GESTIÓN EMPRESARIAL PARA AGRONEGOCIOS

I. MARCO REFERENCIAL

¿POR QUÉ ADMINISTRAR EL TIEMPO?

1. El Tiempo: Recurso escaso

Cuántas veces nos ha pasado que decimos "Tengo que hacer todo esto, pero no me alcanza el tiempo". Ya nos hemos dado cuenta que el tiempo es un recurso escaso, y como tal es singular. No puede ser ahorrado, como el caso del dinero, ni almacenado, como las materias primas.

Sin embargo podemos usarlo como si fuera un recurso: podemos determinar como invertirlo. El tiempo puede y debe ser administrado eficazmente si queremos llevar a buen término las metas que nos proponemos. Incluso podemos decir que a menos que se le administre bien, nada puede ser administrado eficazmente.

Es importante entender que el decir "administrar el tiempo" es equivocado, ya que no podemos administrado porque siempre está corriendo. Ante este problema debemos invertir los papeles. El problema no es administrar el reloj, sino administrarnos nosotros mismos en relación con el reloj.

2. Por qué aprender y practicar las técnicas de administración del tiempo

El tiempo es igual para todos, la diferencia está en que hay personas que lo aprovechan mejor dándole un buen uso. Estas personas no nacieron sabiendo usar el tiempo. La administración del tiempo es algo que debe ser aprendido y practicado como cualquier hobbie. Para darle un uso efectivo debemos dedicar parte de él para conocer los mecanismos que lo convierten en un factor de seguridad y tranquilidad.

Es necesario motivar actitudes para la práctica constante y el desarrollo de buenas formas de trabajo. Administrar bien el tiempo no significa trabajar más duro sino hacerlo más inteligentemente.

3. Beneficios de la administración del tiempo

Una buena administración del tiempo tiene directa incidencia a nivel personal, familiar y profesional, dándole a cada una de estas áreas un espacio bien definido y no permitiendo la invasión de unas por otras. Entre algunos de los beneficios tenemos:

- Ser más positivos en nuestra perspectiva de vida

- Nos guía siempre hacia objetivos tanto personales como académicos, como también hacia las prioridades y caminos que nos conducen a estos objetivos

- Nos ayuda en la relación con los demás

- Evita que caigamos en el tan temido “ESTRES"

- Nos facilita la obtención de resultados más eficaces y eficientes

- Podemos obtener más y mejores resultados en menor tiempo y con menor gasto de recursos

- Organiza mejor el trabajo y las otras actividades

- Ayuda al cumplimiento de plazos

- Nos enseña a trabajar con mayor seguridad

- A través del planeamiento y control de nuestro tiempo aprendemos a controlarnos y administrarnos a nosotros mismos

- Tendremos más tiempo para nuestros intereses

La lista de beneficios podría continuar indefinidamente.

DESPERDICIADORES

Consideramos pérdida de tiempo a cualquier actividad que de menos frutos que otra que se pudiera realizar. (Estos frutos pueden ser económicos, afectivos, estéticos, etc.)

Los verdaderos desperdiciadores de tiempo dependen de nosotros, por lo tanto es importante detectarlos si queremos realmente resolver el problema. Una vez identificados podremos desarrollar un plan de acción que nos permita superarlos, atacando el problema de raíz. Hemos clasificado estos desperdiciadores de tiempo en tres tipos:

- Psicológicos

- Administrativos

- Logísticos

A. Desperdiciadores Sicólogos

1. La Administración de Ti Mismo

1a. Falta de autoconocimiento

Es una de las principales causas de pérdida de tiempo, ya que si no eres capaz de saber cuales son tus prioridades e intereses, ¿de qué manera puedes llegar a cumplir tus objetivos? Será muy difícil que puedas llegar a auto ordenarte.

1b. Falta de objetivos definidos

Si no tienes objetivos suele suceder que empiezas a andar sin rumbo claro. Si sabes a donde quieres ir puedes dirigir todos tus esfuerzos, pensamientos y acciones, y puedes cuidar que estén concentrados en llevarlos a cabo. Es decir, tener una mira clara hacia donde vas.

Si no tienes tus objetivos claros no puedes eliminar las actividades sin importancia en favor de las importantes. También debes saber primero, qué resultados quieres alcanzar.

1c. Temor a equivocarse

¿Cuántas veces has pensado que no vas a poder hacer algo o tienes miedo de equivocarte?

Este miedo tiene un origen claro y definido. Nace de la inseguridad y de la falta de confianza. Para superarlo no existe ningún remedio milagroso. La solución es enfrentarlo, una vez que sabes a que le temes. Esto es lo más difícil. Una vez que lo conoces sólo podrás superarlo en la medida que lo enfrentes. Si te quedas con el miedo en vez de superarlo, serán muchas las cosas que no harás y con ello muchas demoras innecesarias en que caerás.

Recuerda que una tarea no realizada a tiempo implicará un retraso tanto de ella como de las que vienen.

2. Mecanismos de Evasión

2a. Repetir actividades ya realizadas

Frecuentemente perdemos tiempo al empezar una tarea y no terminarla, o iniciamos una tarea pero luego comenzamos otra sin concluir la iniciada, malgastando el tiempo. El trabajo realizado en pequeñas porciones lleva más tiempo que el que se realiza de una sola vez ininterrumpidamente. Cuando un trabajo es excesivamente parcelado siempre ocurren repeticiones, por ende se pierde tiempo.

2b. Morosidad, falta de interés

Muchas veces nos pasa que si tenemos que realizar una tarea desagradable, la evitamos conscientemente. Esta morosidad es una de las cosas que más tiempo nos hace perder. Es un pariente cercano de la incompetencia y contribuye a la ineficiencia. SI habitualmente caemos en esto nos tornaremos propensos a las interrupciones.

“La falta de interés impide la acción. Las cosas no acontecen por si solas. Al contrario, suceden porque hay un deseo o de que se realicen. Evalúa tus impulsos de hacer cosas no programadas, muchas veces esconden falta de interés. Si no hay interés las cosas se van alargando, y cuántas veces nos sucede que se nos acumulan un montón de cosas que hacer, que, si las hubiéramos hecho a tiempo, nos habrían evitado esto. Recuerda que un retraso trae a otro, y así sucesivamente, cayendo en un “circulo vicioso”.Cuando el no hacer cosas por falta de interés se transforma en un hábito, estamos dando pasos agigantados hacia una crisis.

2c. No saber decidir qué no hacer

Debes saber qué tareas te apartan del cumplimiento de tus propósitos.

Decidir qué no hacer te ahorra tiempo y tensiones y a la vez te acerca a tus metas. Es difícil tener la honestidad y valentía para reconocerlo, pero es indispensable lograrlo. Si no tienes ciaras tus prioridades, desperdiciarás grandes bloques de tiempo destinándolos a cosas de menor importancia.

2d. No saber decir que no

Los problemas para poder determinar las prioridades varían. Algunos tienen muchos problemas para determinarlas, pero no para llevarlas a cabo. Otros las determinan fácilmente, pero tienen muchos problemas para realizarlas. La mayoría de la gente tiene dificultades en ambos aspectos. Definir estas prioridades resulta particularmente difícil en condiciones de presión en que las cosas cambian rápidamente y los factores críticos se modifican de manera constante. En tales casos es raro tener la capacidad de determinar prioridades, para enfocar los esfuerzos, para mantener la concentración y perseverar. Pero es tan necesario saber decir que sí como saber decir que no. El poder de decisión es algo que debe estar a nuestro favor y debemos saber usarlo.

2e. Escaparse

Es muy frecuente usar este mecanismo de evasión. Es el típico darse una y mil vueltas antes de "hacer lo que hay que hacer". Normalmente realizamos una serie de cosas de tiempo muy pequeño, pero muy bien sincronizadas, para en la práctica, no hacer nada.

2f. Soñar despierto

Muy relacionado con lo anterior está el "soñar despierto". Es muy típico organizar lo que voy a hacer después (salir, vacaciones, etc.) durante las horas de trabajo. Esta es una evasión consciente.

Generalmente al estar soñando despierto tenemos una expresión rígida concentrada, de preocupación, para así darle el toque final al show. Para que así el resto se quede con la idea de que "el soñador" está produciendo y ocupando su tiempo en asuntos importantes.

2g. Hacer vida social

Visitar a otras personas, mantener una conversación sin importancia, quedarse pegado en el teléfono, son todos mecanismos de evasión. En la práctica se traducen en no hacer nada útil en un tiempo que está destinado a producir.

2h. Hacerlo tú mismo

Es la incapacidad de trabajar en grupo y delegar. Una persona que todo lo sabe, que todo lo revisa él, que todo lo realiza él (el prototipo John Wayne).

En este caso primarán los criterios de desconfianza antes que los de eficiencia y no será poco el tiempo que perderás y harás perder a lo demás.

3. El Verdadero Precio de la Demora

3a. Presión

Cuando necesitamos apurar algo porque cada minuto cuenta, generalmente tendemos a realizar el trabajo que otras personas podrían haber hecho si hubiésemos administrado mejor nuestro tiempo.

Además de cansarte y ser poco eficiente el actuar bajo presión, hay otros puntos:

- ¿Te gusta realmente trabajar bajo presión?

- ¿No te sientes esclavo de los plazos?

- ¿Sientes el pánico en los últimos minutos porque no sabes si terminarás o no a tiempo de hacer ese trabajo?

- ¿No se te ha ocurrido pensar que existe otro método más relajado y que te permita dominar la situación?

3b. Urgencia

La tiranía de lo urgente.

Siempre estamos rodeados de urgencias. Sin embargo, las tareas más urgentes no siempre son las más importantes. Una de las capacidades más necesarias es la de saber distinguir lo importante de lo urgente, para no llegar jamás al extremo de tener que decidir por crisis.

3c. Crisis

Se define como un quiebre en el equilibrio, una alteración de lo normal. Cuando vivimos constantemente agitados, trabajamos más de lo necesario para cumplir nuestros compromisos, nos aparecen muchos imprevistos, normalmente en ese momento se está en una crisis. Una crisis es una situación de excesos. Debe ser sólo una situación excepcional, nunca normal o generalizada. No nace espontáneamente. Es fruto de un proceso que explota. Si ocurre en repetidas ocasiones está indicando mala administración y debemos actuar para eliminarla.

Es esencial poder acabar con ellas, porque el trabajo desarrollado cuando se está en una crisis, gasta un tiempo, que bien administrado, podría servir para desarrollarnos y no, como sucede en la realidad, para estar constantemente a la defensiva, resolviendo problemas que nos ahogan.

Hay múltiples razones para una crisis, pero podemos destacar las principales:

- Actuar sin una adecuada planificación del trabajo

- Guiamos por metas irreales, fuera de nuestro alcance, alejados de nuestros recursos, condiciones y tiempo

- No tener la capacidad de prever posibles dificultades que pudieran asaltarnos en el camino

- Alteraciones periódicas de prioridades

- Dejar tareas sin terminar

- No contar con la debida información

- Tener una reacción exagerada frente a lo que se nos presenta como obstáculos, dando a todo problema el carácter de urgente.

En resumen, toda crisis nos impide enfrentar las situaciones en forma adecuada, ya que perdemos control sobre nosotros mismos y en la medida en que la situación se agudiza, más difícil será actuar en contra. Cada momento que pasa hace más lejana la posibilidad de una solución.

B. Desperdiciadores Administrativos

1. Problemas en la Organización

1a. Falta de objetivos definidos

Los objetivos son los resultados que deseas alcanzar a través de los cuales cumples tus metas. Los objetivos son la base de los planes, la organización y el control de tus actividades. Sin objetivos definidos será poco o nada lo que harás en forma productiva. Tendrás un uso nulo del tiempo, será más que nada un desperdicio de él. Para que los objetivos favorezcan tu productividad y para que el tiempo lo uses realmente a tu favor, es importante que participes en forma activa y permanente en la definición de éstos. Debes tener claro para qué realizas una acción. Debes saber la prioridad, la importancia y la urgencia de cada una de las tareas. Así sabrás que tiempo destinarle.

Si en tu organización no estableces prioridades, tú que estás dentro de ellas, menos podrás hacerlo. Está claro que si no puedes administrarte a ti mismo, menos podrás administrar tu tiempo.

1b. Reuniones Improductivas

Las reuniones son indispensables para llevar a cabo un buen trabajo pero, cuidado, también son una forma de evasión temporal muy frecuente, consciente o inconscientemente. Las reuniones improductivas tienen una alta incidencia en el desperdicio de tiempo. Esto ocurre cuando:

- El propósito de la reunión no es tan claro como parece

- Se carece de una pauta de trabajo

- No se establecen límites temporales

- Acuden a ella personas que no son necesarias para el objetivo que se trata

- No se realiza el trabajo que se debía haber realizado y se acuerda otra reunión para realizarlo

- No se sacan conclusiones

- Se le dedica exagerado tiempo al café, a comentar lo que nos ha sucedido, a repartir el material, etc.

Como vemos, en una reunión existen innumerables posibilidades de pérdida de tiempo. En la práctica si éstas no son bien conocidas, el aporte que hacen al cumplimiento de los planes es nulo.

1c. Exceso de personas

Que haya muchas personas en una reunión de trabajo no siempre es sinónimo de mucho trabajo. Al contrario, es una de las principales causas de retardo y pérdida de tiempo. El problema no es que sean muchas personas, sino que estén las personas necesarias.

En la medida que estén claros los objetivos, prioridades, tareas y necesidades se podrá saber cuántas personas se necesitan para trabajar. Así, si notamos vacíos en nuestra organización la solución no es llenarlos con más personas, sino organizar bien al grupo con que se cuenta. Si es necesario incorporar a más personas, debemos asegurarnos que participen de los objetivos y que se motivan con ellos.

1d. Información deficiente

Sin información suficiente no podrán existir objetivos claros y por lo tanto todo trabajo será en vano. Son muchas personas las que comienzan el trabajo sin la información adecuada a sus fines. Es muy importante saber que, nunca se podrá contar con toda la información necesaria, esto hay que tenerlo muy en cuenta para evitar perfeccionismo, ya que llevan a una pérdida de tiempo. Al momento de iniciar un proyecto se debe contar con un "nivel adecuado de información".

1e. Horas largas

El trabajar durante mucho tiempo continuo (sin interrupciones) no es sinónimo de una mejor o mayor cantidad de trabajo. Normalmente al suceder esto nos indica claramente una falta de organización, lo que nos indica una mala administración del tiempo, más que eso, una mala administración de nosotros mismos.

Contra todo lo que se pudiera pensar, el trabajo excesivo no es bueno para nadie, ya que estamos en presencia de un serio peligro de pasar de ser fanáticos de la eficiencia a ser totalmente ineficientes. Como ya hemos dicho, la idea NO ES TRABAJAR MÁS SINO TRABAJAR MEJOR.

Lo que importa es PONER LA INTELIGENCIA AL SERVICIO DEL TRABAJO.

1f. Trabajo intenso

Es normal que pensemos que mientras más trabajamos más hacemos. No siempre la intensidad del trabajo va acompañada de productividad. No es raro encontrar personas que cubren su ineficiencia trabajando intensamente.

Aquí estamos en presencia de otro de los mecanismos de evasión utilizados normalmente. Debemos diferenciar cuando estamos trabajando y cuando estamos produciendo, conceptos que no siempre van de la mano.

C. Desperdiciadores Logísticos

1. Desorganización del Hábitat

Una primerísima causa de la pérdida de tiempo es la desorganización del espacio de trabajo. El problema aumenta cuando creamos una serie de argumentos que conducen a este vicio administrativo:

- Deje ahí estos papeles, los revisaré después

- Este libro tiene cosas importantes, lo guardaré aquí

- Necesito todo lo que se haya escrito sobre el tema, déjalo sobre el escritorio, etc.

Al no administrar y ordenar tus cosas caerás en revisar muchas veces lo mismo, o bien te darás cuenta que se te perdió un papel de carácter urgente, lo irás a buscar y así seguirás llenando de papeles la montaña que ya tienes en tu escritorio.

MIENTRAS NO DECIDAS ORGANIZARTE Y OCUPAR LOS ELEMENTOS QUE AYUDEN A TU PROPIO ORDEN ESTARÁS CREANDO TODAS LAS CONDICIONES PARA PERDER TIEMPO

2. Mal uso del Teléfono

El teléfono puede ser un gran aliado en la administración eficaz del tiempo o la mayor fuente de interrupciones. Una llamada en un momento inoportuno, cuando estás trabajando, puede producirte una desconcentración que será difícil de revertir, interrumpe la finalización de una tarea y además te quita tiempo de producción al ocuparlo hablando. Todo esto se puede solucionar en la medida que te organices. Más adelante analizaremos como el teléfono puede ser una gran fuente organizadora del tiempo.

3. Interrupciones

Una interrupción es un alto en el trabajo que se está desarrollando.

Aunque sea breve, te ha desconcentrado y tienes que retomar aquello en lo que estabas antes. Tienes que crear nuevos estímulos para superar la Interrupción, y a la vez, no olvidarte de aquello por lo que fuiste interrumpido, que muchas veces es urgente. ¿Cuántas veces has hecho frente a un montón de visitas, llamados, discusiones, aclaraciones, etc.?

Sin duda que hay interrupciones necesarias, pero existen métodos para que no te afecten en forma negativa, esto lo veremos más adelante. Por el momento es necesario que aceptes que una interrupción no aporta al proceso productivo y que es una fuente inagotable de mala utilización del tiempo.

VÍAS DE SOLUCION

Las soluciones a los problemas del uso del tiempo están, como éstos, en Ti mismo. Son nuevos hábitos que reemplazan a los que te hacían perder el tiempo. Para adquirirlos y reforzados existen técnicas, y en ellas nos centraremos ahora. Continuando con el esquema anterior dividiremos las vías de solución en tres categorías: Sicológicas, Administrativas y Logísticas.

A. Vías de Solución Sicológica

1. Ampliación de la Autoimagen

1a. Conócete a Ti mismo

Administrar el tiempo es sólo una de las partes de nuestra administración. Así como sabemos cómo gastamos nuestro dinero debemos saber cómo y en qué gastamos nuestro tiempo.

Esta es la importancia que tiene para la administración del tiempo un adecuado conocimiento de ti mismo.

Esto significa que conocer tus hábitos y realizarlos, es un trabajo permanente. De esta manera el conocimiento de ti mismo será real. De lo contrario actuarás frente a resultados de corta duración.

1b. La administración de Ti mismo

Con una adecuada administración de ti mismo estarán dando pasos agigantados a una buena administración de tu tiempo.

Si analizas las causas de pérdidas de tiempo llegarás a la conclusión que la mayoría de ellas están en ti mismo. Así a nivel personal debes tener claros tus objetivos, tus medios, a través de qué caminos los realizarás.

1c. Una filosofía del tiempo

La idea es enfrentar el tiempo de una manera adecuada y real. No es raro encontrar entre las personas, una percepción equivocada del trabajo y descanso. Toman el trabajo como fuente de torturas y amarguras, y se contraponen al paradisíaco descanso, oasis de tranquilidad y paz.

El problema es claro: se han confundido los espacios de tiempo. En la medida que a cada tiempo le demos su significado y que no lo mezclemos con otro, disfrutaremos del tiempo de trabajo y del tiempo de descanso.

Caminaremos directamente hacia el estrés si, al estar trabajando, nos torturamos acordándonos de la playa y si durante el descanso no somos capaces de olvidarnos del trabajo. Si a cada tiempo le damos el espacio correcto dentro de nuestro esquema iremos por el buen camino.

2. Automotivación

2a. Identifica las causas de pérdida de tiempo

Se pierde tiempo siempre que lo aprovechamos en algo de menor importancia con respecto a nuestro objetivo. La mayor o menor importancia que le damos a un hecho la da la medida en que nos acerquemos a nuestras metas.

En el capítulo anterior analizamos los desperdiciadores de tiempo, pero ahora haremos énfasis en los pasos para la detención y eliminación de dichos desperdiciadores. Algunos pasos básicos son:

- Diferenciar tiempo productivo y no productivo

- Caracterizar el tiempo no productivo

- Identificar los desperdiciadores del tiempo no productivo

- Analizar las reales causas de los desperdiciadores

- Proponer posibles soluciones

- Evaluar las resoluciones y sus efectos posteriores

- Elegir las soluciones adecuadas

- Implementar las soluciones

- Evaluar, después de un tiempo razonable

Sin duda que esto te significará destinar tiempo "productivo" a un análisis que, a corto plazo, no producirá beneficios. Pero en el mediano o largo plazo el tiempo productivo con que contarás será mucho mayor.

2b. Admite cuando estás perdiendo tiempo

Como ya vimos, pierdes tiempo cada vez que no realizas aquellas cosas que te acercan a tus metas. El buen uso de tu tiempo lo realizas cuando haces las cosas que tú definiste como de primera prioridad. De esta manera cualquier cosa que tú hagas que no sea de acuerdo a tus prioridades es pérdida de tiempo.

SI tienes claros tus fines y tus objetivos, estás ante el primer paso para dejar de perder tiempo. El siguiente es que tengas la capacidad para reconocer que estás abusando de dilaciones indebidas, o bien, que has creado un sistema de evasiones de tal magnitud, que te sientes haciendo cosas útiles.

La idea es que puedas reconocer que estás perdiendo tiempo. La evasión va perdiendo encanto al darte cuenta que no necesitas perder tiempo. La recompensa será haber aprendido el mecanismo de evasión. Te darás cuenta claramente cuando estés cayendo en él y tenderás automáticamente hacia el trabajo.

2c. La pregunta de Laquean

De recurrir a ella cada vez que sientas que estás perdiendo el tiempo o que no lo estás utilizando al máximo.

Es simple, pero contundente: ¿Cuál es el mejor uso de mi tiempo ahora? Debes hacértela cuantas veces sea necesario. Es importante que aprendas a usarla ya que no puedes estar planificando todo cada vez que, por un motivo u otro, eres interrumpido. La idea es que recurras a ella cada vez que sea necesario, aprender a cuestionarte para volver de una evasión, de una interrupción, de una desconcentración. Debes aprender a funcionar con esta pregunta, hacerlo un hábito para estar seguro de darle un correcto uso a tu tiempo.

2d. Anticípate a tus vías de evasión

Es un método simple pero efectivo, una vez que identifiques tus mecanismos de evasión, puedes adelantarte a ellos. La idea es organizar tu tiempo, planificar y dentro de esta planificación no dejar que el tiempo libre invada el de trabajo.

Deja en casa las cosas que te causan distracción en tu tiempo de trabajo. SI te vas a reunir a trabajar con más personas considera también el tiempo que se van a estar contando lo que les ha pasado; normalmente decimos: "nos vamos a reunir dos horas", pero resulta que estamos conversando una hora y media, por lo tanto en realidad trabajamos media hora. SI tienes que salir de tu lugar habitual de trabajo, haz todo lo que tengan que hacer de una sola vez para que no tengas que volver a salir. Así, alejando las causas de dilación estarás creando las condiciones para ejecutar las tareas que tienen primera prioridad.

2e. Date la oportunidad de continuar

Es importante la automotivación. Un plan es una gran herramienta para el control del tiempo, pero no es más que eso. Sólo encontrarás su real valor cuando lo utilices. Así, al tener un plan debes comenzarlo, a como de lugar, porque de esta manera tu mismo te has dado la oportunidad de continuar.

La posibilidad de concluir tus objetivos está en tus manos. Muchas veces te encontrarás frente a tareas que no te atraen. Si las dejas de lado no llegarás a los fines propuestos. Si la realizas estarás cumpliendo parte del desarrollo del plan, por un lado y por el otro, dándote la oportunidad de continuar. Realizar la tarea tiene entonces sentido en si mismo y además, es un camino para concretar las otras tareas.

3. Reforzamiento

3a. Objetivos y prioridades

Los objetivos son la base para determinar y definir qué tareas debemos realizar y a la vez el criterio para evaluar las mismas. Por eso es muy importante tener claridad de objetivos. Así será más fácil conocer cuáles son los caminos. Sin objetivos definidos tus acciones no estarán dirigidos a ningún fin y necesariamente perderás tiempo. Ellos son el primer paso para alcanzar una mayor eficacia y llevar a buen término los resultados que buscas en tu desarrollo personal, familiar y profesional. Con claridad de objetivos sabrás hacia donde guiar tus esfuerzos y con ello aumentar tus resultados.

Además sabrás eliminar actividades de menor importancia en favor de las importantes y que sólo si están relacionadas con tus objetivos, te darás cuenta si son importantes.

Teniendo establecido tus objetivos tendrás un mayor control de tu tiempo. Para saber cual es el mejor uso de tu tiempo debe saber inicialmente cual es tu objetivo y a través de éste, qué resultados esperas. Muy ligado con lo anterior está establecer prioridades. En la medida que conozcas cuáles son tus objetivos sabrás cuáles son los caminos para lograrlos y qué acciones deberás realizar. Para aprovechar mejor el tiempo debes, ordenar tus acciones, priorizarlas. Lo anterior implica un detallado análisis, ya que en la medida que ordenes adecuadamente tus acciones te acercarás más a tu objetivo y harás un mejor uso de tu tiempo.

El orden de las prioridades te dirá qué tareas debes realizar y en qué orden.

Lo mejor es recurrir al clásico sistema del ABC, dando el carácter “A" a aquellas tareas de gran importancia, "B" a las de importancia media y "C" a las de poco valor. También es bueno tomando en cuenta la urgencia y factibilidad, clasificar más detalladamente en "A1", “A2" y así sucesivamente. Una vez que aclares esto estarás alejando la posibilidad de perder tiempo, en la medida que sigas el orden que te has impuesto. La idea es realizar las "A1", luego las "A2" y una vez que finalices las acciones clasificadas en "A", pases a las "B".

3b. Registro del tiempo

Una radiografía del uso de tu tiempo te da una imagen clarísima de tus hábitos, intereses y patrones de comportamiento. Por eso es importante saber cómo y donde gastas tu tiempo. En definitiva, te dará a conocer cómo te administras a ti mismo y con ello, cómo haces uso de tu tiempo.

El realizar un inventario de tu tiempo es más importante en la medida que anotas que una fuente importante de desperdiciadores está en ti mismo y no en causas externas. Un buen inventario debe contar, a lo menos, con los siguientes puntos:

1) Distribución del tiempo, en porcentaje, de acuerdo a prioridades

2) Determinación de metas diarias y priorizadas

3) Registro del tiempo a medida que éste avance, de acuerdo al plan y a los resultados obtenidos

4) Evaluaciones diarias sobre la base de las metas alcanzadas y el tiempo que se destinó a ellas.

5) Resumen semanal

6) Evaluación, después de un tiempo prudente, de las áreas de mayor y menor eficiencia.

Lo anterior te dará la posibilidad no sólo de conocer el real uso de tu tiempo sino, sobre todo, las claves para llegar a su buen empleo.

3c. El hábito

El hábito es un patrón de comportamiento y está presente en toda administración. Por lo tanto, para eliminar los desperdiciadores debemos modificar los hábitos en que se afirman. La idea es que desarrolles automatismos para las actividades que realizas diariamente. Para cambiar antiguos hábitos por otros nuevos se pueden aplicar las reglas del psicólogo norteamericano William James:

- Iniciar la práctica tan intensamente como puedas, haciendo contrastar tus nuevos comportamientos con los antiguos y comentar el cambio con quienes te rodean, comprometiéndose así a persistir en él.

- No hacer excepciones hasta no haber afianzado el nuevo hábito ya que es más difícil volver a él que mantenerlo.

- Empezar inmediatamente, ya que la espera debilita la voluntad de cambiar.

Lo anterior es esencial, ya que un desperdiciador convertido en hábito es uno de los mayores causantes de pérdida de tu tiempo.

3d. Créate una rutina

Un buen camino para cambiar hábitos y llegar a un buen aprovechamiento del tiempo es crearse una rutina en servicio de tus fines. En la medida que vayas haciendo tus rutinas te será más fácil administrarte, ya que irán adquiriendo hábitos que te conduzcan a tu objetivo. La idea es que tengas consciente los caminos de solución a tus pérdidas de tiempo y de acuerdo a ellos te administrarás orientado por un calendario. Es necesario mantener al día una lista de tareas, un registro de personas a contactar, definiendo objetivos y resultados, estableciendo prioridades y asignándoles plazos precisos y cumpliéndolos rigurosamente hasta crear la rutina de hacerlos. Para que se haga parte tuya, la rutina debe partir de un análisis de lo que quieres, cómo lo quieres y con qué medios cuentas.

3e. Combate la morosidad Como ya hemos visto antes, entre las formas de evasión más frecuente está la falta de interés, la morosidad, que nos lleva a evitar tareas desagradables.

Combatirla exige disciplina, perseverancia y disposición. Un camino para que le ganes a la morosidad está en el cumplimiento del siguiente propósito:

- Elige un aspecto en que seas presa de la morosidad y conquístalo

Por lo anterior, deberás cumplir imperiosamente con los compromisos que adquieras.

3f. Cómo volver después de evadirse

Aún con todo lo que has leído hasta aquí, no es raro que incurras en alguna evasión, por muy pequeña que ésta sea.

Así te sorprenderás, a veces haciendo vida social, leyendo, exagerando la prolijidad, soñando despierto y es aquí cuando debes preguntarte: ¿Cuál es el mejor uso de mi tiempo ahora?, de nada servirá si no eres capaz de reconocer que estás perdiendo el tiempo.

Un interesante camino por explotar y que da buenos resultados para recuperar la concentración es que "te metas de frentón" en la evasión. Es llevar a la máxima expresión está pérdida de tiempo indebida, siéntate a no hacer nada.

A los diez minutos de no hacer nada ya no estarás tan tranquilo, especialmente si estás consciente de que tienes cosas por hacer. Te sentirás inquieto sentado en tu escritorio. No pasará mucho rato en que estarás desesperado realizando tus tareas.

B. Vías de Solución Administrativas

1. Planificación

Significa decidir anticipadamente lo que vas a hacer, cómo y cuándo hacerlo. Es una preparación para la acción. La idea es que crees mejores condiciones para ejecutar la acción y obtengas así buenos resultados con un máximo de economía de tu esfuerzo. Es pensar el tiempo como un recurso limitado, limitante, por lo que es necesario que lo administres de acuerdo con tus objetivos, y con relación a esto, de acuerdo a las prioridades. Por eso es importante, tanto lo que se va a hacer como, lo que no se va a hacer.

Pasos esenciales para la planeación son los siguientes:

- Analiza la situación presente

- Desarrolla las cosas relevantes, aquellas condiciones que es probable que se den dentro del plazo de acción

- Establece objetivos

- Establece alternativas de cómo alcanzar los objetivos

- Implanta la decisión

- Establece procedimientos de revisión y control

1a. Diagnóstico

Antes de que inicies un manejo del uso del tiempo debes saber cómo lo empleas en la realidad, a través de un registro del tiempo. Tus resultados te deben permitir:

- Identificar y eliminar lo que no tienes que hacer

- Cuál de tus actividades podría ser hecha por otro

La idea es diferenciar tiempo productivo y tiempo no productivo y actuar en consecuencia.

1b. Objetivos

Como ya te has dado cuenta los objetivos son la base para determinar qué acciones deben ser realizadas y para establecer los criterios de evaluación.

Es la parte esencial de la administración del tiempo, ya que para un buen uso del recurso temporal debes inicialmente saber qué deseas lograr.

Reglas para establecer objetivos:

- El objetivo es fruto de una acción. Esta acción debe encaminarse hacia una consecuencia deseada. No es una simple actividad. Un objetivo, entonces debes orientarlo a resultados

- El objetivo debe explicarse muy clara y específicamente para que una vez que obtengas el resultado, puedas evaluarlo.

- El objetivo debe establecer un tiempo determinado, tanto para su realización, como para su evaluación y control.

- El objetivo debe especificar una máxima inversión, en términos de dinero y tiempo para alcanzarlo

1c. Prioridades

En esta parte te debes remitir a lo que dijimos en el capítulo anterior sobre las prioridades.

2. Organización

Consiste en estructurar y aclarar actividades, responsabilidades y relación de personas.

La idea es facilitar el alcance de los objetivos, tanto del resto como propios.

2a. Concentración

Es un principio que permite enfocar nuestras fuerzas en una determinada acción u objetivo. Se pretende así evitar dispersar o debilitar esfuerzos, ya que al concentrarnos en un punto nuestras fuerzas tenderán hacia él. ¿Cómo lograrlo?

- Concéntrate en lo importante

- Establece prioridades y actúa de acuerdo a ellas

- Haz una y sólo una cosa a la vez

- Finaliza y concluye lo que comenzaste

2b. Delegación

Debes recordar que una mala delegación es una fuente inagotable de desperdicios, en tanto que una buena delegación, es una herramienta importante para una buena administración.

Delegar es hacer cosas a través de personas, aumentando productividad y resultados, significa distribuir tareas y responsabilidades a otros para que éstos desarrollen al máximo sus habilidades.

Así una buena delegación es un camino efectivo para el uso del tiempo en aquello que requiere una disposición especial:

- Las ideas de otras personas

- Permitir las decisiones de los otros

- Permitir y aceptar en su real medida los errores de las otras personas. Confiar en las otras personas.

- Establecer y usar controles adecuados en cada situación, actuando firme pero flexiblemente Una buena delegación conduce a un logro exitoso de los fines deseados. Es la base para el trabajo en equipo. Para tal efecto debe existir claridad tanto de los objetivos como de los medios con que se cuenta.

2c. Reuniones

Parte importante de nuestro tiempo lo destinamos a reuniones. El trabajo en equipo requiere de las reuniones como método para una mejor administración. Sin embargo, como ya vimos en el capítulo de desperdiciadores, ellas pueden ser uno de los mecanismos más usados.

Si bien es reconocido que las reuniones son un instrumento eficaz para coordinar la acción y dirigir la organización, hacia el cumplimiento de los objetivos, no siempre se obtiene un buen provecho de ellas.

La idea es, entonces, hacer que las reuniones sean productivas y eficaces, que nos lleven a nosotros y a los demás a la obtención de los resultados deseados y con el mejor uso de los recursos posibles. Así una buena administración del tiempo, puede y debe ser enriquecida por una conducción eficaz de las reuniones.

Para que una reunión sea productiva debe guiarse de la siguiente manera:

- Establecer propósitos definidos, conocidos por los participantes en ella y recordados por el conductor de la misma

- Elaborar una pauta con los temas a discutir y el tiempo destinados a ellos, además del responsable directo de cada asunto

- Invitar a las personas necesarias a la cita, sólo a aquellas que tienen una contribución que dar, a las que debes haberles comunicado antes el objetivo de la reunión y el papel que cada una de ellas desempeñará. Establecer horarios de términos de la reunión, mantener la discusión dentro del tema, atacando en forma directa los problemas y evitando evasiones

- Designar un participante de la reunión para que tome nota de los acuerdos

- Finaliza la reunión, sumar y anotar las conclusiones para asegurar que concuerden en el momento en que se implanten las decisiones.

- Anotar las decisiones y acuerdos tomados, tanto los asuntos concluidos, como aquellos que quedan pendiente para un próximo encuentro

Si utilizas las conclusiones aquí anotadas en el manejo de tus reuniones harás un mejor uso de tu tiempo y de las otras personas. La idea es hacer un uso eficaz de este instrumento y cuidarte de no caer en derrochar inconscientemente el tiempo. Debes recordar que a las reuniones se va a decidir sobre un tema; y no a decidir sobre qué temas tratar. Este papel te corresponde a ti.

3. Dirección

La dirección es el conjunto de acciones destinadas a conducir a las personas que contribuyen eficazmente para la realización de las metas comunes y a la vez, a la satisfacción de sus propias necesidades dentro del proceso productivo. Para esto, dentro de la idea de un buen uso del tiempo consideremos tres puntos:

3a. Protección del tiempo. Es un principio que permite obtener eficiencia en los resultados y con menor esfuerzo, dando así una utilización provechosa de nuestro tiempo. Esto, porque nos lleva a disminuir el tiempo improductivo, de esta manera aumenta el productivo. La idea es crear hábitos de rutina de trabajo, luego de una identificación del tiempo improductivo y de los desperdiciadores.

Para esto debemos usar los mecanismos de solución que hemos conocido, junto a otros que a continuación mencionaremos. El principio de protección del tiempo no es más que la conclusión de este manual: el cambio de hábitos hacia una buena administración del tiempo, basada en una autodisciplina y autoorganización.

Para ello debes tener una claridad de objetivos y preguntarte constantemente: ¿Qué estoy haciendo para usar mejor mi tiempo ahora?

Por esta vía controlarás el uso de tu tiempo, identificarás y eliminarás tiempo improductivo y llegarás a una utilización más eficaz de tus recursos.

3b. Decisiones

Es esencial que tengas un buen manejo en el proceso de toma de tus decisiones, ya que de éstas dependerán, el uso de alternativas correctas para la conclusión de tus objetivos.

Además, si en el proceso de toma de tus decisiones se adecua a una planeación estarás llevando una administración eficaz, con una mejor utilización de tus recursos.

Esto es más claro aún si tomas en cuenta que un buen esquema de decisiones es esencial para un correcto trabajo en equipo. A continuación veremos un bosquejo de toma de decisiones en un grupo y del trabajo a seguir:
 

• Examen del Problema

- ¿Cuál es la situación?

- Hechos más importantes de la situación

- ¿Qué asuntos específicos debes decidir?

• Evaluación de alternativas posibles

- Alternativas posibles y ventaja de cada una de ellas

- ¿En cuáles de ellas hay concordancia de opiniones, en cuanto a hechos, principios u objetivos?

- ¿Cuáles son las principales divergencias?

• Aprovechamiento de las decisiones sobre los puntos de vista

- ¿Qué informaciones adicionales se necesitan?

- Aportes de los puntos de vista divergentes

• Conclusión

- ¿Qué decisión logrará mejor los propósitos y deseos del grupo, una vez conocidos los diferentes puntos de vista?

• Encaminarse a una acción

- Responde al cómo poner en práctica la decisión tomada

3c. Estimular la administración de quien dirija una reunión

En el trabajo de equipo, un camino eficaz para una buena administración es enseñar al resto la técnica de administración a quien dirige el grupo. A continuación veremos unas recomendaciones para tales efectos, que encierran en sí mismas el beneficio de producir una administración invertida, hacia arriba:
 

- Estimula a los demás a hacer preguntas y participar en la decisión de prioridades

- Pídeles que no abusen de la política de "puertas abiertas”, pero que a la vez, la utilicen cuando la crean necesaria

- Aconséjales no rendirse, ni revelarse al tiempo impuesto por quien programó la reunión, sino anticiparlo

- Enséñales a no caer en la urgencia de trabajos y tareas, sino a llegar a una buena planificación de acciones.

- Haz de la eficaz administración del tiempo una meta de todo el grupo.

Lo anterior, es vital entenderlo y llevarlo adecuadamente, ya que para una buena administración del tiempo en que se trabaje en equipo, habrá que tomar el problema desde el punto de vista del equipo y no unilateralmente de quien dirige al grupo.

4. Control

Permite saber cómo fue utilizado el tiempo y cuidar que los resultados estén al servicio de los objetivos preestablecidos.

4a. Principio del control

El control debe permitirte verificar si el tiempo está siendo bien usado, si las actividades realizadas te han conducido a objetivos, si has alcanzado los resultados planeados, o si es necesario que tomes medidas para corregir el rumbo. El control, además, te muestra cuáles son las tareas necesarias para no perder de vista tu objetivo. Así, el control te conduce al desempeño y sobretodo, lo garantiza. Ahora bien, para llevar a la práctica el principio del control debes:

- Analizar si tu tiempo es realmente empleado
- Controlar cada cierto tiempo las actividades realizadas a la luz de los resultados y conforme a lo planeado
- Definir tu rumbo y, en caso que sea necesario, cambiarlo tomando medidas correctivas

C. Vías de Solución Logística

1. Sistemas de archivo

Estás frente a un camino muy eficaz en el buen uso del tiempo. Sin embargo, no hay fórmulas rígidas para una buena organización de un archivo, ya que debe participar de los patrones y hábitos de su usuario.

Lo mejor es organizar un archivo, categorizando los ítems y documentos que son de tu utilidad. Junto con el archivo, otro método para el orden de tus documentos, especialmente aquellos que llegan diariamente a tu escritorio, es el de una bandeja. Una vez revisado el material vez si lo pasas al archivo, lo distribuyes a otra persona o lo descartas. El mantener tu archivo ordenado no basta para hacer un buen uso de tu tiempo. Debes usarlo, y recurrir a él, cada vez que sea necesario, haciendo el uso del archivo un hábito, un comportamiento habitual. Sólo de esta manera usando el archivo en forma consciente en un principio y luego haciéndolo hábito, tendrás en el archivo un arma para mejorar el uso eficaz de tu tiempo.

Para tu mejor orden sería conveniente hacer una lista diaria de los documentos que agregas a tu archivo. Sólo así sabiendo a ciencia cierta con lo que cuentas, y manteniéndolo ordenado, harás un buen uso de tu archivo.

2. Uso del teléfono

Como vimos en el capítulo de los desperdiciadores, el teléfono puede ser un gran aliado en la administración de tu tiempo, o bien, un factor de éste, ya que es el distractor por excelencia. Un llamado telefónico inoportuno, además de interrumpir tu trabajo, te ocupa tiempo y provoca tu distracción, con lo que te dificulta volver a concentrarte en lo que estabas.

Por eso es necesario saber usar el teléfono, el que te ayudará en gran forma al mejor uso de tu tiempo.

Entre las técnicas para un mejor uso del teléfono debemos anotar:
 

- Establece preguntas para la atención del teléfono, cómo deben hacerse, cómo y cuándo pasar una llamada, y qué asuntos podrían ser atendidos por otra persona

- Establece horarios para el uso del teléfono, tanto para llamar como para recibir llamadas

- Antes de hacer una llamada haz un bosquejo de los temas a tratar o discutir. Limítate a la pauta, evitando así caer en trivialidades

- Sé breve y directo

- Anda directamente al grano por el asunto porque has llamado, sin rodeos ni vacilaciones

- Establece previamente un límite de tiempo

- Aprende a poner fin a una conversación telefónica

3. Control y prevención de interrupciones

Una interrupción es un alto en tu trabajo, el que tú realizabas en un determinado momento. Como fruto de ella no realizas la tarea del momento, caes en desconcentración y desvías tu pensamiento.

Sin duda necesitas mantener contactos con otras personas, esclarecer dudas, intercambiar ideas, planificar viajes, idear proyectos.

Así, tanto como tú requieres tiempo de los demás, éstos también requieren que tu estés disponible para ellos. Entonces, nuevamente caemos en lo esencial de una buena administración, es decir en el buen uso del tiempo: definir en qué se va a usar y en que proporción. Teniendo claro esto, analizarás cómo enfrentar y controlar las interrupciones. Luego de hacerte este auto análisis durante un tiempo determinado (dos semanas) comprenderás en mejor forma tus interrupciones y llegarás a la sorpresa de conocer que muchas más de las imaginadas las produces tu mismo. Así, podrás proteger tu tiempo, pero a pesar de esto, encontrarás que seguirás siendo interrumpido, aunque mucho menos. Como en la realidad nunca podrás borrar todas las interrupciones, lo que puedes hacer es minimizar el tiempo de interrupción:
 

- Establece límite de tiempo, ya que sólo tienes algunos minutos disponibles

- Muéstrate ocupado

- No seas muy efusivo al recibir un llamado a una visita

- Anda directo al asunto, sin rodeos.

- No pierdas jamás la calma y la concentración

- Aprende a decir NO a toda tarea que no merezca tu atención

- Haz tu trabajo inmediatamente

Con estas ideas debes enfrentarte a una interrupción.

Pero, más vale prevenir que curar y la idea que a continuación desarrollaremos tiende a ello.

Tú puedes, y debes, prevenir las interrupciones impidiendo que sucedan...¿Cómo?

- Reserva un tiempo para ti, creando inaccesibilidad, bloqueando todas tus interrupciones durante un lapso importante, de acuerdo con tus necesidades y posibilidades. Para algunos será un éxito "rescatar" una hora diaria.

En este tiempo podrás concentrarte y hacer de él un periodo productivo y creativo.

- Las auto-interrupciones son hábitos que nos hacen perder pequeños espacios de tiempo, que impiden una buena concentración. Nos referimos al mover papeles sin causa alguna, llamar por teléfono sin necesidad de hacerlo, etc.

- Establece un sistema de comunicación regular, para así hacer las cosas de una sola vez, y no ser interrumpido por la misma persona varias veces al día.

4. Información

Una fuente inagotable de pérdida de tiempo es la falta de información, o contar con información inadecuada al iniciar un trabajo. Sin duda que a mitad de camino descubrirás que la información con que cuentas es escasa y no conduce completamente a tus objetivos. La otra posibilidad es que, también a mitad de camino, te llegue más información.

En ambos casos tendrás que parar el trabajo, ya sea para buscar más Información o para rehacer el trabajo a la luz de los nuevos antecedentes.

Pero existe un tercer camino, y es el que debes usar. No comiences un proyecto hasta que tengas la información suficiente sobre el tema. Esto te permitirá planear tu trabajo y destinar un tiempo al desarrollo del mismo. En definitiva, si cuentas con la información suficiente, podrás administrar tu tiempo de acuerdo a ella, dándole un uso adecuado y previniendo las posibles interrupciones.

CONSIDERACIONES FINALES

Después de leer esta guía te preguntarás por donde empezar. Lo más directo es partir por las VÍAS DE SOLUCION, saltándote aquellas que no se apliquen a tu caso. Recuerda que más que una secuencia de acciones, se trata de un cambio de actitud, por eso debes estar convencido de la utilidad de una buena administración de tiempo. Una vez aclarada tu motivación lo importante es partir y volver a insistir las veces que sea necesario, hasta sentir que estás manejando tu tiempo y que él no te está manejando a ti.