Yordanka Garcia Garcia
Deisi Gavin Morales
Manuel Guerra Garcés
Francisco E. Reyes Santos
consultor@ingemat.vc.minaz.cu
 

RESUMEN

El presente trabajo titulado: “Perfeccionamiento del Sistema de Control Interno tiene como objetivo Proponer alternativas para el perfeccionamiento de los Sistema de Control

Para el desarrollo del trabajo se aplican diferentes herramientas investigativas como son: entrevistas a especialistas, criterios a expertos, etapas de observación, revisión de documentos, matriz DAFO, técnicas de análisis y diagnóstico, revisión bibliográfica, análisis de datos históricos, síntesis de información estadística, encuestas, inspecciones y supervisiones realizadas en todas las áreas, muestras de los resultados de las inspecciones, actividades de control, realizadas diferentes entidades, también se realizo un análisis del Sistema de Control Interno que se encuentra implantado en cada una de ellas, como resultado del trabajo se obtiene un diagnóstico donde se evidencian deficiencias en el Sistema de control interno que afectan el desenvolvimiento de la actividad. Y de ahí se derivan propuestas como alternativas de solución a los problemas.

Para citar este artículo puede utilizar el siguiente formato:
Garcia Garcia, Gavin Morales, Guerra Garcés y Reyes Santos: "Perfeccionamiento del Sistema de Control Interno" en Contribuciones a la Economía, abril 2009 en http://www.eumed.net/ce/2009a/

La definición formal de Control Interno, publicada originalmente en 1949 y repetida en subsiguientes publicaciones, es sucinta y sirve como punto de partida para explicar la función del control interno.

Los problemas y las soluciones de una empresa tienden a cambiar en la medida en que se incrementan el número de empleados, las cifras de ventas y la complejidad de las operaciones. Según Greiner (1972),..”...las organizaciones que no crecen en tamaño pueden conservar los mismos instrumentos de dirección y prácticas a lo largo de largos periodos de tiempo. La implantación de un Sistema de Control Interno ha adquirido especial importancia y ha ido ampliando sus ámbitos de aplicación, en la medida en que el incremento de la dimensión empresarial ha supuesto un distanciamiento por parte de los propietarios, en el control día a día, de las operaciones que se producen en la empresa…”

En el proceso de Control se realiza una labor de organización orientada a cumplir las decisiones adoptadas, se revelan las dificultades que surgen al llevar a la práctica las tareas planteadas y señalan las medidas para vencer las dificultades.

El Control contribuye en gran medida a elevar el sentido de responsabilidad de los ciudadanos ante la Sociedad en la disciplina y la honestidad.

Con la aparición del Socialismo no desaparecen los controles, sino que se hacen necesarios.

Su desenvolvimiento en la Sociedad Socialista puede ser orientado eficazmente solo a condición de que los trabajadores tengan un alto grado de organización y que el individuo posea un elevado sentido del deber ante la Sociedad.

En la Resolución Económica del V Congreso del Partido define el control como: “El control oportuno y eficaz de la actividad económica; es esencialmente para la dirección a cualquier nivel, es el control del uso eficiente de los recursos sea interno al mecanismo de gestión y no dependa únicamente de comprobaciones externa”.

Un adecuado Sistema de Control Interno es parte importante de una Entidad bien organizada, pues garantiza la salvaguarda de los bienes y hace confiable los registros y resultados de la Contabilidad, que son indispensable para la buena marcha de cualquier Entidad.

Cuando los negocios crecen y el volumen de sus operaciones lo permite, se reconocen universalmente, las ventajas de los controles.

El Control Interno es preocupación de las entidades, en mayor o menor grado, con diferentes enfoques y terminologías, lo que ha permitido que al pasar del tiempo se haya planteado diferentes concepciones acerca del Control Interno, sus principios y elementos que se deben conocer e instrumentar en la entidad cubana actual.

No se concibe una Entidad que, previo al proceso de implantación del Sistema de Perfeccionamiento Empresarial, no tenga diseñado, según sus características y funcionamiento adecuado, su propio Sistema de Control Interno.

El Control es una de las funciones principales del proceso de Dirección y Gestión.

Un Sistema de Control Interno bien planeado y responsablemente ejecutado puede brindar, si ese está alertas, las evidencias para corroborar la ocurrencia de anormalidades e irregularidades.

La no observancia de los Principios de Control Interno en la elaboración y aplicación de los procedimientos, normativas, mecanismos, planes, plantillas de cargos y otros que conformen el Sistema de Control Interno de las entidades, posibilita el desvío y uso indebido de los recursos y la ocurrencia de hechos delictivos, atentando contra la integridad de los dirigentes y trabajadores y propiciando su corrupción.

Enfatizar la importancia de poseer un sistema de control interno que promueva el logro de los objetivos y metas de la entidad, la detección temprana de desviaciones o áreas susceptibles de mejoras en los procesos productivos, administrativos y de servicios, y la aplicación de las medidas que sean necesarias de manera oportuna.

El Control es una responsabilidad de los que dirigen las actividades operacionales y técnicas, dado que es allí donde se utilizan los recursos humanos, materiales y financieros para la producción y los servicios, y por tanto debe garantizar que el control sea realmente efectivo.

Definiendo como problema científico: “La existencia de deficiencias en los componentes del Sistema de Control Interno”

Como hipótesis de esta investigación: Con el Perfeccionamiento del Sistema de

Control Interno propuesto se logra mayor eficacia en la toma de Decisiones.

El Control Interno

A efectos de avanzar en el estudio de control interno, se ha escogido como marco de desarrollo e investigación –de entre todos los informes y lineamientos conceptuales que rigen esta materia- el Informe COSO.

Destaca la necesidad de que la alta dirección y el resto de la organización comprendan cabalmente la trascendencia del Control Interno, la incidencia del mismo sobre los resultados de la gestión, el papel estratégico a conceder a la auditoria y esencialmente la consideración del control como un proceso integrado a los procesos operativos de la empresa y no como un conjunto pesado, compuesto por mecanismos burocráticos.

A nivel regulatorio o normativo, el Informe COSO ha pretendido que cuando se plantee cualquier discusión o problema de Control Interno, tanto a nivel práctico de las empresas, como a nivel de auditoria interna o externa, o en los ámbitos académicos o legislativos, se tenga una referencia conceptual común, lo cual hasta ahora resultaba complejo, dada la multiplicidad de definiciones y conceptos divergentes que han existido sobre control interno.

Control Interno: Incluye el Plan de Organización de todos los métodos y medidas de coordinación acordados dentro de una Empresa para salvaguardar sus activos, verificar la corrección y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operacional y la adhesión a las políticas Gerenciales establecidas.

El Control Interno es el proceso integrado a las operaciones efectuadas por la Dirección y el resto del personal de la Empresa.

El Sistema de Control Interno, es creado en la Empresa para garantizar el funcionamiento de la misma en óptimas condiciones y evitar afectaciones a sus medios materiales, equipos y demás activos.

Es imprescindible para su éxito lograr una cultura de control:

Que se exprese en:

1. Conciencia y actuación de los cuadros y dirigentes. Administradores.

2. Activa participación de los trabajadores.

Definición de Control Interno según las normas COSO

En un sentido amplio, se define el control interno como: Un proceso efectuado por el consejo de administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías:

• Eficacia y eficiencia de las operaciones

• Fiabilidad de la información financiera

• Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables

Análisis de la definición:

El control interno es un proceso. Es un conjunto de acciones estructuradas y coordinadas dirigidas a la consecución de un fin, no es un fin en sí mismo.

Los procesos de negocios que se llevan a cabo dentro de las unidades y funciones de la organización o entre las mismas, se coordinan en función de los procesos de gestión básicos de planificación, ejecución y supervisión.

El control interno es parte de dichos procesos y está integrado a los mismos, permitiendo su funcionamiento adecuado y supervisando su comportamiento y aplicabilidad en cada momento.

Constituye una herramienta útil para la gestión, pero no es un sustituto de ésta. Los controles internos no deben ser añadidos sino incorporados a la infraestructura de una entidad, de manera que no entorpezcan sino que favorezcan la consecución de los objetivos de la entidad; el hecho de “incorporarlos” permitiría identificar desviaciones de

los costos en actividades operativas básicas, y además se agilizaría el tiempo de respuesta para solucionar estas desviaciones o cosos innecesarios.

Lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles y no se trata solamente de manuales de organización y procedimientos.

En cada área de la organización, la persona encargada de dirigirla es responsable por el Control Interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en su cumplimiento participan todos los trabajadores de la entidad independientemente de categoría ocupacional que tengan.

Debe facilitar la consecución de objetivos en una o más de las áreas u operaciones en la empresa.

Aporta un grado de seguridad razonable, aunque no total, en relación con el logro de los objetivos fijados.

Debe propender al logro del autocontrol, liderazgo y fortalecimiento de la autoridad y responsabilidad de los colectivos laborales.

Pero la conclusión más importante de su interpretación: es que un Sistema de Control Interno deberá se planeado, nunca será consecuencia de la casualidad o surgirá de modo espontáneo. No. el control interno es una trama bien pensada de métodos y medidas de coordinación ensambladas de forma que funcionen coordinadamente con fluidez, seguridad y responsabilidad, que garantice los objetivos de preservar, con la máxima seguridad el control de los recursos, las operaciones, las políticas administrativas, las normativas económicas, la confiabilidad, la exactitud de las operaciones anotadas en los documentos primarios y registradas por la contabilidad. En fin, debe coadyuvar a proteger los recursos contra el fraude, el desperdicio y el uso inadecuado.

El control interno abarcará todas las funciones y actividades administrativas, económicas, financieras o contables, por lo que se convierte en un sistema integrado que interrelaciona y verifica todas las funciones de la organización.

Limitaciones del control interno

• El concepto SEGURIDAD RAZONABLE está relacionado con el reconocimiento explícito de la existencia de limitaciones inherentes del control interno.

• En el desempeño de los controles pueden cometerse errores como resultado de interpretaciones erróneas de instrucciones, errores de juicio, descuido, distracción y fatiga.

• Las actividades de control dependientes de la separación de funciones, pueden ser burladas por colusión entre empleados, es decir, ponerse de acuerdo para dañar a terceros.

• La extensión de los controles adoptados en una organización también está limitada por consideraciones de costo, por lo tanto, no es factible establecer controles que

• proporcionan protección absoluta del fraude y del desperdicio, sino establecer los controles que garanticen una seguridad razonable desde el punto de vista de los costos.

• Es un método infalible para garantizar el control, ya que puede ser vulnerado si existe la colusión, que no es más que el acuerdo o trato entre varias personas para quebrantar lo establecido y beneficiarse.

Qué se puede lograr con el control interno

El control interno pude ayudar a que una organización:

1. Consiga sus objetivos de rentabilidad y rendimiento

2. Pueda prevenir pérdidas de recursos

3. Obtenga información contable confiable

4. Refuerce la confianza en que la empresa cumple las leyes y normas aplicables

Qué no se puede lograr con el control interno

1. El éxito de la entidad, sólo asegura la consecución de objetivos básicos empresariales o, como mínimo, la supervivencia de la entidad.

2. Asegurar la fiabilidad de la información contable y el cumplimiento de las leyes y normativa aplicable.

Factores que suponen un freno a la implementación de un sistema de control interno en la gestión empresarial.

• Resistencia natural que ofrecen los directivos debido a la visión que tienen del sistema de control interno como factor cuya única consecuencia es el incremento de la burocracia en la empresa.

• No desean alentar políticas de control que actúen sobre el ámbito de la gestión de los propios directivos.

• El elevado costo que la implantación de mecanismos de control interno suponen para la empresa.

Matriz DAFO

La Matriz DAFO: constituye una herramienta útil para la determinación de los objetivos estratégicos de la empresa.

Matriz de Ciclo de Vida (ADL).

Esta Matriz se estructura a partir de dos variables:

1. Grado de madurez del Negocio.

2. La Posición Competitiva de la Empresa en el Área de Negocio.

Mide también las necesidades financieras de las modalidades de negocios más importantes y el nivel de Riesgo asumido en los Negocios de la Empresa.

Esta matriz, cuyo nombre surge del acrónimo de Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades, Su esencia se basa en identificar las amenazas y oportunidades claves que se derivan del análisis del entorno general y competitivo, así como las fortalezas y debilidades que resultan del análisis del diagnóstico de las capacidades distintivas del negocio.

Los componentes del sistema de control interno.

1. El Ambiente de Control,

2. La Evaluación de Riesgo

3. Las Actividades de Control

4. La Información y Comunicación

5. La Supervisión o Monitoreo.

Estos elementos generan una sinergia y forman un sistema integrado que responde de una manera dinámica a las circunstancias cambiantes del entorno.

Los componentes están interrelacionados lo que hace que al existir un cambio en el Ambiente de Control se deriven transformaciones en el resto de los componentes, esto es precisamente lo que le da al Control Interno un carácter de sistema, y su efectividad está en la habilidad que tenga el dirigente para crear en su entidad una cultura de gestión periódica de los riesgos, para que realmente el Sistema de Control Interno forme parte del proceso de gestión.

Las técnicas establecidas por la entidad para el diseño de los componentes son precisamente las que van convirtiendo al Sistema de Control Interno en un instrumento encaminado a la prevención.

El ambiente de control. Es el conjunto de circunstancias y conductas que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del Control Interno.

Es, fundamentalmente, consecuencia de la actitud asumida por la alta dirección, la gerencia, y por carácter reflejo el resto de los empleados, con relación a la importancia del Control Interno y su incidencia sobre las actividades y resultados.

Importancia

El ambiente de control es la base o andamiaje de todo sistema de Control Interno. Determina las pautas de comportamiento en la organización e influye en el nivel de concientización del personal respecto del control. No obstante, su trascendencia radica en que como conjunción de medios, operadores y reglas previamente definidas, traduce la influencia de varios factores en el establecimiento, fortalecimiento, o debilidad de políticas y procedimientos en una organización.

Se definen y establecen los aspectos organizativos que requiere la entidad para su funcionamiento, se diseña la preparación del personal creando una cultura ética y de integridad moral en todos los miembros de la organización.

El Ambiente de Control fija el tono de la Entidad al influir en la conciencia del personal. Este puede considerarse como la base de los demás componentes del control interno.

Los valores éticos son esenciales para el Ambiente de Control. Los valores éticos van más allá del cumplimiento de las leyes, resoluciones, decretos, etc. (Ejemplo: valores institucionales, código de ética, convenio de trabajo). Se puede tener muchos manuales pero si no existe una cultura de organización sustentada en el comportamiento y la integridad moral de sus trabajadores, el Sistema de Control Interno no será efectivo.

El Ambiente de Control es, de todos los componentes, la base para el desarrollo del resto de ellos y se basa en otros fundamentos claves, tales como:

• La filosofía y estilo de dirección.

• La estructura, el plan de organización, los reglamentos y los manuales de procedimientos.

• La integridad, los valores éticos, la competencia profesional y el compromiso de todos los componentes de la entidad, así como su adhesión a las políticas y objetivos establecidos.

• Las formas de asignación de responsabilidades y de administración y desarrollo del personal.

• El grado de documentación de políticas y decisiones, y de formulación de programas que contengan metas, objetivos e indicadores de rendimiento.

El trabajador debe conocer mediante sus experiencias, formación y capacitación continua, las funciones inherentes al cargo que ocupan, a los efectos de delimitar la responsabilidad del mismo en cualquier momento.

Tales valores deben enmarcar la conducta de los dirigentes y demás trabajadores, orientando su integridad, compromiso personal y su sentido de pertenencia con su centro de trabajo.

El comportamiento y la integridad moral encuentran su red de sustentación en la cultura de la entidad, lo que determina, en gran medida, cómo se hacen las cosas, qué normas y reglas se observan y si estás se tergiversan o se eluden. La dirección superior de la entidad, en la creación de una cultura apropiada a estos fines

La Dirección de la Entidad, puede crear un ambiente adecuado si:

1. Existe una estructura organizativa efectiva.

2. Se aplican sanas políticas de administración.

3. Cumplimiento de leyes y políticas que serán asimiladas de mejor forma si el personal la tiene a la vista por escrito.

Integridad y Valores Éticos

La Tarea Principal del sector del turismo es elevar y preservar la moral revolucionaria de los cuadros y trabajadores por lo que se desarrollarán un grupo de acciones para garantizar este ambiente político moral que se exige en el organismo, la integralidad de sus trabajadores, la transparencia, sencillez y honestidad máxima.

El ejemplo de los Cuadros, desempeña un papel principal, ya que con su ejemplo contribuirá a desarrollar o destruir diariamente este requisito de control interno.

Normas de Ambiente de Control

1. Integridad y valores éticos

2. Competencia profesional

3. Atmósfera de confianza mutua

4. Estructura organizativa

5. Asignación de autoridad y responsabilidad

6. Políticas y prácticas en personal

7. Comité de control

La Evaluación de Riesgos.

Todas las organizaciones independientemente de su tamaño, naturaleza o estructura, enfrentan riesgos. Los riesgos afectan la posibilidad de la organización de sobrevivir, de competir con éxito para mantener su poder financiero y la calidad de sus productos o servicios. El riesgo es inherente a los negocios. No existe forma práctica de reducir el riesgo a cero. La dirección debe tratar de determinar cual es nivel de riesgo que se considera aceptable y mantenerlo dentro de los límites marcados.

Se analizan los procesos, subprocesos y actividades para identificar los riesgos internos y externos que atentan contra los objetivos propuestos, y se establecen los mecanismos preventivos para su enfrentamiento

El control interno ha sido pensado esencialmente para determinar y limitar los riesgos que afectan las actividades de las entidades. A través de:

• La investigación y análisis de los riesgos relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza y de esa manera se evalúa la vulnerabilidad del sistema.

• Debe tenerse un conocimiento práctico de la entidad y sus componentes para poder:

• Identificar los puntos débiles, diagnosticando los riesgos (internos y externos).

• Evaluar la incidencia de cada uno de ellos en el cumplimiento de las metas trazadas.

Identificación y análisis de riesgos

La identificación del riesgo es un proceso iterativo, y generalmente integrado a la estrategia y planificación.

Se deben identificar los riesgos relevantes que enfrenta la Empresa, en el logro de sus objetivos, ya sean de origen interno, es decir, provocados por ellos mismos, teniendo en cuenta la actividad específica o sus características internas en el funcionamiento; como externos que son los elementos inherentes a la voluntad de la Dirección de la Empresa, que afectan, en alguna medida, el cumplimiento de sus objetivos.

Al determinar los riesgos, fuertemente ligados a los objetivos de trabajo, debe tenerse en cuenta que pueden existir algunos de éstos que no están formalmente expresados, lo cual no debe ser impedimento para su consideración. El análisis se relaciona con lo crítico del proceso o actividad y con la importancia del objetivo, más allá que este sea explícito o implícito.

La Dirección debe establecer cuál es el riesgo tolerable para la entidad, estableciendo los objetivos correspondientes y desarrollando mecanismos para gestionar los riesgos asociados.

Una vez que se han identificado, estimado y cuantificado los riesgos, se diseñan los objetivos de control para minimizar los riesgos identificados como relevantes, y en dependencia del objetivo, determinar qué actividad de control se utilizará para implementarlo, siempre desde una evaluación de su costo- beneficio.

Si la actividad de control no minimiza la exposición al riesgo es ineficaz a los efectos del Sistema de Control Interno, y esa falta de eficacia sólo podrá ser identificada con actividades oportunas de supervisión y monitoreo.

El control interno ha sido pensado esencialmente para determinar y limitar los riesgos que afectan las actividades de las entidades a través de:

• La investigación y análisis de los riesgos relevantes.

• Y el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza y de esa manera se evalúa la vulnerabilidad del sistema.

• Debe tenerse un conocimiento práctico de la entidad y sus componentes para poder:

• Identificar los puntos débiles, diagnosticando los riesgos (internos y externos) tanto de la entidad como de la actividad en específico de cada Dirección de Trabajo y área estructural.

• Evaluar la incidencia de cada uno de ellos en el cumplimiento de las metas trazadas.

• Desarrollos tecnológicos de equipamiento gastronómico, de recreación u hotelero que en caso de no adoptarse, provocarían obsolescencia para la instalación.

• Cambios en las necesidades y expectativas de los clientes.

• Modificaciones en la legislación y normas que conduzcan a cambios forzosos en la estrategia y procedimientos.

• Alteraciones en el escenario económico- financiero que impacten en el presupuesto de la Empresa y de sus áreas y sus fuentes de financiamiento.

Puntos Débiles: Entre las internas:

1. La estructura.

2. La profesionalidad del personal, así como los métodos para su capacitación y motivación.

3. La propia naturaleza de las actividades de la entidad.

Entre las externas:

1. Desarrollos tecnológicos de equipamiento gastronómico, de recreación u hotelero que en caso de no adoptarse, provocarían obsolescencia para la instalación.

2. Cambios en las necesidades y expectativas de los clientes.

3. Modificaciones en la legislación y normas que conduzcan a cambios forzosos en la estrategia y procedimientos.

4. Alteraciones en el escenario económico - financiero que impacten en el presupuesto de la Empresa y de la UEB y sus fuentes de financiamiento.

Una vez identificados los riesgos, entonces se evaluarán y para ello se trabajará de la siguiente forma:

• Una evaluación de la probabilidad y frecuencia.

• Una estimación de su importancia y trascendencia.

Estimación del riesgo:

Se debe estimar la frecuencia con que se presentarán los riesgos identificados, así como cuantificar la probable pérdida que ellos pueden ocasionar en caso de sucederse.

En general, aquellos riesgos cuya concreción esté estimada como de baja frecuencia, no justifican preocupaciones mayores, por el contrario, los que se estiman de alta frecuencia deben merecer preferente atención.

Seguimiento y Control de Riesgos

Lo más importante de la identificación y evaluación sobre los riesgos es la retroalimentación sistemática sobre el alcance de los mismos.

Qué permite esta información:

1. El Consejo de Dirección de la Empresa, Consejo de Administración de las UEB y los demás Órganos Asesores la manejan y pueden tomar decisiones.

2. Trazar estrategias y adoptar las medidas para enfrentarlo de la manera más eficaz y económica posible, para minimizar el alcance e incidencia de los mismos en el desempeño global y específico de la Empresa y estructuras internas.

3. Disponer de procedimientos capaces de captar e informar oportunamente los cambios registrados o inminentes en el ambiente interno y externo, que puedan conspirar contra la posibilidad de alcanzar sus objetivos en las condiciones deseadas.

Normas de Evaluación de Riesgos

1. Identificación del riesgo

2. Estimación del riesgo

3. Determinación de los objetivos de control

4. Detección del cambio

Las actividades de control

Después de identificados y evaluados los riesgos podrán establecerse las actividades de control con el objetivo de minimizar la probabilidad de ocurrencia y el efecto negativo que, para los objetivos de la organización, tendrían si ocurrieran.

Las actividades de control constituyen el núcleo de los elementos de control interno. Apuntan a minimizar los riesgos que amenazan la consecución de los objetivos generales de la organización.

Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización, conociendo los riesgos, se disponen los controles destinados a evitarlos o minimizarlos. Este componente indica cuáles son las tareas, actividades, acciones, estrategias, etc., que tienen que cumplirse obligatoriamente.

En este componente deben incluirse todas las normativas vigentes en el país referidas a Control Interno. Cada actividad de control debe ser monitoreada con instrumentos de supervisión eficaces (observaciones, cuestionarios, revisiones sorpresivas, etc.) realizados de forma permanente por los directivos y los auditores internos si existieran, con el objetivo de poder asegurar que el Control Interno funcione de forma adecuada y detectar oportunamente cuánto es de efectiva la actividad de control para, de lo contrario, ser sustituida por otra.

Los manuales de procedimientos han de tener detalladas las tareas y responsabilidades debe ser flexible y susceptible a modificaciones rápidas que permitan hacer frente a necesidades cambiantes de la dirección en un entorno dinámico de operaciones y presentación de informes.

Normas de Actividades de Control

1. Separación de tareas y responsabilidades

2. Coordinación entre áreas

3. Documentación

4. Niveles definidos de autorización

5. Registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos

6. Acceso restringido a los recursos, activos y registros

7. Rotación del personal en las tareas claves

8. Control del sistema de información

9. Control de la tecnología de información

10. Indicadores de desempeño

11. Función de Auditoria interna independiente

La información y comunicación

Capta, procesa y trasmite la información, tanto interna como externa, que permita a los miembros de la organización cumplir sus obligaciones y responsabilidades de forma oportuna y con la calidad requerida.

El canal de información diseñado debe garantizar que la información se identifica, capta y comunica de una forma (calidad) y en un periodo de tiempo (oportunidad) que permita a las personas cumplir con sus responsabilidades.

La información debe ser clara y con un grado de detalle ajustado al nivel de la toma de decisiones.

Los informes deben transmitirse adecuadamente a través de una comunicación eficaz, incluyendo una circulación multidireccional de la información: ascendente, descendente y transversal.

La existencia de líneas abiertas de comunicación y una clara voluntad de escuchar, por parte de los dirigentes, resultan vitales.

Además de una buena comunicación interna, es importante una eficaz comunicación externa que favorezca el flujo de toda la información necesaria y, en ambos casos, importa contar con medios eficaces, como los manuales de políticas, memorias, difusión institucional, canales formales e informales, la actitud que asume la dirección en el trato con sus subordinados.

Comunicación

La comunicación con los trabajadores, para que estos puedan hacer llegar sus sugerencias sobre mejoras o posibles cambios que proporcionen el cumplimiento de las tareas y metas.

Normas de Información y Comunicación

1. Información y responsabilidad

2. Contenido y flujo de la información

3. Calidad de la información

4. Flexibilidad al cambio

5. El sistema de información

6. Compromiso de la autoridad superior

7. Comunicación, valores organizacionales y estrategias

8. Canales de comunicación

5.-La supervisión y monitoreo

Evalúa la calidad del control interno y determina si éste opera en la forma esperada o se requiere realizar modificaciones.

El alcance y frecuencia de las evaluaciones depende fundamentalmente de la evaluación de riesgos y la eficacia de los procedimientos de supervisión permanentes.

El Director General es el máximo responsable de la organización, implementación, funcionamiento y supervisión con calidad.

La evaluación del control interno, es una parte fundamental del trabajo de la dirección de la entidad. Cada actividad de control debe ser monitoreada con instrumentos de supervisión eficaces (observaciones, cuestionarios, revisiones sorpresivas, etc.)

realizados de forma permanente por los directivos y los auditores internos si existieran, con el objetivo de poder asegurar que el control interno funciona de forma adecuada y detectar oportunamente el grado de efectividad de la actividad de control para, de lo contrario, ser sustituida por otra.

Normas de Supervisión y Monitoreo

1. Evaluación del Sistema de Control Interno

2. Eficacia del Sistema de Control Interno

3. Auditorias del Sistema de Control Interno

4. Validación de los supuestos asumidos

5. Tratamiento de las deficiencias detectadas

Propuestas de alternativas por cada componente de Control Interno.

1. Enfocar los objetivos de la entidad hacia los problemas reales.

2. El Comité de Control tiene que reunirse todos los meses y realizar un acta de los problemas que se analizaron, además de cumplir detalladamente con las funciones de apoyo, consulta, asesoría y supervisión a la dirección de la entidad según describe la Resolución No. 297 del 2003.

3. Garantizar participación de los trabajadores en los consejos de dirección, reuniones del grupo de calidad, comité de productos, toma de decisiones.

4. A través de encuesta verificar el ambiente político moral de los Trabajadores.

5. Lograr que se responsabiliza a cada trabajador con los indicadores económicos.

6. Uniformar a cada uno de los Trabajadores de la Sucursal, para mantener una buena presencia personal.

7. Agilizar el servicio, sustituyendo el equipamiento técnico por uno nuevo y realizarle los mantenimientos planificados.

8. El Reglamento Disciplinario tiene que estar atemperado con las exigencias actuales y las características de la Entidad.

9. Realizar las evaluaciones de desempeño con la calidad requerida teniendo en cuenta las actividades de control que se le realizan a cada Trabajador.

10. Verificar que la comisión representativa se reúna siempre que corresponda.

11. Realizar trimestralmente un análisis en el consejo de administración sobre el cumplimiento del convenio colectivo trabajo.

12. Informar a los trabajadores en cada período sobre el Plan de Capacitación.

13. Estimular, motivar a los trabajadores, incentivar su sentido de pertenencia, mejorando sus condiciones de trabajo.

14. Colocar vallas o lumínicos en las Unidades para garantizar la publicidad y promoción adecuada de estos productos turísticos ante los clientes para su comercialización.

15. Se deben realizar con sistematicidad, las anotaciones en el Registro Control de Lotes por parte del administrador de la Unidad, evitando así la falsificación de este documento y la introducción de mercancías.

16. Mostrar la Carta Menú a los clientes y tener expuestos los precios de las mercancías.

17. Realizar el cambio del efectivo a través de las Agencias Especializadas.

18. Establecer las medidas de seguridad y protección necesarias de los recursos almacenados.

19. Existencia de un cubre vacaciones en el área económica para que se cumpla con el principio de separación de tareas y responsabilidades.

20. Entregar los medios de protección para evitar golpes o cortes por utensilios.

21. Tomar todas las medidas de seguridad en el momento de tener contacto con los animales. Ejemplos: caballos en la Hacienda La Vega, Delfines y Lobas Marinas en el Delfinario.

22. Remodelar las Instalaciones que lo requieran para lograr una buena imagen al Cliente externa.

23. Entrega de medios de pesajes a todas las Áreas de Ventas que lo necesiten y que estos tengan los requisitos establecidos.

24. Programar las Cajas Registradoras con todos los productos en existencias.

25. Tramitar las rebajas de precio en el tiempo establecido.

26. Comprobar que los platos que las ofertas tengan su peso, calidad y gramaje según su Ficha de Costo.

27. Entregarle a cada Área de Venta el Detector de Billetes.

28. Implantar el Sistema de Gestión de la calidad.

29. Gestionar con la Casa Matriz la entrega de calzado a los trabajadores.

30. Realizar estudio de mercado para introducir nuevas ofertas.

31. Realizar encuestas a los clientes.

32. Darle respuesta a las quejas de los Clientes.

33. Revisar la calidad e imagen del producto antes de su venta.

34. Realizar las aprobaciones de precio de los productos que se comercializan.

35. Abastecer a todas las Unidades de las mercancías para la venta, insumos, vegetales y frutas.

36. Chequear que los trabajadores que están laborando son los que refleja la plantilla.

37. Instalar el control automático en los equipos de juego para medir el tiempo de utilización.

38. Estar preparados para ser controlados todos los días.

39. Aplicar la Instrucción 5/07 del Presidente del GEE en todas las Instalaciones.

40. Realizar Actividades de Control con la calidad requerida.

41. Realizar los Arqueos de Cajas establecidos en cada Área de Venta.

42. Revisión minuisiosa de la documentación Primaria.

43. El económico es el máximo responsable de revisar la calidad con que se realizan los inventarios.

44. Todo hecho económico tiene que contabilizarse en el momento en que ocurre, los productos hay que recepcionarlos cuando entran en el almacén.

45. Rotar al personal en tareas claves. Ejemplo Caja.

46. Distribuir plegables o souvenires para mantener informado al cliente.

47. Divulgar las actividades que se realizan en las Unidades.

48. Comunicarles a los trabajadores los acuerdos que se toman en el consejo de Dirección y son de su interés.

49. Entrega de Informaciones en tiempo.

50. Que se les comunique con tiempo a los trabajadores los cursos que van a comenzar.

51. Actualización de los sistemas Antivirus.

52. Establecer los procedimientos de la actividad de Supervisión y Monitoreo.

53. Instalación Cámaras de Vídeo donde existan circuitos cerrados.

54. Supervisar periódicamente la eficacia del Sistema de Control Interno.

55. Realizar visitas de asesoramiento y control.

56. Realizar auditorias de Gestión de Venta.

57. Mantener los controles sorpresivos semanales.

58. Actualizar los Expedientes Únicos de Auditoria.

59. Realizar al menos una inspección en el trimestre en cada Área de Venta.

CONCLUSIONES

1. El diagnóstico al Sistema de Control Interno permite verificar la situación actual que presenta la entidad.

2. Como estrategia económica actual, se impone la sistematicidad y profundidad del control en toda Dirección Empresarial de la cual se adolece.

3. Contar con un Sistema de Control Interno adecuado a sus principios, con personal competente y honesto que responda a la ética personal y profesional

4. No puede haber control sin retroalimentación y esta debe ser clara, precisa, rectificadora y sobre todo debe conducir hacia el objetivo propuesto.

5. El Comité de Control Interno de la sucursal no cumple detalladamente con las funciones de apoyo, consulta, asesoría y supervisión a la dirección de la entidad según describe la Resolución No. 297 del 2003

6. No existe evidencia de que el Comité de Control se reúna mensualmente.

7. Se violan en todos los componentes normas como sigue a continuación:

En el Ambiente de Control:

Atmósfera de confianza mutua

Asignación de autoridad y responsabilidad

El comité de control.

En Evaluación de Riesgo:

• Identificación del riesgo.

En las Actividades de Control:

• Documentación.

• Registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos.

• Rotación del personal en las tareas claves.

10. En Información y Comunicación:

• Información y Responsabilidad.

• Calidad de la Información.

• El sistema de información.

• Canales de Información.

11. En Supervisión y Monitoreo:

• Eficacia del Sistema de Control Interno.

• Auditorias del Sistema de Control Interno.

• Auditorias del Sistema de Control Interno.

RECOMENDACIONES

1. Implementar la propuesta de alternativas que se hacen a partir de la realización del presente trabajo investigativo.

2. Insistir en el estudio y contenido de la resolución 297/03 del Ministerio de Finanzas y Precios; a través de seminarios, conferencias y talleres donde se propicie el debate, como alternativa de estudio.

3. Utilizar el manual de Control Interno como documento e instrumento para la preparación.

4. Continuar examinando el sistema de Control Interno, analizando la eficacia del mismo para su perfeccionamiento.

5. Actualizar periódicamente los riesgos evaluados e identificar otros posibles riesgos.

6. Definir los instrumentos para accionar y evaluar para erradicar las deficiencias.

7. Monitorear sistemáticamente el sistema de control interno para determinar si este está operando en la forma esperada y si es necesario hacer modificaciones.

BIBLIOGRAFÍA

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