Observatorio Economía Latinoamericana. ISSN: 1696-8352
Ecuador

---

EXAMEN A LOS PROCESOS DE INVENTARIO Y SU RELACIÓN CON LOS INGRESOS DE LA EMPRESA SERVIBIRSA S.A.

---

1.- INTRODUCCION
En la actualidad se enfrenta a una dura competencia en el mercado, además de la perspectiva a la que se enfrentan todas las compañías de servicios en general, el cliente no puede ver lo que va a recibir, hasta que no consume el servicio.

La administración del inventario, es el punto esencial en el manejo estratégico resultado de las limitaciones y mal uso de las herramientas convirtiéndose esto en el principal problema de la entidad.
 
Las consecuencias de gestión del inventario de los diferentes bienes e insumos y stock en bodega, un riguroso control del personal que ingresa a las instalaciones, existen preferencias en función a la estructura familiar de la empresa.
Se debe analizar los inventarios para poder ejercer una adecuada gestión, es necesario controlar los procesos operativos y registros de los documentos contables y que servirán como sustento de la información razonable presentada por el área financiera.

Otra herramienta que permite identificar el comportamiento de los inventarios y su relación de los ingresos directos y su rentabilidad en el campo rentable son las auditorias que lamentablemente que por su costo, no se la efectúa constantemente, naciendo su realización solamente cuando la administración identifica o detecta alguna situación en los inventarios por su manejo.

2.- DESARROLLO

La revisión de los procesos de inventario, accederá a mejorar el control interno para reforzar la gestión de los administradores que permitan tomar decisiones razonables.

Inventario no es otra cosa que el conteo de mercancía existente al inicio y final de un período, logrando validar la exactitud del stock. El stock es una palabra que se utiliza para determinar la cantidad de existencia de un inventario de mercancía o mercadería de un almacén o empresa que destina habitualmente a la venta y que se encuentra debidamente custodiado. El inventario sirve para ver de forma general con lo que la empresa cuenta para desarrollar de manera eficiente su actividad comercial.

3.- IDEA A DEFENDER
La revisión de los procesos de inventario, accederá a mejorar el control interno para reforzar la gestión de los administradores que permitan tomar decisiones razonables.

De acuerdo Romero López, (2012): los inventarios representan uno                             de los principales recursos de las que dispone una entidad comercial o industrial. Es importante tener un adecuado abastecimiento de inventarios, pues de ellos dependen las actividades primarias para las que se constituyó la organización, es decir, las operaciones de compraventa que concluirán en utilidades y proporcionarán flujos de efectivo, con lo que se reiniciará el ciclo financiero a corto plazo tanto de empresas industriales como de empresas comerciales.

Para la toma de inventario físico se requiere de personas con experiencia que sean organizadas en su trabajo, tiempo, con cualidades y condiciones según el ambiente y que sean dirigidos por funcionarios de responsabilidad, la intervención del auditor es para que se registre cada movimiento que se genere dentro del período que se realiza la auditoría solicitando los soportes como documentos de descargue o embarque.

4.- METODOLOGIA Y METODO

Dentro del  desarrollo de este proyecto la investigación que se realiza abarca varios objetivos para determinar los procedimientos alcanzados por la empresa para comprender el giro del negocio e implementar las técnicas y herramientas que permitan resolver los problemas detectados de la empresa, proporcionando solución que lleven a la realidad de la organización, así podemos mencionar que método será el más adecuado para aplicar según el requerimiento de la empresa que se efectuará en el desarrollo de la investigación.

El control de inventarios se puede realizar de diferentes maneras según la estructura de la empresa este puede ser:

Contable: es efectuado mediante Kardex o con sistemas computarizados, según el tipo de control que se realiza y va a depender del tamaño de la empresa.

Físico: éste deberá ser de manera segura eficiente y deberá cumplir con ciertos requerimientos o requisitos como su fácil ubicación y almacenamiento apropiado.

Nivel de inversión: va a determinar según las políticas de ventas dentro de la empresa, producción y finanzas, este tipo de control tiene que ver mucho con las finanzas de la empresa involucra todas las aéreas o partes interesadas. La evaluación principal determinará el logro de los objetivos siguientes: confiabilidad, eficiencia, cumplimiento, control de recursos disponibles.
El control y movimiento de documentos se debe realizar de manera sistemática, considerando que se pueden abarcar varios factores para prevenir los siguientes puntos como:

Manipulación inadecuada de documentos.
Falta de control de documentos.
Grado de responsabilidad en la pérdida de documentos.
Evitar suposiciones.
No intervenir en la línea de mando
Gaitán explica según que el ciclo de ingresos comprende aquellas funciones que implican el intercambio de productos y/o servicios con los clientes por efectivo. A manera enunciativa este ciclo abarca rubros de balance como cuentas y efectos por cobrar, acumulaciones o provisiones para cuentas dudosas, acumulaciones para gastos de ventas e impuestos sobre ventas provenientes de sistemas de ingresos. El estado de resultados, encierra rubros de ventas, costos de ventas por aspectos de su determinación, impuestos sobre las ventas e ingresos financieros producidos por los sistemas de ingresos, provisiones por cuentas dudosas. Es importante destacar qué cuentas de efectivo (tesorería) son afectadas por el ciclo de ingresos. (Gaitán, 2011)

5.- ANÁLISIS COMPARATIVO DE LOS INGRESOS

El análisis de manera comparativa a los ingresos actuales de períodos anteriores  y presupuestarios puede mostrar resultados significativos, la relación entre los costos y los ingresos tienden a no variar de manera marcada entre un período y otro  o entre empresas de una misma industria.
Los gastos como comisiones de ventas  puede que permanezca bastante estable de un período a otro. Cuando existen variaciones inusuales puede indicar un margen de error en el registro de los ingresos, irregularidades  en los procedimientos  de cobros, en las actividades de producción, cambios de precios en nuevos productos.

Las más efectivas comparaciones se clasifican en tipos de ingresos, productos, área geográfica, también podemos realizar estas comparaciones por meses, semanas, días para detectar desviaciones dentro del procesos de auditoría. 

Definiciones
Los inventarios son activos:
poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación;
en proceso de producción con vistas a esa venta; o
en forma de materiales o suministros que serán consumidos en el proceso de producción o en la prestación de servicios. (IFRS, NIC 2 - Inventarios, p. 8)

 

6.- MÉTODO DE LA INVESTIGACIÓN

Método Documental.- es el análisis de los procesos incurridos en la obtención de recopilación de información deben ser anticipados y planificados deliberadamente de modo que sigan una serie de pasos o etapas en forma regular y ordenada.

Método Descriptivo.- este método ayudó a destacar características o rasgos de la situación para seleccionar lo más relevante e interpretar las repuestas obtenidas.

Método Inductivo.- un punto clave para la investigación es la información proporcionada por parte de gerencia. Puede distinguirse de cuatro esenciales pasos: la observación para el registro de los hechos, la clasificación y el estudio de los hechos, la derivación inductiva que procede de parte de estos hechos y permite llegar a una generalización del caso. Esta afirmación se convertirá en una teoría válida hasta que pueda demostrarse lo contrario o falsear esta teoría.

Método Deductivo.-se ofrece buenos resultados en corto plazo, especialmente en todo y cada uno de los procesos que equivale mediante una correcta   organización según la aplicación que necesita la empresa sobre todo en sus procesos.

7.- TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN

Entrevista: se utilizó esta técnica para dar a conocer cuáles son las principales causas del no cumplimiento de los procedimientos.

Observación Directa: A medida que se fue realizando la entrevista, se observó si se encuentra bien distribuida la carga operativa dentro del departamento.

Revisión de Archivos: Se determinó las variaciones entre el método financiero tradicional y método por actividades de procesos.

8.- FUENTES DE INVESTIGACIÓN

Fuentes de investigación primarias.- contienen información original, resultado de un trabajo intelectual. Son documentos primarios como: revistas científicas, libros, y de entretenimiento, informes técnicos periódicos, diarios, documentos oficiales de instituciones públicas, y de investigación de instituciones privadas o instituciones públicas, patentes, normas técnicas.

Fuentes de investigación secundarias.- contienen información organizada, extracción o reorganización que refiere a documentos originales primarios, enciclopedias, directorios, libros o artículos que interpretan otros trabajos o investigaciones, para validar la opinión y hechos encontrados dentro de la empresa y de esta manera conocer las futuras soluciones una vez determinada la información precisa y concisa.

9.- ANÁLISIS DEL REPORTE DEL INVENTARIO

Según la observación, la mercadería deberá ser sometida a controles rigurosos, se deberá mejorar el área de almacenamiento, la estructura pude causar daños a la mercadería se percibe humedad, paredes con moho, en lo que refiere a estructura.

La mercadería deberá ser reordenada y clasificada, lo obsoleto de lo que está de paquete o recién recibido, mejorar el control de Kardex de ingresos y egresos existen órdenes sin  fecha , sin la firma del Gerente de Ventas según esquema de ventas solicita para períodos de prueba. Así mejorar el control de existencias, tener una buena rotación y optimizar tiempo de respuesta entrega cliente, mejorando las ventas.
Se deberá mejorar el control de la mercadería, bajo los siguientes puntos:

Documentación (soporte)
Fecha de Ingreso
Fecha de Egreso 
Solicitud de salida.
Guías de remisión
Actualización de Kardex

10.- ANÁLISIS DE DOCUMENTACIÓN

Se recopiló información específicamente de documentos y procedimientos existentes en Bodega, utilizando la técnica de la observación. En reportes como Kardex y asientos contables para su debido análisis que ayudan al control de inventario e ingresos del inventario de la Empresa

Se encontró lo siguiente:

Como consecuencia se debe establecer procedimientos al entregar mercadería e ingresar con fecha, día, año, persona que recibe para mantener un mejor control.

Se debe analizar bajo qué procedimiento puede salir mercadería sin facturar, obtención de soporte.

Mercadería obsoleta debe ser enviada al departamento técnico, indicando el estado de la mercadería e inmediatamente dar de baja para que no ingrese al inventario depurar.

Se validó la información ingresada de manera manual en los Kardex errada ocasionando un descontrol en el registro contable, establecer correctamente el documento del ingreso y egreso de mercadería.

 

11.- REVISIÓN DEL INVENTARIO

En la revisión de la auditoria de inventarios constituye un análisis que concluye al flujo de transacciones del periodo correspondiente. Se valida información en kardex que se ingresó de manera ingresada de manera manual, la misma que está errada la demora en registrar la mercadería ocasiona un descontrol que afecta el registro contable,  se recomienda establecer de manera correctamente y oportuna se emita inmediatamente el documento del ingreso y egreso de mercadería.

Revisando el kardex se evidencia a los procesos del movimiento de  mercadería
por ese motivo debe ser de manera ordenada y en el tiempo preciso para evitar equivocaciones.

CONCLUSIONES

Una vez concluido este trabajo podemos decir que el actual entorno busca salvaguardar sus activos la razonabilidad y confiabilidad con márgenes de mejora, la organización busca oportunamente una mejora que sea competitiva, consiente en la mecánica del almacén, gestión como parte esencial al aporte en valorar a sus clientes y reducir tiempos de demora, justificando la tendencia física de los productos o mercadería, concentrando su recurso en el control  físico  de los productos en una depuración, así como detectar a tiempo dificultades que afecten el logro de los objetivo de la Bodega .

La mercadería obsoleta que se encuentra en bodega debe ser tomada en consideración en el inventario.
Existe ingresos virtuales que no reflejan un stock real del inventario.

Existe mercadería facturada en las instalaciones de bodega por más de un mes.
Las normas y procedimientos no son cumplidos evaluar al personal o capacitar.
La auditoría busca fortalecer el control con evaluaciones periódicas para detectar a tiempo dificultades.

RECOMENDACIONES.

La toma física debe ser más periódicas mínimo cada 3 veces al año.
Sistematizar los procesos en el control de la bodega determinando un periodo mínimo de toma física.
Ingresar la información en el sistema para que sea fiable mejorando el tiempo de contestación.
Toda documentación debe estar archivada y fechada por día, mes y año para evitar contratiempos al momento de revisar.Se debe depurar la Bodega de mercadería obsoleta que no está en condiciones para la venta, no mezclar con el inventario y que esto ocasione un falso stock.
El presente trabajo permitirá una buena organización dentro del área competente de Bodega

El Kardex debe ser sistemático o magnético para que se maneje con facilidad, eficacia y en corto tiempo, mejorando el tiempo de contestación.

Los documentos de ingreso y egresos deben estar debidamente identificados en carpetas, archivados de acuerdo a un año y mes según a la fecha correspondiente al recibir mercadería o realizar despacho de mercadería.

No incurrir en ingresos virtuales a un tiempo estimado de entrega, solo facturar cuando el proveedor entregue la mercadería y este esté debidamente ingresada en el inventario.

Se debe cumplir con el 100% de la entrega de la mercadería en el tiempo estipulado, si el material no llega, no realizar ingresos virtuales para no dañar el correcto inventario.

Aplicar los manuales de funciones y normas correspondientes para ingreso y despacho de mercadería.

Establecer controles que permitirán evaluar el adecuado cumplimiento y funcionamiento de las actividades de la bodega y permitirá tomar decisiones adecuadas y oportunas

Capacitar al personal de manera continua, buscando mejorar el trato con el cliente, el personal bien instruido demostrar una imagen institucional, y desempeño óptimo.

Bibliografía

Aguirre, J. (2009). Auditoría y Control Interno. Madrid: INMAGRAG S.L.
Bernal, F. C. (2011). Contabilidad I. México: Pearson.
Cabrera Calva, R. C. (2007). Bases para Contabilidad LEAN.
De la Peña, A. (2011). Auditoría, Un Enfoque Práctico. Madrid: Paraninfo S.A.
De Lara Bueno, M. I. (2007). Manual Básico de Revisión y Verificación Contable. Madrid: Editorial DYKINSON S.L.
Gaitán, R. E. (2011). Control Interno y Fraudes. Bogotá: Xpress Estudio Gráfico Digital S.A.
Galindo Villegas, C. (2011). Administración por Calidad. Bogotá: Alfaomega Colombiana S.A.
Guajardo Cantú, G. (2008). Contabilidad Financiera. México D.F.: McGraw - Hill Interamericana.
Guajardo, N. A. (2011). Contabilidad Financiera. Monterrey: McGraw - Hill Companies, Inc.
Hornegren, H. O. (Contabilidad). 2010. México: Pearson.
IFRS, I. (2010). http://www.ifrs.org/IFRSs/Pages/Official-Unaccompanied-IFRS-Translations.aspx#es. Obtenido de http://www.ifrs.org/IFRSs/Pages/Official-Unaccompanied-IFRS-Translations.aspx#es
IFRS, I. (s.f.). http://eifrs.ifrs.org/eifrs/bnstandards/en/2016/ias02.pdf. Obtenido de http://eifrs.ifrs.org/eifrs/bnstandards/en/2016/ias02.pdf: http://eifrs.ifrs.org/eifrs/bnstandards/en/2016/ias02.pdf
Jiménez Boulanger, F., & Espinoza Gutiérrez, C. L. (2007). Costos Industriales (Primera Edición ed.). Costa Rica: Editorial Tecnológica de Costa Rica.
Luna, O. (2011). Sistema de Control Interno para Organizaciones. Perú: Publicidad & Matiz.
Pombo, J. (2011). Contabilidad General. Madrid: Paraninfo.
Romero López, Á. J. (2012). Contabilidad Intermedia. México D.F.: McGraw - Hill.
Tamayo Alzate, A. (2001). Auditoría de Sistemas - Una Visión Práctica. Colombia: Centro de Publicaciones de la Universidad Nacional de Colombia.
Vanegas, W. (2007). Trabajo de Campo Auditoría. Costa Rica: Editorial Universidad Estatal a Distancia.
Vargas, L. (2010). Principios de Administración. Guayaquil: Digrpáfica S.A.
Wood, L., & Harger, V. F. (2008). Servicio de alimentos en instituciones. (O. S. Organización Panamericana de la Salud, Ed.) Texas.

Recibido: 28/09/2017 Aceptado: 15/11/2017 Publicado: Noviembre de 2017

---

Nota Importante a Leer:

Los comentarios al artículo son responsabilidad exclusiva del remitente.
Si necesita algún tipo de información referente al articulo póngase en contacto con el email suministrado por el autor del articulo al principio del mismo.
Un comentario no es mas que un simple medio para comunicar su opinion a futuros lectores.
El autor del articulo no esta obligado a responder o leer comentarios referentes al articulo.
Al escribir un comentario, debe tener en cuenta que recibirá notificaciones cada vez que alguien escriba un nuevo comentario en este articulo.
Eumed.net se reserva el derecho de eliminar aquellos comentarios que tengan lenguaje inadecuado o agresivo.
Si usted considera que algún comentario de esta página es inadecuado o agresivo, por favor, escriba a lisette@eumed.net.
Este artículo es editado por Servicios Académicos Intercontinentales S.L. B-93417426.