Josefa Esther Arroba Salto
Docente
Karla Abril Andrade
Estudiante
Universidad Laica Vicente Rocafuerte de Guayaquil
abril.dg2608@hotmail.comArchivo completo en PDF
RESUMEN: El artículo presentado a continuación trata sobre los procesos contables de las cuentas de nómina y su afectación a las cuentas por cobrar empleados de la compañía naviera “Valero & Valero” S.A.; las cuentas por cobrar son una parte importante en los procesos de toda compañía, por ello un inadecuado registro o la falta de control podría ocasionar problemas.
Para el desarrollo de la presente investigación se ha realizado compilación de información, un análisis del estado de situación financiera de la compañía tanto del año a investigar como el año siguiente, con la finalidad de hacer un comparativo del nivel de afectación según los saldos de la cuentas por cobrar a empleados.
ABSTRACT: The article presented below deals with the accounting processes of payroll accounts and their allocation to accounts receivable employees of the shipping company "Valero & Valero" S.A .; Accounts receivable are an important part of every company's processes, so improper registration or lack of control could cause problems.
For the development of the present investigation, a compilation of information has been carried out, an analysis of the financial condition of the company of both the year to be investigated and the following year, in order to make a comparison of the level of affectation according to the balances of the Accounts receivable from employees.
PALABRAS CLAVES: Deterioro, incobrable, nómina, activo, cuentas por cobrar.
KEYWORDS: Deterioration, uncollectible, payroll, assets, accounts receivable.
Para citar este artículo puede uitlizar el siguiente formato:
Josefa Esther Arroba Salto y Karla Abril Andrade (2017): "Procesos contables de las cuentas de nómina y su afectación a las cuentas por cobrar empleados", Revista Observatorio de la Economía Latinoamericana, Ecuador, (julio 2017). En línea:
http://www.eumed.net/cursecon/ecolat/ec/2017/empresa-valero-valero.html
http://hdl.handle.net/20.500.11763/ec17empresa-valero-valero
INTRODUCCIÓN:
En el presente trabajo de investigación resulta de vital importancia el control y manejo de los procesos contables de las cuentas por cobrar empleados, ya que de ello depende que la información presentada en los estados financieros sea razonable y que los resultados que se presenten sean de soporte para que se mantenga bases de confiabilidad para la toma de decisiones.
Para el desarrollo del presente trabajo se recopiló información de diferentes libros, revistas, artículos y proyectos de investigación, los cuales sirvieron de base para los diferentes conceptos investigados. Para dar a conocer los hallazgos se elaboraron conclusiones y recomendaciones generales del presente trabajo de investigación.
DESARROLLO:
Analizar los procesos contables en el registro de las cuentas de nómina y su afectación en las cuentas por cobrar empleados.
Por otra parte, se muestra objetivos específicos del artículo, los cuales se detallan a continuación:
Analizar los procedimientos contables de las cuentas de nóminas que afectan a las Cuentas por Cobrar Empleados.
Determinar la forma que se utiliza para el reconocimiento y medición a las cuentas por cobrar empleados.
Analizar el nivel de afectación de las cuentas por cobrar empleados mediante un comparativo del estado de situación financiera.
La idea a defender que aporta a la presente investigación es la siguiente:
Con un mejor control y supervisión de los procedimientos en las funciones que realiza el personal de contabilidad y de recursos humanos en los procesos contables de la nómina principalmente en las cuentas por cobrar empleados contribuirá a mejorar la información financiera de la compañía, lo que permitirá una optimización en el otorgamiento de créditos a los empleados, de esta manera se evitará que se muestren cuentas incobrables y se disminuirá posibles riesgos de pérdidas.
Las bases teóricas para la obtención de la información fueron: consultas en libros de contabilidad y auditoría especializados en análisis y control de cuentas de nómina, artículos de revistas, revisión de tesis y maestrías referentes al tema de cuentas por cobrar, en los cuales se consultó conceptos de deterioro, cuentas incobrables; y por último obtención de información de los libros y estados financieros de la compañía.
Entre los resultados de la investigación más relevantes se presenta el análisis financiero y su importancia:
El análisis financiero consiste en estudiar la información que contienen los estados financieros básicos por medio de indicadores y metodologías plenamente aceptados por la comunidad financiera, con el objetivo de tener una base más sólida y analítica para la toma de decisiones. (Guajardo, 2014).
Se hace referencia de los procesos contables que realiza el personal en la compañía, por ellos, es necesario aplicar conceptos de lo que se entiende por procesos contables:
Se entiende por procedimientos contables todos aquellos pasos que se siguen para el registro de las transacciones en una compañía, los cuales deben realizarse razonablemente ya que la compañía depende de ésta información para la presentación sus estados financieros.
Un conjunto de pasos sistemáticos, lógicos y ordenados que el contador debe seguir desde el momento mismo que se pone en marcha la empresa y durante toda su existencia; este proceso permite conocer la información contable para cada año de actividad comercial que facilita la evaluación y control de los recursos económicos y financieros y, proporciona a los usuarios un conocimiento permanente del flujo de información contable. (Zapata, 2011).
Las cuentas por cobrar de empleados registran los derechos a favor del ente económico, originados en créditos otorgados al personal con vínculo laboral, así como los valores a cargo de éstos por conceptos tales como faltantes en caja o inventarios.
Débitos
1.- Por el valor de los préstamos concedidos previo el cumplimiento de los requisitos, y
2.- Por el valor de los faltantes en caja, inventario u otros cargos al trabajador.
Créditos
1.- Por cancelación parcial o total en tesorería, por descuentos en nómina, aplicación de prestaciones sociales parciales o definitivas, y
2.- Por traslado del saldo a la cuenta 1370 -préstamos a particulares- por retiro del trabajador. (Plan único de cuentas, 2017).
http://puc.com.co/1365
Las condiciones económicas, los precios asignados a los productos y la calidad de los mismos, además de las políticas de crédito de las empresas, son los factores más importantes que influyen en las cuentas por cobrar de una empresa. Todas, excepto la última, escapan en gran medida al control de los directores de finanzas.
No obstante, al igual que con otros activos circulantes, los directores pueden variar el nivel de cuentas por cobrar y mantener el equilibrio entre rentabilidad y el riesgo.
Reducir los estándares de crédito puede estimular la demanda, lo que, a su vez, debe traducirse a mayores ventas y utilidades. No obstante, implica un costo mantener las cuentas adicionales por cobrar, además de un riesgo mayor de pérdidas por cuentas incobrables. (Van Horne C., 2010).
Uno de los principales procesos que se debe analizar es si existe políticas de crédito y si están siendo aplicadas por el personal que realiza los préstamos, de igual manera se analizará si existe manual de procedimientos que permitan llevar un control de las cuentas por cobrar a empleados.
Previo a la investigación de las bases teóricas utilizadas se ha evaluado los procedimientos y análisis de dichos conceptos.
METODOLOGÍA Y MÉTODOS
En este capítulo se ha determinado el tipo de metodología utilizado como herramienta a ser aplicada para el presente trabajo de investigación, se basará en técnicas y procedimientos que consistirá en un análisis del tema de investigación, buscando y recolectando datos con el propósito de obtener resultados confiables.
Tipo de Investigación
El presente trabajo de investigación es de tipo descriptiva, ya que analiza y brinda un diagnóstico sobre lo que realmente implica los procesos contables y sus respectivos registros de las cuentas por cobrar a empleados. Y con la información obtenida se determinan los procedimientos que son motivo de análisis.
La propuesta metodológica del presente trabajo de investigación se basa en la recopilación de datos que sean motivo de análisis. Se procederá a detallar aquella información que sea relevante al presente tema de investigación.
Enfoque de la Investigación
Por el enfoque del presente trabajo de investigación se determinó que es cualitativa, porque se han utilizado métodos de medición para lo cual se implementan los resultados de controles a nivel de créditos basados en hechos pasados y porque se necesita determinar los niveles de afectación en las cuentas por cobrar a empleados, así como también la realización de un análisis de los saldos en dicha cuenta para evitar la provisión de incobrables, acciones encaminadas a la resolución de los problemas expuestos en la compañía Valero & Valero S.A.
Técnicas de Investigación
Para la ejecución del proyecto de investigación las técnicas, que se utilizaron directamente fueron:
Técnica documental: Se revisaron investigaciones en páginas web, en libros, revistas, textos de autores relacionados con el tema de cuentas por cobrar a empleados y la base legal como son las NIIF para Pymes.
Además de la extracción de información de datos públicos para la revisión de los documentos motivo de análisis y una entrevista realizada a la parte involucrada.
Entrevista: Esta técnica nos servirá para saber dónde radica el problema mediante preguntas a la parte involucrada. En este caso se procedió a entrevistar al jefe de recursos humanos y al contador de la compañía, los cuales nos supieron facilitar información necesaria para la realización de esta investigación.
Observación, Para el presente proyecto de investigación la observación es una técnica imprescindible ya que nos permite analizar el entorno en el que se llevan a cabo los acontecimientos, con la finalidad de descubrir cómo se realizan las funciones que ejecutan el departamento de contabilidad, financiero y recursos humanos en los registros de las cuentas de nómina para, de esta manera, determinar de qué forma afecta a las cuentas por cobrar a empleados.
RESULTADOS OBTENIDOS
Análisis de los datos: Para el análisis de los datos se procedió a examinar los estados financieros de la compañía correspondientes al año 2014 y 2015 respectivamente. También, se analizó la situación financiera que refleja las cuentas por cobrar a empleados y la provisión de la misma.
Por consiguiente; se realizó un análisis histórico de los datos para saber cómo se ha venido tratando el movimiento de las cuentas por cobrar empleados, y determinar si se está realizando la provisión de las mismas. Con la finalidad de identificar si existen variables influyentes y si existe alguna relación entre las políticas de concesión de créditos al personal y el nivel de recuperación de saldos de cuentas por cobrar empleados.
A continuación se muestra el porcentaje de incremento de las cuentas por cobrar empleados entre el año 2014 y 2015.
Se muestra un informe técnico con respecto a los hallazgos con las recomendaciones sugeridas.
En base al análisis realizado en todo el proceso de investigación y mediante las diferentes técnicas utilizadas como son la de observación, documental, y gracias al resultado de las entrevistas, se puede establecer que, el principal problema de control interno, tanto en el registro contable de las cuentas por cobrar que se debe a la falta de supervisión y control en las funciones que realiza el personal, así como también por el desconocimiento de la implementación de las NIIF para Pymes.
1.- Se pudo observar que la compañía “Valero & Valero” S.A. en el departamento de recursos humanos no se aplican las políticas de crédito internas establecidas por la compañía.
2.- No se realiza un análisis profundo del perfil de empleado que solicita el préstamo ni tampoco se revisa el buró crediticio.
3.- No se realiza liquidación de la cuenta por cobrar a empleados y, por ende los valores se van arrastrando y la cuenta va aumentando.
4.- La compañía no cuenta con manuales de procedimientos para que el personal conozca cuales son los procesos en el registro de las cuentas por cobrar a los empleados.
5.- La compañía tampoco cuenta con un plan estratégico en el control de cuentas por cobrar por lo que existe un alto porcentaje de incobrables.
6.- Por otra parte, el desconocimiento de las normas de contabilidad y su aplicación influye de sobremanera en los resultados de las transacciones contables, pues las normas y reglamentos contables se encuentran en un constante cambio en el campo empresarial, por lo que resulta de vital importancia que el personal tenga conocimientos actualizados sobre su aplicación.
RECOMENDACIONES
De acuerdo a los problemas expuestos y en base a los resultados obtenidos en el análisis y revisión del presente trabajo de investigación se ha sugerido las siguientes recomendaciones:
1.- Es necesario que se considere llevar un mejor control en el área de recursos humanos y de contabilidad implementando estrategias de control y supervisión en los procesos contables; ya que la problemática se da porque no existe un manual de procedimientos que establezca cuales son los procesos contables que se llevan a cabo en dichas áreas mencionadas, como consecuencia de esto se está llevando un mal registro en las cuentas de nómina, como anteriormente se indica se está registrando anticipos y préstamos a empleados conjuntamente.
2.- Se sugiere la aplicación de las políticas de crédito establecidas por la compañía, para que los préstamos a los empleados se pueda recuperar en el tiempo estipulado en las mismas.
3.- Es muy importante que se realice un estudio del perfil del empleado previo a la solicitud de crédito y un análisis del buró crediticio del mismo para que de esta manera se pueda evitar futuros incobrables.
4.- Es de vital importancia que se capacite al personal sobre la aplicación de las NIIF para PYMES para que se tenga conocimiento el reconocimiento y medición de las cuentas por cobrar a empleados, por lo que surge la necesidad de realizar una evaluación detallada de las cuentas de nómina en este caso Préstamos y Anticipos a Empleados, para determinar su afectación en las Cuentas por Cobrar Empleados y de ésta manera se podrá lograr obtener un alto nivel de cumplimiento en cuanto a los procedimientos contables.
5.- Se recomienda que la compañía realice provisión de cuentas por cobrar según la antigüedad de la cartera y que la cobrabilidad de la misma sea factible.
6.- Se sugiere que cada mes se realicen reportes de los saldos de las cuentas por cobrar a empleados para medir el nivel de incremento si es el caso y que la alta gerencia pueda facilitar la toma de decisiones.
REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA
Guajardo, G. (2014). Contabilidad Financiera. En G. Guajardo, Contabilidad Financiera. México: Mc. Graw Hill.
Plan único de cuentas. (2017). Recuperado el 15 de Junio de 2017, de http://puc.com.co/1365
Van Horne C., J. W. (2010). Fundamentos de Administración Financiera. En J. W. Van Horne C., Fundamentos de Administración Financiera (pág. 744). México: Pearson Educacion.
Zapata, P. S. (2011). Contabilidad General. En P. S. Zapata, Contabilidad General. México: Mc. Graw Hill.
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