Yamira Montero Rodríguez*
Concepción Rodríguez Rodríguez**
Yoili Traba Ravelo***
Universidad de Granma
ymonteror@udg.co.cuArchivo completo en PDF
RESUMEN.
Para direccionar las informaciones de cada uno de los procesos fundamentales en la formación del profesional en función de perfeccionar el mismo en cada una de las áreas, es necesario aplicar un procedimiento que permita llevar el sistema de control interno a los procesos sustantivos universitarios, para obtener la información necesaria de forma confiable en cada área, que permita un control más estricto de éstos.
El presente trabajo se realizó con el objetivo de establecer en un departamento carrera en la Universidad el Sistema de Control Interno (SCI) con enfoque de proceso en la formación del profesional considerando sus dos dimensiones o subprocesos: el proceso docente educativo y el trabajo metodológico.
Se establece una relación directa entre las dimensiones del proceso y los componentes del SCI organizándose la actividad de formación del profesional para lograr una mayor eficiencia y efectividad en el control de la misma.
Palabras claves: Enfoque de proceso, control interno, formación del profesional, proceso docente educativo y trabajo metodológico.
Para citar este artículo puede uitlizar el siguiente formato:
Yamira Montero Rodríguez, Concepción Rodríguez Rodríguez y Yoili Traba Ravelo (2016): “Aplicación de un procedimiento para el sistema de control interno con enfoque de proceso en un departamento”, Revista Observatorio de la Economía Latinoamericana, Cuba, (septiembre 2016). En línea: http://www.eumed.net/cursecon/ecolat/cu/2016/departamento.html
INTRODUCCIÓN
El SCI es un proceso; no es un acontecimiento o una circunstancia aislada, sino una serie de acciones que se extienden por todas las actividades de la entidad. No es algo que se crea hoy y estará intacto para siempre; es por ello que tendrá que ser evaluado constantemente y variará en la misma medida que cambien las características de la organización y su entorno; entonces no es un fin a cumplir, sino un instrumento a utilizar por la dirección de la institución para lograr la eficiencia y eficacia en las operaciones y en la utilización de sus recursos materiales, financieros y humanos.
En el contexto nacional, la contraloría General de la República de Cuba, en su proyecto de normativa sobre control interno de noviembre de 2010, ratificó la necesidad de seguir perfeccionando en todas las entidades del Estado la aplicación del enfoque de control interno y, especialmente, el componente gestión y prevención de riesgos, el que a criterio de los autores constituye el punto de partida para lograr un adecuado diseño de los SCI.
Las universidades como Instituciones de Educación Superior (IES), al igual que el resto de las entidades en Cuba, han implementado lo planteado en la normativa sobre control interno, en la que a nivel nacional se establece los principios y normas que deben caracterizarlo, diseñado éste en sus cinco componentes: ambiente de control, gestión y prevención de riesgos, actividades de control, información y comunicación, y supervisión o monitoreo.
No se trata de ver el control interno como la obligación de cumplir una normativa, sino que debe verse como una ventaja competitiva ante los estándares internacionales y muy especialmente en el caso de las universidades, por ejemplo, como parte de los procesos de evaluación institucional y acreditación de carreras y programas que conllevan la calidad y pertinencia que se exige hoy en dichas instituciones educativas. En este sentido se destacan las propuestas de integración del control interno con otros sistemas de gestión, realizadas por Guerra y Meisozo (2006).
Con el objetivo de lograr direccionar las informaciones de cada uno de los procesos fundamentales, en función de perfeccionar el mismo en cada una de las áreas y obtener la información necesaria de forma confiable permitiendo un control más estricto de éstos, se consideró aplicar el procedimiento propuesto por Montero (2014) que permita llevar el Sistema de Control Interno a los procesos sustantivos universitarios con un enfoque de procesos en la formación del profesional de un departamento carrera.
DESARROLLO
Según Beltrán Sanz (2002) “El enfoque basado en proceso es un principio de gestión básico y fundamental para la obtención de resultados. Enfatiza cómo los resultados que se desean obtener se pueden alcanzar de manera más eficiente si se consideran las actividades agrupadas entre sí, considerando, a su vez, que dichas actividades deben permitir una transformación de las entradas en salidas y que en dicha transformación se debe aportar valor, al tiempo que se ejerce un control sobre el conjunto de actividades”1 .
Agrega que el hecho de considerar las actividades agrupadas entre sí constituyendo procesos, permite a una organización centrar su atención sobre "áreas de resultados" (los procesos deben obtener resultados), que es importante conocer y analizar para el control del conjunto de actividades y para conducir a la organización hacia la obtención de los resultados deseados.
El proceso de formación del estudiante universitario adquiere mayor connotación en las importantes transformaciones en las que se encuentra inmersa la universidad cubana. Es el proceso que incluye formación de conocimientos, habilidades y valores con capacidades para transformar el entorno, buscando soluciones a los problemas profesionales a que se enfrentan.
En el proceso de formación de los profesionales Carlos Álvarez Zayas (1989), plantea “la formación es el proceso y el resultado cuya función es la de preparar al hombre en todos los aspectos de su personalidad, es la posibilidad y necesidad de que el hombre llegue a ser sujeto, que tenga la capacidad de disponer conscientemente de sí mismo”.2
Plantea más adelante “La formación universitaria implica procesos formativos continuos que involucran la participación de diferentes agentes y escenarios a que responden. El estudiante y el profesor universitario, no sólo asumen un compromiso con la investigación y el estudio sino, que en este proceso se forma y crece personalmente”.3
A nivel internacional, la mayoría de las universidades se proponen paradigmas para la formación de un nuevo profesional. Se trata del desarrollo de profesionales con conocimientos creativos e innovadores, capaces de comprometerse con el desarrollo de su comunidad.
En la educación superior aún existe un tratamiento asistémico de todo lo concerniente al control interno universitario y la repercusión que tiene éste en la gestión de dirección de las instituciones, es decir, no se ha logrado integrar adecuadamente los elementos de dicho control a la planificación, organización, ejecución y control de los procesos sustantivos que se desarrollan a nivel del departamento
A diferencia de lo que ocurre en el sector empresarial desde un enfoque de dirección en las universidades se integran, para el cumplimiento de sus objetivos estratégicos, un conjunto de procesos y subprocesos que interactúan con un carácter holístico, y conforman así su sistema de dirección general.
El proceso de formación profesional tiene como objetivo la preservación de los estudiantes con varias funciones las cuales son educativa, instructivas y desarrolladoras con un fin de lograr un profesional integral con un alto nivel de actualización científico –técnico y comprometido con el proceso revolucionario cubano.
El proceso de formación del profesional “es un proceso complejo por las características de sus procesos, subprocesos y sus relaciones entre ellas, conformando una estructura dinámica, por lo que se hace necesario considerar un enfoque que unifique las acciones y distinciones bajo un denominador común”4 , considerando el concepto de “dimensión” planteado por Álvarez, C. (2002), el cual constituye una categoría de la didáctica y expresa la proyección de un objeto en una cierta dirección, es decir, que el objeto, en correspondencia con su dimensión manifestará unas funciones u otras.
Según Horruitiner (2006) el concepto de dimensión se incorpora a la Educación Superior Cubana para caracterizar el modo en que un proceso puede ser estudiado, analizado, desde diferentes posiciones y enfoques, en correspondencia con un propósito particular en cada caso.
Según Montero (2014) se definen como dimensiones del proceso de formación de profesional:
En la aplicación del procedimiento se consideran estas dimensiones durante todo el desarrollo de la misma.
Aplicación del procedimiento del Sistema Control Interno con enfoque de proceso.
En el proceso de formación del profesional se encuentran presentes los cinco componentes del control interno, sin violar los principios y las normas que lo rigen, éstos deben estructurarse en sistema y como parte de la organización del trabajo a todos los niveles en que se organizan.
El procedimiento aplicado es el propuesto por Montero (2014) el cual considera una secuencia lógica que permitirá el éxito de la instrumentación y operatividad del sistema y consta de las siguientes etapas (Fig. 2):
Etapa 1. Diagnóstico del Sistema del Control Interno
Siguiendo las fases y acciones definidas para cada una de ellas
Fase 1.- Conformación del equipo de trabajo
El equipo de trabajo quedó conformado como sigue:
Jefe Departamento
Representante Comité de Prevención y Control (CPC)
Profesor designado
Este equipo es el encargado de la caracterización y la aplicación de los siguientes pasos del procedimiento, así como, su ejecución y control una vez haya sido implementado, valorando sistemáticamente su cumplimiento
Fase 2. Caracterización de la organización.
La estructura organizativa del departamento carrera representa el marco de eficiencia para lograr las metas y objetivos vinculados a la formación del profesional.
Como departamento carrera la máxima dirección administrativa la ejerce el jefe de departamento apoyado con sus estructuras organizativas bases en los años y las disciplinas, los cuales de forma conjunta aplican las normas, políticas y procedimientos que favorecen el desarrollo de las actividades.
La estructura del departamento carrera está conformada por:
Fase 3. Análisis del entorno laboral
Se realizó un análisis interno y externo del comportamiento del control interno del departamento mediante una tormenta de ideas en las que participaron representantes de los diferentes niveles organizativos (Jefe Departamento, PPAA, Jefes Disciplinas, profesores seleccionados), obteniéndose los siguientes resultados:
Análisis interno. (Fortalezas y Debilidades)
Al evaluar el peso específico de cada acción y realizar las ponderaciones correspondientes, se observa que el resultado es de 3.17 superior a 2.50, lo que indica que existe predominio de las fortalezas sobre las debilidades, aspecto favorable para el departamento.
Análisis externo. (Oportunidades y Amenazas)
Al evaluar el peso específico de cada acción y realizar las ponderaciones correspondientes, se observa que el resultado es de 3.58 es superior a 2.50, lo que indica que existe predominio de oportunidades sobre las amenazas, aspecto favorable para el departamento.
Etapa 2. Planeación de sistema de Control interno
Se desarrolla considerando los subprocesos o dimensiones definidas dentro del proceso de formación del profesional para cada una de los componentes del control interno, estableciendo el carácter sistémico y estructural del mismo.
Fase 1.- Planeación estratégica
En correspondencia con las normativas del Ministerio de Educación Superior, la carrera centra su estrategia para la labor educativa, haciendo énfasis en lo curricular, en lo instructivo, educativo y desarrollador, perfeccionándose la:
Fase 2. Planeación operativa.
Según lo planteado en el epígrafe anterior una de las actividades a desarrollar es la definición del marco normativo asociado al proceso y la documentación correspondiente a cada componente por dimensión que sirviera de consulta para lograr un mejor desempeño de las tareas con alto impacto en la gestión universitaria.
Por lo tanto esta fase la desarrollaremos por componente del SCI y en ella consideraremos lo correspondiente a cada una de las dimensiones o subprocesos ya definidos.
Componente 1. Ambiente de Control
Marco normativo.
El marco normativo recoge todas las resoluciones, instrucciones, reglamentos y normativas del organismo superior que rige, controla y regula el proceso de formación del profesional para que se desarrolle de forma homogénea y con la calidad requerida en todas las universidades del país.
En el departamento carrera, estos documentos son de obligado conocimiento y consulta en el transcurso de un curso académico, con vistas a evitar violaciones e incumplimientos de lo legislado.
Deben recogerse en una carpeta los siguientes documentos:
Proceso docente educativo
En él se encuentran todos los documentos organizativos referidos a las funciones de instruir, desarrollar y educar, las cuales deben ser elaboradas y aprobadas en los diferentes niveles organizativos del departamento carrera. Los mismos son:
Trabajo Metodológico
Los documentos metodológicos deben ser elaborados por los que dirigen cada nivel organizativo, discutidos con el colectivo correspondiente y aprobado por el jefe de departamento carrera.
Deben recogerse en esta carpeta:
Componente 2. Gestión y Prevención de riesgos
Esta componente se estructura en normas tales como:
Los posibles riesgos que se deben considerar entre otros son:
Proceso docente educativo:
Trabajo Metodológico
Proceso docente educativo:
Los objetivos de control que se deben tener en cuenta son:
Trabajo metodológico
El Plan de Prevención de riesgo existe en el departamento, donde se identifican los riesgos, se definen los objetivos de control y se presentan las acciones a desarrollar para la prevención de los riesgos. Sin embargo este plan es susceptible de perfeccionamiento, siendo necesario:
Componente 3. Actividades de control
En el componente actividades de control se verifica que en el departamento se encuentren:
En este trabajo se presentan como anexos algunos modelos ya existentes a los cuales se les ha incorporado algún elemento y otros que se han perfeccionado para contribuir a mejorar la organización
Se propone incorporar algunos modelos que permitirán perfeccionar el control y además homogeneizar la información solicitada a profesores y niveles organizativos del departamento carrera, con el fin de lograr un mayor control en el proceso de culminación de estudio que garantice la calidad del egresado así como, de las prácticas preprofesionales y la elaboración, control de los exámenes y su calificación.
Además es necesario obtener una información confiable de forma directa de los profesores relacionados con los resultados docentes en cada asignatura por semestre y la actividad científica de los estudiantes.
Con relación a la actividad de los profesores es importante elaborar una adecuada y balanceada carga docente anual, así como, establecer las bases para su evaluación en función de los planes de resultados en el cumplimiento de los objetivos de trabajo y los lineamientos de la nueva política económica.
El trabajo metodológico como función reguladora del proceso docente educativo, tiene significación estratégica y coordinada, permitiendo adecuar las decisiones a las condiciones específicas desde el punto de vista funcional y lo deductivo.
Se proponen los siguientes mecanismos de control para las dos dimensiones o procesos de la formación del profesional
Proceso docente educativo
Trabajo Metodológico
Componente 4. Información y comunicación
Este sistema de información con el flujo que genera y sus correspondientes canales de comunicación están normados a través de la resolución 229/11 del Ministro de Educación Superior que aprobó el Calendario de Estadísticas e información para el año 2013 compuesto por los modelos del Sistema de Información Estadística Nacional (SIEN) que se utilizan por el organismo, el Sistema de Información Estadística Complementaria (SIEC) y la relación de informaciones cualitativas que se solicitan para el cumplimiento de las funciones estatales del Ministerio de Educación Superior.
Componente 5. Supervisión y Monitoreo
A través de la conformación del cronograma de aplicación a la guía de autocontrol, adecuación y aplicación de la guía de autocontrol, plan de medidas de acuerdo a la aplicación de la guía, expediente de acciones de control, auditorías realizadas.
Se designa el representante del departamento en el Comité de Prevención de Riesgo de la Facultad, establecer cronogramas, realizar análisis del Plan de Prevención de Riesgos, actas de trabajo, capacitación y superación.
CONCLUSIONES
BIBLIOGRAFIA
16. Valerian, Auditoría Administrativa. Editorial San Marcos. Perú. 2001.
* Licenciada en Contabilidad y Finanzas. Master en Contabilidad Gerencial. Trabaja como profesora asistente del departamento de Contabilidad y Finanzas de la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales en la Universidad de Granma, especializándose en las materias de la disciplina de Contabilidad. Pertenece a la Asociación Nacional de Economistas y Contadores de Cuba. Actualmente investiga en temas relacionados con la Responsabilidad Social.
** Ingeniera Química Master en Estadística Aplicada a la Economía. Trabaja como profesora auxiliar del departamento de Contabilidad de la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales en la Universidad de Granma, especializándose en las materias de la disciplina de Estadística. Pertenece a la Asociación Nacional de Economistas y Contadores de Cuba. Actualmente investiga en temas relacionados con la Responsabilidad Social.
*** Licenciada en Contabilidad y Finanzas. Diplomado en Finanzas. Master en Economía y Gestión del Turismo. Dra.C en Ciencias Económicas Trabaja como profesor auxiliar del departamento de Contabilidad y Finanzas y Decana de la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales en la Universidad de Granma, especializándose en las materias de la disciplina de Finanzas. Pertenece a la Asociación Nacional de Economistas y Contadores de Cuba. Actualmente investiga en temas relacionados con el Desarrollo Local.
1 Beltrán Sanz, J. et, (2002). “Guía para una gestión basada en procesos”. Instituto Andaluz de Tecnología. España.
2 Álvarez Zayas, C. M. (1989). “Fundamentos teóricos de la Dirección del Proceso Docente Educativo de la Educación Superior Cubana”. Resumen de la Tesis en opción al grado de Doctor en Ciencias Pedagógicas, C. Habana.
3 Colectivo de autores (2006). “La Nueva Universidad Cubana y su contribución a la universalización del conocimiento”, La Habana: Editorial Félix Varela.
4 Cuadernos de Educación y Desarrollo (abril 2011). “La formación de pregrado: una mirada desde el enfoque de pocesos” (Vol 3, Nº 26).
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