Observatorio Economía Latinoamericana
Cuba

HERRAMIENTAS ESTADÍSTICAS APLICADAS AL CONTROL INTERNO EN EL SUBSISTEMA DE INVENTARIOS

Autores e infomación del artículo

Macyuri Álvarez Luna

Kinian Ojito Ramos

Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas

macyuri@uclv.edu.cu

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Resumen: Esta investigación surge por la necesidad de perfeccionar el Control Interno, en la empresa cubana actual. Se verifica, mediante un diagnóstico la situación del Control Interno, enfatizando en el  Subsistema de Inventarios,  lo que permite determinar las insuficiencias que presenta la empresa pesquera industrial con respecto al estado del mismo. Lo anterior garantiza la información necesaria para realizar una auditoría al Sistema de Control Interno en el  Subsistema antes mencionado, utilizando herramientas estadísticas tales como: observación, entrevistas y encuestas, que permiten establecer un plan de acciones para perfeccionar el proceso de Control Interno actuando en la eliminación de las insuficiencias detectadas, el cual debe ser implementado por la empresa de manera participativa.

Summary: This research arises from the need to improve the internal control in the current Cuban company. It is verified by a diagnosis of the situation of internal control, emphasizing the Inventory Subsystem, which allows identifying gaps posing industrial fishing company regarding status. This ensures the information necessary to perform an audit of the internal control system in the above subsystem, using statistical tools such as observation, interviews and surveys, which can establish a plan of action to improve the process of acting on Internal Control elimination of the shortcomings detected, which must be implemented by the company in a participatory manner.



Para citar este artículo puede uitlizar el siguiente formato:

Macyuri Álvarez Luna y Kinian Ojito Ramos (2015): “Herramientas estadísticas aplicadas al control interno en el subsistema de inventarios”, Revista Observatorio de la Economía Latinoamericana, Cuba, (octubre 2015). En línea: http://www.eumed.net/cursecon/ecolat/cu/2015/inventario.html

Grupo de Investigación Eumed.net

Introducción
En la actualidad el Control Interno posee una alta importancia para las empresas de todo el mundo, ya que con el transcurso del tiempo los problemas de control han centrado la preocupación de la gerencia moderna, así como de los profesionales responsables de implementar nuevas formas de mejorar y perfeccionar dichos controles, con el fin de alcanzar el logro de sus objetivos y metas trazadas.

En auditorías realizadas a la empresa pesquera industrial se detectaron problemas en los diferentes componentes del Control Interno, tales como: violaciones en las Resoluciones 87/07 del Ministerio de Finanzas y Precios; y 59/04 del Ministerio de Comercio Interior que afectan el óptimo funcionamiento del Subsistema de Inventarios, en los componentes de Actividades de Control, Gestión y Prevención de Riesgos. Existen otras deficiencias que han sido señaladas con anterioridad y aún no han sido erradicadas, que afectan a cada componente del Control Interno y en su fin afectan a los resultados finales violando una serie de normas establecidas para mejorar el control en las entidades y su gestión empresarial.

En investigaciones realizadas se puede apreciar que la aplicación de las técnicas estadísticas reducen  el riesgo en  la toma de decisiones administrativas, aún cuando los auditores no quedan absueltos de aplicar sus propias experiencias, juicios e iniciativas. En este sentido la investigación arroja datos que perfeccionan  el trabajo del auditor y apoyan a los administradores en el control y uso de los recursos. De este modo, se propone como objetivo fundamental aplicar las Herramientas estadísticas en el perfeccionamiento del Control Interno para fortalecer el Subsistema de Inventarios, arribando de esta manera a referentes teóricos-metodológicos generales que se deben tener presentes para la realización de  investigaciones en el campo de la auditoría, que tengan como objetivo final la correcta toma de decisiones  empresariales.

    
1. Fundamentos teóricos sobre Control Interno y  herramientas estadísticas empleadas.

El Control Interno lo ejerce cada uno de las personas que hacen parte de la entidad y que contribuyen al cumplimiento de los objetivos establecidos. Se utiliza  para garantizar que cada uno de los procesos, políticas, metas y actividades se cumplan de acuerdo a lo preestablecido, dando el máximo de rendimiento en cumplimiento de su misión. (Bolaños and Chaurero)

El “Informe COSO” constituyó un gran avance al acordar una definición respecto al concepto de Control Interno. El mismo logra definir un marco conceptual común y se constituye en una visión integradora del Control Interno. (Chinchilla, 2011).
El Control Interno es el proceso integrado a las operaciones con un enfoque de mejoramiento continuo, extendido a todas las actividades inherentes a la gestión, efectuado por la dirección y el resto del personal; se implementa mediante un sistema integrado de normas y procedimientos, que contribuyen a prever y limitar los riesgos internos y externos, proporciona una seguridad razonable al logro de los objetivos institucionales y una adecuada rendición de cuentas.(República, 2011)
La estadística es una ciencia o método científico que en la actualidad es considerada como un poderoso auxiliar en las investigaciones científicas, que le permite a éstas aprovechar el material cuantitativo. Una de las más importantes utilidades de la estadística es que se consagra en forma directa al problema universal de cómo tomar decisiones inteligentes en condiciones de incertidumbre o bien, en forma más breve, al problema de la toma de decisiones con incertidumbre lo cual es muy común para aquel profesional de la economía, contaduría o administración comercial.
Se utilizaron diversas técnicas estadísticas para el logro de los objetivos de la investigación, entre ellas: la observación directa, investigación experimental, encuesta y revista. Para el análisis de los datos obtenidos se utilizan los métodos descriptivos y la herramienta "Cubos OLAP"  para resumir casos empleando el paquete estadístico SPSS v.15 p/w.

1.1Evaluación del Control Interno en el Subsistema de Inventarios de la empresa.

Objetivo: Evaluar el Sistema de Control Interno en el Subsistema de  Inventarios en la empresa “Pesquera Industrial " mediante una auditoría, así como el cumplimiento estricto de la legislación vigente respecto a:
Programa de auditoría:

  • Verificar si se cumple con la política de gestión de inventarios establecida por el Ministerio de Comercio Interior.
  • Comprobar si se miden y pesan todos los productos recibidos.
  • Controlar si se realiza la recepción a ciegas según el procedimiento establecido.
  • Verificar el acceso al documento del suministrador (recepción a ciega).
  • Comprobar si  están al día los submayores de inventario del área contable.
  • Informar si se reflejan las existencias de cada producto en todos los modelos de entradas y salidas, por parte del almacén.
  • Verificar si se elabora un plan anual de inventarios y si se efectúan conteos periódicos del 10% de los productos almacenados.
  • Controlar si se realiza un inventario general anual y si se depuran las diferencias conforme a la legislación vigente.
  • Verificar si están firmadas las actas de responsabilidad material por la custodia de los bienes materiales y  en caso  de faltantes o pérdidas, aplicárseles  dicha  responsabilidad,  de  acuerdo con lo establecido.
  • Comprobar si se encuentran elaborados los expedientes correspondientes cuando se detectan faltantes o sobrantes de bienes materiales y  si se contabilizó inmediatamente, tramitándose y aprobándose dentro de los términos establecidos.
  • Detectar si los expedientes de faltantes correspondientes están elaborados, en caso de detectarse diferencias físicas entre lo facturado por ventas de productos y lo recibido como pagos por los clientes.
  • Verificar si existe un control eficaz de los útiles y herramientas en uso;  y en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos bienes, si se elaboran los expedientes correspondientes, se contabilizan correctamente y se aplica la responsabilidad material.
  • Verificar si se prohíbe el acceso a los registros contables y submayores de Control de Inventarios el personal del almacén.
  • Verificar  la estructura de los inventarios en términos de cantidad, necesidad, si están clasificados los productos como ociosos, lento movimiento, perecederos.
  • Evaluar el tratamiento que se le da a las diferencias de las recepciones entre la factura y el real.
  • Controlar si la estructura de los inventarios se corresponde con las necesidades de la producción y/o los servicios.

1.2 Resultados de la evaluación del Control Interno en el Subsistema de Inventarios.

Ambiente de Control: Se realizó una entrevista a los expertos del departamento económico, encargado de procesar y contabilizar la información referente a Inventarios, de la misma se pudo conocer que el Ambiente de Control en el subsistema es adecuado a lo establecido en la Resolución 60/2011 de la Contraloría General de la República, además que se encuentra integrado por un proceso de planificación de objetivos, planes de trabajo y demás que aseguran el cumplimiento de lo planteado en la misión y visión de la empresa, como por ejemplo la realización del conteo del 10% en los almacenes y la contabilización estricta de todo lo que diariamente ocurre. Es de conocimiento el organigrama de la empresa que muestra claramente el objeto social de la misma y los objetivos trazados. Mostró también la entrevista que existen capacitaciones a trabajadores por parte del Capital Humano y del departamento de Calidad aunque se hizo evidente la necesidad de recibir más capacitaciones a trabajadores de menor experiencia para incrementar sus valores y capacidades ante el trabajo.

Gestión y Prevención de Riesgos: En este componente se realizó una entrevista  a los expertos (6) que mostró que el subsistema tiene identificados los riesgos como son:

  • Entrega de documentos fuera de fecha.
  • Documentos que no coinciden contablemente.
  • Escaques sin llenar en los documentos.
  • Cambio en código de productos al contabilizar incorrectamente.
  • Contabilizar sin contar con la documentación de los comerciales.
  • No recibir la documentación diaria.
  • Errores y tachaduras en los documentos.

La empresa no ha trabajado en cuanto a la valoración y cuantificación de estos riesgos, debilidad que necesita fortalecer para conocer la pérdida que existiría si ocurrieran, la frecuencia de ocurrencia de los mismos es leve en el caso de algunos y  moderada en el caso de otros, lo importante es que la empresa necesita capacitación en cuanto al tema de prevención de riesgos, para que la probabilidad de ocurrencia disminuya.

Resultados al aplicar las encuestas a los expertos declarados de la empresa:

El 100% de los encuestados están de acuerdo en calificar de "Poco Frecuente" la frecuencia con que estos riesgos ocurren en la empresa.

Al analizar estos datos se puede concluir que el 50% de los encuestados aseguran que el primer riesgo identificado ocurre de forma moderada, así como el segundo riesgo, el 100% de las encuestas concuerdan en que su ocurrencia es leve. El tercer riesgo ocurre moderadamente según el 33.3% encuestado, el resto cree que su ocurrencia es leve, mientras que el último riesgo identificado ocurre levemente según el 66.7% encuestado, el 16.7% cree que ocurre moderadamente y el otro 16.7% asegura que frecuentemente ocurre, lo que permite conocer cuál de estos riesgos es el más alarmante, y a cual hay que ponerle solución inmediata.

Al aplicar la herramienta "Cubos OLAP", que ofrece los resúmenes de casos donde se observa detalladamente la ocurrencia de los riesgos identificados, lo que nos permite clasificar cada riesgo según su ocurrencia, incluso permite conocer cuál de ellos ocurre realmente, pues confronta la respuesta de cada encuestado permitiendo ver como coinciden al dar la calificación del riesgo.

Actividades de Control: En este componente se aplica la técnica estadística del muestreo que para el caso de esta empresa se realizó de forma no probabilística de tipo intencional, pues en las entrevistas realizadas en el componente de ambiente de control arrojaron que la dirección de la entidad tenía la intención de estudiar dos de sus subsistemas: inventario y  nómina, los cuales presentan dificultades detectadas en auditorias anteriores y no resueltas aún, como:la no aplicación de la Guía de Control con la profundidad que se requiere, la omisión de  deficiencias detectadas durante la aplicación de la Guía de Control y la minimización de la gravedad de lo detectado, entre otras, para lo cual además contaban con 6 expertos declarados, por formar parte del Consejo de Dirección, por sus años de experiencia, así como por la alta calificación de algunos de ellos.
Información y Comunicación: Según la Resolución 60/2011 la información debe ser fiable, oportuna y generar datos que logren cumplir los objetivos, el subsistema cuenta con los requisitos mencionados, así como mecanismos de retroalimentación y de seguridad para la entrada, procesamiento y salida de la información, aunque este tema llega a ser polémico pues la información es el dato más preciado para que un sistema fluya adecuadamente, la empresa siempre realiza capacitaciones de acuerdo a este tema. Verificado por la entrevista realizada a los expertos del departamento económico.
Conclusiones 

  • El estudio bibliográfico realizado demostró la fortaleza que brinda   la aplicación de las herramientas estadísticas al funcionamiento de la auditoría y  el Control Interno.
  • La realización del diagnóstico permitió conocer que en el Subsistema de Inventarios existen debilidades que atentan al cumplimiento efectivo del Control Interno.
  • Se elaboró un programa de auditoría para el Sistema de Control Interno, específicamente en el Subsistema de Inventarios, teniendo en cuenta herramientas estadísticas.
  • Se aplicó el programa propuesto determinando las frecuencias, orden de los riesgos y su gravedad de ocurrencia.

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Recibido: 19/12/2013 Aceptado: 01/10/2015 Publicado: Octubre de 2015

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