2. IMPORTANCIA DE LAS REUNIONES.

Las reuniones de trabajo, son imprescindibles para coordinar el trabajo en equipo, son el lugar donde se revisan, modifican y aumentan los conocimientos todos los miembros.

También en ellas se establecen las reglas a seguir se nos mantiene informados de cualquier novedad, son (en grandes empresas) el único momento en que  podremos coincidir con todos los compañeros.

 Llegan a ser tan importantes que una reunión puede ayudar a que los miembros se sientan integrados dentro del equipo, por la misma regla de tres, aquellas personas que no sean invitadas a la reunión no sentirán que pertenecen por completo al grupo. (Bastaría con poner una sencilla prueba a alguien que se queje de tener que asistir a las reuniones diciéndole que no puede asistir nunca más y veríais como esa persona se interesa por saber que se ha dicho en la reunión).

Otro aspecto importante de las reuniones es que son el entorno ideal para moldear los comportamientos de los miembros en cuanto a resolución de conflictos, guardar los turnos de palabra, aprender a escuchar a los compañeros, respetar otras opiniones, expresar quejas adecuadamente etc.

3. TIPOS DE REUNIONES.

No todas las reuniones son iguales o sirven para lo mismo, así encontramos:

• Reuniones de información. En la que se informa a los miembros del grupo sobre aspectos novedosos, de interés general o algún cambio que sea necesario tener en cuenta. Los miembros del grupo podrán formular cuantas preguntas consideren necesarias.
• Reuniones para analizar problemas. Cuando algo no funciona bien y no se sabe que puede ser exactamente se usan este tipo de reuniones que consisten en favorecer la posibilidad de que entre todos se defina cual es el problema que está afectando al equipo y cuáles pueden ser sus posibles causas (es decir qué es lo que pasa y por qué).
• Reuniones para prever problemas. Cuya finalidad es basarse en la experiencia y adelantarse a problemas que aún no han aparecido, pero que si no se toman medidas pueden aparecer.
• Reuniones para tomar decisiones. Ya no es buscar las causas de un problema o anticiparnos a él, sino que estas reuniones son para buscar soluciones cuando se sabe cuál es el problema y ya ha aparecido.
• Reuniones de planificación. Que sirven para programar actividades, planificar el trabajo de todos, evaluar los resultados…
• Reuniones de control. Se utilizan cuando una empresa va bien y se hacen de cuando en cuando para garantizar que las cosas sigan funcionando correctamente y de acuerdo con lo establecido. (si en una empresa porque todo va bien dejamos de reunirnos, enseguida aparecerán problemas).

4. COMO PREPARAR UNA REUNIÓN.

Para preparar una reunión debo tener en cuenta algunos aspectos.

En primer lugar, las reuniones deben ser periódicas, es decir cada semana, mes, trimestre, aunque también puedo convocar una reunión extraordinaria para informar de algo que ha ocurrido y que es del interés de todos.
Lo que no se debe hacer es reunir a la gente cuando no hay información que dar ni nada que contar, pues los miembros del grupo pueden verlas como una pérdida de tiempo.

En segundo lugar se tendrá en cuenta el nº de participantes, se deberá convocar a todos los miembros dependientes del jefe. Esto vienen a colación de lo que hemos comentado en el tema anterior, si no invitamos a todos a la reunión, los no invitados se van a sentir excluidos.
En este sentido el invitar a todos ampliará los puntos de vista, las opiniones y permitirá que todos estén informados y no vayan por ahí preguntando a terceras personas.

En tercer lugar habrá que cuidar el tiempo y el lugar, para lo cual la reunión se hará un día en que la gente no tenga muchas tareas importantes que hacer o de lo contrario nadie asistirá.
No será recomendable una reunión un viernes ya que los participantes estarán cansados de toda la semana y deseando ir a sus casas, tampoco lo será un lunes porque aún no se ha cogido el ritmo de trabajo.
Por último se informará a los miembros de cuál es el motivo de la reunión, para que puedan preparársela correctamente.

5. ASPECTOS FUNDAMENTALES PARA EL BUEN DESARROLLO DE UNA REUNIÓN.

Este apartado hace referencia a cómo debemos actuar en una reunión y qué cosas debemos evitar. De entre ellas resaltaremos:

• Practicar la crítica constructiva. Nunca la negativa. Una crítica constructiva:
• estará centrada en los hechos y no en las impresiones
• no se realizará de forma hiriente.
• Dirá como mejorar la acción o conducta objeto de crítica.

• Evitar el protagonismo. No monopolizar la reunión hablando yo sólo.
• Escucha activa. De manera respetuosa y evitando ponernos a la defensiva en cuanto oigamos algo que no nos guste.
• Formular preguntas, para aclarar los aspectos que no se han entendido.
• Resumir. Al finalizar cada apartado hacer un resumen comprensivo de lo que se ha hablado.

6. PROBLEMAS QUE SURGEN EN UNA REUNIÓN Y COMO SOLUCIONARLOS.

a)  Nadie rompe el silencio. Ocurre muy a menudo que después de empezar comentando el motivo de la reunión, nadie rompe el silencio inicial.
En estos casos no es recomendable preguntar a uno directamente, ni hacerlo uno por uno por orden de colocación. En ningún caso se darán muestras de enfado o molestia, sino que para evitar esta situación se creará un ambiente de seguridad y confianza.

b) Alguien os pide información adicional sobre los temas que estábamos trabajando en la reunión. Lo cual puede ser un problema si no la llevamos bien preparada. Para que no nos pillen en blanco, es importante acudir a la reunión con un colega experto que domine las partes de la materia que yo desconozca.

c) Alguien no para de cuchichear con otro. El remedio puede consistir en invitarle a que diga en voz alta a todos aquello de lo que está hablando en voz baja.
Si vemos que el cuchicheo es generalizado porque alguien ha monopolizado la palabra y la gente se aburre, se le dará la palabra a otra persona de las que ha perdido el interés en la reunión y esta cuchicheando.

d) Un participante formula muchos argumentos. Lo que supone que la gente no pueda seguirle y olvide muchas de las cosas que se están diciendo.
Para ello alguien en la reunión irá anotando lo que en ella se dice y cuando se haya terminado de hablar expondrá de nuevo de manera ordenada los argumentos o ideas dichas.

e) Alguien lee el periódico o esta provocadoramente distraído. Para lo cual, o bien le invitamos a participar de manera directa en la reunión, o bien criticamos abiertamente su comportamiento (esto dependerá de la persona y del momento)

f) Un miembro del equipo no participa. En este caso frenaremos a los participantes que no paren de hablar y haremos hablar a los que están sin participar pidiéndoles abiertamente que expongan sus opiniones e ideas.

g) Un participante no deja de hacer payasadas. Detendremos la reunión haciendo evidente que su comportamiento nos molesta a través del silencio que se genera mientras se dirige una mirada seria y fría a la persona en cuestión

h) Alguien hace gestos evidentes de rechazo. Se le invitará abiertamente a que exponga de manera asertiva el motivo de sus ademanes y gestos.

i) La discusión pasa de un tema a otro sin aportar soluciones. Es uno de los problemas más comunes de una reunión, todos expresan sus quejas pero nadie aporta soluciones ni se escucha el problema que ha expuesto el compañero anterior. Para evitar esto es importante no dejar que se pase a un punto posterior hasta que el anterior haya sido analizado, para evitar que algunas personas no se sientan escuchadas o piensen que se pasa de ellas.

7. ¿QUÉ ES LA NEGOCIACIÓN?

Se define como el proceso mediante el cual, dos o más partes que por cualquier motivo tienen una relación de dependencia (es decir que necesitan algo el uno del otro) hacen tratos con el objetivo de conciliar sus diferencias.
Las partes negociadoras adaptarán la negociación, considerando tanto él sus necesidades y objetivos como los de la otra parte.

8. TIPOS DE NEGOCIACIÓN.

• Según el modo.
• Explícita.Que como su nombre indica es la que se reconoce abiertamente y es visible. Por ejemplo dos compañeros que se citan para ponerse de acuerdo en qué días de vacaciones se va a tomar cada uno.
• Tácita. Aquella que no es reconocida como negociación, sino que se hace de manera encubierta o invisible, incluso negándose que se está negociando. Por ejemplo tu madre cuando te dice que no pasa nada si sales y llegas tarde pero, al día siguiente te despierta a las 7  de la mañana.

• Según el sistema.

Competitiva. Aquella en la que vamos a ganar sin importar el otro. Lo que se pretende es demostrar la supremacía sobre el adversario. Esta negociación se puede usar cuando no vamos a volver a ver al adversario.

Integradora. Basada en el dialogo y la búsqueda de intereses comunes, interesándonos lo que siente el adversario o rival. Es muy útil para cuando vamos a trabajar o ver frecuentemente a la persona con la que negociamos.

• Según los resultados obtenidos.
• De puro conflicto. Aquella en la que si yo gano, el otro pierde y viceversa, lo que gana uno, el otro lo pierde irremediablemente.
• De pura coordinación. Donde ambas partes pierden o ganan conjuntamente. O lo ganan todo las dos partes o lo pierden todo las dos partes.

9. FACTORES A TENER EN CUENTA EN UNA NEGOCIACIÓN.

• Numero de negociadores.

Diferenciando entre aquellas negociaciones que tienen dos personas negociando y las que tienen más de dos negociadores. El motivo es que cuando hay más de dos personas negociando, hay que tener en cuenta el poder hacer coaliciones o pactos para ganar la negociación.

• Frecuencia del proceso negociador.

Ya comentado anteriormente. Si la negociación es muy frecuente, conviene mantener un tono cooperativo y tener en cuenta a la otra parte.
Si la negociación es esporádica, se puede adoptar una actitud más agresiva.

• Relaciones de poder.

 Se define el PODER, como la capacidad que tiene A en influir en la conducta de B.

La negociación aparece cuando ambas partes necesitan algo de la otra, si una parte tiene poder absoluto sobre la otra, no habrá negociación como norma general.
Las relaciones de poder en una negociación,  pueden ser de dos tipos:

• Desiguales. En la que una parte tiene más poder que otra, en cuyo caso la parte con menor poder debe proponer una oferta que resulte atractiva y que haga creer a la parte con poder que puede ganar algo.
• Equilibradas. En la que ambas partes parecen tener igual poder, en ese caso ganará la parte que tenga menos prisa y sepa aportar más alternativas e ideas a posibles conflictos.

• Lugar de la negociación.

Debe ser un lugar neutral, como la sala de reuniones de un hotel o algún sitio similar. Pero esto no ocurre siempre así, por lo que debemos tener en cuenta que:
-Cuando son en nuestro terreno, debemos aprovechas que contamos con el apoyo de nuestros compañeros para momentos de tensión (como pedirle a un colega que si ve que estoy nervioso diga que me llaman por teléfono)
- Cuando son el campo ajeno, debemos hacer de “espías” y obtener la mayor información posible de la empresa con la que vamos a negociar (ver su infraestructura, si se nota que tienen dinero, si cuentan con material…)

• El tiempo.

Si se dispone de él, nos sirve para reflexionar, aprender estrategias, modos de negociar… por otro lado, es un arma de presión estupenda si vemos que la otra parte tiene prisa o urgencia en alcanzar un acuerdo.

• Hay que empezar tratando los temas en los que sea más fácil alcanzar un acuerdo y dejar los temas difíciles para el final.
• No hay q1ue mostrar jamás impaciencia ante el oponente.
• Si el tiempo corre en tu contra, que la otra parte no se dé cuenta.
• Usa el tiempo primero para preparar y después para negociar.
• Para los acuerdos rápidos usar a los expertos y nunca a los novatos.

10. FASES DEL PROCESO DE NEGOCIACIÓN.

10.1 La planificación.
Es la fase anterior a la negociación, donde las partes DEBEN realizar los preparativos de la misma.
Durante este momento el buen negociador debe intentar:

• Conocer al oponente lo mejor posible, sacando la máxima información de las personas con las que vamos a negociar y de la empresa en la que trabajen.
• Descubrir los puntos fuertes y débiles tanto de la otra parte, como los de uno mismo (para que no nos pillen desprevenidos)
• Elegir las estrategias más adecuadas, lo cual haremos gracias a la información obtenida en el punto anterior.
• Pensar en qué cosas estamos dispuestos a ceder, primero nos marcamos unos objetivos y desde este punto vemos que estamos dispuestos a ceder para conseguirlos
• Buscar alternativas, para poder enfrentarnos a los posibles problemas que puedan ocurrir en la negociación y buscar rápidas soluciones.
• Ensayar nuestra postura en la negociación, como si de un teatro se tratase para comprobar que estamos preparados.

10.2 Inicio de la negociación.
Es cuando nos encontramos frente a la otra parte por 1ª vez. Estos primeros momentos deben ser de tanteo, por lo que no debemos precipitarnos, sino que debemos:

• Conocer la posición de la otra parte, antes de delatar del todo la nuestra. Para ello se pueden hacer preguntas y buscar en ellas puntos de partida comunes.
• Concretar ideas y evitar interpretaciones erróneas de la posición de los otros, para descubrir las expectativas de lo que esperan de nosotros en la negociación.

10.3 Negociación fina.
Es la fase de concretar los pequeños detalles, de esta fase depende que la negociación se cierre o se anule. Para ello:

• Se buscarán objetivos comunes de ambas partes.
• Se negociarán los puntos más difíciles.
• No se presionará a la otra parte, salvo que sea imprescindible
• Hay que intercambiar. Jamás pedir sin dar nada a cambio.
• Si decimos que NO a algo, mantenernos firmes, que la otra parte no nos vea inseguros.
• Llegaremos a un acuerdo preliminar.

10.5 Acuerdo.
Es la parte de cierre de la negociación, en la que ambos negociadores intentan obtener el máximo beneficio para sus empresas partiendo del acuerdo preliminar del apartado anterior.

11. ESTRATEGIAS MÁS HABITUALES EN LA NEGOCIACIÓN.

• La imposición. Consiste en ganar a toda costa a través de una postura de presión a la otra parte.
• La acomodación. Contraria a la anterior, consiste en dar prioridad a la otra parte en todo, porque así pensamos que a largo plazo obtendremos un beneficio
• La evitación. Consiste en dejar a un lado algo de la negociación que no nos interesa sacar en ese momento.
• La colaboración. Se basa en buscar conjuntamente soluciones a las necesidades de ambas partes de forma pacífica y creativa.

12. RESULTADOS DE LA NEGOCIACIÓN.

• Gano yo- pierde él. Provocando una insatisfacción de la otra parte, que suele desembocar en futuros conflictos.
•  Pierdo yo – gana él. Sólo se debe llegar a este final cuando la pérdida es pequeña y en un futuro supondrá un logro para mi empresa.
• Pierdo yo – pierde él. Cuando se rompe la negociación. Ocurre cuando las partes no se han escuchado o sus posturas eran muy rígidas e inamovibles.
• Gano yo – gana él. Suele ser el resultado de negociaciones basadas en el diálogo y la búsqueda de intereses comunes, además, es garantía de buenas relaciones en un futuro.

13. TÁCTICAS NEGOCIADORAS.

 Son las “formas” que tenemos en una negociación de llegar a conseguir nuestros objetivos. Entre ellas tenemos:

• Tácticas competitivas.

Habitual entre los negociadores que desean sacar el mayor provecho a costa del adversario. Entre las más comunes están:

• El engaño. Donde se controla alguna información que la otra parte no conoce y se le transmite de forma errónea intencionadamente.
• Poli bueno, poli malo. En la que aparece un primer negociador de alto rango en la empresa que ofrece unas condiciones muy desfavorables, es maleducado, autoritario e inflexible. Este negociador desaparece con alguna excusa y entra el que hace de poli bueno retomando la negociación con un trato más cordial, suele ser de un rango inferior al anterior y ofrece unas condiciones todavía abusivas pero algo mejores que las del poli malo con lo que comparándolas resultan buenas.
• El equipo. Donde se acorrala al adversario entrando a la sala de reuniones con un equipo de colaboradores expertos que intentan arrollarle con argumentos técnicos.
• Guerra psicológica. Consiste en cansar o atacar al negociador haciendo la reunión en un espacio estresante (con mucho ruido, calor, incómodo…) o haciendo comentarios despectivos (sobre su aspecto físico, sus conocimientos, interrumpiéndole cada vez que hable…).
• Presión del poder. Saber que se tiene más poder que la otra parte y usarlo para obligarle a que firme un acuerdo que le es desfavorable.
• La amenaza de ruptura de la negociación. Marcarnos un farol y decir que si no se firma lo que queremos, la negociación se termina.

• Tácticas integradoras.

Tratan de emplear la conciliación, cooperación de ambas partes… para alcanzar lo que ambas desean sin que ninguna de las dos pierda.

BIBLIOGRAFÍA
Principios de comunicación persuasiva.  Javier de Santiago Guervos . Arco libros, 2005
Relaciones en el entorno de trabajo. VV.AA. editex. 2003
Los caminos de la negociación: personas, estrategias y técnicas. Franc Ponti. Verticales de bolsillo. 2008