Diana Piedad Espinoza Alcívar*
Mario Enrique Haro Salazar**
Docentes en Universidad Católica de Santiago de Guayaquil
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RESUMEN
El uso de las tecnologías de la información en la última década ha tenido un acelerado crecimiento en la industria y el comercio a nivel mundial, todo esto gracias al desarrollo de sistemas de información y el alcance del internet; las operaciones comerciales en Ecuador no han sido la excepción a estos cambios, la búsqueda por incrementar la productividad y ahorrar recursos permite que empresas públicas y privadas incorporen servicios en línea para sus usuarios.
El Servicio de Rentas Internas (SRI) encargado de la recaudación de impuestos desde el año 2014 pone en marcha de manera paulatina y obligatoria el nuevo proceso de facturación electrónica, por lo que mediante esta investigación se desea determinar si los trabajadores autónomos cuentan con capacitación y recursos necesarios para emitir comprobantes digitales.
En Ecuador, las grandes, medianas y pequeñas empresas pueden encontrar una adaptación más fácil a esta modalidad dado que cuentan con sistemas de gestión ajustables a aplicativos informáticos generados en el mercado para este tipo de cambios en el área tributaria, mientras que los trabajadores autónomos deberán considerar el costo de inversión en equipos, acceso a internet y en algunos casos la compra de softwares, sin contar que los procesos y características que incluye el nuevo sistema, son aún desconocido para la mayoría de ellos.
Palabras Claves: Facturación electrónica, trabajadores autónomos, firma digital, capacitación tributaria.
Código JEL: E62
ABSTRACT
The use of information technology in the last decade has had a rapid growth in industry and trade at global level. All of this thanks to the development of information systems and the scope of the internet; business operations in Ecuador have not been an exception to these changes. The quest to increase productivity and save resources allows public and private companies to incorporate online services for its users.
Internal Tax Service, responsible for the collection of taxes, implements since 2014 the new electronic billing process has been gradual and mandatory. Therefore, the purpose of this research is to determine if the self-employed have the training and the necessary resources to issue digital invoicing.
In Equator, large, medium and small companies could find an easier mode of adaptation, given that they operate with management systems which you can tailor computer applications generated in the market for this type of change in the tax area. While taxpayers with small businesses should consider the cost of the investment in equipment, internet access and in some cases, the purchase of software specialized to give way to this new form of billing.
Keywords: Electronic billing – taxpayer - digital signature – tax training.
Para citar este artículo puede uitlizar el siguiente formato:
Diana Piedad Espinoza Alcívar y Mario Enrique Haro Salazar (2017): “Facturación electrónica en trabajadores autónomos”, Revista Observatorio de la Economía Latinoamericana, Ecuador, (febrero 2017). En línea:
http://www.eumed.net/cursecon/ecolat/ec/2017/factura.html
http://hdl.handle.net/20.500.11763/ec17factura
INTRODUCCIÓN
Durante los últimos años han existido constantes cambios tributarios en el Ecuador, los mismos que van de la mano con la aparición de nuevas tecnologías de la información que han transformado la manera de controlar a los contribuyentes así como los mecanismos para recaudar impuestos; la Administración tributaria ha emprendido diversos programas para promover el cumplimiento de las obligaciones fiscales a través de esquemas que simplifiquen el acceso a la información y a los servicios tributarios, utilizando a las TIC como herramienta fundamental.
La facturación electrónica 1 inicio su primera fase en el año 2012, donde los contribuyentes ingresaron a este sistema invitados por el SRI y de forma voluntaria. A partir de agosto de 2014 se inició la admisión al proceso de manera obligatoria, emitiéndose un cronograma para que los contribuyentes comiencen paulatinamente con la implementación.
En el Ecuador los trabajadores autónomos, son considerados dentro del grupo de personas naturales que representa más del 50% del padrón del Registro Único de Contribuyentes (RUC) (CEF, 2015), por este motivo el ingreso al proceso de emisión de comprobantes electrónicos debe hacerse considerando varios aspectos como son: recursos limitados para inversión en tecnología que no tiene que ver con el giro de su negocio, necesidad de capacitación y acompañamiento durante la implementación del proceso, así como dotar de una herramienta amigable para la emisión de sus comprobantes electrónicos y por último fortalecer la cultura tributaria en el país, que si bien el SRI lo ha venido realizando hace algunos años atrás desde las bases educativas, entiéndase como tales, nivel primario y secundario hasta el empresarial; este procedimiento de facturación electrónica es totalmente nuevo para todos los ecuatorianos, el cual implica reportar en línea a la entidad de control cada una de las transacciones realizadas.
En la actualidad, se han autorizado más de 2.670.150.000 de comprobantes electrónicos, entre facturas y otro tipo de documentos, emitidos a través de 22.571 contribuyentes acreditados; mientras que 12.581 contribuyentes están por ingresar y se encuentran en fase de pruebas, dándose un incremento respecto del 2013 de más de 21.000 contribuyentes. (SRI, 2017). El libro “Una Nueva Política Fiscal para el Buen Vivir”, refiere que la práctica de evasión tributaria internacional se realiza en un escenario marcado principalmente por la débil regulación o carencia en cinco aspectos principales, que son: paraísos fiscales, precios de transferencia, instrumentación de empresas, mercados financieros y transacciones electrónicas (SRI, 2012)..
Considerando el último punto, las transacciones electrónicas, se puede observar la postura de la Administración Tributaria respecto a las nuevas regulaciones ya que su fin es principalmente, evitar la evasión tributaria ya sea a nivel de transacciones locales y más aún a las realizadas al exterior.
DESARROLLO
La presente investigación es de corte cualitativo de alcance descriptivo, la recolección de datos fue mediante la revisión de información facilitada por el SRI y mediante entrevistas con trabajadores autónomos de la asociación de comerciantes minoristas.
A nivel mundial, América Latina es reconocida como una de las regiones en las que la facturación electrónica está más consolidada, las empresas han podido gozar de las ventajas de utilizar esta automatización, tales como: reducción de costos en los procesos productivos, ahorros en papel, menor probabilidad de falsificación, etc.; es por ello que “La factura electrónica en América Latina se vuelve una realidad para generar ahorros en las empresas y lograr mayor eficiencia, además de ahorros para los gobiernos” (Ramírez, 2010).
El Centro Interamericano de Administraciones Tributarias (CIAT), organismo internacional que provee asistencia técnica especializada para la actualización y modernización de las Administraciones Tributarias, con la finalidad de ser un soporte para la implementación de la facturación electrónica para los diferentes países miembros, crea un grupo de trabajo para tratar el tema de manera integral considerando entre otros puntos a las personas naturales o pequeñas empresas indicado que “Para que el sistema de Facturación Electrónica se pueda propagar y sea adoptado por todo tipo de contribuyentes, será necesario generar formas en que sea conveniente para los pequeños contribuyentes y no les resulte oneroso adoptar el sistema electrónico. Para el país que instaura la facturación electrónica, así como para las compañías que la adoptan, los mayores beneficios se alcanzan en el escenario de una amplia masificación del sistema.” (Centro Interamericano de Administraciones Tributarias, 2014)
En América Latina el primer país que implementó la facturación electrónica fue Chile, seguido de Brasil y Argentina. Algunos otros países como Colombia, Costa Rica, Guatemala, Venezuela y Ecuador están comenzando a implementar este tipo de sistema, tal como lo podemos verificar actualmente, pero para poder normar este proceso fue necesario la creación de leyes que vayan regulando la manera en que iba a operar la facturación electrónica; por ello en el año 2002, el entonces Congreso Nacional crea la Ley de Comercio Electrónico y Mensajes de Datos, en la cual entre otras cosas indica, que los mensajes de datos y documentos escritos tienen similar valor jurídico.
Partiendo de la Ley mencionada en el párrafo anterior, el Servicio de Rentas Internas mediante reformas realizadas a su Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios, realizado en 30 de julio del 2010, indica en la Disposición General Sexta “…podrá autorizar la emisión de los documentos referidos en el presente reglamento mediante mensajes de datos (modalidad electrónica), en los términos y bajo las condiciones que establezca a través de la resolución general que se expida para el efecto y que guardará conformidad con las disposiciones pertinentes de la Ley de Comercio Electrónico y su reglamento...”
Posteriormente se expide la Resolución con las normas para el nuevo esquema de emisión de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios mediante mensajes de datos. (SRI, 2012). Entendiéndose como Mensaje de datos: “A toda información creada, generada, procesada, enviada, recibida, comunicada o archivada por medios electrónicos, que puede ser intercambiada por cualquier medio.” (Ley de Comercio Electrónico y mensajes de Datos, 2002)
Es a partir del año 2014 cuando los contribuyentes deben ingresar de manera obligatoria al proceso, considerando que los documentos que se emiten electrónicamente cumplan con todos los requisitos legales y reglamentarios exigibles, los cuales contienen una firma electrónica 2 del contribuyente emisor, enviados en tiempo real y teniendo la certeza que tendrán la misma validez tributaria que los comprobantes impresos en papel. Los contribuyentes obligados a emitir comprobantes electrónicos son: Instituciones Financieras, Sociedades Emisoras y Administradoras de Tarjetas de Crédito, Contribuyentes Especiales, Instituciones y Entidades del Sector Público, Exportadores, Sociedades en General, Contribuyentes que realicen ventas a través de Internet y los demás contribuyentes. (SRI, 2012)
Considerando que dentro de los demás contribuyentes se encuentran los trabajadores autónomos, surgen las siguientes interrogantes ¿Cuáles serían los pasos para poder facturar electrónicamente? ¿Cómo podrían acceder a la facturación electrónica sin incurrir en elevados costos de inversión? ¿Están preparados para ingresar a un proceso totalmente nuevo para todo el país donde las empresas han recurrido a sistemas informáticos externos o desarrollados dentro de las mismas?
Para poder contestar estas preguntas a continuación se detalla paso a paso el proceso actual de facturación electrónica.
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Una vez que se han realizado todos los pasos para poder emitir comprobantes electrónicamente, lo siguiente que se debe conocer es cómo funciona el flujo del proceso de facturación electrónica diariamente, cuando el contribuyente dueño de un negocio va a realizar la transacción comercial.
Como muestra la figura anterior, la persona natural para proceder a la facturación de sus productos o servicios debe realizarlo desde su puesto de trabajo con acceso a internet ya sea desde un software propio o proporcionado por el SRI, posteriormente a través de su base de datos donde tiene colocada su firma electrónica (archivo digital) la información es enviada a la Administración Tributaria para que esta autorice o rechace la emisión del comprobante. En un lapso de máximo 20 segundos de respuesta, le llegará al contribuyente la información de si se le ha autorizado o no la emisión del documento electrónico.
Si está autorizado, se desplegará el formato de archivo XML3 y RIDE 4 , que son las estructuras válidas para ser enviadas vía correo electrónico al cliente o en su defecto imprimirle el RIDE.
En el caso de no estar autorizado, de igual manera el SRI va a contestar porque no le permitió emitir sus comprobantes, una de estas causas es porque no está al día en sus obligaciones tributarias.
Cuando por alguna falla operativa o mantenimiento de la plataforma de la Administración Tributaria, todos los contribuyentes contarán con claves de contingencias para que puedan seguir facturando con normalidad hasta que se restablezca el servicio.
El 80% de los trabajadores autónomos entrevistados no facturan electrónicamente, ya que consideran que el proceso es complejo y podría retrasar las actividades comerciales. El 20% restante indica que ha tenido inconvenientes al momento de facturar ya que el sistema que le facilita el SRI, solicita se ingrese información detallada incluso el medio de pago lo que no permite agilidad en el proceso. Aparte indican, que cuando surgen dificultades, no están preparados para atenderlas y han ido aprendiendo en el camino.
Es muy importante que el lector conozca que existe un cambio en el número de autorización de los comprobantes, anteriormente se solicitaba por blocks de documentos teniendo en su conjunto un solo número de autorización compuesto por 11 dígitos, mientras que ahora éste es único y diferente para cada comprobante el mismo que será generado en línea por el SRI. La nueva codificación está compuesta por 37 dígitos de la siguiente información: fecha y hora de autorización, número de RUC y código numérico.
Así mismo el comprobante incluirá una clave de acceso que le permitirá al usuario verificar la autenticidad del comprobante a través de los servicios en línea del SRI, para efectos de sustentar costos y gastos. Esta clave está compuesta por 49 caracteres numéricos y conformado por la fecha de emisión, tipo de comprobante, número de RUC, tipo de ambiente, número de serie, número secuencial del comprobante, código numérico, tipo de emisión y el dígito verificador.
Estos cambios pueden generar confusión al usuario que no está familiarizado con procesos tecnológicos más que nada a nivel rural donde existen pequeños productores de fruta que no tienen acceso a internet en sus lugares de trabajo o inclusive en sus hogares, como se puede observar en la Encuesta Nacional de Empleo, Desempleo y Subempleo realizada en diciembre 2013, donde solo el 9.1% de los hogares en el área rural tiene acceso a internet. (INEC, 2013).
Si bien el SRI ha proporcionado una herramienta gratuita a disposición de los pequeños y medianos contribuyentes que cumple las funciones para generar, emitir, firmar electrónicamente, enviar sus comprobantes para la autorización por parte de la Administración Tributaria y visualizar la información se han encontrado varias desventajas en el uso del mismo tales como:
También existen software que han sido desarrollados de manera particular pero los costos actuales van desde los $5.000 (dólares) por implementación, sin considerar los costos de mantenimiento y actualización, por lo que para una persona natural no obligada a llevar contabilidad cuya facturación anual no excede las 15 fracciones básicas desgravadas, es decir, $162.000, resultaría bastante costoso invertir en un sistema que le permita agilitar sus procesos de facturación.
El SRI cuenta con un portal web llamado SRI&YO, que facilitara el registro de transacciones de ingresos y gastos, así como también de la emisión de comprobantes electrónicos, siendo esta implementación una solución viable para los trabajadores autónomos que les permita llevar un registro de sus operaciones de manera paralela al ingreso en el sistema de facturación electrónica.
CONCLUSIONES
La facturación electrónica representa un mayor control tributario por parte de la Administración de Tributaria ya que la información es reportada en línea, aunque también podemos encontrar beneficios al momento de la implementación como reducción de tiempos de envío de comprobantes, menor probabilidad de falsificación y mayor seguridad en el resguardo de los documentos; es más factible que las entidades con personería jurídica puedan adaptarse de manera más rápida a este proceso ya que cuenta con soporte de un recurso humano acostumbrado al manejo de información electrónica e incluso con los recursos para capacitarlos.
Caso contrario ocurre con los trabajadores autónomos, como los comerciantes minoristas que centran sus esfuerzos en vender sus productos y no está en la capacidad económica de poder adquirir un software que le permita facturar electrónicamente de una manera rápida y más que nada de fácil acceso. Una restricción, es el acceso a internet de las personas que realizan sus actividades económicas en áreas rurales ya que la conexión a la red es limitada.
El SRI proporcionada a los contribuyentes un aplicativo para poder facturar electrónicamente, pero debe ir de la mano con una capacitación dirigida a los diferentes gremios o asociaciones donde se logre abarcar con la mayor cantidad de personas familiarizadas con este proceso, ya que no todos los comerciantes conocen del sistema.
Actualmente los trabajadores autónomos no se encuentran muy habituadas a recibir sus comprobantes de manera electrónica presentando inconvenientes al momento de la recepción en cuentas de correo o ingresando a la página web de la empresa donde realizaron la compra para descargar el archivo XML y RIDE, más aún se les dificultaría realizar a ellos mismos el proceso de facturación en sus negocios; por ello no se puede afirmar que se encuentran preparados para ingresar al régimen electrónico, debiendo ser un arduo trabajo por parte del SRI incluirlos, considerando que los mayores beneficios se lograrán masificando el uso del sistema.
BIBLIOGRAFIA
CEF. (2015). Centro de Estudios Fiscales. Recuperado el 16 de Enero de 2015, de https://cef.sri.gob.ec/virtualcef/mod/page/view.php?id=1333
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Centro Interamericano de Administraciones Tributarias. (2014). www.ciat.org. Recuperado el Enero de 2015, de http://www.ciat.org/index.php/es/productos-y-servicios/asistencia-tecnica/programas-especificos/factura-electronica.html
INEC. (Diciembre de 2013). Instituto Nacional de Estadística y Censos. Recuperado el diciembre de 2014, de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC´S): http://www.ecuadorencifras.gob.ec/
Ley de Comercio Electrónico y mensajes de Datos. (17 de Abril de 2002). Quito, Pichincha, Ecuador.
Ramírez, M. J. (19 de julio de 2010). Impuestum. Obtenido de http://www.impuestum/temas/294.html
SRI. (21 de Marzo de 2012). Resolución NAC-DGERCGC12-00105. Registro Oficial 666. Quito, Pichincha, Ecuador.
SRI. (2012). Una Nueva Política Fiscal para el Buen Vivir. Quito: Nadesha Montalvo R.
SRI. (4 de febrero de 2017). Servicio de Rentas Internas. Recuperado el Diciembre de 2014, de www.sri.gob.ec: http://www.sri.gob.ec/web/guest/home
* Magister en Marketing, Ingeniera en Administración de Empresas. Docente de la carrera de Marketing. Coordinadora de Admisiones. Asesora empresarial.
** Magister en Marketing, Licenciado en Comunicación Social. Docente de la carrera de Administración de Ventas. Coordinador de plan de comunicación. Consultor empresarial.
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3 Es un lenguaje de marcas extensible utilizado para almacenar datos en forma legible.
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