Daineyis Romaguera Terrero*
Liuver Camilo Momblanc**
Universidad de Guantánamo, Cuba
daineyisrt@cug.co.cuRESUMEN
Las limitaciones asociadas a la gestión documental en la Facultad de Ciencias Sociales y Humanísticas de la Universidad de Guantánamo y su impacto en el Sistema de Control Interno, motivan esta investigación en busca de una solución coherente con las exigencias actuales, se parte del estudio de los aspectos teóricos-conceptuales y normativos asociados al tema y realiza una sistematización de sus principales componentes y características, como soporte epistemológico para la concepción de un sistema de gestión documental en esta organización que asegure transparencia administrativa, rendición de cuentas responsable y la toma de decisiones basada en la evidencia.
Para ello se presenta una caracterización de la organización que ilustra sus procesos claves, composición del capital humano y estructura organizacional. Con la utilización de métodos y técnicas de la investigación permitieron conocer científicamente el posicionamiento de la institución en cuanto a la gestión de documentos, concretar las principales barreras que la limitan y su relación con los factores organizacionales. Esto permitió la fundamentación de la propuesta de solución a la problemática y la argumentación de la pertinencia de la investigación.
Palabras claves: gestión - documentos - control – información – comunicación – estructura- organización- evidencias.
Summary
The limitations associated with document management at the Faculty of Social and Humanistic Sciences at the University of Guantanamo and their impact on the Internal Control System motivate this research in search of a solution consistent with current demands. Theoretical-conceptual and normative aspects associated with the subject and performs a systematization of its main components and characteristics, as epistemological support for the conception of a document management system in this organization that ensures administrative transparency, responsible accountability and decision-making based In the evidence.
For this, a characterization of the organization is presented, illustrating its key processes, composition of human capital and organizational structure. With the use of research methods and techniques, it was possible to know scientifically the position of the institution in terms of document management, to specify the main barriers that limit it and its relation to organizational factors. This allowed the basis of the proposed solution to the problem and the argumentation of the relevance of the research.
Key words: management - documents - control - information - communication - structure - organization - evidence.
Para citar este artículo puede utilizar el siguiente formato:
Daineyis Romaguera Terrero y Liuver Camilo Momblanc (2017): “La gestión documental en el sistema de control interno”, Revista Caribeña de Ciencias Sociales (junio 2017). En línea:
https://www.eumed.net/rev/caribe/2017/06/gestion-documental.html
http://hdl.handle.net/20.500.11763/caribe1706gestion-documental
Introducción
En la actualidad con el resultado del desarrollo científico-tecnológico alcanzado, los intangibles ocupan un lugar protagónico en el sector empresarial, destacándose como un recurso valioso que actúa en estas sociedades elevando el valor de la información, documentación, conocimiento, como activos de la empresa que constituyen los ejes sobre los que descansa y gira la gestión empresarial. Por ello se sostiene con acierto que: "Dentro de cualquier tipo de organización, el disponer con rapidez de una información completa y fiable, constituye un elemento esencial para garantizar la gestión eficaz de los recursos de la misma, mejorar la calidad de los servicios que presta y adecuarse constantemente al entorno que la rodea”1 .
Una Universidad es igualmente generadora y receptora de documentos e información que sirven para conocer la evolución académica y administrativa de ésta y de su gestión. Por tanto, si los documentos no se organizan y mantienen adecuadamente, de modo que puedan ser recuperados con facilidad, no tienen ninguna función útil, lo que repercute sobre la calidad de la toma de decisiones, rendición de cuentas y capacidad de la universidad para cumplir con sus obligaciones. Teniendo en cuenta lo antes expuesto se define como problema de investigación: ¿Cómo lograr un eficiente control interno a partir de la gestión documental en la Facultad de Ciencias Sociales y Humanista (FCSH) de la Universidad de Guantánamo (UG)?
Objetivo general: Elaborar las bases para el diseño de un sistema de gestión documental que garantice un eficiente control interno en la FCSH.
Objeto de investigación: El control interno en la FCSH.
Campo de acción: Componente de información y comunicación
Objetivos específicos:
Hipótesis: Si se elabora las bases para el diseño de un sistema de gestión documental se podría lograr un eficiente control interno en la FCSH de la UG.
La novedad de este trabajo se concreta al rescate, atesoramiento y conservación del patrimonio documental, garantizando que la información de valor permanente contenida en la documentación pueda ser de acceso y uso por los usuarios, internos y externos, una vez que se logre, la sinergia entre los diferentes archivos de la organización. Esto permitirá la agregación de valor a los procesos sustantivos, así como a los administrativos que le sirven de apoyo. Por tanto, ayudará positivamente a la eficiencia y eficacia de la gestión administrativa de dicha institución suponiendo un ahorro considerable de tiempo y dinero, en la tramitación, conservación y disposición de los fondos documentales. Además de la garantía de una actuación dentro del marco legal que obliga a las administraciones públicas a tener ordenadas y hacer accesible los documentos.
Desarrollo
1-Componentes del control interno
El sistema de control interno se estructura por 5 componentes: ambiente de control, gestión y prevención de riesgos, actividades de control, información y comunicación y supervisión y monitoreo.
Entre los objetivos del Componente de Información y Comunicación se encuentra disponer de información oportuna, fiable y definir su sistema de información adecuado a sus características; que genera datos, documentos y reportes que sustentan los resultados de las actividades operativas, financieras y relacionadas con el cumplimiento de los objetivos, metas y estrategias, con mecanismos de retroalimentación y la rendición transparente de cuentas. La información debe protegerse y conservarse según las disposiciones legales vigentes. Por ello se estructura en las siguientes normas: sistema de información, flujo y canales de comunicación, contenido, calidad y responsabilidad y rendición de cuentas.
¿Cuál es el VALOR que aportan los documentos administrativos y su gestión a las organizaciones? Estos tributan a la gestión de riesgos como parte integral del control interno para el logro de objetivos institucionales y la rendición de cuentas.
Así, de la relación Gestión de Riesgos–Control Interno – Gestión Documental, se destaca:
Riesgos legales: Perdidas, daños o no recuperación de documentos e información que resultan en litigios o no acatamiento de leyes o regulaciones.
Riesgos financieros: Perdidas, daños o no recuperación de documentos e información que resultan en pérdidas financieras o amenazas de la posición financiera de la organización.
Riesgos de reputación: Perdidas, daños o no recuperación de documentos e información que dañan la imagen pública, la confianza o reputación de la organización.
Riesgos operacionales: Perdidas, daños o no recuperación de documentos e información que resultan en litigios o no acatamiento de leyes o regulaciones.
Toda organización necesita mantener EVIDENCIAS de las actividades que realiza y demostrar la calidad de la información registrada en ella (veracidad, confiabilidad, autenticidad) para que puedan ser auditadas (rendir cuentas). Para ello, no basta con mostrar los documentos, se necesita demostrar que ofrecen información: veraz, auténtica, integra…que son prueba veraz de la acción que registran. Solo un adecuado sistema de control interno ajustado a las exigencias de la sociedad moderna.Teniendo en cuenta lo anterior no existe duda que la Universidad de Guantánamo (UG) constituye una organización de interés público, especialmente docente. Sin embargo, se debe especificar que las características de cada organización dependen, entre otros aspectos, del escenario en el que se ubican y realizan sus funciones. La estructura organizativa se muestra en el anexo 1.
2- Facultad de Ciencias Sociales y Humanísticas. Ámbito espacial de la investigación
La FCSH cuenta para el cumplimiento de su misión con un total de 63 trabajadores, de los cuales 49 son profesores, de ellos tres son doctores en ciencia y 22 másteres. En tanto la matrícula asciende a 414 estudiantes que se forman en: Derecho, Estudios Socioculturales, Comunicación Social o Sociología.
2.1 Análisis de las encuestas, entrevistas y guía de observación
El cuestionario (Ver anexo 2) se aplicó a 40 trabajadores [3 secretarias, 3 técnicos (Informáticos y Recursos Humanos), 11 cuadros de dirección y 23 docentes], de las diferentes unidades organizativas. De conformidad con sus años de experiencia laboral se Bases para la Gestión Documental en la Facultad de Ciencias Sociales y Humanísticas de Guantánamo obtiene una media igual a 8,84 años, una mediana igual a ocho y una moda igual a cinco.
Análisis de las encuestas
Generales de la gestión de documentos a nivel estratégico: La mayoría de los encuestados, manifiestan que la dirección no realiza acciones de control sobre los archivos que existen en las oficinas de la organización (24; 60%); que los archivos de gestión no están definidos (29; 72,5%); no existen políticas de depuración o expurgo de los documentos administrativos (32; 80%); afirman que esta actividad no se refleja en el Plan de Prevención de Riesgos (21; 52,5%), debe tributar al cumplimiento de los objetivos (29; 72,5%) y tiene un carácter estratégico (33; 82,5%); aunque (20; 50%) no es vista por todos con esta cualidad. (Ver figura A en anexo 3).
Planificación de la gestión de documentos: La mayoría de los encuestados (31; 77,5%) refiere que no se tienen establecidas o no conocen de la existencia de políticas (objetivos y estrategia) para la gestión de los documentos en la organización; y no está determinada la tasa de crecimiento del fondo documental desde el punto de vista de infraestructura disponible: espacio y tecnología (35; 87,5%). (Ver figura B en anexo 3).
Procesos de la gestión de documentos: Respecto a los instrumentos para la gestión documental que se mencionan en la interrogante 15 del cuestionario, 21 (52,5%) de los encuestados expresa no conocerlos, 17 (42,5%) solo el organigrama de la organización y dos (5%) y que no se realiza control cuando se consultan o prestan los documentos a otras unidades administrativas (29; 72,5%). (Ver figura C en anexo 3). Ante la interrogante que solicita la precisión del componente del sistema de control interno con el cual consideran que más se relaciona la actividad de gestión documental, 31 (77,5%) expresan que no saben, uno (2,5%) “Supervisión y Monitoreo”, uno (2,5%) “Ambiente de Control” y solo acierta uno (2,5%) que identifica “Información y Comunicación”. (Ver figura D en anexo 3).
Recursos Humanos:Se aprecia que la mayoría (32; 80%) refiere que en los últimos cinco años no se han recibido asesorías o consultorías en materia de gestión de documentos y ocho (20%) no lo saben. (Ver figura E en anexo 3).
Infraestructura tecnológica para la gestión documental: Las respuestas relativas a la existencia en la organización de aplicaciones informáticas para la gestión de los documentos se concentran en el no (16; 40%) y el no sé (24; 60%); pero todos (40; 100%) manifiestan que poseen documentación tanto en soporte duro o papel como electrónico, 27 (67,5%) no imprime los correos y optan por guardarlos en la propia computadora. (Ver figura F en anexo 3).
Marco normativo: La mayoría de los encuestados (22; 55%) desconoce si existe en la organización un “Manual de procedimiento para el uso, manejo, tratamiento y conservación de los documentos”, tres (7,5%) afirman su existencia y 15 (37,5%) opinan lo contrario. Asimismo, 33 (82,5%) manifiestan no conocer ninguna de las disposiciones normativas sobre la gestión de documentos que se relacionan en la interrogante 40 del cuestionario.
Evaluación del desempeño de la documentación: Ninguno de los encuestados considera que la organización posee un plan para la supervisión, medición, análisis y evaluación de la gestión de documentos, 11 (27,5%) afirman que no lo tiene y 29 (72,5%) desconocen de su existencia, 20 (50%) afirman que sí, tres (7,5%) que no y 15 (37,5%) no lo saben. (Ver figura G en anexo 3).
Resultados de la observación y entrevistas
La observación se realizó a todas las unidades administrativas de la organización y la entrevistas al Decano, Vicedecanos y Secretaria Docente; ambos instrumentos aplicados en el mes de marzo de 2016 con el objetivo de corroborar algunos de los aspectos obtenidos en las encuestas, relacionadas con la organización, el control y la conservación de los documentos. (Ver anexos 4 y 5).
A pesar de existir el plan de prevención de riesgos como parte del control interno, no se identifican los riesgos relacionados con los problemas de la gestión de documentos (confiabilidad, oportunidad, integridad, autenticidad, calidad…). Tampoco se emplea ninguna aplicación informática para la gestión de los documentos electrónicos. En entrevista realizada al Secretario General de la UG (Ver anexo 6), también fue posible determinar que a nivel de centro existe desconocimiento sobre la importancia, contenido y alcance de la gestión de documentos.
2. Componentes para la gestión documental en la Facultad de Ciencias Sociales y Humanísticas de Guantánamo.
El diseño de los componentes, instrumentos o herramientas para la gestión documental constituye una solución exitosa en aras de la mejora en el desempeño de las funciones de la organización, a partir de la adecuada administración de sus documentos. Ello impacta en la cultura administrativa y contribuye a la disminución de los costos, la transparencia administrativa, rendición de cuentas basada en la evidencia, entre otros aspectos que tributan al aumento de la eficiencia y eficacia de cualquier organización.
2.1 Procedimientos para la organización de los archivos de gestión
Los archivos de gestión son aquellos que se crean en cada unidad productora de documentos. Por ello, se ofrecen las bases generales o invariantes de carácter procedimental y los requisitos para el trabajo con estos archivos en la FCSH. (Ver anexo 7). El listado debe contener: nombre del departamento que transfiere, relación de los documentos, la firma de la persona que transfiere y la del encargado del archivo central. (Ver anexo 8). Cada archivo de gestión, cuya adecuada ubicación es la propia oficina, dispondrá de los instrumentos de control y consulta archivística que propicien la organización, administración, conservación y localización expedita de sus documentos. (Ver anexo 9). El orden de los documentos en la carpeta o file se realizará de forma tal que al abrirla se vea en primer lugar el último documento correspondiente al último trámite realizado. Y al final aquel que originó el inicio del expediente, es decir, de abajo hacia arriba. De este modo al abrir la carpeta o file se sabrá en qué momento del trámite se encuentra el expediente. (Ver anexo 10), para el proceso de descripción, en la esquina superior derecha de cada una de las carpetas se ubicará el formato SGD-FCSH-UG-01 y se situará en su correspondiente gaveta, estante o sección del archivo identificado con el formato SGD-FCSH-UG-02. (Ver anexo 11).
2.2 Propuesta de instrumentos funcionales para la gestión documental
Los instrumentos funcionales son aquellos que, como su nombre lo indica, constituyen el soporte o mecanismos para el desarrollo de las funciones específicas de la gestión documental, entre las que se encuentran, cuadro de Clasificación (Ver Tabla No. 1), con ello se logra una estructura jerárquica y lógica en la clasificación (Ver anexo 12), la propuesta del cuadro de clasificación puede verse en el anexo 13.
2.3 Propuesta de instrumentos normativos para la gestión documental
Los instrumentos normativos, según la Ciencia Jurídica, son aquellos que formalizan, dotando de forma jurídica, la manifestación de voluntad del sujeto que prevaliéndose de sus facultades, en este caso jurídico-administrativo, los emite para cumplir sus finalidades. El manual estará compuesto de, (Ver anexo 14), tabla de contenido: Contendrá la relación de los apartados o secciones que conforman el manual con sus correspondientes folios, resolución decanal de aprobación: (Ver anexo. 15), introducción: En ella se hará referencia a la necesidad e importancia del manual, su contenido, objetivo general y los específicos, estructura y otros elementos generales que se consideren necesarios para la mejor comprensión y utilización de esta herramienta, estructura capitular, glosario de términos, marco normativo referencial, anexos, finalmente, en el extremo derecho del cajetín se consignará: código, versión, fecha de emisión y ejemplar (Ver anexo 16).
2.4 Propuesta de instrumentos operativos para la gestión documental
Los instrumentos operativos, como su nombre lo indica, son aquellos que aseguran el correcto funcionamiento del sistema de gestión documental. F ONT A RANDA (2013) señala como tales a “la formación de usuarios” y “el control y evaluación”.
Conclusiones
Una adecuada gestión documental, en el contexto empresarial y en la administración pública, posibilita la reducción de riesgos como la toma de decisiones apresuradas, tardías o inconsistentes que afecten sus procesos sustantivos. Ello garantiza que las entidades ganen en eficiencia y eficacia, asegurando las correspondientes evidencias para someterse a los procesos de controles externos.
En la Facultad de Ciencias Sociales y Humanísticas de Guantánamo no existían antecedentes de una evaluación a la gestión de sus documentos, que se expresa en la falta de conocimientos en materia de gestión documental y la inexistencia de las herramientas adecuadas para estos fines.
Las limitaciones reconocidas en el estudio responden a causas de dirección, organización, normativas de recursos humanos, financieros, materiales y tecnologías. Las de organización son las de mayor importancia e impacto en el Sistema.
Se evidencia debilidades en la administración de documentos en la UG, lo que imposibilita su gestión y control.
Recomendaciones
A la Facultad de Ciencias Sociales y Humanísticas de la Universidad de Guantánamo:
1. La valoración de las bases propuestas para el diseño de su sistema de gestión documental, a los efectos de su aprobación e implementación.
2. El diseño de la herramienta informática para la gestión documental sobre la base de Alfresco u otras aplicaciones de software libre para la gestión de documentos.
A la Universidad de Guantánamo:
3. Evaluar la ejecución de proyectos para la creación del Archivo Central y el diseño de su sistema de gestión documental que garantice la transparencia administrativa, rendición de cuentas responsable y toma de decisiones basadas en la evidencia.
Bibliografía
* Licenciada en Contabilidad y Finanzas. Facultad de Ciencias Económicas, Universidad de Guantánamo, Cuba. Profesora asistente. Facultad de Ciencias Económicas, Universidad de Guantánamo. Cuba.
** Máster en Ciencia, Facultad de Derecho Universidad de Guantánamo, Cuba. Profesor auxiliar. Facultad de Derecho, Universidad de Guantánamo. Cuba.
1 Elena Font Graupera, et al. (2014). Gestión de la información y el conocimiento. p. 50.
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