empresa Almacenes Universales. Tesis en opción al titulo de Ingeniero Industrial. Junio 2007. (Auditoría en cuanto al transporte)
17. Kotler, Philip et al. Dirección de Marketing. Vol. III. Editorial Félix Varela La Habana 2006. (Auditoría de Marketing)
18. Cuesta, Armando. Tecnología de Gestión de Recursos Humanos. (1999). (Auditoría de GRH).
19. Ministerio de Auditoría y Control. Decreto Ley #159 De la Auditoría. Cuba, 2002. (Auditoría: externa, interna, fiscal, independiente, especial, de gestión u operacional, financiera o de estados financieros )
* Citado por Knudsen González (2005)
** Los autores y el término que utilizan se expondrán en el Anexo 1.