Observatorio Economía Latinoamericana. ISSN: 1696-8352
Ecuador

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PROCESO CONTABLE EN EL INVENTARIO Y SU INCIDENCIA EN LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA EMPRESA BARATONSA S.A

Autores e infomación del artículo

Manuel Antonio Tenesaca Gavilanez*

Docente

Katherine Tatiana Suárez Farfán **

Estudiante

UNIVERSIDAD LAICA VICENTE ROCAFUERTE DE GUAYAQUIL

mtenesacag@ulvr.edu.ec

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Resumen

El presente artículo tiene como idea principal el estudio y análisis de los procesos contables en el inventario y su incidencia en los estados financieros de la empresa BARATONSA S.A. La empresa BARATONSA S.A. tiene como actividad económica la comercialización de electrodomésticos al por menor y mayor, ubicada en el Cantón Vinces perteneciente a la provincia de los Ríos con una ubicación estratégica de mercado, al situarse en el lugar se consideró que es muy poblada con aceptación al comercio, por lo que con un buen desempeño podría llegar a tener una evolución efectiva. Por medio de esta investigación se conocerá la mejor solución para mejorar el sistema de control de la empresa, como también se determinará los problemas que afronta la empresa, que por medio de suposiciones en un marco hipotético servirán para la investigación y verificación o rechazo de ellas, sirviendo como bases para la aplicación de la propuesta que ayude al control y las decisiones de la empresa.   Además que se defiende la idea de que los riesgos asociados a un control ineficiente del inventario tienen preponderancia en el resultado económico anual de una compañía por lo que necesario establecer procedimientos adecuados para el tratamiento.
Palabras claves: Costos, Impuestos, Inventario, Rentabilidad, Gastos.

Abstract

This article has as main idea the study and analysis of the accounting processes in the inventory and its incidence in the financial statements of the company BARATONSA S.A. The company BARATONSA S.A. Has as economic activity the commercialization of appliances retail and major, located in the Canton Vinces belonging to the province of the Rivers with a strategic market location, being located in the place was considered to be very populated with acceptance to trade, for Which with a good performance could have an effective evolution. Through this research will know the best solution to improve the control system of the company, as well as determine the problems facing the company, which by means of assumptions in a hypothetical framework will serve for the investigation and verification or rejection of them, Serving as bases for the application of the proposal that helps control and decisions of the company. In addition, the idea is defended that the risks associated with inefficient inventory control have a preponderance in the annual economic result of a company, so it is necessary to establish adequate procedures for the treatment.
Key words: Costs, Taxes, Inventory, Profitability, Expenses.


Para citar este artículo puede uitlizar el siguiente formato:

JManuel Antonio Tenesaca Gavilanez y Katherine Tatiana Suárez Farfán (2017): "Proceso contable en el inventario y su incidencia en los Estados Financieros de la Empresa Baratonsa S.A.", Revista Observatorio de la Economía Latinoamericana, Ecuador, (agosto 2017). En línea:
http://www.eumed.net/cursecon/ecolat/ec/2017/estados-financieros-baratonsa.html
http://hdl.handle.net/20.500.11763/ec17estados-financieros-baratonsa

Introducción

La contabilidad es el conjunto de técnicas que tiene como finalidad apoyar y optimizar los procesos de la administración y la economía en una organización, su enseñanza requiere de objetivos claramente definidos y prácticos, factibles de aplicar con exacta precisión.
Además, la contabilidad es un proceso que identifica, mide, registra y comunica la información económica de una organización o empresa; es por esto, que los procesos contables forman parte del desarrollo de las actividades gerenciales, siendo la columna vertebral de todos los procesos y una radiografía de todas las actividades que se realizan.
Es común pensar que los registros contables solo lo pueden llevar los contadores, sin embargo con el paso del tiempo y el boom de la tecnología estas situaciones han cambiado se han creado programas donde todos pueden acceder con un manejo sencillo y seguro. La globalización trajo consigo la tecnología que ha influenciado en todas las actividades económicas  para contribuir con el control de los procesos y movimientos de la empresa.
En cuanto a esto, los inventarios son ese sistema dentro del marco de los procesos contables, que se caracteriza por registrar e informar sobre la cantidad de productos ya sea productos en proceso o productos terminados permite tomar decisiones con respecto a los recursos que se encuentran en las bodegas.
Debido a lo importante de los procesos contables en relación a los inventarios, se ha visto la necesidad en la organización BARATONSA S.A., revisar la repercusión del sistema dentro de los estados financieros así como analizar los aspectos fundamentales de las variables objeto de estudio.

Marco Referencial y Teórico

La gestión financiera en un negocio significa planificar y dirigir el uso de los recursos financieros de la empresa, el efectivo que genera a través de las operaciones y el capital obtenido de inversores o prestamistas. Aunque una empresa puede tener un personal de contabilidad o una empresa de contabilidad externa para proporcionar orientación financiera, la gestión financiera es uno de los aspectos más importantes del trabajo del propietario del negocio.
Los procesos financieros en la actualidad son útiles para el éxito de la compañía. Al pulsar los flujos de efectivos a través de la organización, este proceso tiene que estar en el centro de lo que sucede dentro de la compañía. Si las finanzas han de jugar un papel administrativo general dentro de la organización, el proceso financiero debe jugarse en equipo que está involucrado en forma constructiva en las operaciones y estrategias global de la compañía. (Horne & Wachowicz, 2014, p. 52)
Es importante para propietarios de empresa, establecer medidas que protejan los datos financieros y de gestión de la empresa, de acuerdo con las leyes y regulaciones del estado y del gobierno federal. Los controles internos establecen un proceso para la manera en que el negocio maneja, recibe y reporta dinero y tareas administrativas.
De acuerdo con (Moya, 2014, p. 68) “este proceso culmina en la presentación de los estados financieros donde incluye los estados de resultados, balances y flujos de caja presupuestados”.
En primer lugar, los estados financieros de la empresa no sólo permiten al propietario entender la situación financiera actual, sino que le permiten evaluar de forma efectiva lo que ya ha logrado y lo que queda por hacer para crear un plan de salida exitoso. A medida que el propietario identifica las áreas del negocio que necesitan fortalecerse.
En segundo lugar, los estados financieros proporcionan información muy necesaria sobre lo que hace que el negocio  y qué criterios utilizan para basar todas las decisiones financieras.
En lo que respecta a los inventarios (Díaz, 2012, p. 31) define “los inventarios representan a un activo corriente en una balance general y el costo de ellos se coloca como costo de materiales en el estado de pérdidas y ganancias”.
Gestionar los inventarios por el método SCM (Supply Chain Management) se destaca por su gran dinamismo, así como también las empresas de servicios a través de las distribuidoras de literatura que han experimentado un crecimiento considerable tanto en sus aplicaciones como en la sofisticación de formulaciones y métodos de solución, que muchas veces se basan en técnica heurísticas. La mayor parte de los modelos de literatura son simples razón por la que no consideran necesario gestionar los inventarios de sus productos a pesar de requerir insumos exactamente iguales. (Serra, 2011, p. 43)
Un inventario se asigna a todos los procesos productivos de la empresa, interconectando los puntos de abastecimientos  mediante flujos. Cada departamento debe equilibrar su oferta de acuerdo a las exigencias de la demanda, dado a que si la demanda es mayor que la oferta surgirá un equilibrio y la rentabilidad bajara hasta que ambos puntos vuelvan a estar equilibrados; por lo contrario si la oferta es mayor habrá un sobreabastecimiento. El importe del inventario tiene un comportamiento cíclico: su nivel comienza alto, y conforme salen las unidades la cantidad disminuye; cuando el nivel está bajo se impone una orden que cuando se recibe el nivel incrementa nuevamente. Este se controla con la cantidad y el tiempo del pedido. (Míguez & Bustos, 2013, p. 112)
Un buen control de inventario es difícil cuando no tiene un sistema a prueba de errores para instalar procesos más claros que ayudan a mejorar el flujo de efectivo, reducir el tiempo dedicado a manipular bienes y promueve más tiempo para los clientes. Estos beneficios permiten concentrarse en clientes verdaderamente satisfactorios y crear un margen de beneficio positivo, que es también un resultado directo de una gran prestación de servicios.

Metodología

El enfoque de la investigación fue cualitativa, que permitió realizar entrevistas, y observación como instrumentos para poder obtener información, analizar, establecer conclusiones y hacer registros narrativos del problema que se presenta en relación al hábito de cómo se ha llevado a cabo la gestión de inventario de la empresa.
La investigación abordada fue de tipo descriptivo, por cuanto se expusieron de manera clara y precisa la situación actual de la empresa, desde el punto de vista de la Contabilidad Financiera, y que como resultado se proporcionó un conjunto de recomendaciones basadas en la aplicación de este enfoque.
En lo que respecta a la entrevista efectuada, se entrevistó al gerente general de la empresa, el representante legal y al contador, con el fin de obtener un diagnóstico sobre el manejo del inventario que genera la empresa, también la entrevista se realizó a expertos en la materia para tener una validación del tema.
Las entrevistas constaban de quince preguntas y a través de ella se pudo determinar los problemas con  la administración de los procesos contables. Además la mercadería que ingresa a la compañía no es registrada en los inventarios dado a que el control de los inventarios es inadecuado y las personas encargadas de su contabilización no realizan los registros respectivos.
Se concluyó también que los libros contables deben ser encuadernados, forrados y foliados, ésto no sólo es para que el contador realice las declaraciones sino también ayuda a mantener la mercadería controlada, cuando sale o ingresa a la empresa. No es necesario contar con un método de valuación de inventarios aunque si es recomendable, para constatar que los productos existentes en bodega sean el total de los reales registrados en los libros contables.
El área de bodega no está debidamente equipada ni estructurada, no existe una persona que realice el conteo y la evaluación de la recepción del pedido al momento de ingresar por lo que los productos están siendo extraviados y los inventarios cada vez presentan un descuadre mayor.
Las políticas de la empresa necesitan de reestructuración especificando la función y el cargo de cada persona que deben de detallarse en el manual de funciones y procedimientos, las pérdidas que se observan en los inventarios pueden depender de estas causas dado a que todo el personal accede a la bodega y allí es donde se pierden los artículos.
El descuadre de los inventarios se refleja en los activos de los estados financieros lo que no permite analizar eficazmente, cuando los inventarios no cuadran la razón de liquidez cambia y por ende el capital y rendimiento de la empresa, al no conocerse con certeza las razones financieras las decisiones pueden errar y ocurrir un sobreabastecimiento, endeudamiento o déficit de liquidez.
Los estados financieros de la empresa requieren un registro manual, consideran la necesidad de implementar un sistema contable para ayudar con el control de los inventarios y la toma de decisiones, el mismo que deberá contar con: método de valuación que sirva como registro del ingreso y la salida de mercadería. Análisis de la situación financiera con plantillas para generar los estados financieros, las razones financieras y un estado de proyección según las perspectivas para el siguiente período que permita visualizar como sería la situación de la empresa según las decisiones o valores invertidos esperados.
La bodega no cuenta con protocolo de seguridad en caso de una emergencia, tampoco conocen acerca de las medidas de riesgo que deben tomar en estas circunstancias. Principalmente a la bodega le falta organización con la mercadería, la ubicación es inadecuada creando una obstrucción del paso y representa un riesgo para el personal que ingresa a esta área.
Como las mercaderías se están perdiendo no se alcanza a cubrir la demanda por falta de abastecimiento, lo que está haciendo que los competidores tomen el frente del mercado por ello se deben crear estrategias de penetración de mercado.

Informe Técnico
La empresa Baratonsa S.A. presenta varias falencias en el control y registro de los inventarios, desde el momento de gestionar los costos y cantidad necesarios poder laborar de una manera correcta, esto ocasiona que no se pueda conocer el estatus de las existencias almacenadas en la bodega. Por todo lo mencionado con integridad, se presenta a continuación los lineamientos necesarios para mejorar la gestión de inventario en la empresa Baratonsa S.A.

Nota: Detalle del Proceso del Inventario. Información de la Investigación.

Los parámetros observados en el control interno de inventario de la empresa Baratonsa S.A., determinan los siguientes resultados:

  • Sistema de inventario – bajo: debido a que la empresa no posee un sistema de inventario que registre las compras o ventas de la mercadería.
  • Registro de inventario – regular.-  al no tener un sistema que le ayude a mejorar el control de entrada y salida de mercadería, el registro se lo hace de manera física, lo que hace, que esta información se extravié perjudicando así a la verificación de dicha información.

 

  • Conteo físico – regular.- el conteo de inventario no se lo realiza de manera periódica.
  • Registro del valor de inventario – regular.- este registro se lo realiza por parte del contador externo, pero dicha información documentada llega de manera incompleta por la pérdida de documento.
  • Organización de productos – regular.- la bodega de la empresa se caracteriza por la desorganización de la mercadería, y esto se debe por el conteo físico aleatorio. 

 

  • Codificación de productos – regular.- con la desorganización de la bodega es difícil ubicar los productos por código, que en muchos casos el stock se muestra en cero pero habiendo existencia en la bodega.
  • Período de inventario – bajo.- debido a los factores antes mencionados, en ocasiones se solicita mercadería en exceso, perjudicando a la rotación de inventario e incrementando la cantidad de existencia almacenadas.

 

  • Verificación de datos – no procede.- ninguna persona que labora en la bodega se quiere hacer cargo de la verificación de mercadería vendida y obtenida por la empresa, la empresa al no poseer un organigrama se desconoce la función de cada colaborador.

Se procedió también a analizar los indicadores financieros de la empresa, los mismos que se obtienen mediante los resultados que se detallan en  los estados financieros, dependiendo de cada indicador intervendrán cuentas como ventas, inventario, documentos por pagar, documentos por cobrar, etc.  Como se puede ver en la tabla de indicadores la empresa tiene una buena liquidez, ya que el indicador de liquidez sobrepasa el valor de 1,00; los indicadores de solvencia sobrepasan el valor de 0,5; que indica que la empresa posee la solvencia para cubrir con deudas a cortos plazos, de la misma manera  los indicadores de gestión detallan resultados que reflejan la situación actual, debido a que en estos indicadores intervienen los valores de inventario, es decir que estos valores demostraran una mejor gestión en venta y rotación de unidades.

También se procedió a establecer las principales funciones del encargado de bodega y los operadores, del asistente de bodega, los mismos que se recomiendan implantar en el manual de funciones de la compañía.

Conclusiones

  • La empresa no aplica ninguna Norma Internacional de Información Financiera o Norma Internacional de Contabilidad que ayude a cumplir los objetivos que establece la empresa, que les permita disminuir el margen de error en las existencia de inventario, no posee algún sistema que le facilite información confiable, eficaz, ágil y sencilla acerca de la mercadería comercializada o existente dentro de la bodega del almacén.

 

  • Al carecer de un sistema que le ayude con la información del control y registro de la mercadería de manera contable, la toma de decisiones por parte del gerente general de la empresa se lleva de manera inadecuada, generando principalmente falencias en procesos administrativos como es el aspecto de gestión de mercadería, se puede hacer mención que los procesos y actividades no están debidamente establecidos en esta área.
  • Otro aspecto que ocurre dentro de las instalaciones de Baratonsa S.A., es la inapropiada gestión de compras que contribuya a la adquisición óptima de pedido y el manejo adecuado de existencias, donde el punto principal de este factor es el punto de equilibrio para la autorización al solicitar nuevas mercaderías para el stock que se puedan ser comercializadas.

 

  • El gerente de la empresa desea implementar alguna herramienta que ayude a la gestión del inventario de los productos que comercializa, esta es una de las alternativas que puede llevar a cabo la actividad de compra y venta de una manera segura y apropiada para la empresa.

Recomendaciones

  • Implementar algún sistema o herramienta administrativa que le ayude a la gestión de compra, venta, comercialización, control y revisión de la mercadería por parte del área contable, de bodega y de los vendedores de la empresa, realizará una revisión de manera periódica a las existencias de mercaderías, con el fin de obtener el conocimiento acerca del valor que presentan las existencias para que este valor sea registrado en los estados financieros de la empresa.

 

  • Desarrollar estrategias de ordenación que se basen en datos reales proporcionados por el seguimiento. Esto es importante, para la denominada estacionalidad de las ventas. Por ejemplo las ventas durante el apogeo de la temporada de fiestas. De esta manera se puede dar el seguimiento de datos que pueden mostrar el stock de mercadería que se ordenó el mes pasado, tener en cuenta el factor de estacionalidad.
  • Conseguir que los empleados de la empresa se impliquen con la gestión del inventario es involucrarlos en el pronóstico de equipo. Con seguimiento y tendencias proporcionan datos que puede compartir con los jefes de departamento y su personal. Estimular al administrador para mejorar las predicciones mediante la vinculación de la gestión del inventario de los beneficios brutos. Las ventas e inventario, evidentemente, debe ser vinculados entre sí, pero a veces el gerente debe mirar más allá del ordenamiento diario.

 

  • Un área como bodega puede rendir grandes beneficios de oferta y demanda para sus productos y de valores. Independientemente de la complejidad de la red de cadena de suministro, investigar y considerar cómo manejar los niveles de stock de seguridad, y los planes de oferta y de demanda individuales. Desarrollar planes de oferta y de demanda individuales para cada producto, en lugar de utilizar grandes grupos. Esto le da mucho más control sobre cada elemento, y ofrece grandes oportunidades para el pronóstico de ventas precisas y prácticas de inventario.

Bibliografía

Díaz, Y., 2012. Procedimiento para la administración del inventario. Bogotá: s.n.
Horne, J. V. & Wachowicz, J., 2014. Fundamentos de la Administración Financiera. Londres: s.n.
Míguez, M. & Bustos, A. I., 2013. Introducción a la Gestión de Stocks. México: s.n.
Moya, S., 2014. Consolidación de los Estados Financieros. Querétaro: s.n.
Serra, D., 2011. La Logística Empresarial en el nuevo milenio. México: s.n.


Recibido: 03/05/2017 Aceptado: 08/08/2017 Publicado: Agosto de 2017

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