Observatorio Economía Latinoamericana. ISSN: 1696-8352
Ecuador

PROPUESTA PARA LA REORGANIZACIÓN DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS QUE PERMITA MEJORAR LOS RESULTADOS ECONÓMICOS DE LA EMPRESA BOB CONSTRUCCIONES S.A. UBICADA EN LA CIUDAD DE GUAYAQUIL, PERÍODO 2015

Autores e infomación del artículo

Johanna Lisbeth Álvarez Quito
Estudiante

Alex Eduardo Borbor Lainez
Estudiante

Fernando Dávila Medina
Docente

Universidad Laica VICENTE ROCAFUERTE de Guayaquil

johannacielo90@hotmail.com

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Resumen
El presente trabajo de investigación fue desarrollado con la finalidad de reorganizar las áreas administrativas de la empresa BOB Construcciones S.A. ya que se encontraron serios problemas como: la falta de misión y visión, reglamento interno y manual de funciones, organigrama funcional que defina los niveles jerárquicos, recuperación de cartera generando iliquidez, mal control de gastos y usos de los bienes, no se elaboraban flujos de caja, falta de software que ocasiona retrasos para obtener información, la cual ocasiona pérdidas económicos para la empresa y no alcanzar el  logro de los objetivos y metas que se plantean.
Por tal motivo el propósito  de este escrito es elaborar un modelo de gestión que consista en realizar un análisis situacional de la empresa donde se definirá la misión, visión y objetivos, el análisis FODA, la técnica de gestión administrativa Benchmarking para identificar las mejores ideas y estrategias que utilizan otras organizaciones y adaptarlas a la empresa para mejorar los resultados, la técnica de gestión administrativa Empowerment que consiste en el incremento del poder en la organización a través de la cooperación, participación y trabajo en conjunto.
Cada tema planteado se ha realizado mediante un análisis investigativo por parte de los autores, con la finalidad abarcar con el tema del proyecto y aplicar la reorganización de las áreas administrativos de manera inmediata para obtener los resultados económicos deseados y lograr el éxito requerido.

Palabras clave
Estrategia, gestión, cambio organizacional, estructura administrativa, benchmarking, empowerment, resultados económicos.

Abstract
This research has been created with the purpose to reorganize the administrative areas of the company, Bob Constructions S.A. Serious problems have been found such as the lack of mission and vision, functions manual, internal regulations, and organization chart that defines the hierarchical levels, recovery of generated illiquidity, wrong control of expenses and the misuse of property. Cash flows were not generated and there was lack of software which caused delays in obtaining information. As a result loses were generated for the company. This didn´t let us reach the objectives and goals that are proposed.

For this reason, the purpose of this project is to elaborate a management model. This will consist in making an analysis of the company, which will tell us the mission, vision, objectives, and the SWOT analysis.

The technique of benchmarking administrative management is used to identify the best ideas and strategies that other organizations use, and adapt them to our company for better results. The technique of administrative empowerment proposed consists on increasing the power in the organization through cooperation, participation, and teamwork.
Each topic posed has been developed through a research analysis by the authors with the goal to use the theme of the project and apply it immediately to the reorganization of administrative areas to obtain the economic results and success the company needs.

Keywords: Strategy, management, organizational change, management structure, benchmarking, empowerment, economic performance.



Para citar este artículo puede uitlizar el siguiente formato:

Johanna Lisbeth Álvarez Quito, Alex Eduardo Borbor Lainez y Fernando Dávila Medina (2017): “Propuesta para la reorganización de las áreas administrativas que permita mejorar los resultados económicos de la empresa BOB Construcciones S.A. ubicada en la ciudad de Guayaquil, período 2015”, Revista Observatorio de la Economía Latinoamericana, Ecuador, (enero 2017). En línea:
http://www.eumed.net/cursecon/ecolat/ec/2017/bob.html
http://hdl.handle.net/20.500.11763/ec17bob

  • Introducción
    • Planteamiento del problema

Las empresas para ser competitivas deben tener funciones administrativas flexibles que les permitan ajustarse a los cambios del ambiente; proveer productos y servicios de calidad a un precio aceptable, tener tecnología apropiada y poseer un personal altamente capacitado que haga uso eficiente de tales recursos. Es por eso, que las empresas deben buscar oportunidades de crecimiento que realicen cambios en sus estrategias, una organización en la empresa, habilidad de innovación, eligiendo sus recursos y capacidades para sustentar las ventajas competitivas y decidir cuándo invertir en ellas, tomando las decisiones correctas con el fin de alcanzar los objetivos y metas que se seleccionen.
BOB Construcciones S.A. atiende a compañías que trabajan en el sector de la Construcción de Proyectos y a personas naturales, realizando actividades tales como: trabajos de ingeniería civil, construcción de campamentos, trabajos de soldadura, adecuación de contenedores para oficina o el uso que se requiera, venta de contenedores, venta de materiales de construcción y también construcción y remodelación de viviendas.
En la compañía existen falencias tales como: no están definidas ni direccionadas la misión y visión, no cuenta con un análisis situacional que incluya las fuerzas activas y positivas que influyen en el ambiente organizacional, ausencia de un organigrama que defina claramente los niveles jerárquicos para la toma de decisiones; carece de lineamientos adecuados para la realización de tareas, existiendo sobrecarga para unos y disminución de trabajos para otros en cada puesto; esto ocasiona una centralización en la toma de decisiones en una sola persona, desorganización del uso de los bienes como son los vehículos para la realización de las diferentes actividades a realizar.
La información proveniente de otros departamentos no llega a tiempo para ser procesada, analizada y en algunas ocasiones autorizada, generando desorden y falta de delegación adecuada de funciones, es decir todos hacen múltiples actividades y no se
especializan en un área determinada que, dificulta la agilidad en el cumplimiento de las funciones.
Existen fluctuaciones en los días de cobro; no hay compensación entre los días de cobro con los días de pago; esto genera en ocasiones iliquidez, teniendo que recurrir a otra fuente de financiamiento o sea un sobregiro del banco.
No se elaboran flujos de caja; se cometen errores en los análisis de costos unitarios para presentación de presupuestos, demora en la entrega en las facturas de compra, demora en la entrega de información de gastos realizados en obra y también para atender a obra, ocasionando serios retrasos al departamento de contabilidad para ingresar al sistema;  esto no permite generar a tiempo una planilla de análisis financiero, facturas para cobro y control de gastos en los tiempos requeridos, impidiendo que se pueda medir la capacidad de apalancamiento y realizar otros tipos de inversiones.
Como consecuencia, el incremento de gastos, la ineficiencia de controles y la desorganización en las diferentes actividades, reducirá las ventas, ocasionará bajos porcentajes de ingresos en los trabajos civiles y transportación, teniendo como resultado pérdida de recursos monetarios  y niveles de rentabilidad muy bajos.
Con cada uno de puntos señalados, los resultados de la empresa serán: un bajo nivel de crecimiento, pérdida de oportunidades en abarcar mayor mercado y pérdida de ingresos económicos.
La finalidad fue reorganizar las áreas administrativas a través del cual se visualizaron los puntos fuertes y débiles de la empresa, obteniendo la información suficiente que facilite diseñar las estrategias necesarias para obtener un mayor rendimiento y un crecimiento sostenido que permita la satisfacción del cliente, los empleados y la organización.

    • Objetivo general

Elaborar  una propuesta de reorganización de las áreas administrativas que permita mejorar los resultados económicos de la empresa BOB CONSTRUCCIONES S.A.

    • Objetivos específicos

Los objetivos específicos en esta investigación son: (1) Diagnosticar la situación actual de la compañía mediante la observación, inspección y recopilación de datos. (2) Identificar los factores internos y externos para la reorganización de las áreas administrativas. (3) Determinar y fijar correctamente las funciones y responsabilidades de cada empleado y el nivel de mando en la toma de decisiones en cada uno de los procesos. (4) Determinar el incremento de los resultados económicos de la empresa. (5) Definir los procesos para la reorganización de la gestión administrativa de acuerdo a los resultados obtenidos.

    • Justificación del tema

 El presente proyecto de investigación se realizó ante los inconvenientes que existen en la compañía que son los siguientes: no están definidas ni direccionadas la misión y visión, no cuenta con un análisis situacional que incluya las fuerzas activas y positivas que influyen en el ambiente organizacional, se percibe desorganización administrativa por falta de un organigrama funcional dando así sobrecarga de trabajo para unos y disminución para otros, fluctuaciones en los días de cobro y pago que genera iliquidez, además no se recibe a tiempo la información oportuna de costos y gastos para la toma de decisiones, siendo éste uno de los principales problemas que enfrenta la compañía. Por lo tanto, el proyecto de investigación contribuyó a que por medio de una propuesta de reorganización se logre conocer, mejorar, aprovechar y obtener un excelente rendimiento de los recursos que intervienen en BOB CONSTRUCCIONES S.A.

  • Antecedentes

Las estructuras organizacionales tienen una fase de vida útil, el cual es determinado por diversos componentes que provocan la incapacidad para lograr los objetivos deseados.

    • Concepto de Organización. Es un proceso que parte de la especialización y división del trabajo para agrupar y asignar funciones a unidades específicas e interrelacionadas por líneas de mando, comunicación y jerarquía con el fin de contribuir al logro de objetivos comunes de un grupo de personas. Franklin Fincowsky, Enrique Benjamín (2009)
    • Concepto de Reorganización. Reorganizar significa volver a aplicar el proceso de “Organización”, con el fin de establecer una concordancia entre la estructura organizacional y las necesidades de la empresa.
    • Factores de un cambio Organizacional

Cuando se cambia una organización se afecta de forma directa toda su composición, ya que sus efectos se traducen a nivel horizontal y vertical del organigrama. Los factores son:

      • Internos. (1) Necesidad de incrementar la rapidez de respuesta. (2) Lentitud en el flujo de recursos económicos. (3) Cambio de estrategias. (4) Funcionalidad técnica y/o tecnológica. (5) Detección de problemas operativos internos. (6) Dificultades en el proceso de toma de decisiones. (7) Expansión de la organización. (8) Asegurar una ventaja competitiva.
      • Externos. (1) Cambio en la situación del mercado. (2) Presión de la competencia. (3) Modificación de las condiciones económicas del país. (4) Comportamiento del consumidor. (5) Cambios en el marco legal. Franklin Fincowsky, Enrique Benjamín (2009)

El autor Franklin Fincowsky, Enrique Benjamín (2009): nos indica que emprender un proceso de reorganización es una decisión que la organización debe evaluar detenidamente antes de ponerla en marcha. Debe tener claro que revisar a fondo su forma de operar, su comportamiento organizacional, sus estrategias, su estructura, sus procesos, sus programas, sus proyectos prioritarios y su relación con los grupos de interés implica un arduo y complejo trabajo.

Rivera Muñoz (2012): Nos indica que Pazviseg Cía. Ltda. es una empresa que se ha dedicado a prestar el servicio de seguridad y vigilancia privada a diversas instituciones en la región centro del país, procurando brindar la mejor calidad en el servicio que presta día a día a través de sus señores guardias. Es por esta razón que el presente trabajo de investigación se ha enfocado en realizar un análisis de la herramienta gerencial moderna llamada Empowerment con el fin de establecer un modelo de gestión que permita la aplicación de técnicas y estrategias para incrementar la calidad del servicio que presta la empresa.
El empowerment es una técnica que nos permite desarrollar capacidades y actitudes para que estemos acorde con el ambiente y donde predomine la participación.

    • Benchmarking. Este proceso consiste en identificar las mejores ideas, prácticas, técnicas y estrategias que utilizan otras organizaciones o áreas que la componen, con el propósito de compararlas y, cuando sea conveniente, adaptarlas e implementarlas en otra organización. Significa también buscar puntos de referencia exitosos en el entorno para compararlos, adaptarlos y, si es posible, mejorarlos. Hammer & Champy (2004).
    • Empowerment. El empowerment ha sido traducido como “empoderamiento”, este vocablo nos remite a un proceso que pretende la construcción, desarrollo e incremento del poder de la organización a través de la cooperación, participación y trabajo conjunto; significa “facultar” a los empleados, es decir, liberar el conocimiento y energía del personal para que comparta información y tome decisiones eficaces en equipo, con el propósito de mejorar de manera continua la organización. Se trata de facultar, autorizar y habilitar a los trabajadores para que realmente puedan desarrollar su potencial en el trabajo. Franklin Fincowsky, Enrique Benjamín (2009).
  • Materiales y métodos

El presente artículo se obtiene mediante (1) la investigación en fuentes bibliográficas, tales como: libros, revistas y sitios web; (2) conversaciones que hemos mantenido con los integrantes del proyecto “Propuesta para la reorganización de las áreas administrativas que permita mejorar los resultados económicos de la empresa BOB Construcciones S.A. ubicada en la ciudad de guayaquil, período 2015”; (3) observación directa en la empresa BOB Construcciones S.A.; (4) entrevistas y encuestas realizadas a los colaboradores de la empresa BOB Construcciones S.A. mediante un cuestionario estandarizado.
El método que se utilizó en este artículo es el deductivo, donde se usó la lógica e información general de la empresa BOB Construcciones S.A., tomando en consideración las respuestas de las entrevistas realizadas al gerente y colaboradores; enfocándose en los problemas existentes con respecto a la productividad, logro de objetivos y organización en la parte financiera, por la falta de factores importantes tales como: reglamento interno, manual de procedimientos, política organizacional y un orden funcional administrativo.

    • Delimitación o alcance del artículo  

Campo: Administración estratégica
Área: Planeación y control
Aspecto: Reorganización Administrativa
Tema: Propuesta para la reorganización de las áreas administrativas que permita mejorar los resultados económicos de la empresa BOB construcciones s.a. ubicada en la ciudad de Guayaquil, período 2015.
Delimitación geográfica: Provincia del Guayas, ciudad de Guayaquil.
Delimitación espacial: Parroquia Tarqui
Delimitación temporal: octubre 2015 a septiembre 2016.

  • Resultados y discusión

Debido a la situación de la empresa se realizó una reorganización administrativa, que permitió una adecuación racional y efectiva de las atribuciones que le corresponde realizar a cada unidad administrativa, con el objeto de lograr la visión, misión, valores y objetivos propuestos.
Los buenos resultados se obtienen cuando las personas saben, entienden y están involucradas en lo que deben hacer y además poseen las capacidades y competencias necesarias para realizarlo. Para lograr esto se debe definir, de forma clara y precisa, las capacidades, roles y responsabilidades de cada puesto de trabajo, los cuales deben estar alineados con los objetivos estratégicos de la empresa, especificando el nivel de delegación para las decisiones requeridas para cada puesto de trabajo (estratégicas, gestión u operativas), asegurando el accountability y el empoderamiento necesario para lograr los desafíos estratégicos.

    • Propuesta del Benchmarking

Se utilizó el Benchmarking para realizar una comparación de lo que se está efectuando en la empresa BOB Construcciones S.A. frente a empresas líderes en el mercado, para tomar las mejorar técnicas internas y externas y conseguir mejores resultados.

    • Propuesta de Empowerment

Se desarrolló una técnica de Empowerment para mejorar los canales de comunicación, para mantener informados e involucrados en tiempo oportuno al personal sobre cualquier cambio o acontecimiento que suceda dentro de la empresa.

      • Estrategia de formación al gerente y personal. Para la aplicación del empowerment, la empresa debe realizar un cambio de cultura, en el cual el administrador debe comprender el significado y alcance del empowerment para otorgar mayor autonomía al personal y este debe aprender a asumir las nuevas responsabilidades que se le otorgue.
        • Plan de capacitación. La capacitación al personal de BOB Construcciones S.A. se realizó con el fin de que conozcan la importancia de mantener el liderazgo basado en el Empowerment, las características y beneficios de delegar mayor poder de decisión y autoridad, mayor responsabilidad y autonomía para trabajar en equipo; además para que generen un cambio en su actitud, asuman las nuevas responsabilidades y tomen iniciativa en las decisiones para resolver un problema.
      • Estrategia de comunicación. La base para el crecimiento de las organizaciones es la comunicación, es por eso que se deben mantener excelentes canales de comunicación entre el líder y los asociados.
        • Plan de comunicación interna. El objetivo principal de este plan consiste en comunicar de forma permanente la información con la finalidad de que el personal esté al tanto de lo que sucede en la compañía.
  • Conclusiones
  • Actualmente la empresa no cuenta con lineamientos estratégicos claves en la consecución de sus objetivos; y esto se puede demostrar por la carencia de misión, visión y objetivos claramente definidos.
  • Se detectó ineficiencia en el control de gastos de materiales, el mal uso de los bienes de la empresa y desorganización en los niveles jerárquicos.
  • No cuenta con un claro análisis situacional y falta un organigrama que defina los niveles jerárquicos para la toma de decisiones.
  • Falta de lineamientos adecuados para la realización de tareas, ya que existe sobrecarga de trabajo para unos y disminución para otros en cada área de trabajo.
  • Se encontró problemas en la recuperación de cartera generando iliquidez, teniendo que recurrir a otra fuente de financiamiento.
  • No se elaboran flujos de caja y se cometen errores en los análisis de costos unitarios para presentación de presupuestos.
  • Demora en la entrega de información en general con respecto a los trabajos que se están realizando.
  • Recomendaciones
  • El propósito de la reorganización administrativa en la empresa es establecer un sistema de funciones que el personal pueda ejecutar, de manera que se le ayude a trabajar en equipo para alcanzar los objetivos de la empresa.
  • Con el reglamento interno y el manual de funciones se definirán claramente las actividades a realizar en cada uno de los procesos. Además se logrará que la comunicación y coordinación se realice de forma ordenada y sistemática en las distintas áreas de trabajo.
  • Para que exista una mejora en la organización de la empresa es necesario que el personal incorpore a su trabajo objetivos definidos y un claro concepto de los principales deberes y actividades que tienen a su cargo con la finalidad de obtener los resultados esperados.
  • Se deben realizar reuniones semanales con los colaboradores, en las cuales se traten temas relacionados a los avances obtenidos durante la semana; así como las ventas generadas, las dificultades que tengan al realizar sus labores y las soluciones para dichos inconvenientes.
  • Se recomienda establecer una organización circular ya que con eso se adopta un liderazgo participativo  delegando a sus colaboradores mayor autonomía, poder y autoridad para conferirles el sentimiento de que son dueños de su trabajo y que pueden ser protagonistas del éxito de la organización.
  • La empresa debe desarrollar planes de capacitación enfocados hacia el líder y responsables de cada área, con el fin de que estos adopten un liderazgo basado en Empowerment logrando así integrar equipos de trabajo autodirigidos, identificar y resolver problemas mediante la contribución en la toma de decisiones.
  • Es recomendable que la empresa incentive a sus colaboradores con el fin de que preste un servicio de calidad y tengan presente que los clientes son la parte fundamental para la existencia de la empresa, siendo recomendable establecer canales de comunicación efectivos entre el líder y los colaboradores con el fin de proporcionar la información necesaria e identificar las necesidades de cada parte que interviene en dicha comunicación.
  • Referencias

Franklin Fincowsky, Enrique Benjamín. (2009). Organización de Empresas. En E. B. Franklin Fincowsky. McGraw Hill.
Hammer, M., & Champy, J. (2004). Reingeniería. Norma.
Rivera Muñoz, J. A. (Julio de 2012). El Empowerment y su incidencia en la Calidad del Servicio de la empresa PAZVISEG CIA. LTDA. de la ciudad de Ambato. Recuperado de http://repositorio.uta.edu.ec/jspui/handle/123456789/2236.


Recibido: 14/10/2016 Aceptado: 31/01/2017 Publicado: Enero de 2017

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Este artículo es editado por Servicios Académicos Intercontinentales S.L. B-93417426.