Observatorio Economía Latinoamericana. ISSN: 1696-8352
Ecuador

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ADMINISTRACIÓN PRESUPUESTARIA DE PROYECTOS SOCIALES Y PRODUCTIVOS

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INTRODUCCIÓN

La presente investigación pretende puntualizar algunas propuestas para llevar a cabo una buena administración de los recursos financieros y no financieros asignados para la ejecución de proyectos de Economía Popular y Solidaria (sociales y productivos) .

Ante todo, es necesario conocer a los organismos nacionales y extranjeros que han participado en la entrega de recursos para la ejecución de diferentes proyectos productivos y sociales en el Ecuador.

El Ecuador, es un país que mantiene relaciones de amistad con todo el mundo, por lo que desde los años 60s, han venido colaborando técnica y económicamente en los campos de la salud, educación, alimentación,  agricultura, ganadería, acuacultura, pesca,  industria,  cultura,  vivienda, y otros que beneficie a la población marginada.

Entre los países que han entregado todos estos recursos, se encuentran Estados Unidos de Norte América, Canadá, España, Inglaterra, Italia, Francia Japón, entre otros;  tenemos también,  Organizaciones Gubernamentales y No Gubernamentales que siempre se encuentran empeñadas en mejorar las condiciones de vida de los más necesitados.

 Las organismos como los Ministerios de Salud; Industrias; Producción; Agricultura; BEV “Banco Ecuatoriano de la Vivienda”; FODERUMA “Fondo de desarrollo Rural Marginal”   y,  los Gobiernos Seccionales.

Las Organizaciones no Gubernamentales, conocidas con las siglas ONGs, tenemos, la FAO “Organización de las Naciones Unidas para la Alimentación y la Agricultura”; PMA “Programa Mundial de Alimentos” BID “Banco Interamericano de Desarrollo”; GTZ “Agencia Alemana de Cooperación Técnica”;  Fondo Ecuatoriano Canadiense;  CARE “Cooperativa para Asistencia y Remesas al Exterior”;  Misión Andina, CAF “Corporación Andina de Fomento”;  CRS “Chatholic Relief Services”;  CEE “ Conferencia Episcopal Ecuatoriana”;  Visión Mundial; Junta de Beneficencia de Guayaquil;  CESA “Central Ecuatoriana de Servicios Agrícolas”; FEPP “Fondo Ecuatoriano Populorum Progressio”; OMS “Organización Mundial de la Salud”; entre otras.

Cada uno de estos organismos, han entregado ingentes recursos destinados para construcciones de centros de salud,  hospitales, escuelas, colegios, viviendas, centros de capacitación,   fomento de la agricultura y ganadería, capacitación campesina; y, una serie de actividades para el desarrollo de los pueblos urbanos y rurales marginados.

Pero dentro del manejo y control presupuestario, se ha conocido que han existido una serie de problemas que van desde las malversaciones, faltantes,  presupuestos desfinanciados y finalmente desinformados, por la falta de un manejo adecuado de registros confiables.

Desarrollo

“Un presupuesto es un plan integrador y coordinador que expresa en términos financieros con respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un periodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia… Los principales elementos del presupuesto son: El Plan, que el presupuesto expresa lo que la administración tratará de realizar; Integrador, Indica que toma en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa. Coordinador, que los planes para varios de los departamentos de la empresa deben ser preparados conjuntamente y en armonía; En términos monetarios: que debe ser expresado en unidades monetarias; y,  Operaciones: uno de los objetivos primordiales del presupuesto es el de la determinación de los ingresos que se pretenden obtener, así como los gastos que se van a producir” (González, 2002)

“Existen diversas definiciones del presupuesto, entre ellas podemos destacar: El presupuesto es una estimación programada en forma sistemática de las condiciones de operación y de los resultados a obtener por una empresa en un período determinado; Es una expresión cuantitativa formal de los objetos que se propone alcanzar la administración de la empresa en un período, con la adopción de las estrategias necesarias para lograrlos; Es un plan de acción sistemático, orientado a cumplir una meta prevista, expresado en términos financieros, que debe cumplirse en determinado tiempo ya sea a corto, mediano o largo plazo bajo ciertas condiciones; y, En términos más prácticos se puede entender como los dueños del negocio desean ver su empresa en un futuro, en cada una de las áreas funcionales de la organización, mediante una sincronización de cada objetivo en la misma dirección”. (Altahona Quijano, 2009)

Con todos estos criterios podemos expresar;  que el presupuesto de un proyecto de economía popular y solidaria, es un plan cuantitativo de acción, que ayuda a la coordinación y control de asignaciones y  utilización de los recursos financieros  expresados en forma detallada para cumplir  cada uno de sus objetivos en un  determinado  periodo de tiempo; y, en  términos monetarios.

El presupuesto cada día va tomando mucha importancia en las diferentes organizaciones empresariales y estatales. El Estado y  la Banco Central del Ecuador. En la reforma de la Ley Orgánica de Hacienda con la participación de la Misión Kemmerer de los EEUU, a partir de 1927, se implementa la utilización de presupuestos con el propósito de direccionar, canalizar y controlar  los  recursos financieros de acuerdo a los ingresos (Impuestos, aranceles, depósitos bancarios, reserva nacional y otros) y egresos (La obra pública, la prestación de servicios y otros); con el objeto, de evitar la mala utilización del dinero.

Indudablemente;  que muchas empresas en la actualidad sean éstas comerciales o industriales,  utilizan presupuestos para planificar la producción y ventas de acuerdo a la demanda.

En los proyectos, se utilizan los presupuestos, para cumplir con  los requerimientos en Gastos de Preinversión (Estudios de mercado, técnicos, organizacionales etc.) e Inversión  (Activos fijos, costos y gastos).

Además, un presupuesto debidamente estructurado permite, prever circunstancias inciertas; trabajar con rumbo definido; planear metas razonables; procurar obtener resultados; anticiparse al futuro; idear mecanismos para obtener los logros; analizar estrategias; evitar malversaciones; y, controlar las inversiones.

El presupuesto es una guía de trabajo para el Gerente o Administrador de una empresa o proyecto de inversión, es la base  fundamental para el control y evaluación de la producción, las ventas, la inversión de bienes y servicios y fundamentalmente la buena utilización de los  recursos  financieros; por lo tanto, se debe tener en cuenta que con este instrumento, el control y la evaluación puede ser permanente.

“Planear un presupuesto de un proyecto no puede hacerse de un día para el otro. Lleva tiempo considerar la mejor forma de conseguir los objetivos del proyecto, e incluso luego de haber decidido el enfoque que se va a tomar, lleva mucho más tiempo coordinar y comunicarse con los vendedores, proveedores de servicios y miembros de la gerencia de tu compañía. Como cada proyecto es diferente, no existe una regla mágica para decidir cuánto tiempo deberías pasar planeando un presupuesto. En general, sin embargo, cuanto mayor sea el proyecto, más tiempo deberás permitirte para el planeamiento del presupuesto, ya que hay más fondos involucrados y los riesgos son, por lo tanto, mayores para la compañía. Cuando sepas la fecha en la cual debes enviar el presupuesto del proyecto para avanzar, divide el tiempo entre la fecha actual y la fecha de envío en secciones basados en el procedimiento general de planeamiento para tener un esbozo de cuando deberías completar cada etapa, para poder cumplir con la fecha límite”. (Demand, 2013)

Por lo tanto, antes de elaborar un presupuesto es necesario conocer cada uno de los objetivos y los correspondientes estudios de factibilidad concernientes a la elaboración o formulación del Proyecto; sea éste,  de carácter social o productivo. Normalmente los objetivos sociales y productivos, están dirigidos para beneficiar a personas marginadas, mejorar sus condiciones de vida, incorporar bienes y servicios que sirvan de medios para lograr los cambios esperados; establecer métodos de supervivencia, de desarrollo intelectual, de desarrollo productivo, entre otros.

No olvidemos que los proyectos estrictamente sociales, pueden estar conformados por la implementación de obras de infraestructura; como pueden ser la construcción de hospitales, escuelas,  colegios,  puentes, carreteras, etc., éste tipo de proyectos, por lo general los lleva a cabo el Estado, por lo tanto,  tienen un tratamiento especial; y, se encuentran legislados dentro del Régimen de la Administración Pública.

Pero el objeto de esta investigación, es la administración de presupuestos de proyectos sociales y  productivos, enmarcados en la política de  Economía Popular y Solidaria; y que, tanto el Estado, como las ONGs, se encuentran empeñados en realizarlos.

Con  el propósito de desarrollar un presupuesto integral;  se investigó un Estudio de Factibilidad, cuyos componentes, contenían objetivos dirigidos a mejorar los sistemas de comercialización, producción de lácteos, fomento ganadero  y  capacitación, los que serían financiados con  recursos reembolsables y no reembolsables y su propósito fundamental es el mejoramiento de vida de una población rural marginal.

En el Presupuesto se prevé los Gastos de Preinversión; que engloba la conformación y funcionamiento de una “Unidad Ejecutora del Proyecto”; “Estudios de Mercado, Técnico, Organizacional”, Presupuestal, Ambiental, Seguridad, y otros”; de Inversión, que comprende la “Inversión de activos fijos”; “Costos de Producción”; “Gastos de Operación”; y,  “Capital de Trabajo”.

De igual manera, se toma en consideración la “Entrega de Créditos a Pequeños y Medianos Agricultores para el Fomento Agropecuario”, presupuesto que incluye una Tabla de Amortización de la deuda.

Con estos antecedentes hemos considerado establecer los siguientes pasos a seguir para la formulación de un presupuesto basándose en la siguiente información:

Objetivos planteados en el Estudio de Prefactibilidad del Proyecto;
Estudio de Mercado, que determine la capacidad de producción;
Estudio Técnico de  Mecánica Industrial;
Estudio Técnico de obras de infraestructura;
Estudio Técnico Agroindustrial;
Estudio Técnico Ambiental;
Estudio Técnico de Seguridad;
Estructura Orgánica;
Plan de Capacitación y Transferencia de Tecnología;
Cotizaciones Costos y gastos de bienes y servicios; y,
Otros elementos que sean necesarios para su desarrollo.
 
Contando con todos estos datos, se debe mantener reuniones previas con cada uno de los profesionales que han participado, en la elaboración de los diferentes estudios; a la reunión que deben estar presentes los funcionarios del ente ejecutor del proyecto, a fin de conocer la disponibilidad de los recursos financieros que serán asignados para el establecimiento del proyecto.

El tiempo requerido para la formulación de un presupuesto, depende de la magnitud del proyecto; y siempre y cuando, se disponga de la información de lo que se quiere realizar, como se la desea realizar y en qué tiempo se lo va a realizar; y, fundamentalmente si se cuenta con el recurso financiero necesario para su inversión.

En la construcción de un plan presupuestario, se debe tomar muy en cuenta que esta labor tiene un alto grado de responsabilidad, que si bien es cierto  el cálculo para establecer los valores no  pueden ser exactos, pero el mismo debe realizarse de tal manera que no se exceda o minimice los valores presupuestados; por lo tanto, se requiere de una investigación prolija para establecer valores lo más reales posibles.

 Asimismo, toda vez que se elaboren  presupuestos que se encuentran fuera del  alcance del proyectista, como son los casos de construcciones de obras de infraestructura, maquinaria y equipos especializados, es necesario contratar con profesionales especializados en la materia que demuestren alto grado de conocimiento y experiencia.
 
En esta etapa, se recomienda algunos aspectos que son de mucha utilidad para el momento de elaborar un presupuesto:

Se prepare un pronóstico que abarque la duración del período de planeación, ya que en esta fase se debe recopilar cuidadosamente cada uno de los requisitos que conllevan su formulación;
Preparar el Presupuesto de Producción o llamado también  de Costos de Producción, para lo cual se debe contar con la capacidad de producción y venta de acuerdo al estudio de mercado y la disponibilidad de recursos financieros que se desea invertir;
Los elementos subsidiarios del presupuesto de costos, como son en detalle la materia prima directa, mano de obra directa, materiales indirectos y servicios en general; 
Preparación del Presupuesto de Gastos de Operación, para el cual se debe determinar las necesidades de personal según la estructura orgánica de la empresa que se vaya a poner en marcha; así como el establecimiento de suministros de oficina, útiles de aseo y limpieza; y de servicios; y,
No es por demás recordar que el plan de capacitación y transferencia de tecnología, no solo se requiere conocer del número de personas a ser capacitadas; sino que, también se debe contar con el número de técnicos que participarán como instructores, los equipos necesarios para sus exposiciones; y, del material didáctico necesario.   

“Los recursos y datos que deben tomarse en cuenta y conocerse para elaborar un presupuesto son los siguientes: 1. Materiales (precios y tiempos de reabastecimiento); 2. Mano de obra (costos y tiempos de producción) 3. Servicios (costos y capacidad instalada); 4. CIF Fijos; 5. CIF Variables; 6. Admón. Fijos; 7. Admón. Variables; 8. Maquinaria (capacidad, costo de uso);  9. Fichas técnicas (conocimiento del producto MPD, MOD, SD, CIF, tiempos); 10. Capacidad instalada; 11. Procesos; y, Presupuesto de venta”….

… “Recogidos los anteriores datos, se procede a calcular los siguientes: Presupuestos de venta; Presupuestos de ingresos; Presupuesto de recaudo; Presupuesto de producción; Presupuesto de materiales (unidades y costos); Presupuesto de MOD (tiempos y costos); Presupuesto de compra de materiales y servicios (unidades y costos); Presupuesto de pago a proveedores; Presupuesto de costos variables y fijos; Presupuestos de Estados de consto de venta; Presupuesto de flujo de efectivo; Presupuesto de estado de resultados; Presupuesto de balance general; y, Presupuesto de indicadores financieros”. (Rincón Soto, 2012)

En resumen  para toda esta estructura, se debe contar con todos  los estudios que previamente se realizaron en el Estudio de Prefactibilidad del proyecto, tener un alto grado de creatividad y pleno conocimiento en la formulación de proyectos e indudablemente de presupuestos de toda índole; y fundamentalmente en el momento de los cálculos y asignaciones presupuestarias, se debe ser flexible dentro de los términos de tiempo, costos, calidad, que son los parámetros que si no se toman en cuenta, pueden presentar variaciones inconcebibles.

Registros de los Presupuestos
Toda vez que el Presupuesto General y sus anexos es aprobado sea por la Junta Directiva o la autoridad competente, se procede a su registro en las cuentas de orden.

Como se trata de  la administración presupuestaria de proyectos sociales- productivos, nuestro trabajo de investigación, fue recolectar todo tipo de información  a fin de configurar un plan de cuentas que reúna cada una de las partidas presupuestarias debidamente codificadas, de los Subproyectos de un centro de acopio de producción y comercialización de papa; una planta de producción de lácteos;  entrega de créditos para el fomento de ganado bovino para producción de leche y carne; y, capacitación y transferencia de tecnología en agricultura, ganadería e industria agropecuaria.   

Administración Presupuestaria

En el siguiente cuadro podemos observar las fases que se tiene que tomar en consideración para una buena administración presupuestaria.

Una de las etapas más importante en la administración presupuestaria, es el registro del presupuesto por rubros en las “Cuentas de Orden”; ya que de esta  fase,  depende el control y buen manejo de los recursos financieros para el cumplimiento de cada uno de los objetivos propuestos.

De igual manera, es necesario contar con un cronograma de actividades;  a fin de llevar a cabo ordenadamente la  ejecución de cada uno de  los componentes del proyecto.

En el cronograma se puede observar,  que en forma ordenada se irán realizando cada una de las fases, como son: la organización de la Unidad Ejecutora del Proyecto, la misma que será dirigida por un Director o Administrador, quien será el responsable de la administración integral del proyecto, contará con su respectiva oficina, el personal administrativo y los bienes y materiales para su funcionamiento.

Esta administración,  se encargará de organizar el sistema de contabilidad adecuado para obtener información en todo momento especialmente de la disponibilidad presupuestaria; efectuará todo tipo de contratación como son de empleados, trabajadores, obras de infraestructura, adquisición de activos fijos, materiales y servicios en general, según se detalla en el siguiente cronograma.

No olvidemos que administrar presupuestos, conlleva mucha responsabilidad de todos y cada uno de las personas que se involucran en el desarrollo de las actividades de un proyecto, debiendo recalcar, que todo tipo de contrataciones, deberán ser legalizadas ante las autoridades competentes y luego proceder  a registrar sus valores aunque no exista egreso alguno en las cuentas de orden, como valores comprometidos a fin de evitar sobre giros o malversaciones.

Lo más importante de la administración presupuestaria, es contar con la información  de los saldos disponibles en cada una de las partidas que se registran en los movimientos de las cuentas de orden y deben ser presentados en reportes semanales que contengan únicamente los valores a ser utilizados.

Este tipo de Estado, puede ser presentado diariamente al Administrador de la Unidad Ejecutora del Proyecto,  a fin de que pueda tomar decisiones oportunas y debidamente consensuadas.

 El Control  Presupuestario
La base fundamental de la administración de un proyecto; es el control presupuestario, el mismo que exige mantener adecuados registros e información oportuna para la toma de decisiones.

La única forma para poder controlar los presupuestos,  es con la utilización de cuentas de orden tanto deudora como acreedora; cuyos registros,  se los debe efectuar  en el momento que se realiza la  transacción con cargo al presupuesto.

Mediante el control presupuestario; se puede obtener información, no solo del avance del proyecto, sino que  permite al Ente Ejecutor, que toda vez que se presenten incoherencias en los precios de adquisición de bienes y servicios, dictamine correctivos a fin de lograr cumplir con los objetivos propuestos.

A continuación de enumera la información que se obtiene del control presupuestario:

Hacen resaltar las desviaciones del plan;  con lo cual,  se puede emprender acciones correctiva a tiempo y evitar así, paralizaciones de actividades sean a corto o largos  períodos;

Localizan algunas deficiencias, permitiendo al administrador remediar la situación y aminorar las pérdidas de la manera más eficiente;

Determinan exactamente cómo y porqué,  se suscitaron las variaciones a fin de sugerir  las medidas que deben tomarse para impedir su repetición; y,

Señalar  quienes son los responsables del fracaso,  sean los que formularon el presupuesto o mal manejo de los recursos financieros. Este punto, no es tampoco constructivo.

Los  registros y contabilización de presupuestos

Como todo proceso contable, los registros y la contabilización de presupuestos,  se  los realiza en los Libros Diario, Mayor y Auxiliares.

Del Libro Mayor se estructuran los Estados Financieros; por lo tanto, todo este proceso se lo mantiene conforme a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados que se relacionan directa o indirectamente con el ciclo contable.

Para llevar a cabo una buena administración presupuestaria de proyectos sociales y  productivos; se debe contar,  con un Plan de Cuentas a fin de determinar y poder utilizar correctamente cada una de las partidas presupuestarias a las cuales se les tiene que aplicar toda vez que se efectúe una transacción.

Normalmente todo Plan de Cuentas;  se encuentra conformado de acuerdo a  las   Normas Internacionales de Contabilidad y las Normas Internacionales de Información Financiera; pero el Plan propuesto sin apartarse de las directrices fundamentales, es adaptado a las características y necesidades del Proyecto, para lo cual se han creado, sustituido o eliminado muchas de las cuentas de un Plan General y que para nuestra exposición las hemos considerado innecesarias.

Asimismo, constan subcuentas o auxiliares contables para las fases más importantes del Proyecto, lo cual facilita la elaboración de Informes presupuestarios, financieros, supervisiones y auditorías.

En el Plan de Cuentas de Activo, Pasivo, Patrimonio, de Ingresos, Costos y Gastos, se han escogido las más esenciales.
 

Como una de las herramientas básicas del control presupuestario, dentro del  plan de cuentas, se integran las  Cuentas de Orden Deudoras y  Acreedoras, las mismas que fueron detalladas de acuerdo a cada uno de los rubros que conforma  el Presupuesto Consolidado del Proyecto.

En los siguientes cuadros, se presenta el Presupuesto Consolidado del Proyecto, que conforma los cuatro componentes o subproyectos denominados “Centro de Acopio y Comercialización de Productos Agrícolas”; “Planta de Lácteos”; “Fomento Ganadero”; y,  “Capacitación”.

Para por conformar el Presupuesto Consolidado, se elaboraron por separado  cada uno de los Presupuestos de los Componentes o Subproyectos que se detalla a continuación:

La Unidad Ejecutora del Proyecto de un Centro de Acopio, tiene como responsabilidad fundamental, administrar y controlar la utilización de los recursos financieros, teniendo las siguientes actividades: apertura de una cuenta  correspondiente en un banco de la localidad, donde deben estar depositados los fondos asignados al proyecto; obtener permisos de construcción, funcionamiento, RUC, entre otros; participar en la contratación de obras civiles, personal, profesionales, compra – venta de bienes muebles, maquinaria, vehículos, equipos y otros; así como el pago de los servicios requeridos.  
El presupuesto consolidado de una Planta de Lácteos se expone  mediante la preparación de los presupuestos de Preinversión, Inversión y Capital de Trabajo. Se ha considerado un rubro relacionado a escalamientos de precios o contingencias (que no se encuentran en los presupuestos en detalle)

La Unidad Ejecutora de la Planta de Lácteos, tiene las mismas actividades y responsabilidades establecidas.

En el Presupuesto del Subproyecto ganadero cuenta con los gastos e inversiones previstas, en el cual se incluye como crédito a los agricultores $ 400.000.

La Unidad Ejecutora no cuenta con los Gastos de Preinversión, debido a que el objeto principal es brindar asesoramiento técnico, crédito entre otros.

Con respecto al Subproyecto de Capacitación, únicamente se presupuesta los valores que serán utilizados en la contratación de instructores,  movilización, alimentación equipos y material didáctico para los diferentes eventos programados.

Como resultado de la operatividad en una buena administración presupuestaria se presentan los Estados Financieros que se detallan a continuación:
Estado de Situación Financiera, refleja la situación patrimonial del Proyecto a una determinada fecha (mensual o anual) que incluye el detalle de los bienes que han sido adquiridos y  constituyen de propiedad del Proyecto y se encuentran detallados en  la cuenta Propiedad, Planta y Equipo; los Gastos de Preinversión y Capacitación;  que toda vez que se ponga en marcha cada una de las empresas, deberán registrarse en la cuanta  Gastos Diferidos, tomando en consideración, que estos egresos fueron ocasionados como gastos anticipados; y, el Capital de Trabajo; asimismo estos valores, conformarán el Patrimonio.

Estado de Resultados del Proyecto únicamente refleja los valores que constituyen como Ingresos los Intereses por el financiamiento del fomento ganadero mediante Créditos  Comunitarios e intereses Bancarios.
En este estado, no se ha considerado otros ingresos, ni gastos, por cuanto se contó con las asignaciones presupuestarias del Proyecto.

Estado de Fuentes y Usos, consiste en el Control del Presupuestario, que demuestra el origen y destino de los recursos efectivos del Proyecto. Refleja los Ingresos y Gastos ejecutados con  las cuentas del proyecto.

DISCUSIÓN

La base fundamental para una buena administración presupuestaria de proyectos de inversión social y productiva, es la utilización de Cuentas de Orden, debido a que existe un control permanente de la utilización de los recursos financieros.

La contabilización para registrar anticipos, planillas, garantías de obras civiles, así como de las obras terminadas, dan seguridad tanto en el control de la utilización de partidas presupuestarias, cuanto el seguimiento del contrato por obra cierta.
  CONCLUSIONES
De la investigación realizada y en base a todos los argumentos dados en el desarrollo del presente estudio, se confirma que la utilización de un Plan de Cuentas debidamente estructurado, permite una buena Administración Presupuestaria de Proyectos de Inversión Social y garantiza el control adecuado de las asignaciones financieras por los organismos sean éstos estatales o no gubernamentales.

 La incorporación de las Cuentas de Orden Deudoras y Acreedoras en un Plan de Cuentas, para registros contables de inversiones en proyectos sociales y productivos,  juega un papel preponderante en el control de los recursos asignados y aplicación correcta de las partidas presupuestarias.
                                          
Fueron debidamente estructurados los Presupuestos de cada uno de los componentes del proyecto que sirvió de base para la investigación, así como los Estados de Inversión Financiera del Proyecto.

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Recibido: 11/01/2017 Aceptado: 27/01/2017 Publicado: Enero de 2017

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