Observatorio Economía Latinoamericana
Cuba

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA SERVIQUÍMICA UEB MANTENIMIENTO NUEVITAS

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INTRODUCCIÓN.
Actualmente se han desarrollado un gran número de técnicas que intervienen en el logro de una adecuada sistematización a nivel estratégico, administrativo y operativo.
Como parte de estas herramientas surgen los manuales como instrumentos importantes de comunicación de todo organismo que busque mantener una lógica adecuada en su dirección. En esencia, un manual es un recurso formal de difusión de todas las informaciones e instrucciones necesarias ya sea para una parte del organismo o en su totalidad de ahí su importancia para las organizaciones, además de convertirse en herramientas integrales de la administración moderna.
Dentro de este grupo de manuales se destacan los Manuales de Procedimientos, como la herramienta básica para la coordinación y estructuración de las tareas propias de cada área, la forma en que se realizan y todos los elementos que se involucran. Por lo anterior, y para que estos funcionen de acuerdo con lo descrito, es necesario que cuenten con información confiable, autorizada, precisa y uniforme.
El estudio y aplicación del contenido de estos manuales es adecuado para las personas que ya han tenido contacto con esta experiencia, ya sea, a partir del conocimiento de un manual de este tipo, o en la ejecución del procedimiento propiamente; asimismo, es de gran ayuda para las áreas de Organización y Métodos, Planeación y Recursos Administrativos; y tiene como fin servir de guía que facilite la redacción, estructuración e integración de un Manual de Procedimientos.
Por todo lo antes expuesto, la presente investigación partió del siguiente problema científico: ¿Cómo obtener información contable contextualizada en Serviquimica UEB Mantenimiento Nuevitas?
Se puede plantear entonces, que el objetivo de la investigación es: Diseñar el Manual de Procedimientos Contables contextualizado a las particularidades de Serviquimica UEB Mantenimiento Nuevitas.

MATERIALES Y MÉTODOS.
Análisis – Síntesis: para la valoración de los elementos teóricos relacionados con los Manuales de Procedimientos Contables.
Histórico– Lógico: para la valoración de los antecedentes relacionados con los procedimientos contables.
Revisión de documentos. Estudio de las Resoluciones emitidas por el MFP, informes de registros, comprobante de operaciones, para seleccionar los procedimientos de las operaciones contables que se realizan en Serviquimica UEB Mantenimiento Nuevitas.  
Entrevista a personal con experiencia en la actividad contable.
Criterio de especialista, se utilizará en la validación de los procedimientos contables propuestos para el registro de las operaciones en Serviquimica UEB Mantenimiento Nuevitas.
Estadístico-matemático: para el procesamiento de los resultados de entrevistas y criterios de especialista, a partir de resúmenes en tablas y gráficos.

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DESARROLLO

Manuales de procedimientos.

 “Es un libro de formato normalizado, en el cual se redacta la forma de hacer todas las cosas en forma sencilla y sin errores, deben garantizar la mayor eficiencia de la gestión empresarial y la estabilidad y el control interno ante cambios de personal”. 1
 “Es un instrumento de apoyo en el que se encuentran de manera sistemática los pasos a seguir, para ejecutar las actividades de un puesto determinado y/o funciones de la unidad administrativa. De acuerdo a la definición anterior se puede concluir que, si un manual de procedimientos se encarga de describir de forma detallada, enfatizando cada paso de una determinada actividad, entonces, dicho documento adquiere mucha relevancia para las personas que pertenezcan a una organización.” 2
En el Tutorial: Manual de Procedimientos se resalta que “no todos los manuales de procedimientos son iguales, ya que existen algunas variantes, veamos:

En resumen el Manual de Procedimientos es el conjunto de documentos que describen de forma detallada cada paso de una determinada actividad, proceso, operación o función que se realiza en la unidad organizativa.

Objetivos de los manuales de procedimientos

Según el Tutorial: Manual de Procedimientos, se consideran tres objetivos fundamentales:

Ventajas de los manuales de procedimientos.

Metodología para la elaboración de los manuales de procedimientos

Un proceso común en la elaboración de manuales, implica realizar las siguientes actividades:

Manuales de Procedimientos Contables. Definición.

“Es un protocolo escrito sobre las normas técnicas contables, procedimientos de trabajo y archivo, sistemas de informes contables y medidas de seguridad que deben guiar la labor del personal contable de la empresa, para establecer los criterios y tareas que deben observarse en la elaboración de la contabilidad, a fin de evitar errores, arbitrariedades y fraudes en la información contable, y para que la información contable que se obtiene resulte veraz, adecuada y segura.” 6

Importancia de los Manuales de Procedimientos de Contabilidad.

Según el Profesor Lenin Valeri, “la importancia de los Manuales de Procedimientos de Contabilidad viene dada porque en ellos:

Objetivos de los Manuales de Procedimientos de Contabilidad.

“Los objetivos de los Manuales son:

Composición y Organización del Manual de Procedimientos de Contabilidad.

“Este documento plantea que las empresas estatales, privadas y mixtas, grupos empresariales, uniones de empresas, organizaciones estatales, unidades presupuestadas y entidades del sector cooperativo y campesino, en lo adelante deben elaborar, a partir de las Normas Cubanas de Contabilidad y de Contabilidad Gubernamental, un documento que contenga la base normativa contable de cada entidad, como parte del Sistema de Control Interno. Así mismo se indica que formará parte de este Manual, entre otras, la siguiente información:

El profesor Lenin Valeri plantea que los Manuales de Procedimientos Contables contienen lo siguiente:

1. Aspectos introductorias

Metodología para la elaboración de los Manuales de Procedimientos de Contabilidad.

En la Guía de metodología confeccionada por el MAC para la Evaluación del Sistema de Control Interno, se plantea que “para confeccionar el Manual de Contabilidad General debe:

 Caracterización de Serviquimica UEB Mantenimiento Nuevitas.

Serviquimica UEB Mantenimiento Nuevitas, perteneciente al Grupo Empresarial de la Industria Química del Ministerio de Industria (MINDUS), está ubicada en carretera San Jacinto s/n en el municipio Nuevitas. Comienza sus producciones como unidad independiente en el mes de enero del año 2003 pues anteriormente estaba considerada como la Unidad de Servicios y Mantenimiento de la Empresa Química Revolución de Octubre (EQRO). La fuerza laboral cuenta con un alto nivel de Idoneidad debido a los años de experiencia laboral, disciplina y cultura de producción de los trabajadores, quienes proceden en su inmensa mayoría de la EQRO, con características socio – políticas, conductuales y de formación técnico – profesional que se ajustan a las exigencias del nivel de producción o prestación de servicios.
Los objetivos constituyen la vía utilizada para lograr el cumplimiento de la política y las metas futuras de la UEB. Son metas cuantificables que ayudan a medir en un corto período de tiempo el avance alcanzado y coadyuvan a ir venciendo los obstáculos que puedan presentarse en la consecución de nuestra misión.
Misión: Satisfacer las necesidades de servicios generales de Mantenimiento Mecánico, Eléctrico y de Instrumentación y Pailería a las Entidades de la Industria Química Nacional y del MINDUS, con eficacia y Precios Competitivos.
Visión: lograr una organización con prestigio reconocido y alcanzar el mayor nivel de pertenencia y satisfacción de sus trabajadores y clientes.

Procedimiento para el diseño y presentación del Manual de Contabilidad
Portada
Índice de contenido
A continuación se ubica la sección de los capítulos comunes a todo el manual, precedida por un separador con el título general de Capítulos Comunes, sin numerar, cuyo contenido y orden de presentación son, típicamente, los siguientes:
Introducción. (No se le asigna número).
1 Objetivo y Alcance
2 Referencias
3 Definiciones
4 Generalidades
5 Responsabilidades
6 Normas generales de contabilidad
6.1 Introducción (de las Normas generales de contabilidad). En correspondencia con lo establecido en las Regulaciones, Requisitos, Normas e Indicaciones aplicables. Como aspectos introductorios deben exponerse)
La organización del registro contable, subdivisiones para el registro de la información primaria (área, departamento y divisiones, destacando si es grupo empresarial, empresa, presupuestada o presupuestada con régimen especial.
Principales características de explotación del Sistema Contable Financiero soportado sobre tecnología de la información, si procede.
Detalles del Sistema utilizado para el procesamiento del registro contable y de la emisión de las informaciones derivadas del mismo, bien sea informa tizado, manual, parcialmente informatizado, centralizado o descentralizado, e integrado o no.
6.2 Resumen sobre normas de valoración y exposición (de las Normas generales de contabilidad)
Procedimiento 7 Inventarios
Instrucción 7.1 Modelo SC 2-01 Solicitud de Compra
Instrucción 7.2 Modelo SC 2-02 Solicitud de Servicio
Instrucción 7.3 Modelo SC 2-04 Informe de Recepción
Instrucción 7.4 Modelo SC 2-05 Informe de Reclamación
Instrucción 7.5 Modelo SC 2-07 Solicitud de Entrega
Instrucción 7.6 Modelo SC 2-08 Vale de Entrega o Devolución
Instrucción 7.7 Modelo SC 2-09 Transferencia entre Almacenes
Instrucción 7.8 Modelo SC 2-12 Factura
Instrucción 7.9 Modelo SC 2-13 Submayor de Inventario
Instrucción 7.10 Modelo SC 2-14 Tarjeta de Estiba
Instrucción 7.11 Modelo SC 2-15 Hoja de Inventario Físico
Instrucción 7.12 Modelo SC 2-16 Ajuste de Inventario
Propuesta de los Procedimientos Contables para el Subsistema de Inventario y Nómina.
Introducción

El uso de recursos materiales tanto para el desarrollo de las actividades de la UEB, como para las actividades de apoyo y dirección, obligan al uso del subsistema de inventarios establecido por el MFP en su Resolución 011-2007, lo cual determina que se expongan las formas de proceder necesarias.

Objetivo

Establecer los procedimientos a tener en cuenta en el registro de los inventarios de recursos materiales.

Alcance

Lo expuesto en la presente instrucción, es de cumplimiento en la dirección, de la entidad y en sus establecimientos.

Procedimientos

 

El subsistema de inventario comienza con las compras de productos necesarios para el desarrollo de las actividades de la entidad, y en este sentido se debe proceder de la siguiente forma:

Elaborar el modelo de modelo SC-2-01 - Solicitud de compra establecido por MFP, este es el documento que da inicio a la operación de compra y el cual debe ser llenado con todos los requisitos que en él se establecen.

 

Al efectuarse la acción de comprar y recibir los productos en el almacén, luego de haberse hecho la recepción a ciegas y comprobado la correspondencia entre lo recibido y la factura del proveedor, en el área de economía, se procede a completar el proceso con la elaboración del modelo SC-2-04 - Informe de recepción. Concluida esta acción se completa el modelo con las firmas correspondientes, y se procede a contabilizar la compra de los productos, usando la Orden de Compra, la Factura del Proveedor y el Informe de recepción como soportes documentales del Comprobante de operaciones generado en el Sistema de Control de Inventarios.

 

En el caso de que no haya coincidencia entre lo recibido según la recepción a ciega y el contenido de la factura del proveedor, se completará el Informe de Recepción con las cantidades realmente recibidas y se procederá a elaborar el modelo SC-2-05 Informe de reclamación.

Seguidamente se da entrada de los productos al inventario por el Informe de Recepción, se registra la reclamación en Cuentas por Cobrar Diversas con su debido análisis, y la obligación de pago por el importe de la factura del proveedor.

Todos los documentos que han intervenido en la operación forman parte del soporte documental del Comprobante de Operaciones generado.

 

Para llevar a cabo las actividades de la entidad, de dirección, etc. se consumen recursos materiales conservados  en el almacén, para ello el primer paso es la elaboración del modelo SC-2-07 - Solicitud de entrega, este modelo formaliza la petición de productos para ser usados en la propia entidad. Es elaborado por las personas facultadas para ello y se entrega en el almacén.

 

A partir de la solicitud de entrega anterior, y teniendo en cuenta las disponibilidades de los productos solicitados, se produce el despacho en el almacén, para lo cual se elabora el modelo SC-2-08 - Vale de entrega o devolución el cual acompaña la entrega de los productos.

El Vale de entrega o devolución se envía al área económica acompañado de una copia de la Solicitud de Entrega para ser contabilizados y servir de soporte documental asiento contable que genera.

 

Por razón de contar con varias dependencias y la dirección de la entidad han determinado a su vez, la existencia de varios almacenes según el comportamiento de los diferentes procesos, ello implica la necesidad de efectuar traslados de productos entre  almacenes, acción esta que se lleva a cabo con el uso del modelo SC-2-09 - Transferencia entre almacenes.

Este modelo se elabora en el almacén que envía los productos, a su vez en el almacén donde se reciben éstos, tiene que proceder de acuerdo a lo expuesto en el punto 1-2 de esta propia instrucción relativos a la recepción de los productos.

El modelo Transferencia entre Almacenes es el soporte documental del asiento contable relativo a esta salida del almacén.

 

Las producciones terminadas que se encuentran almacenadas son susceptibles de salidas por ventas, y ante las solicitudes de clientes, que hayan sido aprobadas por el área comercial se emite el modelo SC-2-10 - Orden de despacho, este modelo se envía al almacén y es el que autoriza el despacho de los productos y sirve de soporte para la facturación correspondiente

 

A partir de la Orden de Despacho confirmada en cuanto a los productos que contiene, sus cantidades, etc. se elabora el modelo SC-2-12 – Factura, ésta acompañada de la Orden de Despacho son el soporte documental del asiento contable que se genera.

 

Procedimiento para contabilizar el desgaste de los útiles y herramientas, aplicando el método de cargar a gastos el 50% de su valor en el momento de ponerlos en uso.

Como expresa las Normas Cubanas de Contabilidad y Procedimiento Nº 5 del entonces Sistema Nacional de Contabilidad, existen tres (3) métodos para cargar a gastos el desgaste de los útiles y herramientas que se adquieren para la producción y los servicios, estos son:

 

Con el objetivo de lograr uniformidad en la aplicación de los métodos de desgaste anteriormente expuestos, se establece la aplicación del segundo método, o sea, “Cargar a gastos el 50% del valor del medio (útil o herramienta) al momento de ponerlo en uso y el restante 50% en el momento en que se le da baja por rotura, deterioro u obsolescencia técnica”, método considerado en las Normas Cubanas de Contabilidad (Párrafo 33 del Resumen del Anexo único).

 

 

CONCLUSIONES.

BIBLIOGRAFIA
MONTE Y NAVARRO, Dr. ARMELIO DEL. La modernización empresarial en Cuba. Revista Economía y Desarrollo No. 1/Vol. 128. /2001

TUTORIAL: Manual de Procedimientos. Servicio de Hacienda y Crédito Público. Administración Central del INCAFI. México.

VALERI, LENIN. El Manual del Sistema Contable

CUBA. MINISTERIO DE FINANZAS Y PRECIOS. Resolución 54. 20 de marzo de 2005

CUBA. MINISTERIO DE AUDITORÍA Y CONTROL. Guía Metodológica para la evaluación del Sistema de Control Interno.