"Contribuciones a la Economía" es una revista académica con el
Número Internacional Normalizado de Publicaciones Seriadas
ISSN 1696-8360

 

GÉNESIS DEL CONTROL INTERNO

 

Maileny Bacallao Horta (CV)
informatico@vcl.ausa.cu
 

1. Definiciones del Control Interno.

Al tratar la temática de control interno debemos abordar su marco conceptual y definiciones:

El control interno es un instrumento de gestión que se emplea para proporcionar una seguridad razonable de que se cumplan los objetivos establecidos por la entidad, para esto comprende con un plan de organización, así como los métodos debidamente clasificados y coordinados, además de las medidas adoptadas en una entidad que proteja sus recursos, propenda a la exactitud y confiabilidad de la información contable, apoye y mida la eficiencia de las operaciones y el cumplimiento de los planes, así como estimule la observancia de las normas, procedimientos y regulaciones establecidas. La eficacia de la estructura de control interno, revisión y actualización constante es una responsabilidad de todos los directivos de la entidad.

Hasta la década de los setenta del siglo pasado encontrar una definición comúnmente aceptada de control interno resultaba difícil debido a la diversidad de conceptos enunciados. Varios factores propiciaron el debate en instituciones como la Organización Internacional de Instituciones Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI).

En 1992, la Comisión de Normas de Control Interno INTOSAI, elaboró las Directrices referentes a los Informes sobre la Eficacia de los Controles Internos: Experiencias de las Entidades Fiscalizadoras Superiores (EFS) en la implantación y evaluación de los controles internos.
 

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Para citar este artículo puede utilizar el siguiente formato:
Bacallao Horta, M.: "Génesis del Control Interno" en Contribuciones a la Economía, mayo 2009 en http://www.eumed.net/ce/2009a/

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Definición según INTOSAI.

Para la INTOSAI el control interno representa el conjunto de los planes, métodos, procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la dirección, para ofrecer una garantía razonable de que se han cumplido los objetivos generales siguientes:

a) Promover las operaciones metódicas, económicas, eficientes y eficaces y los productos y servicios de calidad, acorde con la misión que la institución debe cumplir;

b) Preservar los recursos frente a cualquier pérdida por despilfarro, abuso, mala gestión, errores, fraude e irregularidades;

c) Respetar las leyes, reglamentaciones y directivas de la dirección; y

d) Elaborar y mantener datos financieros y de gestión fiables y presentarlos correctamente en los informes oportunos.

Durante la década de los ochenta, se llevaron a cabo amplias discusiones acerca del tema, por agrupaciones privadas fundamentalmente de los Estados Unidos y el resultado de los estudios se publicó en el documento “Marco Integrado del Control Interno” elaborado por el Comité of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, conocido por sus siglas (COSO), grupo de trabajo creado en 1985, que reunió la información sobre las principales tendencias a nivel mundial y presentó un nuevo enfoque desde el punto de vista de la gerencia moderna.

Definición según COSO.

En un sentido amplio, se define como:  (1)...” Un proceso efectuado por el Consejo de Administración, la Dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objetivo de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías:

a.- Eficacia y eficiencia de las operaciones.

b.- Fiabilidad de la información financiera, y

c.- Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables.”

Esta definición refleja los conceptos fundamentales siguientes:

 El control interno es un proceso. Es un conjunto de acciones estructuradas y coordinadas dirigidas a un fin o resultado. No se trata de acciones añadidas, si no de acciones incorporadas a los procesos e integradas a la gestión de la entidad como parte inseparable de su actividad.

 El control interno lo llevan a cabo las personas, en cada nivel de la entidad. No se trata sólo de la dirección, si no de todas las personas que componen la organización, las cuales deben tener conciencia de la necesidad de evaluar los riesgos, aplicar controles y estar en condiciones de responder adecuadamente a ello.

 El control interno sólo puede aportar un grado razonable de seguridad a la entidad de que los objetivos previstos serán alcanzados, no es posible que los controles eviten todos los problemas y cubran todos los riesgos, por lo que es muy importante conocer sus limitaciones.

 El control interno facilita la consecución de los objetivos de la entidad en los tres ámbitos siguientes:

- Eficiencia y eficacia de las operaciones,

- Fiabilidad de la información financiera y contable, y

- Cumplimiento de las leyes y las normas aplicables.

El interés del informe COSO consiste en disponer de una metodología común, con una visión integradora y dinámica que permita satisfacer las demandas de todos los sectores involucrados, para mejorar la calidad de la información financiera, concentrándose en el manejo corporativo y las normas éticas. Desde su concepción ha sido ampliamente difundido en el ámbito mundial como uno de los estudios más completos en la materia.

Definición según la Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios.

Durante los años 2001 y 2002, el Comité de Normas Cubanas de Contabilidad laboró en un equipo de trabajo para el estudio y propuesta de un marco conceptual y nuevos enfoques de los sistemas de control interno en el país, resultado del cual se promulga la Resolución 297-2003 del Ministerio de Finanzas y Precios poniendo en vigor las definiciones del Control Interno, el contenido de sus componentes y sus normas. De acuerdo con dicha Resolución se define el control interno como: (2)...” El proceso integrado a las operaciones efectuado por la dirección y el resto del 11 personal de una entidad para proporcionar una seguridad razonable al logro de los objetivos siguientes:

a.- Eficiencia y eficacia en las operaciones.

b.- Control de los recursos, de todo tipo, a disposición de la entidad.

c.- Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas, establecidas.

d.- Confiabilidad de la información”.

Aspectos generales.

Las definiciones de INTOSAI, COSO y la Resolución 297, se complementan y proporcionan una amplia visión del control interno.

En el caso de la INTOSAI se centra en los objetivos, destaca que es la autoridad de la institución la responsable de establecer una adecuada y eficiente estructura de control así como establece el conjunto de normas generales y especificas a cumplir.

En el marco de COSO y la Resolución 297, se vincula a la dirección y el resto del personal, con énfasis en los valores así como se estructura y clasifican las normas en los cinco componentes: ambiente de control, evaluación de riesgos, actividades de control, información y comunicación y supervisión o monitoreo.

Resumiendo, la interrelación de COSO y la Resolución 297, se enfatiza en que:

1. El control interno es considerado un proceso integrado a las operaciones y actividades que desarrolla una entidad y no una carga agrupadas de mecanismos burocráticos impuestos desde fuera.

Se denomina proceso al conjunto de las fases sucesivas o secuencia de una operación; e integrado, a la constitución de todas las partes o el completamiento de un todo con las partes.

Por tanto el proceso integrado trasmite la idea del conjunto de todas las fases sucesivas o secuencia lógica ordenada de una operación u actividad.

2. Se involucra a todo el personal, desde la máxima autoridad de la entidad, los directivos hasta el resto del personal. Cada integrante de la entidad tiene parte de responsabilidad en el proceso y límites de autoridad para ejercerla.

3. La importancia de los valores éticos para el buen desempeño y cumplimiento de los objetivos.

4. Es una herramienta inherente al ejercicio de la gestión y de las funciones de dirección.

1.1 Principios del Control Interno.

Según Miranda (3) el control interno se rige por tres principios fundamentales generalmente aceptados y aunque algunos autores tienden a desglosarlos, en esencia su contenido es el mismo. Estos principios son:

• División del trabajo.

• Fijación de responsabilidades.

• Cargo y descargo.

Esta misma definición ha sido aceptada por el Instituto de Censores Jurados de España, por la International Federation Accountants (IFAC), y el Registro de Economistas Auditores de España (REA) entre otros.

División del trabajo: Este principio en esencia consiste en la separación de funciones en las unidades operativas de actividades de custodia y control, y de éstas entre sí. El trabajo debe estar subdividido de tal forma que una persona no tenga un control completo de la operación, para lo cual se debe distribuir el trabajo de modo que una operación no comience y termine en la persona o departamento que la inició.(4)

De esta forma el trabajo de una persona es verificado por otra, que trabaja independiente, pero que al mismo tiempo está verificando la operación realizada, lo que posibilita la detección de errores u otras irregularidades. Para lograr este objetivo también es necesario que las personas que realicen las operaciones, no tengan acceso a los registros contables que guarden relación con esas mismas operaciones.

Fijación de Responsabilidades: Este principio se basa en que los procedimientos inherentes al control de las operaciones económicas, así como la elaboración de los documentos pertinentes, permitan determinar, en todos los casos, la responsabilidad primaria sobre todas las anotaciones y operaciones llevadas a cabo.

La prevención de las funciones de cada área, o sea qué hay que hacer, así como las consecuentes responsabilidades de los integrantes de una unidad organizativa, expresando el cómo hay que hacer y quien debe hacerlo. En este principio hay que tener en cuenta que la autoridad es delegable, no así la responsabilidad.(5)

Cargo y descargo: Está profundamente relacionado con el de fijación de responsabilidad, pues facilita su aplicación cuando es necesario. Cuando se produce una entrega (descargo), existe una contrapartida o recepción (cargo).

Cuando esta operación se formaliza documentalmente, la persona que recibe firma el documento asumiendo la custodia de los medios recibidos.

El objetivo de este principio es extender el control para lograr que se contabilicen y registren los cargos de todo lo que entra y los descargos de todo lo que sale.

Toda cuenta recibe cargos y descargos y debe quedar bien definido en que forma y momento recibirá los débitos y por cuales recibe los créditos. Por tanto toda anotación que no obedezca a las normales de una cuenta, debe ser investigada en detalle, así mismo debe ser analizada cualquier anotación que no esté acorde con los procedimientos de contabilidad generalmente aceptados o los establecidos internamente en la entidad.

1.2 Efectividad y eficacia del control interno.

Un sistema de control interno es efectivo cuando alcanza un estándar predeterminado de seguridad en el cumplimiento de los objetivos de la organización y si el Consejo de administración y la Gerencia tienen una seguridad razonable de que:

- Se están alcanzando los objetivos,

- Los informes financieros y contables están siendo preparados con información fiable, y

- Si se están cumpliendo las leyes y reglamentos aplicables.

La evaluación de la eficacia es un concepto subjetivo acerca de si funcionan adecuadamente los cinco componentes del control interno. Es decir para analizar la eficacia hay que analizar los cinco componentes. La eficacia en cada componente puede ser distinta. No tiene necesariamente porque darse una eficacia idéntica en cada uno de ellos ya que pueden compensarse.

Aunque el control interno es un proceso continuo, su eficacia se mide en relación a un momento dado.

 Eficacia del control interno.

El control interno es efectivo cuando proporciona razonable seguridad de que las metas y objetivos establecidos por la dirección se van a lograr, cuando limita el riesgo de una posible desviación a un margen de error tolerable.

Cuando se ejerce el control la exposición al riesgo disminuye, mayor y mejor control implican menor riesgo.

Para que el control interno sea eficaz debe satisfacer al menos cinco criterios esenciales:

a) Apropiado: proporcional al riesgo probable,

b) Operativo: instrumentarse mediante un método sencillo,

c) Relevante: aplicado a actividades significativas,

d) Permanente: funcionar bajo cualquier circunstancia, y

e) Rentable: el costo no debe exceder el beneficio resultante.

2. Componentes del control interno.

El marco conceptual de COSO incorpora una serie de normas orientadas a medir la efectividad del control interno, y para ello señala cinco componentes, los cuales deben estar presentes e interrelacionados en cualquier sistema considerados en el diseño de los Sistemas de Control Interno en cada entidad, acompañados de criterios de control y de evaluación en algunas áreas de la organización. Dichos componentes son:

• Ambiente de Control

• Evaluación de Riesgos

• Actividades de Control

• Información y Comunicación

• Supervisión o Monitoreo

Ambiente de control

El ambiente o entorno de control constituye el andamiaje para el desarrollo de las acciones y refleja la actitud asumida por la alta dirección en relación con la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades de la entidad y resultados, por lo que debe tener presente todas las disposiciones, políticas y regulaciones que se consideren necesarias para su implantación y desarrollo exitoso.

Este puede considerarse como la base de los demás componentes del control interno.

Evaluación de riesgos

El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan las actividades de las entidades. A través de la investigación y análisis de los riesgos relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza, se evalúa la vulnerabilidad del sistema. Para ello debe adquirirse un conocimiento práctico de la entidad y sus componentes de manera de identificar los puntos débiles, enfocando los riesgos de la organización (internos y externos) como de la actividad.

Actividades de control

Las actividades de control son procedimientos que ayudan a asegurarse que las políticas de la dirección se llevan a cabo, y deben estar relacionadas con los riesgos que ha definido y asume la dirección.

Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización y en cada una de las etapas de la gestión, partiendo de la elaboración de un mapa de riesgos según lo expresado en el puntos anterior; conociendo los riesgos, se disponen los controles destinados a evitarlos o minimizarlos.

En muchos casos, las actividades de control pensadas para un objetivo suelen ayudar también a otros; los operacionales pueden contribuir a los relacionados con la confiabilidad de la información financiera, éstas al cumplimiento normativo, y así sucesivamente.

Información y comunicación

La información relevante debe ser captada, procesada y transmitida de tal modo que llegue oportunamente a todos los sectores permitiendo asumir las responsabilidad individuales.

La comunicación es inherente a los sistemas de información. Las personas deben conocer en tiempo las cuestiones relativas a su responsabilidad de gestión y control. Cada función debe especificarse con claridad, entendiendo como tal las cuestiones relativas a la responsabilidad de los individuos dentro del Sistema de Control Interno.

Supervisión o monitoreo

Es el proceso que evalúa la calidad del control interno en el tiempo.

Es importante monitorear el control interno para determinar si éste está operando en la forma esperada y si es necesario hacer modificaciones.

Las actividades de monitoreo permanente incluyen actividades de supervisión realizadas de forma permanente, directamente por las distintas estructuras de dirección.

En tal sentido, es indispensable su desempeño por cuanto expone la situación en que se encuentra la entidad y las soluciones que hay que hacer partiendo de la no correspondencia con su desempeño.

Las evaluaciones separadas son actividades de monitoreo que se realizan en forma no rutinaria, como las auditorías periódicas efectuadas por los auditores internos.

2.1 Obligatoriedad del uso del nuevo enfoque de control interno. Acciones concretas de Cuba.

El nuevo enfoque de control interno constituye actualmente una referencia internacional obligada.

Este enfoque, así como las definiciones y conceptos que de él se derivan representan la visión moderna y el marco conceptual actual del control interno.

El mismo se corresponde con la filosofía de organización de las entidades y apoya la consecución de los objetivos empresariales, mejora la calidad de la información financiera y favorece el cumplimiento de las regulaciones y normas aplicables.

Además, según Wood (6) implica una nueva concepción del control interno, pues involucra al sujeto económico en cada nivel de la entidad con un alto grado de motivación, a diferencia de las tradicionales prácticas que lo perciben como un elemento añadido, o como una carga impuesta por los órganos reguladores o burócratas.

Estos detalles constituyen por tanto, elementos muy importantes para el éxito de las organizaciones. Sin embargo, muchos de estos detalles carecían de normatividad en el país y tampoco existía una definición común acorde con el nuevo enfoque internacional que respondiera a las exigencias actuales de la economía cubana, a su descentralización y al control oportuno y eficaz de los recursos en los diferentes niveles de dirección.

Basado en lo anterior y a la preocupación incesante del Estado y del Gobierno cubanos por estos temas y a los problemas relacionados con las indisciplinas, ilegalidades y manifestaciones de corrupción en el año 2003 surgieron nuevas disposiciones legales relacionadas con el control interno y se completaron otras que ya existían en el país de acuerdo a los nuevos conceptos.

Nuevas Disposiciones legales del control interno en Cuba.

 Res.13/2003 MAC. Exigencia a todas las entidades cubanas de la elaboración y control sistemático del Plan de medidas para la Prevención, Detección y enfrentamiento a las Indisciplinas, Ilegalidades y manifestaciones de corrupción, con la participación de los trabajadores y de las organizaciones políticas y de masas.

 Guía Nacional de Control Interno. Año 2003. MFP-ANEC-MAC. Medidas de control interno mínimas para evaluar el ambiente de control, los riesgos, la información y comunicación y la supervisión, junto con las medidas tradicionales de los subsistemas de Efectivo en Caja, Banco, Inventarios, AFT, Nóminas, Inversiones Materiales, Cuentas por cobrar, Cuentas por pagar, Finanzas, Costos y Gastos, Inmuebles, Contabilidad y Estados Financieros y Precios y Tarifas.

 Res.297/2003 MFP. Establecimiento de las definiciones del control interno, así como el contenido de sus Componentes y sus Normas y la exigencia de su implementación en el transcurso de un año para aquellas empresas en perfeccionamiento empresarial y hasta dos años para el resto de las entidades.

Resolución 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios.

Esta resolución define el control interno como...“El proceso integrado a las operaciones efectuado por la dirección y el resto del personal de una entidad para proporcionar una seguridad razonable al logro de los objetivos siguientes:

• Confiabilidad de la información.

• Eficiencia y Eficacia de las operaciones.

• Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas establecidas.

• Control de los recursos, de todo tipo, a disposición de la entidad”. (7)

La cual es bastante similar a la definición internacional del Informe COSO y se le agrega un elemento muy importante que es el control de los recursos, que la definición internacional no tiene en cuenta en su contenido literal.

3. Conclusiones.

La revisión bibliográfica realizada sobre el tema en general, nos permitió arribar a las siguientes conclusiones:

1. El Control Interno en su nuevo enfoque facilita a la dirección de cualquier entidad o negocio los elementos necesarios para la toma de decisiones, pues pone de manifiesto las debilidades de cada actividad y la tendencia hacia el futuro, de ahí su importancia.

2. Es cierto que existen diferentes criterios de autores en la conceptualización del control interno como sistema, pero en todos es coincidente el criterio de que se integra de componentes que logran una determinada sinergia con el propósito de lograr un fin común, es decir objetivos o metas propuestas por la administración o gerencia.

4. Bibliografía.

1. Cooper and Lybrand. Serie Control interno, auditoría y seguridad informática, “Control Interno: Las distintas responsabilidades de la Empresa. Diario Expansión. España. 2002.

2. González,D., Ramiréz, A., González, B., Torres, A., Ruiz, J. Metodología para la investigación científica: Guías para la elaboración del diseño de la investigación. Compendio I y II. Escuela Superior “Aridez Estévez Sánchez”. Centro de investigación y Docencia. 2008.

3. Resolución 297. Ministerio de Finanzas y Precios.2003.

4. Ministerio de Finanzas y Precios, Res. 297/2003, Anexo 1. Pág. 2.

5. Miranda, A., de, Torras, O., González, J. Auditoría de las Empresas. Tomo I, Cuba, Editorial Combinado Poligráfico Juan Marinello. 1982.

6. Prevención de riesgos laborales. Vocabulario. ONN. 76: 2000.

7. Prevención de riesgos laborales. Reglas generales para la implantación de un sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. ONN. 74:2000.

8. Prevención de riesgos laborales. Reglas generales para la evaluación de los sistemas de gestión de seguridad y salud en el trabajo. Proceso de auditoría. ONN. 75:2000.

9. Wood, G. El control es el hombre, revista Auditoria y control, MAC, Cuba.2007.

NOTAS

1. Cooper and Lybrand, 1996, Serie Control interno, auditoría y seguridad informática, “Control Interno: Las distintas responsabilidades de la Empresa. Diario Expansión, Madrid, España, págs. 11-12.

2. Ministerio de Finanzas y Precios, Res.297/2003, Anexo 1.Pág.2.

3. Miranda, A., de, Torras, O. , González, J., (1982) , Auditoría de las Empresas Socialistas. Tomo I, Cuba, Editorial Combinado Poligráfico Juan Marinello, capitulo 5, pág. 165.

4. Miranda, A., de, Torras, O. , González, J., (1982) , Auditoría de las Empresas Socialistas. Tomo I, Cuba, Editorial Combinado Poligráfico Juan Marinello, capitulo 5, pág. 165.

5. Ministerio de Finanzas y Precios, 1996, Seminario sobre Auditoría Interna, La Habana, Cuba

6. Wood, Guillermo, Fonseca, 2001, El control es el hombre, revista Auditoria y control, MAC, Cuba, pág.37.

7. Ministerio de Finanzas y Precios, Res. 297/2003, Anexo 1. Pág. 2.

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