Revista: CE Contribuciones a la Economía
ISSN: 1696-8360

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FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN LAS EMPRESAS

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INTRODUCCIÓN
Tributos 1
Los tributos, son los aportes que todos los contribuyentes tienen que transferir al Estado; dichos aportes son recaudados en ocasiones directamente por la administración pública o en algún caso por otros entes denominados recaudadores indirectos.
Existen tres clases de tributos:

• Los Impuestos: son dineros que pagan los particulares y por los que el Estado no se obliga a dar ninguna contraprestación. El objeto de los impuestos es principalmente atender las obligaciones públicas de inversión; dos ejemplos de impuestos son: impuesto de Renta y complementarios, y el Impuesto sobre las ventas  -IVA-.
•  Contribuciones: esta clase de tributo se origina en la obtención de un beneficio particular de obras destinadas para el bienestar general. Las contribuciones se consideran tributos obligatorios aunque en menor medida que los impuestos. Un ejemplo de contribución es: la contribución por valorización, que se genera en la realización de obras públicas o de inversión social, efectuada por el Estado y que generan un mayor valor de los predios cercanos.
•  Tasas: son los aportes que se pagan al Estado, como remuneración por los servicios que este presta; generalmente son de carácter voluntario, puesto que la actividad que los genera es producto de decisiones libres.

Impuesto 2
El impuesto es el tributo, exacción o la cantidad de dinero que se paga al Estado, a la comunidad autónoma o al ayuntamiento obligatoriamente, y está establecida sobre las personas, físicas o jurídicas, para contribuir con la hacienda pública, financiar los gastos del Estado, otros entes y servicios públicos, como la construcción de infraestructuras (eléctricas, carreteras, aeropuertos, puertos), prestar los servicios públicos de sanidad, educación, defensa, sistemas de protección social (desempleo, prestaciones por invalidez o accidentes laborales), entre otros.
La reglamentación de los impuestos se denomina sistema fiscal o fiscalidad.

Elementos que conforman los impuestos 3
Estos pagos reúnen varios elementos interrelacionados:
Sujeto: puede ser activo, que es aquel que exige el pago de tributos (gobierno nacional, estatal, federal, municipal. O puede ser pasivo, o sea, toda persona física o jurídica que tiene la obligación de pagar tributos según los estipulan las leyes
Objeto: es la actividad o cosa que genera impuestos, aquella que la Ley señala como motivo de gravamen
Fuentes: son montos o bienes de una persona natural o jurídica, de donde proceden los montos para pagar el impuesto, por lo general son el capital y el trabajo
Base: es el monto gravable sobre el cual se estipula la cuantía del impuesto
Unidad: es la cuota específica que se emplea para fijar el monto del impuesto
Cuota: es la cantidad de dinero percibido por unidad tributaria

Factura 4
La Factura es una relación de los objetos o artículos comprendidos en una venta, remesa u otra operación de comercio. Es el documento que funciona como respaldo y prueba física de la realización de una operación económica, es común, ver este tipo de acuerdos en una Compra-venta. En una factura, vendedor indica todos los detalles del producto expedido, rindiendo cuentas al comprador para constatar de manera legal que el intercambio e correcto.
En una factura se reflejan datos importantes, no solo los costos y las descripciones del producto. También se detallan la clase de artículo o servicio prestado, la fecha de emisión, precio unitario y precio total, detalle de impuesto, el nombre y número de registro ante el ente fiscal del comercio, también la dirección del local y número de teléfono.
Al momento de la compra-venta, se editan 2 facturas, una se le entrega comprador y la otra al vendedor y esta sirve como registro de cada venta frente a los organismos fiscales. Estas facturas deben almacenarse para luego declarar el impuesto.

Facturación electrónica 5
Consiste en la transmisión de las facturas entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos.
La factura electrónica es un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad del origen y la integridad del contenido.
La factura electrónica tiene la misma validez legal que las facturas emitidas en papel.

Empresas 6
Una empresa es una organización con fines de lucro que otorga un servicio o bien a la sociedad. Desde el punto de vista de la economía, una empresa es la encargada de satisfacer las demandas del mercado. Para lograr los objetivos esta coordina el capital y el trabajo y hace uso de materiales pasivos tales como tecnología, materias primas, entre otros.
Según la actividad, las empresas se clasifican en empresas de servicios, comerciales, extractivas o industriales; según la dimensión, en microempresa, pequeña empresa, mediana empresa o gran empresa; según la forma jurídica, en empresas individuales, societarias o cooperativas; según la titularidad del capital, en empresas públicas, estatales o mixtas; y finalmente, según el lugar donde actúan, las empresas se clasifican en empresas locales, regionales, nacionales o multinacionales.

Aplicaciones 7
Es un tipo de software que permite al usuario realizar uno o más tipos de trabajo. Los procesadores de texto y las hojas de cálculo son ejemplos de aplicaciones informáticas, mientras que los sistemas operativos o los programas de utilidades (que cumplen tareas de mantenimiento) no forman parte de estos programas.
Las aplicaciones pueden haber sido desarrolladas a medida (para satisfacer las necesidades específicas de un usuario) o formar parte de un paquete integrado (como el caso de Microsoft Office).
Existen también en esta línea las llamadas aplicaciones web que son aquellas que permiten que un usuario determinado puede utilizarlas simplemente haciendo uso de una conexión a Internet. Entre los ejemplos más frecuentes que se pueden utilizar para definir aquellas están en diferentes páginas de internet o en las tiendas de tipo online.

CONTENIDO

Impuesto 8
El impuesto es el tributo, exacción o la cantidad de dinero que se paga al Estado, a la comunidad autónoma o al ayuntamiento obligatoriamente, y está establecida sobre las personas, físicas o jurídicas, para contribuir con la hacienda pública, financiar los gastos del Estado y otros entes y servicios públicos, como la construcción de infraestructuras (eléctricas, carreteras, aeropuertos, puertos), prestar los servicios públicos de sanidad, educación, defensa, sistemas de protección social (desempleo, prestaciones por invalidez o accidentes laborales), entre otros.
La reglamentación de los impuestos se denomina sistema fiscal o fiscalidad.

Tipos de impuestos 9
Los impuestos pueden dividirse en multitud de categorías. Algunas de ellas son:

• Impuesto directo: Grava directamente la obtención de renta de las personas físicas y jurídicas. Grava la riqueza, conociendo quién es el sujeto pasivo
• Impuesto indirecto: Grava el consumo de la renta de la persona. En este caso, la persona que reporta el dinero en la Administración Pública, no es el sujeto pasivo del impuesto.
• Impuesto progresivo: El tipo impostivo (el porcentaje que se aplica sobre la base gravada por el impuesto) crece si la renta es mayor.
• Impuesto regresivo: El tipo impositivo se reduce al aumentar la base sobre se aplica el impuesto.

Ejemplo de impuestos
Impuesto sobre el valor añadido: Indirecto y regresivo, Impuesto sobre la Renta de las personas físicas: Directo, personal, progresivo, Impuesto de sucesiones y donaciones: Directo, personal, subjetivo, progresivo,
Impuesto actividades económicas: Directo, real, periódico, Impuesto sobre bienes inmuebles: Directo, real, Impuesto sobre transmisiones patrimoniales y actividades jurídicas documentadas: Indirecto.

Comprobante Electrónico 10
Un comprobante electrónico es un documento que cumple con los requisitos legales y reglamentarios exigibles para todos comprobantes de venta, garantizando la autenticidad del origen y la integridad del contenido.
Un comprobante electrónico tendrá validez legal siempre que contenga una firma electrónica.

Beneficios

• Tiene la misma validez que los documentos físicos.
• Reducción de tiempos de envío de comprobantes.
• Ahorro en el gasto de papelería física y el archivo.
• Contribuye al medio ambiente, debido al ahorro de papel y tintas de impresión.
• Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.
• Menor probabilidad de falsificación.
• Procesos administrativos más rápidos y eficientes.

¿Qué documentos pueden ser emitidos electrónicamente?

• Facturas
• Notas de crédito
• Notas de débito
• Comprobantes de retención
• Guías de remisión

Facturas11
El término factura, del latín factura, tiene diversos usos y significados. Se entiende por factura a la acción y efecto de hacer. Es la relación de los artículos comprendidos en una operación comercial. Se trata de la cuenta detallada de estas operaciones, incluyendo factores como la cantidad, el peso, la medida y el precio. La emisión de facturas es obligatoria en las operaciones de comercio. La factura es un comprobante que otorga derechos al comprador y que implica una serie de obligaciones y responsabilidades al vendedor.
Existen diversos tipos de facturas, no obstante, entre los más significativos se encuentran los siguientes:
Normal. Es aquella que deja patente la provisión de los servicios o la venta de los productos concretos además de los precios, los datos exigidos por ley y los impuestos correspondientes.
Simplificada. Como el  propio nombre indica es aquella que, respecto a la anterior, se diferencia por el hecho de que tiene muy pocos datos.
Recapitulativa. Este tipo de factura viene a ejercer como recapitulación de otros grupos anteriores de facturas emitidas.
Rectificativa. Es aquella que se utiliza bien para corregir alguna factura previa que se ha emitido o bien para abordar diversas devoluciones de productos o elementos determinados.
No obstante, tampoco se puede pasar por alto la existencia de lo que se conoce como factura electrónica, que ha aparecido a raíz de lo que sería el desarrollo de las nuevas tecnologías y concretamente de Internet. Así, bajo aquella denominación se encuentra la factura que deja de lado lo que es el papel tradicional, pues se presenta en un formato XML, y que tiene la misma validez legal que la de tipo físico.

Clasificación de Facturas12
Las facturas se pueden clasificar de varias maneras en función de diferentes criterios

• En función del contenido (es la clasificación más frecuente)
• Ordinarias (Tipo A): documentan la operación comercial.
• Rectificativas (Tipo B): documentan correcciones de una o más facturas anteriores, o bien devoluciones de productos, envases y embalajes o comisiones por volumen.
• Recapitulativas (Tipo C): documentan agrupaciones de facturas de un período. Para que esta factura tenga validez fiscal se han de anular las anteriores.
• En función del valor
• Pro-forma: Documenta una oferta, con indicación de la forma exacta que tendrá la factura tras el suministro. No tienen valor contable ni como justificante. Suele incluir la fecha máxima de validez.
• Copia: Documenta la operación para el emisor, con los mismos datos que el original. Debe llevar la indicación de copia para permitir distinguirla del original.
• Duplicado: Documenta la operación para el receptor, en caso de pérdida del original. La expide el mismo emisor que expidió el original y tiene los mismos datos que el original. Debe llevar la indicación de duplicado para permitir distinguirla del original, especialmente para el caso de que reaparezca el original.
• En función de los requisitos contiene
• Completa: la que reúne todos los requisitos de la factura modelo.
• Simplificada: pueden omitir algún campo específico.
• Documentos sustitutivos de las facturas
• En función del medio de transmisión
• Tradicional: impresa en un soporte físico (generalmente papel) y transmitida bien sea en persona o por correo.
• Electrónica: también llamada e-factura, consiste en la transmisión de las facturas por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos.

Facturación Electrónica13
La facturación electrónica es un mecanismo de comprobación fiscal  que se basa en el aprovechamiento de medios electrónicos para la generación, procesamiento, transmisión y resguardo de los documentos fiscales de manera digital.
La factura electrónica cumple con los requisitos legales de los comprobantes tradicionales y garantiza, entre otras cosas, la autenticidad del origen y la integridad del contenido, lo que genera una mayor seguridad jurídica, y disminuye los riesgos de fraude y de evasión fiscal ocasionados por la generación de comprobantes apócrifos que afectan a la economía formal.
Los contribuyentes que utilizan la facturación electrónica han visto los beneficios en materia de seguridad, disminución de costos, optimización de controles internos, impulso de mejores procesos tecnológicos y cambio de prácticas, por lo que han ido incrementando paulatinamente el uso, disminuyendo o eliminando la emisión de comprobantes impresos.

Ventajas y Beneficios de la facturación electrónica 14

• Ahorro de costes, tanto por parte del emisor como del receptor:
• Supresión del papel
• Abaratamiento de los medios electrónicos
• Eliminación de los gastos de franqueo
• Eliminación de los gastos de manipulación
• Mejora de la eficiencia
• Liberación de tareas administrativas
• Reconducción de los recursos humanos a tareas más productivas
• Integración con el ERP
• El emisor puede emitir y enviar la factura con un único clic
• El receptor puede introducir los datos automáticamente en las aplicaciones
• Optimización de la tesorería
• Posibilidad de cuadrar los asientos contables y comparar facturas minimizando el riesgo de error humano
• Obtención de información en tiempo real
• Permite verificar el estado en que se encuentra la factura y toda la información asociada de forma exacta y actual
• Reducción de tiempos de gestión
• La inmediatez del envío y la recepción hacen tender a cero este tiempo
• Permite solucionar las diferencias en un tiempo muy reducido
• Agilidad en la toma de decisiones
• La inmediatez de la comunicación permite tomar decisiones, como necesidades de financiación, en un espacio más corto de tiempo
• Administración y contabilización automatizadas
• La integración con los ERP permite la introducción de las repercusiones contables de forma automatizada y sin errores
• Uso eficaz de los recursos financieros
• La adopción de factura electrónica favorece el acceso a financiación a través de factoring o confirming

Otros Beneficios15
Entre los beneficios que ofrece la implementación de un sistema de facturación electrónica, se puede mencionar:

• Ahorro en el gasto de papelería física y el archivo.
• Oportunidad en el envío y la recepción de la información.
• Menor probabilidad de falsificación.
• Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.
• Eliminación de espacios para almacenar los documentos físicos.
• Procesos administrativos más rápidos y eficientes.
• Tiene exactamente la misma validez jurídica que los documentos emitidos en papel.
• Contribuyen a la protección del medio ambiente, debido a los ahorros en papel y eliminación de uso de químicos en tinta

Principales diferencias entre el proceso de emisión de factura física vs el electrónico 16
Las principales diferencias son:
Cada comprobante XML emitido debe ser enviado a los sistemas del SRI para la validación, éste pasa por 70 tipos de validaciones, entre ellos, valida automáticamente el RUC o Cédula, cálculo de impuestos, estructura de datos, vigencia del certificado digital de firma electrónica, formato de firma electrónica XADES-BES, entre otros.
El almacenamiento de los comprobantes es opcional, ya no es necesario guardar por 7 años, como en el caso de los comprobantes físicos.
El proceso es más ágil, seguro y con significativos ahorros en costos operativos que van del 60% al 80%.

Firma Electrónica17
Es la equivalencia digital de la firma manuscrita, tiene la misma validez legal y se encuentra amparada por la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos.
Desde el punto de vista técnico, la firma es un conjunto de datos digitales que se añaden a un archivo digital y que se obtienen del cifrado del mismo mediante programas computacionales.

La firma digital permite la transacción segura de documentos y operaciones en aplicaciones computacionales garantizando los siguientes aspectos:
Identidad, reconoce unívocamente a un emisor como autor del mensaje.
Integridad, el documento no puede ser alterado de forma alguna durante la transmisión.
No repudio, el emisor no puede negar en ningún caso que un documento no fue firmado.
Confidencialidad, solo las partes puedan leer el documento (si fuera el caso).

Uso de la Firma Electrónica
Con la firma electrónica pueden realizarse diferentes tipos de transacciones a través de la Internet sin necesidad de desplazarse, ni hacer filas de forma que los trámites públicos se agilitan aumentando la transparencia, lo que se traduce en ahorros significativos de tiempo y dinero. Las aplicaciones de la firma digital son diversas. Se cita algunas de ejemplo a continuación:

• Compras públicas
• Trámites ciudadanos (Gobierno electrónico)
• Gestión documental
• Operaciones bancarias
• Dinero (pago) electrónico
• Balances electrónicos
• Trámites judiciales y notariales
• Comercio electrónico
• Facturación electrónica

Requerimientos de la Factura electrónica 18

• Contar con firma electrónica: la obtención de la firma electrónica se deberá realizar por alguna entidad de certificación acreditada en el ecuador.
• Realizar solicitud de emisión de comprobantes: esto lo podrá realizar a través del portal web de la institución que regula los impuestos del país, además tendrá que llenar el formulario.
• Contar con un sistema informático: el sistema informático para la generación de las facturas, tal sistema se podrá desarrollar o arrendarlo a un tercero.
• Contar con un proveedor de internet: internet banda ancha.

Garantía legal y fiscal de los comprobantes electrónicos 19
El comprobante electrónico tiene garantía legal y fiscal con la firma electrónica incorporada en el documento, que cumpla con las especificaciones mínimas establecidas por las autoridades tributarias, lo cual brinda integridad y autenticidad.
Para que sea válida debe cumplir con dos requisitos: garantizar la autenticidad de origen y la integridad del contenido. Esto quiere decir poder identificar unívocamente al emisor y tener la certeza de que el documento recibido no haya sido alterado.

Verificación de las Factura electrónica 20
Es básicamente validar el cumplimiento de las normas establecidas por la autoridad en el documento, mismo que pide que para que una factura cumpla con la verificación de facturas electrónicas debe considerar todos y cada uno de los puntos establecidos.

La Verificación de facturas electrónicas se ha vuelto en estos tiempos una necesidad para las empresas, ya que con la verificación de facturas electrónicas desde los micros hasta los grandes empresarios y personas físicas con actividad empresarial podrán tener certeza de que los documentos recibidos por parte de los proveedores sean válidos ante la autoridad.

Aplicaciones para la factura electrónica
Existen varios programas para realizar el proceso de facturación. Pero se debe tomar en cuenta que la compañía que ofrezca este servicio sea confiable y que ofrezca seguridad en la información. Aunque se debe tener presente que la implementación de estas aplicaciones depende del país, debido a las regulaciones que existen en los países, los cuales tienen restringido el uso de cualquier aplicación.

Lista de 5 Aplicaciones que se pueden utilizar para la factura electrónica21

FactOffice
Es una de las soluciones más sencillas, porque en definitiva es un complemento para Microsoft Word 2007 que permite enviar y recibir facturas electrónicas. La funcionalidad es muy sencilla, añadiendo una barra de herramientas a Word para gestionar todas las opciones a la hora de gestionar toda la facturación electrónica.

Es una solución gratuita que tiene la gran ventaja de integrarse con Microsoft Office lo que permite que sea accesible para muchos usuarios de forma rápida y sencilla, sin necesidad de instalar aplicaciones específicas. Es un sistema de facturación adecuado para pequeños negocios y autónomos.

Hazte una factura
Es un servicio para la emisión de facturas electrónicas a través de Internet. Es gratuita y muy simple, ni siquiera es necesario un registro previo. Se rellenan los datos de esta factura, se firma con un certificado digital y se descarga para enviarla a los clientes.

Es una solución adecuada para realizar facturas de forma esporádica, puesto que no incluye ninguna opción para gestionarlas de manera global. Sin embargo, para autónomos que tienen bajo nivel de facturación o tienes que realizar una factura de forma esporádica es una aplicación ideal y que funciona muy bien, con la cual es se trabaja de forma muy cómoda.

Endeve
Es una de las soluciones modulares más potentes. Funciona bajo el modelo SaaS, con lo cual evita tener que instalar nada en el ordenador y además estará accesible siempre que tenga disponible una conexión a internet. Funciona bajo el modelo Freemium, que hace que el módulo básico sea gratuito.
En esta modalidad, se permitirá realizar hasta 100 facturas e introducir clientes ilimitados. Es una de las opciones más interesantes bajo el modelo SaaS.
Además tiene una gran funcionalidad, tanto a la hora de exportar facturas como de adaptarlas a los formatos requeridos por las administraciones públicas.
La parte interesante es que si en algún momento se desea aumentar funcionalidad se puede contratar el siguiente plan que aumentará la funcionalidad y capacidad de esta solución.

Zoho Invoice
Es una buena solución para todos aquellos que no quieren complicarse la vida y ya trabajan con la suite de productos de Zoho. Por lo tanto si se utilizan otras soluciones de esta colección de programas. Todos tienen una opción básica gratuita que puede ser adecuada para la facturación esporádica o para autónomos. La parte negativa es que sólo permite crear 5 facturas al mes.

La parte buena es que si ya utiliza Zoho o tiene cuenta en Yahoo, Facebook o Google, se podrá  acceder a esta opción para crear una factura de manera rápida sin tener que registrarse en servicios adicionales. Es una opción en la que se puede sacar mayor partido si utiliza otras aplicaciones empresariales de Zoho para manejar esta base de datos con los clientes, el correo electrónico o la aplicación para crear informes o bases de datos.

SdSimple
Es una opción de facturación de código libre bajo licencia GLP que permite instalarla en este propio equipo. Esta desarrollada bajo Java y sólo necesitara un servidor de aplicaciones “ApacheTomcat” por ejemplo y un servidor MySql. Es una opción completa que se puede instalar o en el caso de preferir otra opción es posible contratarla como servicio. SdSimple es una buena alternativa con una buena organización y estructuración de la información por una interfaz bastante lograda. 

CONCLUSIONES

Los impuestos son dineros que pagan las personas del sector público o del sector privado, son una clase de tributo que obtiene un beneficio para la realización de obras públicas o de inversión social, efectuada por el Estado en la localidad que se encuentren.

Los elementos que componen los impuestos son: sujeto: es la persona, objeto: es la actividad, fuentes que son montos o bienes, base: es el monto gravable, unidad: es la cuota específica y cuota: es la cantidad percibida.

La Factura es una relación de objetos o artículos con un tipo de acuerdo de compra-venta.  Esta factura se emite para el comprador y vendedor y luego queda registrada para poder declarar el impuesto; esta puede generarse electrónicamente.

Los requerimientos para la factura electrónica son importantes para tener garantía legal y fiscal de los comprobantes electrónicos; además debe validar el cumplimiento normas establecidas y considerar todos y cada uno de los puntos establecidos en la Ley que corresponda.

La utilización de la factura electrónica se debe a una lista de 5 aplicaciones Factoffice, Hasteunafactura, Endeve, Zoho Invoice, Sdsimple, mismas que son fáciles de usar y son una buena alternativa para la empresa.

Los beneficios de generar electrónicamente las facturas son la validez como documento físico, reducción de tiempos de envío de comprobantes, ahorro en gasto de papelería física, contribuye al medio ambiente, mayor seguridad en resguardo de los documentos, menor probabilidad de falsificación y procesos administrativos más rápidos y eficientes.  Adicionalmente, deben de tener la firma electrónica.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

¿Cuál es el impacto de las TIC en la Banca en Línea? Osflash Disponible en: http://www.osflash.com/cual-es-el-impacto-de-las-tic-en-la-banca-en-linea/
¿Qué es la factura electrónica? ABB. Disponible en: http://www.abb.com.ec/cawp/essup501/dbc249572f4af4d0c1257aee004cc801.aspx
¿Qué es la firma electrónica? Sistema de la Administración pública. Disponible en: http://www.administracionpublica.gob.ec/firma-electronica/
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Definición de factura. Qué es, Significado y Concepto. Disponible en: http://definicion.de/factura/#ixzz3ts0u4exJ
Definición de impuesto. Debitoor. Disponible en: https://debitoor.es/glosario/definicion-impuesto
Diferencias entre la factura física y digital. INTEME. Disponible en: http://www.inteme.com.ec/fqa.html
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Garantía de los comprobantes. eComexplus. Disponible en: http://e-comex-plus.com/soporte/faq/preguntas-frecuentes-facturacion-electronica
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Requerimientos de la factura electrónica. Nectilus. Disponible en: http://facturacionelectronicaecuador.com/requisitos-para-facturacion-electronica-ecuador/
Tipos de Banca. Economía Simple.net. Disponible en: http://www.economiasimple.net/tipos-de-bancos.html
Tributos. Turevisorfiscal.com. Disponible en: http://turevisorfiscal.com/2014/04/08/definicion-tributos/
Ventajas de la facturación electrónica. Nectilus. Disponible en: http://facturacionelectronicaecuador.com/facturacion-electronica-ventajas-y-beneficios/
Verificación de facturas electrónicas. Reachcore. Disponible en: https://www.reachcore.com/verificacion-de-facturas-electronicas/

Recibido: 17/12/2015 Aceptado: 22/02/2016 Publicado: Febrero de 2016

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