EVENTOS ACADÉMICOS VIRTUALES.
IDEAS ALREDEDOR DE UN ESTADO DE LA CUESTIÓN

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Resumen:
Hoy por hoy, las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TICs) son una parte importante del modelo educativo, así como lo son del modelo social. Irremisiblemente son una competencia con la que debemos contar en el desarrollo de la carrera formativa y académica, puesto que su utilización puede coadyuvar en el enriquecimiento del proceso de enseñanza- aprendizaje.
En el presente artículo pretendemos revelar las posibilidades que hoy en día ofrecen los eventos académicos virtuales. Nos interesa subrayar su papel formativo y si comportan en suma más aspectos ventajosos que negativos. Para tal fin hemos revisado distintos eventos valorando sus pros y contras, además de otros puntos que nos pueden ayudar a determinar pautas y elementos para el planteamiento y diseño de un congreso académico en línea en la Universidad de Cuenca.
Paulatinamente, la Red de Internet se erige como centro mundial del conocimiento, estableciéndose además como espacio virtual de interacción. En este contexto, es posible admitir que un evento virtual representa una aplicación pedagógica válida de la tecnología, en tanto es un formato cognitivo susceptible de transferir y difundir conocimientos, incitar al pensamiento y a la generación de nuevas ideas, de una forma en la que no suponen óbice las limitaciones espaciales y temporales.

Palabras Clave: Eventos académicos, educación, virtualidad, Ecuador.

Abstract:
Today, the technologies of information and communication (ICT) are an important part of the educational model, so how are the social model. They are inevitably competition with which we must have in the development of the educational and academic career, since their use can contribute to the enrichment of the teaching-learning process.
In this article we intend to reveal the possibilities today offered virtual academic events. We want to emphasize its formative role and if in sum behave more advantageous aspects than negative. For this purpose we have reviewed various events assessing their pros and cons, as well as other points that can help us determine guidelines and elements for the planning and design of an academic Congress online at the University of Cuenca.
Gradually, the Internet stands as a world center of knowledge, settling in addition as a virtual space for interaction. In this context, it is possible to admit that a virtual event represents a valid technology pedagogical application, insofar as it is a cognitive format likely to transfer and disseminate knowledge, encourage thought and the generation of new ideas, in a way in which pose no obstacle spatial and temporal limitations.

Keywords: Academic events, education, virtuality, Ecuador

1. Introducción

            Hoy por hoy, las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TICs) son una parte importante del modelo educativo, así como lo son del modelo social. Irremisiblemente son una realidad con la que debemos contar en el desarrollo de la carrera formativa y académica, puesto que su utilización puede coadyuvar en el enriquecimiento del proceso de enseñanza- aprendizaje.

            En la presente comunicación pretendemos revelar las posibilidades que hoy en día ofrecen los eventos académicos virtuales. Nos interesa subrayar su papel formativo y si comportan en suma más aspectos ventajosos que negativos. Para tal fin hemos revisado distintos eventos valorando sus pros y contras, además de otros puntos que nos pueden ayudar a determinar pautas y elementos para el planteamiento y diseño de un congreso académico en línea en la Universidad de Cuenca.

            Paulatinamente, la Red de Internet se erige como centro mundial del conocimiento, estableciéndose además como espacio virtual de interacción. En este contexto, es posible admitir que un evento virtual representa una aplicación pedagógica válida de la tecnología, en tanto es un formato cognitivo susceptible de transferir y difundir conocimientos, incitar al pensamiento y a la generación de nuevas ideas, de una forma en la que no suponen óbice las limitaciones espaciales y temporales.

2. Metodología utilizada

            Para la elaboración de este estudio hemos recabado información documental y al tiempo hemos buscado datos en la Web acerca de eventos académicos virtuales: portales, foros, materiales divulgativos... En esta pesquisa hemos procedido como una suerte de investigación de campo, pues las fuentes primarias y los productos resultantes se hayan digitalizados, y el tratamiento más genuino de la información es virtual.

            Nuestra intención ha sido crear un estado de la cuestión básico. Tras un periodo de documentación y recopilación, hemos proseguido reservando los aportes más notables para reflejar una actualización del tema, habida cuenta que en la Web existe información obsoleta, de décadas pasadas en las que no eran tan manifiestas las aplicaciones congresuales de internet. Posteriormente hemos acotado contenidos y hemos ido incluyendo reflexiones, buscando que nuestra aportación ofreciera contenidos actualizados y una visión coherentes sobre la realidad de los eventos académicos en línea.

            En otro orden de cosas, hemos evitado manifestar en exceso aspectos técnicos, tratando de darle a la comunicación una orientación más humanista, susceptible de ser comprendida por todos, también por los profanos en temas de informática y  tecnologías.

3. Desarrollo del tema

3.1. ¿Qué es un evento académico virtual?

            Un evento académico virtual es una sublimación, una traslación por medio de tecnologías informáticas de la realidad física al mundo del ciberespacio. En esencia, es una página web que cuenta con diferentes aplicaciones  de uso sencillo que permiten la recreación de un evento real. Cuenta, por ejemplo, con archivos electrónicos y multimedia, descarga de documentos, enlaces, videos, foros, debates en tiempo real a través de chat, social media...

            En general cuenta con las mismas prestaciones que un evento académico presencial. El formato usual se articula por medio de una serie de comunicaciones realizadas a través de internet. Su estructura cuenta con comités, organización, programa de ponencias, stand de publicaciones, foros de debates... Los participantes interactúan desde sus terminales y computadoras, caracterizándose con roles como por ejemplo ponente, asistente, panelista o miembro del comité científico. Como reunión científica tiene como fin la revisión de conceptos, la presentación de adelantos y aportes recientes de proyectos de investigación, además de actualizar información, dar a conocer las últimas tendencias de cada sector, conocimientos y técnicas. Por otro lado, puede servir de relacionamiento institucional, como fórmula de comunicación estratégica para captar atención, promover a una institución u organismo que lo organiza. Se consigue de esta forma configurar en la red un ambiente congresual, un lugar común que agrupa a profesionales interesados en cuestiones sobre las que gira el evento, y que facilita el compartir información y  tejer lazos.

            En relación al formato, del mismo modo que el presencial, el evento en línea puede denominarse congreso, simposio, jornada, coloquio, conversatorio... En el caso de la virtualidad, observamos que la nomenclatura define el espacio, el cual consiste básica e indefectiblemente una web, una serie de foros alrededor de documentos, videos o videoconferencias...  Es decir, lo que define el tipo de evento es básicamente la declaración de los organizadores, porque de lo que realmente se trata es de una página web articulada con aplicaciones para fomentar el intercambio interactivo de información. Esto nos lleva a la reflexión de que tal vez la virtualidad nos hace más permisivos, quizá porque consideramos que en el ciberespacio todo es menos real, un limbo entre la realidad y la ilusión, de forma que un evento en línea tiende a interpretarse como una especie de ilusión de evento real, y por lo tanto podemos aceptar la existencia de elementos que surgen simplemente al ser nombrados.

3.2. Características y posibilidades

            Como principal ventaja, los eventos en línea cuentan con el hecho de que los asistentes no han de desplazarse de su oficina u hogar, pudiendo ingresar sencillamente desde sus terminales. El beneficio inmediato para un profesional es la posibilidad de compatibilizar su trabajo con la formación. Son también, en consecuencia, más económicos, pues el único coste suele ser la tasa de inscripción, que a veces se hace por medio de una pasarela de pago en la misma plataforma web. Esta tasa por registro es por lo general mucho más baja que la tasa por un evento presencial, y de hecho no son pocos los eventos virtuales que podemos hallar completamente gratuitos.

            Al no tener límites espaciales, un evento virtual tampoco suele tener límite de participantes, y pueden llegar a albergar a miles de asistentes. En el ámbito de la lengua española, los eventos suponen un nexo entre las universidades iberoamericanas y españolas. En cualquier caso, del mismo modo que el ciberespacio es un espacio sin fronteras, el acceso aquí está abierto a todo el mundo, y habría que subrayar que aquellos eventos que cuentan con una interfaz multilingüe logran soslayar las diferencias culturales y lingüísticas, ganando en internacionalización.

            Las páginas que lo componen suelen permitir acceder a la información de forma sencilla y son de formato amigable, todo lo cual facilita la disposición de los usuarios a la participación. Se procura así generar una armoniosa fluidez entre ponentes y público, que interactúan generalmente intercambiando mensajes de texto en los foros creados para cada tema. De manera implícita, subyace en el éxito de un evento en línea su accesibilidad y facilidad de uso por parte de usuarios que no son diestros en nuevas tecnologías, pero que están interesado en el concepto del evento, y por esa razón entran a participar. 

            Efectivamente, lo más importante en un evento virtual es que la interacción entre los diferentes actores sea dinámica, intercambiando sin retraimiento comentarios, opiniones y sugerencias relevantes sobre las aportaciones hechas en las ponencias. En este sentido, el papel del coordinador y moderadores del evento resulta de particular valor, pues consiste en distribuir  el tráfico de la información, organizar los foros y dinamizarlos con preguntas pertinentes, en función de los objetivos de cada sección.

            Otra característica de los eventos virtuales es que con el fin de posibilitar un mayor número de consultas y debates, suelen ser prolongados en el tiempo. Ocasionalmente pueden tener una duración de tres semanas o un mes, pues de esta forma se facilita que los participantes entren de vez en cuando, compatibilizándolo con sus actividades laborales.

            Además de las diferentes salas y foros de discusión, un evento puede contener también materiales y recursos didácticos, una sección de presentación de nuevas publicaciones, un apartado de noticias de interés, incluyendo el anuncio de otros eventos. Desde el punto de vista ecológico, la virtualidad de todos estos documentos congresuales supone un considerable ahorro en papel, que suele indefectiblemente acabar en la basura. Pueden asimismo incluirse video-comunicaciones y videos de presentación, así como enlaces con redes sociales restringidas y entornos participativos. En el ámbito de las artes es factible también la realización de una exposición virtual, y en cualquier caso siempre puede haber galería de fotos. Por otra parte, en un evento en línea es posible establecer conexión con profesionales invitados a tiempo real, por medio de e-conferencia, en chat o vídeo.

            Los eventos virtuales pueden surgir de la iniciativa de organismos privados o públicos, pero cuando proceden de universidades e instituciones de Educación Superior, a menudo otorgan créditos universitarios por la asistencia. Llegamos aquí a un punto clave de la cuestión que nos ocupa, que es la certificación final.

            En ciertos casos se ha optado por la descarga a través de la plataforma del evento (mediante identificación con clave como medida de seguridad) de los certificados personales de asistencia, de ponencia y otras actividades, en formato digital. El problema es que, para contar como méritos académicos, el portador de este certificado podría tener problemas a la hora de validarlo, pues ante un funcionario de un registro gubernamental se le podría señalar que no se aceptan documentos que no lleven membrete y firma original. Por esta razón los certificados habrían siempre de entregarse en papel, sellados y firmados por los organizadores.

            De este modo, sorprende pensar que aunque un evento virtual puede ser una ilusión de un evento real, esta ilusión comporta los mismos méritos académicos. Este hecho está potenciando su paulatina implementación y éxito, pero habría que preguntarse en este punto si en algunos de estos eventos se especula con fines lucrativos, jugando con la necesidad de algunas personas de hacer méritos académicos fácilmente.

            Habría también que preguntarse si la presencialidad de los asistentes equivale efectivamente a aquella que se espera en un evento real. Es cierto que mediante aplicaciones avanzadas, los administradores de la plataforma del evento pueden obtener información cuantificable y estadísticas, desde el número de visitas y su origen geográfico hasta los medidores de grado de participación. Estos datos permiten valorar la calidad de las aportaciones, el éxito del evento y su desarrollo. Sin embargo, la realidad es que objetivamente no hay un seguimiento estricto de horas de participación. Y a todo esto, en aquellos eventos que han tenido una duración prolongada, se acredita la participación con un número amplio de horas, a veces sin especificar que fueron horas no presenciales.

            En definitiva, la cuestión es plantear si es razonable que, por ejemplo, un congreso internacional en línea equivalga en méritos a un congreso internacional presencial, puesto que lo virtual no necesita de aquella infraestructura, logística, y recursos materiales y humanos que es indispensable para la organización de un congreso en la realidad. Por estas razones y valorando la diferencia de esfuerzo requerido, no parece justo igualarlos.

4. Interrogantes

4.1 ¿Es un evento académico virtual una actividad de formación?

            En un primer momento podría aducirse que en efecto un evento virtual es una modalidad de formación a distancia, y que en conjunto genera una comunidad de aprendizaje en línea, donde los participantes comparten información e interactúan a través de las TICs. Se podría argumentar que su enfoque de trabajo sería colaborativo, en tanto los ponentes comparten conocimientos con otros expertos y asistentes, posibilitando el debate, la generación de propuestas y el establecimiento de conclusiones. Esta   interactividad y puesta en común de experiencias y su contraste coadyuvaría en la creación de innovación educativa y profesional, favoreciendo así el aprendizaje cooperativo.

            No obstante, la realidad es que los eventos virtuales no suelen cumplir estas expectativas. Aducir que se aprende porque se aprecia qué han hecho los demás significa admitir que el mismo nivel de aprendizaje existe en casi cualquier actividad que emprendamos en Internet, como leer un artículo de Wikipedia o visionar un tutorial en Youtube.

            En realidad un evento virtual posee más carácter divulgativo que formativo. A diferencia de las acciones formativas no se suele solicitar ningún tipo de examen o trabajo final. Su fin prioritario es dar a conocer nuevas aportaciones a la comunidad científica. Es un uso de internet como medio dinamizador de la difusión académica.

            Pese a todo, resultaría de especial interés plantear una mejora en el enfoque pedagógico de los eventos  virtuales. Quizá sea la mezcla entre divulgación y formación E-Learning la que logre hacer que un evento académico virtual pueda ser valorado con toda razón al mismo nivel que un evento presencial. Si se incluyeran, por ejemplo, contenidos formativos multimedia en un congreso en línea, así como la obligatoriedad de rellenar exámenes o test, sin duda se incrementaría el nivel de participación y esfuerzo por parte del asistente, que al final obtendría un certificación de forma justamente merecida.

4.2. ¿Es la revisión previa de las comunicaciones igual de exigente?

            Al igual que los eventos presenciales, los virtuales cuentan con un consejo de evaluación de las ponencias presentadas. Este consejo garantiza la calidad de la información de las aportaciones mediante un arbitraje que se suele realizar por el sistema peer review (revisión por pares), de cara a la aprobación,  rechazo o aceptación con enmiendas de los trabajos.

            En relación a la selección de ponencias y la garantía de calidad, con toda certeza los eventos presenciales cuentan con más control sobre los criterios de exigencia y originalidad de las aportaciones. No obstante, los eventos científicos en línea han ido implementando mejoras. Así, en el proceso de evaluación, lo recomendable es que se haga uso de una plataforma donde el autor candidato pueda seguir todo el desarrollo de la valoración del comité. Por ejemplo, podemos citar el software Open Conference System. Este programa comunica por correo electrónico al autor en qué etapa se encuentra su ponencia desde que la presenta. Es por su transparencia una plataforma muy recomendada. 

4.3. ¿Qué tipo de webs se usan en los eventos académicos virtuales?

            Actualmente podemos encontrar comercializadas distintas aplicaciones informáticas y sistemas de gestión de contenidos para eventos en línea. Dentro de esta competitividad, hay software que ofrecen mejor posicionamiento web a través de innovadores modelos de metadatos, mayor amigabilidad, mejores herramientas, compatibilidad con cualquier sistema operativo, etc.

            Por otro lado, es posible utilizar gestores de contenido gratuitos de fácil usabilidad que no precisan de grandes conocimientos en computación o diseño web. Joomla es muy recurrido, pues además brinda una apropiada apariencia. Y es que el impacto visual interviene decisivamente en la recepción del evento, recomendándose que la imagen global sea comunicativa, abierta y dinámica.

            La ya mencionada aplicación web Open Conference Systems resulta también de uso sencillo. Este software es parte del proyecto Public Knowledge Project, que distribuye gratuitamente recursos para la mejora de la calidad académica a través de la innovación informática. Se trata de una aplicación para la gestión de congresos académicos en la Red, que además facilita la difusión de los trabajos presentados en acceso abierto. En nuestra opinión, es muy recomendable que las universidades instalen en sus servidores este software, el cual está diseñado como sistema multi-evento, de forma que puede acoger numerosos congresos y simposios, de acuerdo a las necesidades de los profesores que tengan la iniciativa de materializarlos.

            A la vista de las posibilidades y recursos que ofrece la Web 2.0, habría que considerar también la filosofía del encuentro virtual. Como hemos visto, actualmente no es preciso tener grandes conocimientos en programación para gestionar un evento, y si así se desea se puede desarrollar en entornos muy sencillos, como un blog o una página de formato webNing. La filosofía de la Web 2.0 es precisamente promover la construcción de conocimiento a través del uso compartido de herramientas básicas y gratuitas de Internet.

            De tal forma, es posible plantear un sencillo evento académico en una página de Wordpress o Blogger, albergando documentación y material audiovisual en la nube. Evidentemente la infraestructura sería más simple, pero es una posibilidad que da resultados eficaces. De un evento elaborado en un blog dimana una extraña sensación de familiaridad y sencillez. Personalmente me parece un gestión meritoria el hecho de poner en valor las tecnologías sin coste de Internet para facilitar la participación libre y gratuita.

            La mayor parte de los congresos virtuales que hemos revisado hacen uso de la texto-conferencia, documentos y archivos digitales que los participantes pueden leer y comentar. En otras modalidades de congreso científico las ponencias son videos realizados ex-profeso cuyo visionado se hace desde la página web del evento, o mediante enlaces que direccionan al video alojado en repositorios como Youtube o Vimeo.

            En cuanto a la videoconferencia, en principio sería una fórmula perfecta para conectar en directo con los ponentes, retransmitiendo a los participantes la charla durante un tiempo prefijado, y con turno de preguntas. No obstante, la viabilidad de este método depende de contar con una buena conexión de red. En ocasiones, si se cuenta con los medios técnicos, es factible hacer videoconferencias utilizando un equipo avanzado y el protocolo H.323. de unión Internacional de telecomunicaciones.

5. Actas y divulgación de las comunicaciones

            Un evento académico en línea pueden editar actas (proceedings) con las ponencias seleccionadas, registrándose estas actas como libro o publicación seriada. Lo coherente en este entorno de virtualidad sería que fuera una publicación enteramente digital, conteniendo no sólo las ponencias sino los debates efectuados en los distintos foros.

            Algunos congresos en línea, por intereses lucrativos, vetan la libre circulación de las actas, produciendo un libro que después se comercializa. Otros ofrecen un servicio de envío de las actas en CDrom por correo postal a los interesados que quieran adquirirlas, manteniéndose estos documentos siempre en un plano restringido de difusión.

            Sin embargo, la apertura de la información de las ponencias mediante la publicación de los trabajos académicos en acceso abierto a la Web sería lo más eficiente, lo que más favorecería su divulgación entre especialistas de todo el mundo.
La naturaleza de internet es generar conexiones entre una audiencia global, de modo que ofreciendo las comunicaciones en acceso abierto se logra mayor capacidad de internacionalización e impacto científico. Particularmente en los eventos sobre ciencia y tecnología, disciplinas donde los avances pueden ser veloces y la innovación se traspasa rápidamente del ámbito académico al tejido empresarial, resulta especialmente recomendable.

            Dentro de esta posibilidad, es una buena opción la edición de actas como libro virtual descargable, o localizable en repositorios y bases de datos de contenido compartido como SlideShare, Scribd e Issuu. De tal forma, siendo un libro digital, además de texto e imágenes puede contener enlaces e hipervínculos a otras direcciones web de relevancia.

Conclusiones

            Hoy en día las TICs abren, a través de la fórmula de los eventos académicos en línea, nuevas oportunidades para el desarrollo formativo y profesional de las personas, al tiempo que suponen una puerta de acceso a la difusión de la producción académica de los investigadores.

            A lo largo de esta comunicación hemos intentado reflejar un estado de la cuestión actualizado, apto para servir de punto de partida para posteriores pesquisas, incidiendo concretamente en los beneficios y aspectos a mejorar que brindan los recursos y tecnologías de los eventos académicos virtuales.

            En definitiva, desde una interpretación crítica hemos revisado una serie de conceptos comunes y hemos propuesto distintas sugerencias en virtud de una filosofía de uso de Internet basada en la simplicidad, el libre acceso de la información y la gratuidad.

BIBLIOGRAFÍA

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