Paso 2.- ANÁLISIS DEL PROBLEMA

Después de haber identificado, seleccionado y definido el problema, el grupo identifica la(s) causa(s) principal(es) del mismo. En esta fase el objetivo es analizar el problema y dividirlo en sus partes componentes, examinando cómo es que van juntas. Es necesario comprender el contexto del problema y como unas partes afectan a otras.

Esta es una etapa preparatoria para la generación de soluciones potenciales y elaboración de planes de acción, pero se sabe que las decisiones no son mejores que la información sobre la que se basan. Por lo que es necesario verificar continuamente si se poseen los datos necesarios para continuar, de no ser así es mejor parar y pensar en cómo obtener los daos antes del siguiente paso. Es necesario separar las suposiciones de los hechos.La confianza en los datos – en oposición a las opiniones es uno de los fundamentales pilares en que se sustenta el proceso de solución de problemas. Los datos deben constituir la base de las acciones del grupo. La tarea de hallar hechos e investigarlos debe partir de una lista de información necesaria sobre la que es necesario investigar y presentar hallazgos.

El análisis del problema se realiza a través del siguiente procedimiento:

a) Confirmación de que el problema existe realmente.

Se deben identificar y recoger los datos requeridos para confirmar que el problema identificado es real.

Para comprender un problema los mismos datos deben indicar quién, qué, cuándo, dónde y por qué el problema es más grave, así como ciertas preguntas relacionadas con cuánto, de qué tamaño, cuántas o cuántos. Es necesario construir un cuadro completo de la existencia del problema. Es menester esclarecernos si los datos están claramente explicados, si los mismos hechos tienen la misma interpretación para las partes, si los hechos son del pleno conocimientos de todos los participantes en el proceso y si los hechos presentados son verdaderamente relevantes para el proceso que se desarrolla.

b) Presentación gráfica de los datos.

c) Esta forma de presentación de los datos permite, especialmente a las personas que trabajan en grupos, usar la información con mayor facilidad. Para presentación de los datos pueden utilizarse las siguientes técnicas: Planilla de comprobación; histograma; gráfico de sectores; gráfico de tiempo y otros.

d) Identificación de las causas potenciales.

Entre los instrumentos más importantes para la identificación de las causas potenciales se encuentran:

• DIAGRAMA CAUSA – EFECTO que permite identificar y poner de manifiesto todas las causas potenciales que están contribuyendo a la existencia del problema bajo consideración.

• ANÁLISIS CAMPO FUERZA para identificar aquellas fuerzas que ayudan o impiden cerrar la brecha que existe entre donde se encuentra la organización y donde debe estar.

• ANÁLISIS DE PARETO para separar un pequeño número de factores significativos de la gran masa de factores insignificantes.

Hay que buscar todas las posibles ubicaciones al problema, determinar todas las aristas que conforman el problema a fin de que el grupo lo analice en toda su dimensión y no sólo centrarse en el análisis de sus causas.

Lo que indica el grado de creatividad de un grupo en la solución de sus problemas es la capacidad de desplazar el pensamiento de un obstáculo a otro y no el hecho de encontrar diversas maneras de superar un mismo obstáculo.

Jugar con la ubicación del problema constituye una importante área de las habilidades requeridas para resolver problemas. Los problemas pueden ubicarse en:

• La situación.

• El individuo.

• El grupo.

Al analizar un problema el grupo puede enfocarlo desde diferentes puntos de vista y listar todas sus posibles ubicaciones.

Como la búsqueda de diferentes ubicaciones al problema puede reflejar una gran cantidad de aristas sobre las que el grupo no tenga autoridad, es necesario utilizar filtros que garanticen que los esfuerzos se orienten hacia lo que pueda ponerse en práctica.

Zona de Libertad

Cuando se ha explorado todas las posibles localizaciones del problema, deberán seleccionarse primero las que estén en el campo o radio de acción sobre el que el grupo tiene control (zona de libertad). El mayor reto para el grupo es encontrar formas creativas para atraer hacia su zona de libertad a un problema que a priori no es de su competencia.

Una vez logrado este objetivo, resulta necesario hacer un replanteamiento del problema, o sea, a todas las localizaciones que están ubicadas en la zona de libertad o actuación del grupo plantearlas en términos situacionales y conductuales. Lo más importante es que hay que lograr claridad sobre el problema que se quieren resolver, la definición debe contener el objetivo deseado y este no debe sacrificarse por intentar localizar un problema de fácil solución.

Si el grupo ha percibido un problema, si está de acuerdo sobre el asunto, si ha definido el problema y formulada su condición deseada y además el mismo ha sido analizado, está listo para continuar a la próxima fase. Si no es así, hará más daño que bien si se enfrasca en generar alternativas. Por lo general, la mayor parte del tiempo disponible para solucionar un problema debe dedicarse a lograr un acuerdo sobre la definición y análisis del mismo. Una buena definición y análisis deberá hacer que el resto de las fases del proceso se desarrolle suavemente, de lo contrario se irá al encuentro de serias dificultades.