Revista: CCCSS Contribuciones a las Ciencias Sociales
ISSN: 1988-7833

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SERVICIOS DE DISEMINACIÓN SELECTIVA DE LA INFORMACIÓN PARA ESTUDIANTES DE POSTGRADO EN LA UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MANABÍ

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•  INTRODUCCIÓN

Los servicios de información que se brindan en los diferentes tipos de bibliotecas constituyen parte fundamental para dar respuestas a las necesidades de información de los usuarios, de manera que, las bibliotecas deberán contar con un sistema de gestión de información que ayuden a optimizar los servicios que se brindan en ella, con el objetivo de satisfacer al usuario con el buen desempeño del bibliotecario una vez que se culmine con la consulta de los documentos solicitados, en relación a lo anterior expuesto la comunicación entre usuario y bibliotecario nunca deberá ser unilateral.
Los servicios y la función que realice el personal dentro de una institución constituyen parte fundamental para el correcto desarrollo de la misma, debido a esto, las funciones dentro de las instituciones con el paso del tiempo han ido mejorándose para brindar un servicio de calidad, lo mismo expone Figueredo, (2013: 30) “La función del bibliotecario con el paso del tiempo, aunque sin perder su esencia, ha sufrido importantes cambios, como se planteaba anteriormente, que se ven reflejados desde la selección de un documento hasta su diseminación(…)”
De acuerdo a investigaciones realizadas los servicios de información se constituyen en una de las actividades principales de las diferentes organizaciones donde se manejan datos, considerando que a través de ellos se establecen relaciones con los usuarios, por medio de las diferentes formas de brindarles acceso. En la actualidad la sociedad en sí, afronta un aumento exponencial de la información, básicamente a causa del fuerte desarrollo tecnológico, social, económico que ha venido experimentando la humanidad a partir de los años 40 del siglo XX, provocando que muchos de los investigadores, académicos y usuarios en general, hagan uso la mayor parte del tiempo en la búsqueda y selección de información de calidad, incitando a que los centros de investigación cuenten con técnicas necesarias que facilite el avance, actualización y difusión del conocimiento, técnica conocida como diseminación selectiva de información, el mismo término que es conceptualizado por Hidalgo (2010): “El servicio de diseminación selectiva de la información permite canalizar información actualizada a los usuarios teniendo en cuenta necesidades específicas de manera personalizada”.
La diseminación selectiva de información (DSI) es un procedimiento suministrado de forma periódica a los usuarios para que puedan hacer uso de las referencias de los documentos que corresponden a sus intereses cognitivos o de especialidad, puede consistir sencillamente en facilitar las copias de las tablas de contenido correspondiente a las áreas de interés de las cuales desean enriquecerse los usuarios.  De ahí la importancia de disponer un servicio de diseminación selectiva, ya que, el mismo garantiza a los usuarios una información confiable y actualizada de acuerdo al campo del saber que requieren para el cumplimiento de su objeto socio – educativo.
Años después a la DSI la definen como “una herramienta de difusión y gestión o comunicación del material bibliográficos para las unidades de información. También, se han caracterizado por su capacidad de adaptarse al uso de la tecnología (...)” (Meza, 2013: 4); y que a su vez como lo afirma Esponda, (2011: 4), “la DSI pasó de ser un servicio típicamente bibliográfico a un servicio de información que permite recibir información tanto bibliográfica como a texto completo y que se verá cada vez más enriquecido por nuevos y poderosos sistemas de diseminación selectivos (…)”
Muchos de los investigadores a nivel mundial, expresan de forma reiterada su preocupación ante el apogeo de información que se produce diariamente en todos los campos del saber, lo que hace imposible que se puedan leer todas las obras publicadas sobre una determinada especialidad o ramas afines. La importancia de implementar servicios de información de calidad que satisfagan las necesidades de los usuarios, se pone en manifiesto cuando dicha información les facilita avanzar en el conocimiento, actualizándose para desarrollarse en sus áreas y temas de interés; para que a través de ello, puedan realizar otros estudios y/o proyectos de investigación, que aporten a la sociedad con nueva información para generar nuevos conocimientos. En la República del Ecuador, se debe optar para que el servicio DSI sea permanente y proporcione toda la  información necesaria y actualizada a los usuarios.
Por otro lado señala Bisset (2016: 7) “La Diseminación Selectiva de la Información, es un servicio basado en la notificación sistemática a los usuarios, sobre informaciones de interés para ellos teniendo en cuenta sus perfiles y necesidades informacionales”; de acuerdo con este autor se debe establecer en primera instancia el perfil del usuario, para poder remitir de forma periódica la información pertinente, ya sea de manera impresa o a través de correo electrónico, para facilitar el acceso a la información desde sus propios lugares de trabajo. Cabe destacar que a nivel del país no se han realizado otros estudios que se relacionen con el servicio de DSI y que aporten con conocimientos fundamentales para el desarrollo de otros estudios.
En lo que respecta al Centro de Posgrado de la Universidad Técnica de Manabí, es una organización especializada en estudios superiores de cuarto nivel, que desarrolla una importante labor científica a nivel local, provincial, nacional e internacional, a partir de los objetivos establecidos en el Reglamento General a la Ley Orgánica de Educación Superior, se consideró necesario para esta investigación realizar un estudio en la Biblioteca de la Facultad de Ingeniería Agronómica de la Universidad Técnica de Manabí para definir naturalezas que contribuyan significativamente en esta investigación.
La finalidad de este documento es presentar las experiencias de trabajo en la Biblioteca antes mencionada, en referencia  al servicio de diseminación selectiva de la información para estudiantes de postgrado y analizar los aspectos que conducen a una aproximación conceptual de acuerdo al material bibliográfico recibido. A partir de lo expuesto se consideró oportuno realizar un análisis haciendo uso del perfil de búsqueda de información por medio de una entrevista realizada al encargado de la biblioteca antes mencionada, además de agregar posturas académicas de expertos en el tema que orientaron al desarrollo de una propuesta.

La metodología que se utilizó para la realización de este documento se da a través del paradigma cualitativo apoyado en el método descriptivo. Para lograr el objetivo establecido se desarrolló la etapa de exploración, misma que permitió delimitar el objeto en cuestión y la revisión de un amplio acervo bibliográfico sobre diseminación selectiva de la información. Se realizó un análisis crítico de la temática expuesta en la Biblioteca de la Facultad de Ingeniería Agronómica de la Universidad Técnica de Manabí, haciendo uso de la técnica de observación, para el respectivo diagnóstico y elaboración del análisis FODA, a través de la cual se pudo auscultar datos e informaciones relevantes para sustentar este estudio. Las conclusiones apuntan al desarrollo de la segunda etapa que permite el diseño de una estrategia de trabajo que oriente a la realización de una serie de tareas que ayuden a brindar un adecuado servicio de diseminación selectiva de la información para los usuarios.

Se realizó una indagación sobre la diseminación selectiva de información, orientada a buscar la literatura al respecto proveniente de fuentes seguras, considerando investigaciones anteriores y de actualidad que dieran sustento a este trabajo. A continuación se detallan aspectos relevantes que servirán como base para su fundamentación y propuesta.

En el año 1958 Hans Peter Luhn, habla por vez primera de la (DSI), como un servicio que comporta un tratamiento y explotación periódica de la información documental, más recientes, memorizadas y difundidas de forma periódica con respecto a los perfiles documentales definidos de los usuarios, permitiéndoles conocer regularmente textos, artículos y otros documentos que acaban de publicarse sobre el tema requerido, en otras palabras, documentación actualizada para cada necesidad.

Una definición más actualizada es la que nos brinda este autor que define a la DSI:
Como un servicio bibliotecario de provisión periódica de información a usuarios de todo tipo suscritos al mismo, en base a unos perfiles definidos previamente y atendiendo a una selección basada en la recuperación y selección de información de todo tipo, alcance y origen. (Leiva, 2013: 11)

De acuerdo a los autores, este servicio lleva los nuevos elementos de información de cualquier fuente a los usuarios y suscriptores que necesiten para realizar sus trabajos y estudios de acuerdo al área de interés, destacando que la información proporcionada a los usuarios, debe ser la misma que se encuentra incorporada en las diferentes bases de datos de la biblioteca.
La DSI también persigue un conjunto de objetivos que justificarán el hecho de implementar este servicio en una unidad de información, entre estas finalidades se destacan las siguientes:

Es ineludible la responsabilidad organizacional de un Centro de Documentación, el hecho de ofrecer con efectividad un servicio de difusión y diseminación selectiva de la información (Martínez, s/f: 2).
La DSI es un servicio gratuito que se debe proporcionar a los estudiantes y suscriptores para mantenerse al día con información de actualidad, cursos, referencias bibliográficas, revistas; entre otros, respetando el área de desarrollo. Para ello se requiere conocer el perfil y sus necesidades bibliográficas de acuerdo al campo de estudio. La definición de DSI ha sido trabajada por varios autores. Hans Peter Luhn, quien en 1958 por primera vez utilizó el término, lo definió como “el servicio dentro de una organización, dedicado a canalizar nuevos elementos de información a partir de cualquier fuente (...)” (Sánchez, cit.por  Saide, 2003a: 41).
 Por otro lado a la DSI se la conceptualiza como el régimen de funcionamiento de búsqueda informativa documental, realizada de acuerdo a solicitudes constantes de determinados usuarios para recuperar información de su interés que permita realizar el proceso de retroalimentación entre el sistema y sus usuarios, fundamentándolo como “cualquier procedimiento manual o automatizado que proporciona un servicio personalizado de alerta, seleccionando la nueva literatura de probable relevancia para cada individuo, de acuerdo a sus necesidades de investigación”(Conner, cit.por Hidalgo, 2010). Éste permite mantener informado a los interesados en correspondencia a una actividad específica, a intervalos regulares de tiempo, sobre los documentos que ingresan al sistema.
Otro aporte significativo manifiesta que:
 La diseminación selectiva de la información es un proceso a través del cual se le hace llegar de manera regular a cada cliente, usuario o grupo de usuarios, bibliografía referencial de los documentos que responden a sus intereses cognoscitivos. Este tipo de servicio se le hace llegar periódicamente a los usuarios partiendo de un perfil personalizado de sus necesidades de información o bien un perfil colectivo de los grupo de usuarios, para el caso de aquellos especialistas asociados a grupos de investigación. (Ponte-Cachafeiro, 2004: 12)
De acuerdo a lo sustentado se puede concluir que el servicio de diseminación selectiva de la información, tiene como propósito la búsqueda, recuperación, análisis y difusión de la información que los usuarios requieren para sus trabajos en particular. Permite que la divulgación de la información sea de manera selecta, prioritaria y que cubra con las necesidades específicas del usuario para que le sirva como un apoyo en sus actividades académicas.

La biblioteca es una colección de información organizada que puede ser recuperada a través de distintos soportes con la finalidad de que los usuarios puedan acceder al conocimiento, pero para que la biblioteca pueda funcionar de manera óptima es necesario que cuente con un personal encargado de los servicios, gestión y difusión de los documentos.
Es necesario mencionar que existen diferentes tipos de bibliotecas como las nacionales, universitarias, públicas, escolares, especializadas, entre otras, por lo que cada una cumple de manera distinta con el propósito de conservar y difundir el conocimiento, como es el caso particular de las bibliotecas universitarias que prestan apoyo a las funciones de docencia, investigación y difusión.
En la actualidad se observa que la función de la biblioteca se amplía,  para reafirmar la importancia de los servicios en la biblioteca se tipifica que el personal bibliotecario es la razón de ser de los servicios de información y por ende de las bibliotecas. Se destaca que el bibliotecario con vocación es el ente humano que define la orientación de la biblioteca y permite que los servicios de proveer información se cumplan, para esto es necesario que el mismo posea capacidades y cualidades necesarias, en relación con lo anterior mencionado se puede decir que entre las obligaciones de un buen bibliotecario además de ser un organizador o difusor de información, debe convertirse en un profesional que procure adentrarse en la literatura que gestiona, procurando entenderla para brindar un servicio de calidad y lograr satisfacer las necesidades de información.
Estas definiciones implican, perceptiblemente, la clarificación de las metas y objetivos de la institución y bibliotecarios, así como la delimitación de los usuarios respecto a las necesidades de investigación y la relacionan con los recursos disponibles.

Sin duda alguna el recurso humano es el más importante dentro de cualquier institución debido a que el mismo pone a funcionar el resto de los recursos, razón por la que administrarlo, marcaría la diferencia entre el éxito y el fracaso de las organizaciones. Establecido aquello, se puede derivar que para mantener un adecuado funcionamiento en una institución es totalmente necesario obtener el máximo potencial del recurso humano, como lo exterioriza López, J (2011: 3) “Una función (...) de toda organización, deberá ser el poder desarrollar al máximo el potencial de la gente, administrando el recurso humano en forma integral o total, en el marco de una cultura laboral de respeto, de formación y crecimiento mutuos”.
Para realizar el diseño del servicio de DSI se requiere de especialistas en ciencias de la información, que cuenten con habilidades en la búsqueda, recuperación, análisis, procesamiento, y por supuesto capacitados en diseminación, que posibilite la actualización de conocimientos en base a las áreas de interés de los usuarios. Se debe disponer al menos de dos trabajadores que sean especialistas o técnicos de alto nivel de especialización para brindar el servicio con calidad.
Lo anterior mencionado lo afirma Sánchez, (2013) cuando menciona que “(…) es muy importante que estos servicios se diseñen en función de las necesidades de sus usuarios (...) deben estar dirigidos por profesionales de la biblioteca que combinen valores éticos con conocimientos científicos y técnicos, y que sepan usar adecuadamente las tecnologías”.
Conocer el comportamiento de los usuarios a los que atiende la biblioteca, en muchos de los casos repercute en las adquisiciones, el desarrollo de colecciones, el diseño de los servicios y herramientas para satisfacer las necesidades de información, con el objeto de preservar, organizar y difundir la información requerida.
Sin embargo, observar el comportamiento no es suficiente, es necesario conocer varios aspectos del usuario que permitan, a quien da el servicio, buscar, encontrar y sugerir mejores productos. Por eso es recomendable saber qué leen, cuál es su formación, cómo son, qué hacen o qué investigan, qué es lo que les interesa, más aún personalizar el conocimiento de los usuarios y tener un inventario de ellos (Saide, 2003b: 44)
De acuerdo con lo manifestado por el autor observar el comportamiento del capital humano no es suficiente, se requiere conocer varios aspectos que ayuden al profesional de la información  a buscar, encontrar y sugerir mejores productos a los usuarios e investigadores.
 Los investigadores son “un grupo de la sociedad en el que se presenta un fenómeno repetitivo: la búsqueda de información (...). Las necesidades de información son una parte central de la teoría bibliotecológicas (...) basadas en detectar y satisfacer esa necesidad de las personas” (Calva J. , 2009).
Es preciso conocer el perfil del usuario y hacer un seguimiento de lo que se esté investigando en el departamento. El perfil del usuario es “un conjunto de palabras claves, más menos estructuradas según las posibilidades del sistema, que describe los temas que interesan al usuario” (Guinchat, s/f). Por lo anterior y con base en las definiciones de DSI que implica hacer llegar información novedosa y útil, se necesita determinar el perfil del usuario, entre ellos el nivel de formación académica, la función o actividad, los recursos de información de los cuales hace uso, metodologías de indagación de información, lenguaje que maneja, entre otros.
Es una tarea relevante el hecho de elaborar perfiles ya que su misión es apoyar el trabajo de los usuarios del Centro de Posgrado, a partir de la búsqueda y recuperación de información en relación a sus líneas de investigación requerida, con la  visión de lograr el posicionamiento en la comunidad universitaria, a partir de la satisfacción de las necesidades informativas de los usuarios con el uso de la información pertinente, confiable, veraz y oportuna, de tal forma que viabilice la toma de decisiones en los trabajos científicos que se van a realizar.
Para conocer el perfil del capital humano, el primer paso será elaborar un cuestionario que al aplicarse otorgue un panorama general de sus intereses específicos, es importante pedir datos personales, como grado académico, organización donde prestan servicios, propósito de sus investigaciones, entre otros. De esta forma se podrá definir el perfil del usuario, basándolo en los datos obtenidos por el mismo, que en determinado momento permita conocer el tema principal de interés para sus investigaciones.

En la actualidad las bibliotecas han ido a la par de las nuevas tecnologías lo que propicia desafíos permanentes para el profesional de la información, por lo tanto la labor de proporcionar apoyo bibliográfico o brindar un servicio de información es de importante relevancia. El servicio de la DSI permite el acceso individualizado a la información, mediante el registro de información en bases de datos, el mismo se puede ofrecer en formato electrónico o digital.
Las bases de datos deben de tener suficiente flexibilidad para atender las necesidades de los usuarios y se las define como “(…) conjunto integrado de programas, procedimientos y lenguajes que suministra a distintos tipos de usuarios los medios necesarios para describir y manipular los datos almacenados en una base de datos y garantizar su seguridad” (Muñoz, 2011).
Una base de datos documental es un depósito de conocimientos almacenados en forma de documentos, caracterizados por tener la capacidad de recuperar datos de forma selectiva a partir de cualquier aspecto de su contenido. En lo que respecta a las bases de datos en una biblioteca, estos módulos serán los encargados de llevar a efecto funciones como: catalogación, adquisiciones, préstamos, publicaciones periódicas entre otros.

Cualquier institución debe tener organizada su información, tanto externa como interna, para difundirla a los diferentes tipos de usuarios, con el firme propósito de obtener una mejor administración y planificación para la sociedad, la misma que debe estar disponible, organizada y conservada de forma adecuada en unidades de información, como bibliotecas y archivos, basados en sistemas apropiados que permitan la rápida difusión y recuperación.
En lo que respecta a la Biblioteca de la Facultad de Ingeniería Agronómica de la Universidad Técnica de Manabí, de acuerdo a la observación realizada, se pudo detectar que muchos de los postgradistas tienen necesidades de información para sus respectivas investigaciones; sin embargo, ante la creciente automatización de procesos y servicios bibliotecarios y de información existentes, en este centro aún no se ha podido concretar este servicio de manera propicia, debido a que no se ha impuesto una permanente discusión sobre los nuevos enfoques que la educación bibliotecológica debe tener para que los involucrados se adecuen a un mercado laboral en permanente transformación y con mayor apertura a la globalización en los diferentes campos del saber.
En base a los resultados de la investigación realizada en la biblioteca de la Universidad Técnica de Manabí se pueden percibir distintos elementos que constituyen fortalezas, oportunidades, debilidades, y amenazas  para la gestión de este servicio, cuyos resultados se destacan a continuación:

 

Fundamentación:
Desde el momento que se desee planificar un servicio es preciso visualizarlo desde una perspectiva general, tomando en consideración, que se deben definir una serie de procesos que puedan interactuar de forma organizada si se desea tener una salida deseada. 
La motivación para el surgimiento de las mismas, surge de la demanda de cada entidad en mejorar sus sistemas de enseñanza y formación, a fin de ajustarlos a las necesidades de desarrollo político, social y económico de la comunidad en la que están inmersas. De la misma manera otra motivación para el surgimiento de este servicio fue debido a la necesidad de ampliar las capacidades de investigación en cada una de las entidades.
Las bibliotecas están en la obligación de desarrollar actividades que vayan encaminadas a satisfacer las necesidades de información; por lo mismo, será indispensable establecer políticas y/o programas de promoción y difusión, que orienten sobre los servicios y recursos de sus bibliotecas (Riviera, 2013: 10).  
Para la biblioteca de la Facultad de Ingeniería Agronómica de la Universidad Técnica de Manabí resulta totalmente necesaria la formulación de una estrategia de diseminación que con los recursos existentes pueda brindar un servicio en base al perfil del usuario, ésta estrategia comprende siete etapas interrelacionadas entre sí: La primera de planeación;  la segunda etapa será identificar los recursos de información, tecnológicos y humanos disponibles para el desarrollo del servicio; la tercera comprende la elaboración detallada de un perfil de usuario y de sus necesidades de información; la cuarta etapa será la definición de tareas para llevar a cabo el servicio de DSI, la quinta etapa las herramientas a utilizar, la sexta que vislumbra la evaluación del proceso y por último pero no menos importante la séptima etapa de la publicidad.
En el desarrollo de la estrategia se destaca como eje rector los servicios de diseminación selectiva de la información, cuya importancia ya ha sido abordada, enfatizando en una profunda reflexión para el desarrollo institucional.
Objetivo General:
Establecer la estrategia para el diseño del servicio de diseminación
selectiva de la información en la Biblioteca de la Facultad de Ingeniería Agronómica de la Universidad Técnica de Manabí
Primera Etapa: Planificación
Objetivo:
Realizar la planificación acorde a las necesidades del servicio de diseminación selectiva de la información.
Actividades:

Segunda Etapa: Identificación de los recursos de información, tecnológicos y humanos disponibles para el desarrollo del servicio. 
Objetivo:
Identificar los recursos de información, tecnológicos y humanos disponibles para el desarrollo del servicio de diseminación selectiva de información. 
Actividades: 

Poseer los recursos tecnológicos necesarios de acuerdo a la población objeto: computadores con conexión a Internet. 
Tercer Etapa: Elaboración detallada de un perfil de usuario y de sus necesidades de información.
Objetivo:
Elaborar de forma detallada el perfil de usuario y sus necesidades de información.
Actividades:

 

 

Cuarta Etapa: Definición de tareas para llevar a cabo el servicio de DSI. 
Objetivo:
Definir las tareas que se desarrollarán para llevar a efecto el servicio de DSI. 
Actividades:

 

-            Se llevará a cabo un proceso de análisis de los documentos que han sido recuperados para determinar su pertinencia  en base a las necesidades de información.

 

Quinta Etapa: Herramientas
Objetivo:
Determinar las herramientas necesarias para la implementación del servicio de diseminación selectiva de información.
Actividades:

 

 

Sexta Etapa: Evaluación
Objetivo:

Establecer los lineamientos para el monitoreo y evaluación de la estrategia.
Un elemento importante a tener en cuenta en el diseño de un servicio es la retroalimentación por parte del usuario, ya que esto permite evaluar el nivel de satisfacción y por ende, la calidad del mismo. El modelo de evaluación se deberá aplicar con una frecuencia bimensual.

Actividades:

Para garantizar el correcto funcionamiento de los diferentes servicios que prestan las bibliotecas en este caso particularmente del servicio de diseminación selectiva de información, es imprescindible que exista un mecanismo de salida para la misma, es decir, no basta solo con reunir y guardar la información, sino de que la misma sea conocida por los usuarios, concluyendo con que el mecanismo de salida se realiza mediante una campaña de publicidad.
Existen varios medios para realizar una adecuada promoción del material que se solicite, para esto, un claro ejemplo de medio de promoción es el que nos brinda Luzardo, (2013: 80) el Tríptico como medio de difusión, que no es más que  “una guía simple en la que se exhibe el tema de interés, en la carátula se muestra  la fachada de la institución, se realiza un resumen histórico acerca de la institución, y otros aspectos relevantes de la misma (...)”.

4.-      CONCLUSIÓN

La DSI es un servicio especializado que permite canalizar información selecta, prioritaria y actualizada a los usuarios en beneficio de sus trabajos académicos y de actualización profesional, teniendo en cuenta necesidades específicas de forma personalizada de acuerdo a lo intereses y en base al perfil previamente determinado del usuario, pero no solo eso, sino que también es un mecanismo que permite divulgar los recursos de información contribuyendo en el acercamiento de la comunidad al conocimiento científico.
Este colectivo de trabajo no cuenta con un servicio apropiado  de DSI para estudiantes, por lo tanto, carece de técnicas de información que contribuyan al avance científico de la investigación. El apoyo proporcionado a los usuarios, como complemento de los servicios de información, aún no se ha convertido en una experiencia para compartir, esto en base al desarrollo de las actividades cotidianas y en conocimientos generados y expuestos por los propios usuarios, a los mismos no se les hace llegar información de manera adecuada proveniente de diversas fuentes (libros, artículos específicos, revistas de interés, conferencias o escritos encontrados en Internet), así como también referencias bibliográficas seleccionadas a través de medios como el correo electrónico, foros, boletines, o plataformas específicas diseñadas para tal efecto.
5.- REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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Recibido: 05/09/2017 Aceptado: 11/09/2017 Publicado: Septiemrbre de 2017

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