Observatorio Economía Latinoamericana. ISSN: 1696-8352
Brasil

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APLICAÇÃO DO PROGRAMA 5S NO ESTOQUE DE UMA EMPRESA DE GRANDE PORTE NO SETOR DE TELECOMUNICAÇÃO

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1. INTRODUÇÃO

A empresa foco do estudo foi fundada no Brasil no final da década de 90. Presente no ramo de telecomunicação possui grande participação no mercado, fatia relevante no Market Share do setor.
De acordo com Costa e Quintella (2009), após a grande reestruturação do mercado de telecomunicação no Brasil, dada por sua privatização, o mesmo passou a sofrer mudanças constantes e profundas. Tais mudanças foram influenciadas por outros países e acabaram com o monopólio do governo sobre o mercado. Para que houvesse um norteio para o setor privado, de modo a controlar e condições legais para operação, foi criado o órgão regulamentador, Anatel.
Nos últimos anos evidenciou-se um desenvolvimento muito intenso do serviço de SMP (Serviço Móvel Celular) no mercado global, permitindo afirmar que, no que se refere à acessos, atinge-se um patamar onde apresenta-se praticamente um acesso por pessoa, segundo dados da Anatel (2016). Além disso, é importante citar que também houve um desenvolvimento acentuado da própria utilização dos acessos, no qual entende-se uma evolução de um perfil de telefonia móvel para um conceito de telecomunicação móvel. Isso ocorre em virtude do desenvolvimento da sofisticação dos acessos, os quais passam a oferecer aplicações e interfaces para permitir aos usuários uma vasta gama de formas de interação e comunicação (ANATEL, 2016).
Nesse contexto, o mundo corporativo torna-se cada vez mais dinâmico e competitivo no setor de telecomunicação, estimulando a criação e o desenvolvimento de novas formas de oferta capazes de atrair e manter clientes. Além disso, destacam-se soluções que agreguem valores e façam com que elas se tornem mais sólidas perante todas adversidades, como a gestão e projetos capazes de tornar as operações envolvidos mais eficientes, refletindo nas reduções de custos que podem, eventualmente, ser transferidos aos consumidores.
Inúmeras alternativas estão sendo adotadas por parte de grandes organizações no sentido de melhorar suas performances no que diz respeito aos níveis de qualidade nos serviços prestados. Entre tais alternativas, pode-se incluir o programa (ou sistema) 5S. A aplicação dos 3 sensos, Utilização, Organização e Limpeza, tem o intuito de padronizar as operações no estoque estudado, tendo em visto a necessidade de controlar de forma mais eficiente e eficaz o mesmo, ou seja, com o intuito de reduzir os custos de armazenamento para promover mais competitividade a empresa, diante o atual cenário econômico brasileiro.
A busca por redução de custos de operação justifica o desenvolvimento deste artigo, uma vez que, para a empresa, a eficiência nas mesmas impacta diretamente em seu posicionamento diante da concorrência na região de aplicação do projeto executado, de tal forma que seu resultado pôde traduzir-se em benefícios a serem revertidos em GAPs competitivos.
O presente trabalho teve por objetivo a implementação dos três primeiros sensos, Seiri (Senso de Utilização), Seiton, (Senso de Ordenação) e Seiso (Senso de Limpeza) na área de estocagem de uma empresa de grande porte. Para tal, destacam-se como objetivos específicos.
O trabalho foi divido em seções de tal modo a citar o referencial teórico, metodologia, estudo de caso, apresentando os aspectos práticos da implementação do programa, e considerações finais.

2. RERENCIAL TEÓRICO
Segundo Silva et al (2001), o Programa 5Ss tem como objetivo básico a melhoria do ambiente de trabalho, nos sentidos físico (layout da organização) e mental (mudança de paradigmas das pessoas). O programa proporciona adequar, da melhor maneira possível, e de forma organizada, o espaço físico da empresa, otimizando espaços, melhorando o ambiente e evitando desperdícios. Além disso, auxilia na parte psicológica das pessoas, as quais se tornam mais comprometidas com o processo e com a empresa, deixando de lado velhos paradigmas.
Bayo-Moriones, Bello-Pintado, e Cerio (2010) explicam que a prática do 5S visa incorporar os valores de organização, asseio, limpeza, padronização e disciplina no local de trabalho. Marshall Junior et al. (2008), afirma que o entendimento sobre qualidade passou a inteirar a realidade empresarial dos diversos ramos de atividades, agregando valor e possibilitando vantagens competitivas.

2.1 PROGRAMA 5S
Segundo Carvalho (2011), o programa 5S surgiu no Japão quando a equipe do professor Kaoru Ishikawa lançou um método simples, porém eficiente, de combate aos desperdícios e eliminação de perdas. Segundo Nadia Vanti (1999), no Brasil o programa passou a ser utilizado no início da década de 1990.
O Programa 5S é uma ferramenta base para execução de uma gestão de qualidade em qualquer empresa. Torna-se uma estratégia organizacional que busca como consequência a mudança ao longo do tempo, visando a conscientização da importância que a qualidade exerce dentro da empresa, essas mudanças são implantadas na rotina e obtém melhorias contínuas de todos os níveis hierárquicos (BEZERRA, 2016). Bayo-Moriones, Bello-Pintado e Cerio (2010), afirmam que o sistema utiliza-se da manutenção de ordem no local de trabalho, usando indicações visuais para obter resultados operacionais mais consistentes.
De acordo com Silva et al. (2001) a ferramenta 5s busca basicamente a melhoria do ambiente de trabalho sendo considerado mudanças no espaço físico ou mental, no comportamento e nos ideais das pessoas. Em adição, visa gerar uma mudança de conscientização e novos hábitos com relação a todos os colaboradores, quebrando os paradigmas organizacionais conquistados no decorrer dos dias, a maior resistência.
Falconi (2014), afirma que o 5S não é somente um evento episódico de limpeza, mas uma nova maneira de conduzir a empresa com ganhos efetivos de produtividade.
Para aplicação do 5S é necessário que haja uma modificação no comportamento dos colaboradores, do contrário, não poderá ser concluído. O programa consiste em 5 passos, os quais são relacionados aos “5 Sensos”, apresentados abaixo:

Os três primeiros sensos do programa podem ser detalhados da seguinte maneira:
- Seiri: Neste senso é realizado um exame de todo o material de trabalho, dentre papéis, máquinas, ferramentas, entre outros. Faz-se uma verificação da importância do referido à realização do trabalho no intuito de manter uma proximidade dos materiais mais utilizados à realização do trabalho. Torna-se importante para que não sejam desperdiçados tempos na execução da tarefa.
- Seiton: Neste senso tem-se por objetivo fazer com que tudo seja ordenado. O intuito é: “identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar facilmente”. A organização e a alocação dos recursos é a meta neste senso. Percebe-se que um ambiente bem organizado e harmonioso, evita retrabalho e consequentemente melhora-se a produtividade.
- Seiso: Neste senso tem-se como objetivo, deixar tudo limpo e brilhante, neste momento é estabelecido um novo padrão de limpeza no ato de limpar os equipamentos e a própria empresa, fica mais fácil a identificação de falhas. Lembrando que um ambiente limpo proporciona uma maior segurança para o funcionário. Nesta etapa geralmente é formada pequenas equipes que serão responsáveis pela supervisão, para que os ambientes permaneçam em constante higienização, ocasionando bem estar à companhia e ao colaborador.
                         
2.2 LOGÍSTICA E GESTÃO DE ARMAZENAGEM
Pode-se afirmar que os sistemas de armazenagem e movimentação de materiais são fundamentais e estão diretamente ligados a competitividade das empresas. Uma gestão adequada destas atividades permite reduzir os custos associados garantindo o sucesso das mesmas (CHOY et al., 2013). Segundo Deda et al. (2016), quando se trata de oferecer, simultaneamente, níveis de serviço mais altos em termos de disponibilidade de estoque e tempo de atendimento, as instalações e armazéns contribuem para atendimento eficiente do que se é estabelecido, a partir destes parâmetros. Logo, sua importância reside no fato de ser um sistema de abastecimento em relação ao fluxo logístico, que serve de base para sua uniformidade e continuidade, assegurando um adequado nível de serviço e agregando valor ao produto (GASNIER & BANZATO, 2001).
Segundo Castiglioni (2010), pode-se conceituar armazenagem como sendo um conjunto de atividades relacionadas à função de abastecimento, a qual requer meios, métodos e técnicas adequadas, bem como instalações apropriadas, com o propósito de receber, estocar e distribuir materiais. Aliado a insto, Bowersox e Closs (2011) afirmam que uma armazenagem eficiente oferece oportunidades de redução de estoques, bem como a redução de custos de manuseio, consequentemente resultando em melhorias de produtividade.
Nesse contexto, também é deve-se ressaltar que, para se alcançar a eficiência interna, é importante analisar o arranjo físico atual do armazém e concluir se não está operando como um gargalo para tal, bem como verificar se os recursos disponíveis (mão-de-obra e equipamentos) são suficientes para um atendimento rápido e eficiente das operações logísticas (DOS SANTOS et al., 2016).
Segundo Slack (2009), o arranjo físico refere-se ao posicionamento dos recursos transformadores, ou seja, refere-se à decisão de alocação de instalações, equipamentos, máquinas e pessoas, reduzindo os tempos e custos envolvidos na operação. O planejamento do projeto de um armazém envolve decisões importantes a cerca dos fatores impactantes na operação visando: determinar os fluxos de movimentação do material e especificar os departamentos funcionais; determinar a área total necessária para a armazenagem; especificar de forma detalhada a configuração do armazém e o padrão de estocagem; selecionar os equipamentos necessários para o armazém e a maneira com a qual serão utilizados e planejar a forma como as atividades serão realizadas (GOETSCHALCKX, MCGINNIS, 2010).

2.3 CUSTOS DE ESTOQUES
Da mesma forma que há ganhos de custos com a adoção de estoques, também existem custos para a manutenção dos mesmos e que, caso não sejam bem controlados, podem influenciar até na sobrevivência da empresa.
Segundo Ballou (1993), existem três categorias de administração de estoques, que serão explanadas a seguir:
1) Custos de manutenção de estoques: “são os custos necessários para manter certa quantidade de mercadoria por um determinado período de tempo”. Pode-se identificar que qualquer erro na previsão de quantidade ou de tempo necessário para se manter um produto ou matéria – prima em estoque, imobiliza um capital que poderia estar empregado em outras atividades de lucro para a empresa.
Impostos, depreciação, seguro e valores de armazenagem por período crescem à medida que a quantidade de produtos estocada aumenta. Ou seja, controlar a quantidade em estoque e seu tempo de armazenagem é essencial para manter os custos a níveis aceitáveis;
2) Custos de compra: Os custos de compra são todas as ações administrativas necessárias para se realizar uma compra, considerando-se o processamento e envio de pedidos, tempo necessário para acompanhamento do processo, recebimento de checagem da mercadoria na entrega e direcionamento para armazenagem.
Todo o processo envolve esforço e tempo de funcionários, recursos tecnológicos e materiais, que possuem cada qual seu custo dentro da organização;
3) Custos de falta: Os custos de falta podem ser definidos claramente pela fuga de um cliente devido a não entrega de um produto. A empresa gastará tanto na tentativa de recuperação do cliente como na prospecção de novos consumidores.
O atraso de entrega, causado por mercadorias em falta também deve ser considerado. O cliente poderá aceitar aguardar pela entrega,contudo terá o direito de reverter o pagamento de seus custos logísticos, como frete e seguro, para a empresa.
Verifica-se, portanto, que, uma adequada Gestão dos Estoques e seus custos é essencial, pois impacta diretamente na empresa, que, caso mal administrados, poderá trazer resultados que comprometam sua operação e até mesmo poderão causar a falência da empresa.

2.4 APLICAÇÕES DE SISTEMAS DE QUALIDADE NA GESTÃO DE ESTOQUES
Segundo Bertaglia (2003), muitos são os sistemas de qualidade que podem ser aplicados na empresa para a redução de custos e alcance da competitividade, exigida para manter-se no mercado atualmente.
Desde os mais simples sistemas, de fácil implantação, até os mais complicados, essas ferramentas de gestão se apresentam como um recurso eficiente para gestão dos estoques. Entre eles destacam-se:
Programa 5S: Falconi (2014), afirma que o programa 5s é um sistema de organização do ambiente de trabalho, que envolve todas as pessoas da organização e é visto como uma nova maneira de conduzir a empresa com ganhos efetivos de produtividade. É um estilo participativo de gerenciamento.
Segundo Bertaglia (2003), o programa 5S, é um exemplo de sistema mais simples, que representa não somente uma mudança no local físico de trabalho, mas também uma modificação no ambiente de trabalho, que proporciona aos funcionários bem-estar, melhor organização das ideias e consequentemente maior produtividade e redução de custos. Portanto, iniciar a implantação das ferramentas de qualidade pelo programa 5S é uma forma de criar um sistema adoção ao Sistemas de Qualidade na empresa.
As ferramentas quando bem aplicadas, resultam em ganhos efetivos de produtividade, qualidade e redução de custos, conforme seu campo de atuação. Entretanto, para que a implementação de qualquer programa de melhoria na empresa, se faz necessário que haja uma mudança de cultura. Os agentes de mudança precisam integrar os novos aspectos às práticas do cotidiano e é preciso que se tenha uma preocupação com os aspectos de organização, limpeza e disciplina.
Portanto, ao início qualquer modificação nas práticas de gestão, principalmente na gestão de estoques, se faz necessário implementar ferramentas que possuam modificações mais simples inicialmente, capazes de gerar uma mudança comportamental na organização como um todo, de um modo sutil e perceptível pelos colaboradores.

3. METODOLOGIA
3.1 TIPOS DE PESQUISA
Estudo de caso é (...) uma investigação científica que investiga um fenômeno contemporâneo dentro de seu contexto da vida real, especialmente quando os limites entre o fenômeno e o contexto não estão claramente definidos; enfrenta uma situação tecnicamente única em que haverá muito mais variáveis de interesse do que pontos de dados e, como resultado, baseia-se em várias fontes de evidência (...) e beneficia-se do desenvolvimento prévio de proposições teóricas para conduzir a coleta e análise dos dados. (YIN, 2001, p. 32-33)

Para Mattar (2001), a pesquisa quantitativa busca a validação das hipóteses mediante a utilização de dados estruturados, estatísticos, com análise de um grande número de casos representativos, recomendando um curso final da ação. Ela quantifica os dados e generaliza os resultados da amostra para os interessados.

3.2 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA EM ESTUDO

A empresa estudada é uma multinacional do ramo de telecomunicações, que atua no Brasil desde final da década de 90. Apresenta em seu portfólio serviços como telefonia móvel, fixo e acesso à internet (móvel), sendo a primeira operadora móvel a estar presente em todos os estados do território nacional incluindo o Distrito federal. Com o passar dos anos exerce o pioneirismo em inovação e em tecnologia, atualmente possui a maior cobertura 4G do Brasil e é uma das líderes de mercado no segmento de telecomunicação, é responsável por uma grande participação no mercado, com uma fatia relevante no Market Share do setor.
O estudo foi realizado no depósito da sede regional do Norte do País que engloba os estados do Pará, Maranhão, Amapá, Amazonas e Roraima.

3.3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS

O respectivo procedimento consiste em enfatizar as etapas metodológicas que o trabalho seguirá, de acordo com a estrutura, que vai desde a visita ao armazém de estoque da companhia, realização do inventário dos produtos contidos em estoque e criação de planilhas eletrônicas para controle e padronização de entradas e saídas de materiais. Abaixo segue as etapas descritas

4. RESULTADOS E DISCUSSÕES

A empresa em questão obtém um estoque na região norte do Brasil que é responsável por fornecer mobiliários, para as lojas franqueadas, lojas próprias, varejos e distribuidores. Como os custos de manutenção estavam muito elevados, realizou-se um trabalho voltado à redução de espaço no estoque e consequentemente acarretou na redução de custos financeiros conforme o quadro abaixo:

Ao analisar os resultados nota-se que a aplicação dos 3 primeiros sensos da ferramenta 5S, foi de extrema importância para obtenção de uma redução considerável nos custos operacionais da companhia. Observa-se uma diferença de 50%, que é muito representativa tendo em vista o atual cenário de recessão vivenciado no país. Onde as organizações, buscam enxugar ao máximo seus custos operacionais para manterem-se competitivas no mercado.
Portanto, percebe-se que a gestão do estoque, com uma boa organização e controle, pode ser um fator diferencial na redução dos custos.

4. ESTUDO DE CASO
O presente artigo aplicou os 3 primeiros sensos do programa 5S no depósito de uma empresa que atua no segmento de telecomunicação na região Norte do Brasil, cuja sede regional localiza-se no estado do Pará onde a mesma é líder de mercado em sua base de clientes pré-pagos a nível Brasil.
Devido à crise que tem assolado o Brasil, as organizações precisam cada vez mais reduzir seus custos operacionais e enxugar seus processos, de forma a melhorar o controle dos seus gastos, retirando o que não agrega valor e causa impactos relevantes nas finanças da organização.
O presente artigo visa descrever a estratégia adotada pela sede regional de uma empresa de grande porte do setor de telecomunicação que decidiu iniciar o processo de mudanças e redução do seu estoque, realizando um inventário dos materiais contidos, com o objetivo de enxugar os custos operacionais, para isso a área de Suporte a Vendas aplicou os 3 sensos do programa 5s com a finalidade de padronizar gerando um fluxo de valor.
Relata-se a aplicação dos 3 sensos em sua abrangência dentro da organização estudada neste artigo, em relação a sua armazenagem e movimentação, afim de reduzir seu espaço físico, visando assim, uma melhor otimização e uma melhor gestão, com a finalidade de gerar redução nos custos de manutenção e com espaços maus utilizados no seu estoque.
Antes do inventario realizado a regional obtinha um custo elevadíssimo de manutenção do depósito, o mesmo foi criado para armazenar os materiais necessários a implementação de lojas na região norte do Brasil, nele continham todas as mobílias padrões para instalação das lojas franqueadas, lojas próprias e varejo.
Durante mais de 10 anos a área de Suporte a Vendas é responsável por controlar os custos das operações da sede regional, realizava o pagamento do aluguel, manutenção, armazenagem e movimentação dos materiais contidos no estoque. No contrato, a forma de pagamento foi definida, por metro quadrado utilizado, a mesma utilizava 800 m², gerando um total de R$ 19.600,00 mil reais de custos com a estocagem dos materiais por mês.
Durante todo esse tempo houve a mudança da marca e a troca do portfólio dos mobiliários padrões utilizados pelas lojas. Mas mesmo assim, os materiais obsoletos permaneciam estocados, alguns estavam avariados e outros inutilizáveis, sempre ao ter eventos, todos os materiais confeccionados eram depositados no local. Com isso a área de processos do Suporte a Vendas da sede regional, decidiu realizar um plano de ação voltado a redução do espaço físico utilizado no depósito, para isso foi utilizado a aplicação dos 3 primeiros sensos do programa 5s.
Na aplicação do senso de utilização Seiri, pode-se exemplificar a retirada de balcões, mesas, cadeiras, estantes, acrílicos, papeis, vidros. Todos os materiais inutilizáveis, obsoletos e com avarias foram separados, para serem entregues a organizações voltadas a reciclagem desses tipos de materiais. Realizou-se também após a reorganização do espaço físico, o inventário contendo os materiais que permaneceriam em estoque e que poderiam ser reutilizáveis por outros setores da empresa.
Criou-se um portfólio dos materiais contidos no estoque para serem disponibilizados aos setores da organização. Tudo voltado a estratégia, de liberar ainda mais o espaço no estoque e reduzir os custos do mesmo.
Na aplicação do Senso de organização Seiton, implantou-se o modelo de layout através de linhas e colunas, onde todos os materiais foram categorizados e alocados em cada coluna conforme suas respectivas características. Para facilitar a organização, localização e retirada. Os produtos foram etiquetados com o nome e cores que representam suas características. Por exemplo, (material para mobília, categoria, cor azul).

Formularam-se planilhas eletrônicas para aperfeiçoar e obter um melhor controle de entradas e saídas de materiais iniciou-se também, um treinamento voltado para a utilização desta ferramenta, para o acompanhamento do estoque e de sua organização, com o objetivo de deixar o inventário sempre atualizado.
Na aplicação do senso de limpeza Seiso, a limpeza do ambiente de armazenagem foi essencial para a redução do espaço, visto que continha muitos materiais de embalagens como, caixas de papelão, plásticos em geral e mobiliários avariados, que não tinham nenhum tipo de utilização, serviam apenas para ocupar espaço e trazer uma visão de sujeira ao estoque. Esse material foi todo retirado e separado para descarte. Isso gerou um ambiente mais limpo e organizado, levando a uma melhor satisfação aos colaboradores, trazendo bem-estar e qualidade de vida.

5. CONSIDERAÇÕES FINAIS

Após a realização do estudo, verificou-se quantitativamente que o principal objetivo foi alcançado, redução dos altos custos de manutenção do depósito. A estratégia adotada, foi a de aplicar os 3 primeiros sensos do programa 5S com a finalidade de retirar objetos não mais utilizados, que geram altos custos para a empresa com a armazenagem dos mesmos.
Observou-se que a utilização dos 3 primeiros sensos do programa 5S na gestão do estoque, executado pela equipe de processos da área de Suporte a Vendas, acarretou-se na otimização de recursos e redução de custos, custos esses muito elevados a regional. Visando reduzir o espaço e consequentemente os custos, realizou-se uma força tarefa para terminar todo o inventario há tempo hábil para fazer as renegociações dos contratos do depósito com os fornecedores, com valores já atualizados devido a redução do espaço. Portanto após o termino do trabalho a companhia reduziu em 50% seus custos operacionais na gestão do estoque que correspondem a R$ 9.800,00 mensais ou seja R$ 117.600,00 anuais.

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Recibido: 11/07/2017 Aceptado: 19/07/2017 Publicado: Julio de 2017

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